Homebase vs When I Work: Preise, Funktionen und die richtige Wahl

Homebase vs When I Work: Was dieser Vergleich abdeckt

Homebase bietet einen kostenlosen Plan und vereint Recruiting, Onboarding und Lohnabrechnung auf einer Plattform. When I Work verzichtet ganz auf eine kostenlose Stufe, berechnet aber pro Nutzer statt pro Standort, und das verändert die Rechnung für Unternehmen mit mehreren Standorten grundlegend.

Diese Seite schlüsselt Preise, Funktionen und echte Nutzerbeschwerden auf, damit Sie anhand von Zahlen statt Marketingseiten entscheiden können. Außerdem stellen wir Shifton für Teams vor, die ein ganz anderes Preismodell brauchen.

Homebase im Überblick

Homebase positioniert sich als All-in-One-Plattform für kleine Unternehmen mit Stundenkräften: Dienstplanung, Zeiterfassung, Recruiting, Onboarding, Team-Chat und optionale Lohnabrechnung unter einem Dach. Abgerechnet wird pro Standort: kostenlos für 1 Standort mit bis zu 20 Mitarbeitern (nur Dienstplanung und Stempeluhr), danach $24-96 pro Monat und Standort in den bezahlten Stufen.

Die Recruiting-Pipeline ist ein echtes Alleinstellungsmerkmal: Stellenanzeigen gehen an Indeed, ZipRecruiter und Google Jobs, eine Bewerberverwaltung ist integriert. Die Lohnabrechnung läuft als Zusatzmodul für $39 pro Monat plus $6 pro Mitarbeiter.

Nutzerbeschwerden drehen sich vor allem um die Genauigkeit der Lohnabrechnung: Mehrere Bewertungen aus 2025-2026 berichten von Fehlern bei der Steuerberechnung, in einem Fall von einer unerklärten Steuerabweichung von $3.230. Auch die Stabilität der mobilen App und die Reaktionszeit des Kundensupports werden immer wieder kritisiert.

When I Work im Überblick

When I Work konzentriert sich auf drei Dinge: Dienstplanung, Zeiterfassung und Team-Chat. Keine Recruiting-Tools, keine Lohnabrechnung, keine HR-Compliance-Module. Das Produkt ist bewusst schmal gehalten, und dieser Fokus zeigt sich in der Oberfläche: Die meisten Manager erstellen ihren ersten Dienstplan wenige Minuten nach der Anmeldung.

Einen kostenlosen Plan gibt es nicht. Die Preise beginnen bei $2,50-3 pro Nutzer und Monat für die Planung an einem Standort und reichen bis $5 pro Nutzer und Monat für die Verwaltung mehrerer Standorte. Eine 14-tägige kostenlose Testphase ist verfügbar. Durch das Modell pro Nutzer zahlt ein Team mit 30 Personen $75-150 pro Monat, unabhängig davon, an wie vielen Standorten es arbeitet.

Auffällige Lücken laut Bewertungen: kein Offline-Modus in der mobilen App, das Einstempeln hängt bei schlechter Verbindung, WorkChat-Benachrichtigungen kommen manchmal nicht an, und telefonischen Support gibt es nicht, nur E-Mail und Chat.

Homebase-Preise vs When I Work-Preise

Die Preismodelle unterscheiden sich grundlegend, was einen direkten Vergleich schwierig macht. Homebase berechnet pro Standort, When I Work pro Nutzer.

Für ein einzelnes Ladengeschäft mit 15 Mitarbeitern kostet Homebase Essentials pauschal $24 pro Monat. When I Work kostet je nach Stufe $37,50-75 pro Monat. Hier gewinnt Homebase beim Preis.

Für drei Standorte mit insgesamt 40 Mitarbeitern kostet Homebase Plus $168 pro Monat (3 x $56). When I Work kostet $100-200 pro Monat ($2,50-5 x 40). In dieser Größenordnung kann When I Work günstiger sein, weil sich der Preis nicht mit der Zahl der Standorte multipliziert.

Der Wendepunkt hängt vom Verhältnis zwischen Mitarbeitern und Standorten ab. Viele Mitarbeiter pro Standort sprechen für Homebase, viele Standorte mit kleinen Teams für When I Work.

Dienstplanung und Teamkommunikation

When I Work wurde rund um die Dienstplanung gebaut, und das merkt man. Schichterstellung per Drag-and-drop, automatische Planung anhand von Verfügbarkeiten und Arbeitszeitregeln, Schichttausch mit Freigabe durch den Manager und Benachrichtigungen in Echtzeit. Die Planungsoberfläche wird in Bewertungen durchweg als eine der übersichtlichsten am Markt gelobt.

Die Dienstplanung von Homebase deckt dieselben Grundlagen ab und ergänzt in den bezahlten Plänen die Verfolgung der Personalkosten. Der automatische Planer steht jedoch regelmäßig in der Kritik: Nutzer berichten, dass er Verfügbarkeitseinstellungen häufig ignoriert und die falschen Mitarbeiter einteilt. Für Unternehmen, die auf automatisierte Planung angewiesen sind, ist das eine erhebliche Lücke.

HR, Recruiting und Lohnabrechnung

Hier setzt sich Homebase klar ab. Recruiting-Tools, Bewerberverwaltung, Angebotsschreiben, Onboarding-Checklisten und Zugang zu HR-Beratern (im All-in-One-Plan) bietet When I Work überhaupt nicht. Wenn Ihr Unternehmen häufig einstellt und die Lohnabrechnung unter demselben Dach braucht, deckt Homebase diesen Ablauf von Anfang bis Ende ab.

When I Work ist mit externen Lohnabrechnungsanbietern (Gusto, ADP, Square Payroll) verbunden, rechnet Löhne aber nicht selbst ab. Für Teams, die bereits ein Abrechnungssystem haben und nur die Dienstplanung brauchen, ist das kein Nachteil. Für Teams, die bei null anfangen, bietet Homebase das vollständigere Paket.

Integrationen und mobile Nutzung

Homebase ist nativ mit den Kassensystemen Square, Clover, Shopify, Toast und Lightspeed verbunden. Die Kassenanbindung überträgt Zeitdaten direkt in die Lohnabrechnung. Die Bewertungen der mobilen App fallen gemischt aus: Die iOS-Version funktioniert gut, bei Android tauchen jedoch regelmäßig Abstürze und Anmeldeprobleme auf.

When I Work verbindet sich über seinen Marktplatz mit einer größeren Auswahl an Lohnabrechnungs- und Kassensystemen. Die mobile App ist einfacher, hat aber eine entscheidende Einschränkung: keinen Offline-Modus. Wenn Ihre Mitarbeiter in Bereichen mit schlechtem Mobilfunkempfang arbeiten, können Einstempelversuche unbemerkt fehlschlagen.

Warum Shifton als Alternative zu Homebase und When I Work einen Blick wert ist

Homebase berechnet pro Standort, When I Work pro Nutzer. Shifton berechnet pro Nutzer für jedes Modul, das Sie aktivieren, und die Dienstplanung ist für bis zu 10 Nutzer kostenlos, ohne Stufen und ohne Aufschläge pro Standort.

Die Dienstplanung ist für bis zu 10 Nutzer kostenlos; Zeiterfassung, Aufgabenverwaltung und Berichte sind kostenpflichtige Module pro Nutzer, jeweils mit einer kostenlosen Testphase von bis zu 60 Tagen. Die Plattform unterstützt 40 Sprachen und bedient mehr als 60 Branchen. Damit passt sie zu Unternehmen, die branchenübergreifend arbeiten oder mehrsprachige Teams beschäftigen.

Wenn das Modell pro Standort Ihr Wachstum bestraft oder dem Modell pro Nutzer die nötigen Funktionen fehlen, bietet Shifton einen Mittelweg mit planbaren Preisen pro Nutzer für jedes Modul.

Wer sollte was wählen

Homebase ist sinnvoll für kleine Unternehmen mit einem Standort, die Recruiting, Dienstplanung und Lohnabrechnung in einem Tool wollen. Der kostenlose Plan ist ein echter Einstieg, und die Recruiting-Pipeline spart Stunden, wenn Sie regelmäßig Personal einstellen. Behalten Sie die Probleme bei der Genauigkeit der Lohnabrechnung und die Kosten pro Standort beim Wachstum im Blick.

When I Work ist die bessere Wahl für Betriebe mit mehreren Standorten, die eine saubere Dienstplanung ohne HR-Ballast brauchen. Die Abrechnung pro Nutzer arbeitet für Sie, wenn Sie viele Standorte mit mittlerer Mitarbeiterzahl haben. Rechnen Sie damit, dass Sie einen separaten Lohnabrechnungsanbieter brauchen.

Shifton passt zu Teams, die kostenlos starten und nur die Module hinzufügen wollen, die sie brauchen. Die Dienstplanung ist für bis zu 10 Nutzer kostenlos, kostenpflichtige Module haben eine kostenlose Testphase von bis zu 60 Tagen, 40 Sprachen, mehr als 60 Branchen. Keine Standortgebühren: Sie zahlen pro Nutzer für die Module, die Sie nutzen.

Das Fazit

Homebase ist die All-in-One-Wahl für Teams mit einem Standort, die häufig einstellen. When I Work ist das übersichtlichere Planungstool für Betriebe mit mehreren Standorten. Keines von beiden ist falsch, sie lösen einfach unterschiedliche Probleme.

Wenn Ihr Unternehmen in keines der beiden Modelle passt, bietet Shifton kostenlose Dienstplanung für bis zu 10 Nutzer, Zeiterfassung und Teamverwaltung als kostenpflichtige Module pro Nutzer und keine Gebühren pro Standort.

Häufig gestellte Fragen

Hat When I Work einen kostenlosen Plan?

Nein. When I Work bietet eine 14-tägige kostenlose Testphase, aber keine dauerhaft kostenlose Stufe. Die Preise beginnen bei $2,50 pro Nutzer und Monat für die einfache Dienstplanung.

Ist die Lohnabrechnung von Homebase zuverlässig?

Homebase bietet eine integrierte Lohnabrechnung, aber mehrere Nutzerbewertungen aus 2025-2026 berichten von Fehlern bei der Steuerberechnung. Wenn die Genauigkeit der Lohnabrechnung entscheidend ist, prüfen Sie die Berechnungen in den ersten Abrechnungszeiträumen unabhängig nach.

Was ist bei mehreren Standorten günstiger?

Das hängt von der Mitarbeiterzahl ab. When I Work berechnet pro Nutzer, unabhängig von den Standorten: Ein Team mit 40 Personen an 3 Standorten zahlt $100-200 pro Monat. Homebase berechnet pro Standort: Dieselben 3 Standorte kosten je nach Plan $72-288 pro Monat. Mehr Mitarbeiter pro Standort sprechen für Homebase, mehr Standorte mit weniger Personal für When I Work.

Kann Shifton Homebase oder When I Work ersetzen?

Für Dienstplanung, Zeiterfassung und Teamverwaltung ja. Shifton deckt das mit dem kostenlosen Planungsplan und kostenpflichtigen Modulen pro Nutzer ab, ohne Gebühren pro Standort. Recruiting-Tools (ein Vorteil von Homebase) und eine integrierte Lohnabrechnung gehören nicht dazu. Entscheiden Sie deshalb danach, welche Funktionen Sie täglich nutzen.

Welche Plattform hat die besseren mobilen Apps?

When I Work hat die übersichtlichere mobile Oberfläche, aber keinen Offline-Modus. Homebase bietet mehr Funktionen in der App, aber mehr Beschwerden über die Stabilität unter Android. Beide liegen in den App-Stores über 4,5.