Hjem/Funktioner/Effektiv håndtering af fri for medarbejdere

Effektiv håndtering af fri for medarbejdere

Forenkle pauseplanlægning og orlovsforespørgsler med Shiftons software til sporing af orlov.

Automatiserede anmodninger om fri og godkendelsesworkflows

Håndtering af anmodninger om fri via e-mail, chatbeskeder eller papirformularer skaber en ustruktureret proces, hvor anmodninger går tabt, godkendelser forsinkes, og ledere mangler overblik over, hvordan fravær påvirker kommende vagtplaner. Et formaliseret digitalt workflow sikrer, at hver anmodning spores, vurderes og behandles hurtigt.

Anmodninger om fri med ét tryk - medarbejdere indsender ferie-, syge- eller personlige fraværsanmodninger fra deres mobile enhed med valg af dato og årsag

Godkendelseskø for ledere - alle afventende anmodninger vises i en prioriteret kø med analyse af påvirkning på vagtplanen for informeret beslutningstagning

Regler for automatisk godkendelse - definer betingelser, hvor anmodninger godkendes automatisk - såsom tilstrækkelig saldo og ingen konflikter med bemanding

Dokumentation for sygefravær - medarbejdere kan vedhæfte lægeerklæringer direkte til anmodninger om sygefravær for strømlinet journalføring

Sporing af optjening og håndtering af fraværssaldo

Medarbejdere skal vide, hvor mange fridage de har til rådighed, hvor mange der afventer, og hvornår deres næste optjening sker. HR-teams har brug for nøjagtige registreringer af saldi, forbrug og overførte beløb. Manuel sporing i regneark fungerer ikke i stor skala og skaber modstridende tal, som underminerer tilliden.

Saldo-visning i realtid - medarbejdere kan altid se deres aktuelle tilgængelige, brugte og afventende fraværssaldi direkte i appen

Tilpassede optjeningspolitikker - konfigurer optjeningssatser efter anciennitet, ansættelsestype eller rolle med understøttelse af årlig, månedlig eller pr. lønperiode optjening

Regler for overførsel og udløb - anvend automatisk grænser for overførsel ved årets udgang og lad ubrugte dage udløbe i henhold til virksomhedens politik

Håndhævelse af minimumsbemanding - systemet blokerer godkendelse af fravær, hvis det vil bringe en afdeling under det krævede minimum for bemanding

Fraværsgodkendelser med hensyn til vagtplanen

At godkende en anmodning om fri uden at tjekke dens indvirkning på vagtplanen er sådan, bemandingskriser opstår. En ferie godkendt for en nøglemedarbejder på ugens travleste dag kan føre til overarbejdsomkostninger, underbemanding og svigt i kundeservice.

Forhåndsvisning af bemandingspåvirkning - før en anmodning godkendes, kan ledere se præcist, hvordan fraværet påvirker bemandingen på de berørte datoer

Konfiguration af spærredatoer - definer datoer eller perioder, hvor anmodninger om fri er begrænsede eller kræver godkendelse på højere niveau

Kalenderoverlejring for teamet - se alt godkendt og afventende fravær i den samme kalender som vagtplanen for at undgå overlappende fravær

Integration til planlægning af afløsere - når fravær godkendes, foreslår systemet straks tilgængelige afløsere til de berørte vagter

Fraværsanalyse og rapportering af fraværstendenser

Forståelse af fraværsmønstre - hvilke måneder der har flest anmodninger om fri, hvilke afdelinger der har de højeste uplanlagte fraværsrater, og hvordan fraværsforbrug korrelerer med overarbejde - gør det muligt at planlægge bemandingen proaktivt i stedet for at slukke ildebrande, når der opstår huller i dækningen.

Dashboard for fraværstendenser - visualisér fraværsmønstre efter måned, afdeling og type for at forudsige fremtidige bemandingsbehov i perioder med højt fravær

Forhold mellem uplanlagt og planlagt fravær - følg balancen mellem planlagte ferier og sygemeldinger for at identificere potentielle problemer på arbejdspladsen

Rapporter om fraværets omkostningspåvirkning - beregn de samlede omkostninger ved fravær, inklusive afløsere, overarbejde og produktivitetstab pr. afdeling

Rapportering af optjeningsforpligtelse - beregn den økonomiske forpligtelse for akkumulerede ubrugte fraværssaldi for præcis budgetprognose

Gratis for altid

Start med den gratis plan

Ingen tidsbegrænsning. Få fuld adgang til kernefunktioner og opgrader, når du er klar.

Op til 10 teammedlemmer

Vagtplanlægning og kalender

Tidsregistrering og fremmøde

Mobilapp til iOS og Android

Ubegrænsede tidsplaner og steder

Rapporter og analyser

Start gratis

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan søger medarbejderne om fri?

I appen eller på nettet vælger de typen (ferie, sygedag, helligdag eller en egen type), datoerne og om fraværet er betalt, og kan tilføje en kommentar. En anmodning kan dække hele dage eller kun en del af en dag.

Kan en lægeerklæring vedhæftes anmodningen?

Ja, der kan vedhæftes en fil, når anmodningen oprettes. Har du flere dokumenter, så saml dem i én PDF.

Hvad sker der med vagterne på fridagene?

Anmodningen angiver, hvad der skal ske med overlappende vagter: slette dem, flytte dem til ledige vagter eller lade dem være. Valget udføres, når anmodningen godkendes.

Hvem godkender anmodninger, og får medarbejderen besked om afgørelsen?

Ledere og administratorer godkender eller afviser anmodninger på siden Anmodninger. Medarbejderen får besked, når status ændres, og en anmodning kan godkendes, selv om datoerne er passeret.

Hvordan holdes styr på feriesaldoen?

Modulet Ferieadministration fører en saldo pr. medarbejder: du angiver startdage og den årlige ret, og dagene optjenes forholdsmæssigt hver måned. Godkendt ferie trækkes automatisk fra.

Hvad hvis nogen beder om flere dage, end de har?

Det bestemmer du i modulets indstillinger: enten blokeres anmodningen, når saldoen er brugt op, eller den går igennem, og lederen ser en advarsel om overforbrug.

Udløber ubrugte feriedage?

Nej. Den optjente saldo overføres, når en ny periode begynder, og en leder kan rette enhver saldo manuelt med en kommentar.

Hvilke rapporter dækker fravær?

Fraværsrapporterne viser fri efter type med betalte og ubetalte dage og timer, og rapporten Feriesaldo viser optjente, brugte og resterende dage pr. måned. Begge kan eksporteres.

Hvad koster modulerne til fravær?

Anmodninger om fri koster $1 pr. medarbejder pr. måned, og Ferieadministration koster yderligere $1 pr. medarbejder pr. måned. Begge har en gratis prøveperiode på op til 60 dage.