Phần mềm xếp lịch cho nhà thầu sơn và các tổ tại công trình

Nhà thầu sơn bán giờ công dưới lớp áo mét vuông. Báo giá giả định một tổ nhất định làm trong một số ngày nhất định, và mọi chuyện sau đó chỉ còn là câu hỏi người có thực sự tới đủ số lượng, đúng công trình và đúng độ dài thời gian hay không. Phần mềm xếp lịch cho nhà thầu sơn chính là thứ giữ giả định ấy gắn với thực tế khi ba bốn công trình cùng chạy một lúc.

Điều gây khó là gần như không có gì cố định trong nghề này. Công trình kéo dài thêm, thời tiết xoá sổ một ngày sơn ngoài trời mà không báo trước, chủ đầu tư yêu cầu sơn toà nhà đang sử dụng ngoài giờ, và tổ đã đặt cho thứ Năm bỗng cần có mặt vào thứ Ba ở một nơi khác.

Phần mềm xếp lịch cho nhà thầu sơn phải làm được gì

Phạm vi hẹp hơn tên gọi và khó hơn vẻ ngoài. Nó quyết định thợ sơn nào làm ngày nào, chia họ ra các công trình đang chạy, giữ những ca chưa gán cho ai, ghi lại lúc người ta thực sự bắt đầu và kết thúc, rồi báo cáo giờ về theo từng công trình. Đó là toàn bộ phạm vi, và cũng là phần dễ còn chạy bằng bảng trắng cùng nhóm chat nhất trong một doanh nghiệp sơn.

Mọi thứ khác mà một công ty sơn mua phần mềm để giải quyết đều nằm ngoài ranh giới đó. Dự toán, quy cách màu, vật tư và hoá đơn là những mảng riêng với công cụ riêng. Một hệ thống xếp lịch tự nhận làm được tất cả thường làm phần xếp lịch tệ nhất, mà đó lại đúng là phần tổ trưởng chạm vào mỗi ngày.

Công trình nhiều ngày và tổ chia ra nhiều nơi

Rất ít việc sơn xong trong một lần tới. Một đợt sơn lại kéo bốn ngày, một công trình mới chạy hàng tuần theo từng giai đoạn, và cả hai cùng giành một nhóm thợ sơn. Cái khó không phải là xếp một công trình mà là xếp sáu công trình cùng lúc và biết chính xác, vào bất kỳ buổi sáng nào, ai đang ở đâu.

Dựng tuần từ một mẫu lịch của nhà thầu sơn và lập mỗi hợp đồng thành một dự án riêng sẽ xử lý hai vấn đề gây thiệt hại nhất: cùng một thợ sơn được hứa cho hai công trình trong cùng một ngày, và một công trình lặng lẽ chạy với hai người trong khi giá tính cho bốn. Khi mỗi ca đều mang theo công trình của nó, lịch thôi là danh sách tên và trở thành bức tranh về cách tổ trải ra trên khối lượng công việc. Các nhà thầu lớn hơn với nhiều nghề chạy song song trong cùng một tiến độ cũng gặp bài toán cùng hình dạng, nên trang xếp lịch cho tổ đội xây dựng của chúng tôi bàn phần lớn nội dung tương tự cho các đội hỗn hợp trên công trường.

Thời tiết và những gì nó làm với tuần sau

Sơn ngoài trời phụ thuộc vào dự báo, và một tuần mưa không chỉ mất vài ngày mà đẩy lùi mọi công trình phía sau nó. Nhà thầu trụ tốt nhất là bên có thể dời việc thật nhanh và báo cho tất cả cùng lúc, chứ không phải bên có kế hoạch ban đầu chi tiết nhất.

Trên thực tế điều đó nghĩa là hai việc. Ca phải dễ dời và dễ gán lại mà không cần dựng lại cả tuần, và thay đổi phải tới tay tổ trước khi họ lái xe tới sai địa chỉ. Một lịch đã công bố và tự cập nhật trên điện thoại kèm thông báo đẩy sẽ xoá bỏ phiên bản tệ nhất của tình huống này: bốn thợ sơn đứng trước một mặt ngoài đã ngừng vì mưa lúc bảy giờ sáng, chờ ai đó nhấc máy. Phần việc nội thất để dành cũng trở nên hữu ích thật sự khi có thể đưa vào thay thế dưới dạng ca trống trong vài phút.

Lao động thời vụ và một tổ thay đổi quy mô

Quân số ngành sơn tăng lên trong những tháng ấm và giảm lại sau đó, và một phần lớn tổ mùa hè là thời vụ hoặc tạm thời. Điều đó kéo theo hệ quả cho việc xếp lịch: người mới phải được thêm vào thật nhanh, phải xem được ca của mình mà không cần đào tạo, và phải rời khỏi danh sách gọn gàng vào cuối mùa để tên họ không làm rối lưới.

Một danh sách tổ duy nhất kèm chức danh và mức truy cập đã lo được phần lớn việc đó. Tổ trưởng nhận quyền quản trị để tự quản tổ của mình, thợ sơn nhận quyền thường với ca của chính họ, còn trạng thái tài khoản cho thấy ngay ai đã thực sự chấp nhận lời mời. Một đợt thợ sơn thời vụ có thể nhập vào theo danh sách thay vì gõ từng người, điều này quan trọng khi cả đợt tuyển diễn ra trong hai tuần.

Chấm công thợ sơn so với nhân công trong báo giá

Mỗi công trình sơn đều có một số giờ nhân công nằm sau mức giá, và khoảng cách giữa con số đó với con số thật chính là nơi biên lợi nhuận trú ngụ. Phần lớn nhà thầu chỉ phát hiện khoảng cách ấy khi công trình đã xong và bảng công đã cộng lại, lúc mà không còn làm được gì nữa.

Ghi nhận giờ vào và giờ ra thực tế đối chiếu với ca đã xếp sẽ xoá bỏ độ trễ đó, và đây chính là lý do phần mềm chấm công cho nhà thầu sơn tồn tại. Giờ dồn vào dự án ngay khi công trình còn đang chạy, giờ nghỉ được ghi lại thay vì phỏng đoán, và việc đi muộn hiện trong báo cáo chứ không nằm trong trí nhớ của tổ trưởng. Giờ cũng tách theo mức lương, nên một ngày thứ Bảy hay một đợt sơn lại ban đêm được tính đúng chi phí thật thay vì tính bình quân. Tính năng chấm công của chúng tôi ghi nhận và báo cáo giờ; việc đối chiếu với nhân công đã báo giá vẫn là quyết định của bạn, và quyết định đó nhanh hơn nhiều khi số giờ vốn đã chính xác.

Ứng dụng xếp ca cho thợ sơn phải làm được gì trên điện thoại

Thợ sơn sẽ không đăng nhập vào một hệ thống máy tính để bàn, và bất kỳ quy trình nào phụ thuộc vào điều đó cũng đổ vỡ trong vòng một tháng. Toàn bộ trao đổi phải chạy trên điện thoại: ca hôm nay, lịch tuần này, địa chỉ, chấm công vào ra, xin nghỉ và báo những ngày không thể làm.

Khi phía đó chạy tốt, một lượng công việc văn phòng đáng ngạc nhiên biến mất. Đơn xin nghỉ thôi tới dưới dạng tin nhắn và bắt đầu rơi vào một hàng đợi có thể duyệt hoặc từ chối. Khả năng làm việc đến từ chính thợ sơn thay vì bị đoán. Ca trống được người ta tự nhận thay vì phân bằng từng cuộc gọi. Một ứng dụng xếp ca cho thợ sơn gần như chỉ được đánh giá ở chỗ tổ có thực sự dùng hay không, chứ không phải ở chỗ văn phòng cấu hình được bao nhiêu.

Nơi việc xếp lịch dừng lại và phần mềm cho nhà thầu sơn bắt đầu

Ranh giới này đáng nói cho rõ, vì kết quả tìm kiếm liên tục trộn hai thứ lại. Phần mềm cho nhà thầu sơn và phần mềm quản lý doanh nghiệp sơn thường có nghĩa là dự toán, bóc tách khối lượng, lập báo giá, tính giá thành công trình và xuất hoá đơn. Shifton không làm bất cứ điều nào trong số đó. Shifton bao quát việc xếp lịch và mẫu lịch, ca trống, khả năng làm việc và đơn xin nghỉ, đồng hồ chấm công, giờ nghỉ, giờ làm và giờ tăng ca, giao việc, thông báo, báo cáo giờ và xuất dữ liệu, cùng tích hợp với QuickBooks, Zapier, Intercom và Usedesk.

Phần lớn công ty sơn đã ổn định rốt cuộc dùng mỗi loại một hệ và điều đó có lợi hơn cho họ. Công cụ dự toán ra giá cho công việc, hệ thống xếp lịch quyết định ai làm, còn giờ chảy từ hệ thứ hai vào phần kế toán mà hệ thứ nhất nuôi dữ liệu.

Chọn hệ thống xếp lịch cho tổ thợ sơn

Hãy thử nó bằng một tuần tệ chứ không phải một tuần thuận lợi. Dựng một tuần có bốn công trình đang chạy, rồi huỷ phần việc ngoài trời vào thứ Ba và xem mất bao lâu để chuyển những thợ sơn đó sang công trình khác và báo cho họ. Kiểm tra xem tổ trưởng thêm một người mới giữa mùa như thế nào. Mở ứng dụng trên chiếc điện thoại cũ nhất trong tổ, vì đó mới là phép thử thật sự cho việc lịch có được đọc hay không.

Shifton miễn phí cho tối đa 10 thành viên và không giới hạn thời gian, đủ cho một công ty sơn nhỏ chạy một hai tổ, còn các gói trả phí tính theo từng nhân viên mỗi tháng khi đội ngũ vượt qua mức đó. Nếu lịch của bạn hôm nay là tấm bảng trắng chụp ảnh gửi vào nhóm chat, thay đổi đáng làm trước tiên là tốc độ cơn mưa hôm thứ Ba tới được điện thoại của tất cả mọi người.