Vaktplanlegging for malerfirmaer med lag på flere oppdrag

Et malerfirma selger timer forkledd som kvadratmeter. Tilbudet forutsetter et bestemt lag i et bestemt antall dager, og alt etter det handler om hvorvidt folk faktisk møtte opp i riktig antall, på riktig oppdrag og i riktig lang tid. Vaktplanlegging for malerfirmaer er det som holder den forutsetningen forbundet med virkeligheten så snart tre eller fire oppdrag går samtidig.

Det ubehagelige er at nesten ingenting ved arbeidet ligger fast. Oppdrag drar ut, været stryker en dag med fasadearbeid uten varsel, en kunde vil ha et bygg i drift malt utenom åpningstid, og laget som var booket til torsdag trengs plutselig tirsdag et annet sted.

Hva et planleggingssystem for malere må klare

Oppgaven er smalere enn den høres ut og tyngre enn den ser ut. Den planlegger hvilke malere som jobber hvilke dager, fordeler dem på løpende oppdrag, holder vaktene ingen ennå er satt på, registrerer når folk virkelig startet og sluttet, og rapporterer timene tilbake per oppdrag. Det er hele omfanget, og det er den delen av et malerfirma som oftest fortsatt går på en tavle og en gruppechat.

Alt annet et malerfirma kjøper programvare til, ligger utenfor den grensen. Kalkyle, fargevalg, materialer og fakturering er egne temaer med egne verktøy. Et planleggingssystem som later som det tar alt sammen, gjør som regel selve planen dårlig, og det er den delen basene tar i hver dag.

Oppdrag over flere dager og lag spredt på adresser

Svært lite malerarbeid blir ferdig på ett besøk. En ommaling går over fire dager, et nybygg går i uker i faser, og begge slåss om de samme malerne. Vanskeligheten ligger ikke i å planlegge ett oppdrag, men i å planlegge seks samtidig og hver morgen vite nøyaktig hvem som er hvor.

Å bygge uken fra en vaktplanmal for malerlaget og sette opp hver kontrakt som sitt eget prosjekt løser de to problemene som koster mest: den samme maleren lovet bort til to oppdrag samme dag, og et oppdrag som stille går med to mann selv om det ble priset for fire. Når hver vakt bærer med seg oppdraget den hører til, slutter planen å være en navneliste og blir et bilde av hvordan laget er fordelt på arbeidet. Større entreprenører som kjører flere fag i samme fremdriftsplan har et problem av samme form, og derfor dekker siden vår om planlegging av byggelag mye av dette området for blandede lag.

Været og hva det gjør med neste uke

Utvendig maling er prisgitt værmeldingen, og en våt uke mister ikke bare dager, den skyver hvert oppdrag bak seg fremover. De firmaene som klarer seg best er de som raskt kan flytte arbeid og si det til alle samtidig, ikke de med den mest detaljerte opprinnelige planen.

I praksis betyr det to ting. Vakter må være enkle å flytte og tildele på nytt uten å bygge uken om, og endringen må nå laget før de kjører til feil adresse. En publisert plan som oppdaterer seg på telefonen med et varsel, fjerner den verste utgaven av dette, nemlig fire malere som står ved en gjennomvåt fasade klokken sju om morgenen og venter på at noen skal ta telefonen. Innvendig arbeid som holdes i reserve blir først virkelig nyttig når det kan byttes inn som en åpen vakt på et par minutter.

Sesongarbeid og et lag som skifter størrelse

Bemanningen stiger i de varme månedene og faller tilbake etterpå, og en god del av sommerlaget er sesongansatt eller midlertidig. Det får følger for planen: nye folk må legges inn raskt, de må kunne se vaktene sine uten opplæring, og de må ut av planen på en ryddig måte ved sesongslutt uten at navnene roter til rutenettet.

Én lagliste med stillinger og tilgangsnivåer gjør det meste av den jobben. Baser får administratorrettigheter slik at de kan styre sitt eget lag, malere får vanlig tilgang til sine egne vakter, og kontostatus viser med ett blikk hvem som faktisk har takket ja til en invitasjon. Et inntak av sesongmalere kan importeres som liste i stedet for å tastes inn én og én, noe som betyr mye når hele ansettelsen skjer på fjorten dager.

Timeregistrering for malere mot arbeidstiden i tilbudet

Bak hvert maleroppdrag ligger et regnet antall arbeidstimer, og i avstanden mellom det tallet og det virkelige tallet bor marginen. De fleste firmaer oppdager avstanden først når oppdraget er ferdig og timelistene er lagt sammen, og da er det ikke lenger noe å gjøre med den.

Å registrere en faktisk inn- og utstempling mot den planlagte vakten fjerner den forsinkelsen, og det er hele grunnen til at timeregistrering for malere finnes. Timene samler seg på prosjektet mens oppdraget fortsatt går, pauser blir registrert i stedet for antatt, og forsinkelser dukker opp i en rapport i stedet for i hukommelsen til basen. Timene brytes også ned per lønnssats, slik at en lørdag eller en ommaling om natten verdsettes til det den faktisk kostet og ikke til et gjennomsnitt. Vår timeregistrering registrerer timene og rapporterer dem; sammenligningen mot arbeidstiden i tilbudet er en beslutning som blir hos dere, og den går langt raskere når timetallet allerede stemmer.

Hva en malerapp må klare på en telefon

Malere kommer ikke til å logge seg inn i et skrivebordssystem, og enhver rutine som bygger på det, faller innen en måned. Hele utvekslingen må virke på en telefon: dagens vakt, ukens plan, adressen, inn- og utstempling, søknad om en fridag, beskjed om hvilke dager man ikke kan jobbe.

Når den siden virker, forsvinner overraskende mye kontorarbeid. Ferieforespørsler slutter å komme som meldinger og lander i en kø som kan godkjennes eller avslås. Tilgjengeligheten kommer fra maleren i stedet for å bli gjettet. Åpne vakter blir tatt i stedet for fordelt telefon for telefon. En malerapp bedømmes nesten utelukkende på om laget faktisk kommer til å bruke den, ikke på hvor mye kontoret kan sette opp.

Der planlegging slutter og malerprogram begynner

Grensen er verdt å slå fast, for søkeresultatene blander de to hele tiden. Programvare for malerfirmaer og systemer for å drive malervirksomhet betyr som regel kalkyle, oppmåling, tilbud, etterkalkyle og fakturering. Shifton gjør ingenting av det. Det dekker planer og maler, åpne vakter, tilgjengelighet og ferieforespørsler, stemplingsuret, pauser, arbeidstimer og overtid, oppgavetildeling, varsler, timerapporter og eksport, samt integrasjoner med QuickBooks, Zapier, Intercom og Usedesk.

De fleste etablerte malerfirmaer ender opp med ett verktøy av hvert slag og står bedre med det. Kalkyleprogrammet setter pris på arbeidet, planleggingssystemet avgjør hvem som utfører det, og timene flyter fra det andre inn i regnskapet som det første mater.

Å velge et planleggingssystem for malerlag

Test det mot en dårlig uke i stedet for en god. Bygg en uke med fire løpende oppdrag, avlys så det utvendige arbeidet på tirsdagen og se hvor lang tid det tar å flytte de malerne til andre oppdrag og gi dem beskjed. Sjekk hvordan en bas legger inn en ny mann midt i sesongen. Åpne appen på den eldste telefonen i laget, for det er den virkelige prøven på om planen blir lest.

Shifton er gratis for opptil 10 teammedlemmer uten tidsbegrensning, noe som dekker et lite malerfirma med ett lag eller to, og betalte planer faktureres per ansatt per måned når laget vokser forbi det. Hvis planen deres i dag er en fotografert tavle sendt i en gruppechat, er det første som er verdt å endre hvor raskt tirsdagens regn når frem til alles telefoner.