Maalausliikkeen työvuorosuunnittelu työryhmille kohteissa
Suunnittele työryhmät kaikkiin kohteisiin, siirrä viikko uusiksi kun sää kääntyy ja pidä tunnit tarjotun työajan sisällä maalausliikkeen työvuorosuunnittelulla.
Rakenna viikko kaikkien kohteiden yli
Maalausviikko tarkoittaa useaa yhtä aikaa käynnissä olevaa urakkaa, joista jokainen vaatii eri määrän käsipareja eri päivänä. Viikkoruudukko antaa jokaiselle maalarille oman rivin ja jokaiselle tehtävälle värikoodatun palkin alku- ja loppuaikoineen, joten kuorman tasapaino koko työryhmässä on luettavissa ennen kuin mitään vahvistetaan. Suodattimet, projektit ja aikataulut pitävät eri sopimukset erillään samalla näytöllä.
Tuntikatot, ylityöt ja kohde jokaisen vuoron takana
Työvoima on se kustannus, joka ratkaisee tekikö maalausurakka rahaa, joten tunteja pitää seurata jo suunnitteluvaiheessa eikä vasta palkanlaskennan jälkeen. Jokaisen maalarin rivi kantaa enimmäismäärää jo jaettua kokonaisuutta vasten, ja jokainen vuoro on merkitty sille työkohteelle johon se kuuluu. Päiväsarakkeet laskevat yhteen henkilömäärän ja tunnit, ja juuri siitä esimies huomaa viikon joka on hiljaa liukunut ylitöiden puolelle.
Aikaiset aloitukset, pitkät päivät ja yömaalaukset
Kaikki maalaustyö ei mahdu tavalliseen työpäivään. Käytössä olevat rakennukset joudutaan usein maalaamaan aukioloaikojen ulkopuolella, osa liiketilojen töistä tehdään yöllä kello 23:00 ja 07:00 välillä, ja kesän ulkokohteet aloitetaan aamun ensi valossa helteen edellä. Viikkonäkymä kantaa useaa vuoroa päivässä ja roolit nimien vieressä, joten jokaisessa ryhmässä on esimies jo suunnittelun perusteella, ja jokaisen enimmäismäärä ja kokonaistunnit pysyvät näkyvissä viikkoa täytettäessä.
Ryhmälista, roolit ja kausityöntekijät
Maalausalan henkilöstömäärä elää kauden mukaan, joten ryhmälista ei pysy pitkään paikallaan. Työntekijätaulukko pitää kaikki yhdessä paikassa tehtävänimikkeen, yhteystietojen, aikavyöhykkeen ja käyttöoikeustason kanssa, jaettuna tavalliseen käyttöön ja pääkäyttäjän oikeuksiin. Tilikenttä näyttää kuka on kutsuttu ja kuka on todella hyväksynyt, mikä on nopein tapa löytää kausityöntekijä joka ei koskaan päätynyt aikatauluun.
Aloita ilmaisella suunnitelmalla
Ei aikarajaa. Saat täyden pääsyn ydintoimintoihin ja päivität kun olet valmis.
Lue koko opas maalausryhmien työvuorosuunnitteluun
Maalausliike myy tunteja neliömetrien muodossa. Tarjous olettaa tietyn kokoisen työryhmän tietylle määrälle päiviä, ja kaikki sen jälkeen on kysymys siitä, tuliko paikalle oikea määrä ihmisiä, oikeaan kohteeseen ja oikeaksi ajaksi. Maalausliikkeen työvuorosuunnittelu pitää tämän oletuksen kiinni todellisuudessa silloin, kun kolme tai neljä urakkaa on käynnissä samaan aikaan.
Hankalaksi asian tekee se, ettei työssä ole juuri mitään kiinteää. Urakat venyvät, sää peruu ulkomaalauspäivän ilman ennakkovaroitusta, asiakas pyytää käytössä olevan rakennuksen maalaamista aukioloaikojen ulkopuolella, ja torstaiksi varattua ryhmää tarvitaankin tiistaina toisaalla.
Mitä maalausliikkeen työvuorosuunnittelun pitää hoitaa
Tehtävä on kapeampi kuin miltä kuulostaa ja vaikeampi kuin miltä näyttää. Se ratkaisee, kuka maalari tekee minäkin päivänä töitä, jakaa ryhmät käynnissä oleviin kohteisiin, pitää kirjaa vuoroista joille ei ole vielä nimeä, tallentaa todelliset aloitus- ja lopetusajat ja raportoi tunnit takaisin urakoittain. Siinä on koko laajuus, ja juuri tämä osa maalausliikettä pyörii useimmin edelleen valkotaululla ja ryhmächatissa.
Kaikki muu, mihin maalausliike ohjelmistoa ostaa, jää tämän rajan ulkopuolelle. Kustannuslaskenta, värimäärittelyt, materiaalit ja laskutus ovat omia kokonaisuuksiaan omine työkaluineen. Järjestelmä, joka väittää hoitavansa kaiken, hoitaa yleensä suunnittelun huonosti, ja juuri siihen osaan työnjohtajat koskevat joka päivä.
Monipäiväiset urakat ja useaan kohteeseen jaetut ryhmät
Harva maalaustyö valmistuu yhdellä käynnillä. Huoltomaalaus vie neljä päivää, uudiskohde etenee viikkoja vaiheittain, ja molemmat kilpailevat samoista maalareista. Vaikeus ei ole yhden urakan suunnittelussa vaan kuuden yhtäaikaisessa suunnittelussa ja siinä, että minä tahansa aamuna tiedetään tarkalleen kuka on missäkin.
Viikon rakentaminen valmiista maalausliikkeen vuoropohjasta ja jokaisen sopimuksen perustaminen omaksi projektikseen korjaa kaksi eniten vahinkoa aiheuttavaa ongelmaa: saman maalarin lupaamisen kahteen kohteeseen samalle päivälle ja urakan hiljaisen etenemisen kahdella tekijällä, kun se on hinnoiteltu neljälle. Kun jokainen vuoro kantaa mukanaan kohteen, aikataulu lakkaa olemasta nimilista ja muuttuu kuvaksi siitä, miten työryhmä jakautuu töiden kesken. Suuremmilla urakoitsijoilla, joilla useampi ammattikunta etenee samassa aikataulussa, ongelma on samanmuotoinen, ja siksi sivumme rakennusryhmien työvuorosuunnittelusta kattaa suuren osan samasta aiheesta sekaryhmien näkökulmasta.
Sää ja se, mitä se tekee ensi viikolle
Ulkomaalaus on sääennusteen armoilla, eikä märkä viikko vie vain päiviä vaan siirtää kaikkia sen takana olevia urakoita. Parhaiten pärjäävät ne liikkeet, jotka pystyvät siirtämään töitä nopeasti ja kertomaan siitä kaikille yhdellä kertaa, eivät ne joilla on yksityiskohtaisin alkuperäinen suunnitelma.
Käytännössä tämä tarkoittaa kahta asiaa. Vuorojen pitää olla helppo siirtää ja jakaa uudelleen ilman koko viikon rakentamista alusta, ja muutoksen pitää tavoittaa työryhmä ennen kuin se ajaa väärään osoitteeseen. Julkaistu aikataulu, joka päivittyy puhelimeen push-ilmoituksella, poistaa pahimman version tästä: neljä maalaria seisomassa sateen keskeyttämän ulkokohteen edessä seitsemältä aamulla odottamassa, että joku vastaisi puhelimeen. Varalle jätetty sisätyö muuttuu aidosti hyödylliseksi, kun sen voi vaihtaa tilalle avoimena vuorona parissa minuutissa.
Kausityövoima ja työryhmä, jonka koko muuttuu
Maalausalan henkilöstömäärä nousee lämpimien kuukausien aikana ja laskee sen jälkeen, ja hyvä osa kesän ryhmästä on kausiluonteista tai määräaikaista. Sillä on seurauksensa suunnittelulle: uudet ihmiset pitää saada mukaan nopeasti, heidän pitää nähdä vuoronsa ilman koulutusta, ja heidät pitää saada pois listalta siististi kauden päätyttyä ilman että nimet jäävät sotkemaan ruudukkoa.
Yksi ryhmälista, jossa on tehtävänimikkeet ja käyttöoikeustasot, hoitaa suurimman osan tästä. Työnjohtajat saavat pääkäyttäjän oikeudet oman ryhmänsä hallintaan, maalarit tavallisen käyttöoikeuden omiin vuoroihinsa, ja tilikentästä näkee yhdellä silmäyksellä kuka on todella hyväksynyt kutsun. Kausimaalarien erän voi tuoda listana sen sijaan että jokainen naputellaan erikseen, millä on merkitystä kun koko rekrytointi tapahtuu kahdessa viikossa.
Maalarien tuntiseuranta tarjouksen työaikaa vasten
Jokaiselle maalausurakalle on hinnoiteltu tietty määrä työtunteja, ja ero tuon luvun ja todellisen välillä on se, missä kate on. Useimmat urakoitsijat huomaavat eron vasta kun työ on valmis ja tuntilaput lasketaan yhteen, jolloin sille ei enää voi tehdä mitään.
Todellisen leimauksen kirjaaminen suunniteltua vuoroa vasten poistaa tuon viiveen, ja juuri siksi maalausliikkeen tuntiseuranta on olemassa. Tunnit kertyvät projektille jo urakan ollessa käynnissä, tauot kirjataan eikä oleteta, ja myöhästymiset näkyvät raportissa eivätkä työnjohtajan muistissa. Tunnit erittyvät myös palkkalajeittain, joten lauantai tai yömaalaus hinnoitellaan sillä mitä se todella maksoi eikä keskiarvolla. Aikakello kirjaa tunnit ja raportoi ne; vertailu tarjottuun työaikaan on päätös, joka pysyy sinulla, ja se on paljon nopeampi kun tuntimäärä on jo valmiiksi oikein.
Mitä maalarin vuorosovelluksen pitää tehdä puhelimessa
Maalarit eivät kirjaudu työpöytäjärjestelmään, ja mikä tahansa prosessi joka nojaa siihen kaatuu kuukaudessa. Koko vaihdon pitää toimia puhelimessa: tämän päivän vuoro, tämän viikon aikataulu, osoite, leimaukset sisään ja ulos, vapaapäivän pyytäminen ja sen kertominen mitkä päivät eivät käy.
Kun tuo puoli toimii, yllättävän suuri osa toimistotyöstä katoaa. Vapaapyynnöt eivät enää tule tekstiviesteinä vaan päätyvät jonoon, jonka voi hyväksyä tai hylätä. Käytettävyystiedot tulevat maalarilta itseltään sen sijaan että niitä arvaillaan. Avoimet vuorot otetaan itse sen sijaan että ne jaetaan puhelu kerrallaan. Maalarin vuorosovellus arvioidaan lähes kokonaan sillä, käyttääkö työryhmä sitä oikeasti, ei sillä kuinka paljon toimisto voi säätää.
Mihin suunnittelu loppuu ja maalausliikkeen ohjelmisto alkaa
Raja kannattaa sanoa ääneen, koska hakutulokset sekoittavat nämä jatkuvasti. Maalausliikkeen ohjelmisto ja maalausalan toiminnanohjaus tarkoittavat yleensä kustannuslaskentaa, määrälaskentaa, tarjouslaskentaa, urakan jälkilaskentaa ja laskutusta. Shifton ei tee näistä mitään. Se kattaa työvuorosuunnittelun ja pohjat, avoimet vuorot, käytettävyyden ja vapaapyynnöt, aikakellon, tauot, tehdyt tunnit ja ylityöt, tehtävien jaon, ilmoitukset, tuntiraportit ja viennit sekä integraatiot: QuickBooks, Zapier, Intercom ja Usedesk.
Useimmilla vakiintuneilla maalausliikkeillä on lopulta yksi kumpaakin, ja se on niille eduksi. Laskentaohjelma hinnoittelee työn, suunnittelujärjestelmä päättää kuka sen tekee, ja tunnit virtaavat jälkimmäisestä siihen kirjanpitoon, jota ensimmäinen syöttää.
Maalausryhmien suunnittelujärjestelmän valinta
Testaa se huonolla viikolla, älä hyvällä. Rakenna viikko, jossa on neljä käynnissä olevaa urakkaa, peruuta sitten tiistain ulkotyöt ja katso kuinka kauan kestää siirtää nuo maalarit muihin kohteisiin ja kertoa siitä heille. Kokeile miten työnjohtaja lisää uuden tekijän kesken kauden. Avaa sovellus ryhmän vanhimmalla puhelimella, koska se on oikea testi sille luetaanko aikataulua.
Shifton on maksuton enintään 10 tiimin jäsenelle ilman aikarajaa, mikä riittää pienelle maalausliikkeelle jossa on työryhmä tai kaksi, ja maksulliset paketit laskutetaan työntekijää kohti kuukaudessa kun tiimi kasvaa siitä. Jos aikataulusi on tänään valkotaulusta otettu kuva ryhmächatissa, ensimmäinen kannattava muutos on se, kuinka nopeasti tiistain sade tavoittaa kaikkien puhelimen.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä maalausliikkeen työvuorosuunnittelu tarkoittaa?
Se on järjestelmä, joka ratkaisee kuka maalari on töissä, missä kohteessa ja mihin kellonaikaan, ja vie tiedon hänen puhelimeensa. Se rakentaa viikkoaikataulun kaikkien käynnissä olevien urakoiden yli, julkaisee avoimet vuorot, kirjaa tehdyt tunnit ja ylityöt sekä raportoi tunnit projekteittain. Kyse on liiketoiminnan työvoimapuolesta, erillään niistä laskenta- ja laskutustyökaluista joita useimmat maalausliikkeet myös käyttävät.
Pystyykö maalausliikkeen ohjelmisto hoitamaan useaa urakkaa yhtä aikaa?
Kyllä. Jokainen sopimus perustetaan omaksi projektikseen ja vuorot kohdistetaan sille, joten yksi viikkoruudukko kantaa kaikki käynnissä olevat urakat ilman että ne sekoittuvat keskenään. Suodattimet rajaavat näkymän yhteen kohteeseen sitä suunniteltaessa ja avaavat takaisin koko työryhmään kun esimies tarkistaa kokonaismiehityksen. Tunnit raportoituvat sen jälkeen projekteittain, mikä näyttää mihin työaika todella meni.
Mitä aikataululle tapahtuu kun sade pysäyttää ulkotyöt?
Kyseiset vuorot siirretään tai jaetaan uudelleen ruudukossa ja julkaistaan uudestaan, ja kaikki asianosaiset saavat ilmoituksen puhelun sijaan. Ulkokohteelta pois otetut maalarit voidaan siirtää sisätyöhön joka oli suunniteltu myöhemmäksi viikolle, ja heiltä jäänyt avoin vuoro pysyy näkyvissä sille joka pystyy ottamaan sen. Olennaista on, että sään muutoksesta tulee yksi muokkaus eikä aamun mittainen soittokierros.
Miten maalarien tunteja seurataan tarjouksen työaikaa vasten?
Aikakello kirjaa todellisen aloituksen ja lopetuksen suunniteltua vuoroa vasten, ja tunnit raportoituvat projekteittain ja palkkalajeittain. Näin jokaiselle urakalle saadaan todellinen tuntimäärä, jota voi verrata siihen työaikaan joka työn hinnoittelussa sallittiin. Shifton tuottaa tunnit ja raportit; itse tarjouslaskenta pysyy siinä työkalussa jota jo käytät.
Tekeekö Shifton kustannuslaskentaa ja laskutusta maalausliikkeille?
Ei. Kustannuslaskenta, määrälaskenta, tarjouslaskenta ja laskutus ovat oma tuoteluokkansa, ja juuri sitä useimmat maalausliikkeen ohjelmistoa koskevat haut tuottavat. Shifton kattaa työvuorosuunnittelun ja pohjat, avoimet vuorot, käytettävyyden ja vapaat, aikakellon, tauot, tehdyt tunnit ja ylityöt, tehtävien jaon ja tuntiraportit sekä QuickBooks-integraation, jolla tuntitiedot pääsevät kirjanpitoon.
Onko pienelle maalausliikkeelle olemassa maksutonta vuorosovellusta?
Shifton on maksuton enintään 10 tiimin jäsenelle ilman aikarajaa ja sisältää työvuorosuunnittelun, perusaikakellon, mobiilisovelluksen ja vakioraportit, mikä riittää pienelle maalausliikkeelle jossa pyörii yksi tai kaksi työryhmää. Sen yli menevät maksulliset paketit laskutetaan työntekijää kohti kuukaudessa. Paikannus ja työkohteen sijainti ovat maksullinen moduuli eivätkä osa maksutonta pakettia.
Suunnittele maalausryhmien vuorot Shifton-ohjelmistolla
Rakenna viikko kaikkiin kohteisiin, täytä avoimet vuorot sekunneissa ja saa muutos maalareiden puhelimiin ennen kuin he lähtevät liikkeelle.