সাইটে কাজ করা দলের জন্য রঙের ঠিকাদারের শিডিউলিং সফটওয়্যার

রঙের ঠিকাদার আসলে বর্গমিটারের মোড়কে ঘণ্টা বিক্রি করেন। কোটেশন ধরে নেয় নির্দিষ্ট সংখ্যক দিনের জন্য নির্দিষ্ট একটি দল, আর তার পরের সবকিছুই এই প্রশ্নে এসে দাঁড়ায় যে লোকজন সত্যিই ঠিক সংখ্যায়, ঠিক সাইটে এবং ঠিক সময়ের জন্য হাজির হয়েছিল কি না। তিন থেকে চারটি কাজ একসঙ্গে চললে এই ধারণাটিকে বাস্তবতার সঙ্গে বেঁধে রাখে রঙের ঠিকাদারের শিডিউলিং সফটওয়্যার।

ঝামেলা হলো, এই কাজের প্রায় কিছুই স্থির নয়। কাজ দীর্ঘ হয়, আবহাওয়া বিনা নোটিশে বাইরের কাজের একটি দিন কেড়ে নেয়, গ্রাহক চান ব্যবহৃত ভবন অফিস সময়ের পরে রং হোক, আর বৃহস্পতিবারের জন্য রাখা দল হঠাৎ মঙ্গলবার অন্য কোথাও দরকার হয়ে পড়ে।

রঙের ঠিকাদারের শিডিউলিং সফটওয়্যারকে যা সামলাতে হয়

কাজটি শুনতে যতটা মনে হয় তার চেয়ে সরু, আর দেখতে যতটা মনে হয় তার চেয়ে কঠিন। এটি ঠিক করে কোন রংমিস্ত্রি কোন দিন কাজ করবে, তাদের চলমান সাইটগুলোর মধ্যে ভাগ করে, এখনো কাউকে না দেওয়া শিফটগুলো ধরে রাখে, মানুষ সত্যি কখন শুরু করল আর কখন থামল তা লিখে রাখে এবং কাজ ধরে ঘণ্টার হিসাব ফেরত দেয়। পুরো পরিসর এটুকুই, আর রঙের ব্যবসার এই অংশটিই সবচেয়ে বেশি ক্ষেত্রে এখনো বোর্ড আর গ্রুপ চ্যাটে চলে।

রঙের কোম্পানি আর যা যা কিনতে সফটওয়্যার খোঁজে, সেসব এই সীমার বাইরে। খরচের হিসাব, রঙের নির্দিষ্টকরণ, মালপত্র ও চালান আলাদা বিষয় এবং সেগুলোর নিজস্ব সরঞ্জাম আছে। যে শিডিউলিং সিস্টেম সব কিছু করার ভান করে, সে সাধারণত শিডিউলিংটাই খারাপ করে, অথচ ফোরম্যানরা প্রতিদিন সেটিই ছোঁয়।

কয়েক দিনের কাজ আর সাইটে ভাগ হয়ে যাওয়া দল

রঙের খুব কম কাজই এক দিনেই শেষ হয়। একটি পুনরায় রঙের কাজ চার দিন চলে, নতুন ভবন ধাপে ধাপে কয়েক সপ্তাহ চলে, আর দুটোই একই রংমিস্ত্রিদের জন্য টানাটানি করে। কঠিন কাজ একটি সাইট সাজানো নয়; কঠিন কাজ একসঙ্গে ছয়টি সাজানো এবং যেকোনো সকালে ঠিক করে জানা কে কোথায় আছে।

রঙের ঠিকাদারের শিডিউল টেমপ্লেট থেকে সপ্তাহ গড়া এবং প্রতিটি চুক্তিকে আলাদা প্রকল্প হিসেবে তৈরি করা সবচেয়ে বেশি ক্ষতি করা দুটি সমস্যা মেটায়: একই রংমিস্ত্রিকে একই দিনে দুই সাইটে কথা দেওয়া, আর চারজনের হিসাবে দর দেওয়া কাজ চুপচাপ দুজনে চলা। প্রতিটি শিফট যখন নিজের সাইট বহন করে, শিডিউল তখন নামের তালিকা থাকে না, হয়ে ওঠে দল কীভাবে কাজে ছড়িয়ে আছে তার ছবি। একই কর্মসূচিতে পাশাপাশি কয়েকটি পেশা চালানো বড় ঠিকাদারদের সমস্যার আকার একই, তাই মিশ্র সাইট দলের জন্য আমাদের নির্মাণ দলের শিডিউলিং পাতাটি এই বিষয়ের অনেকটাই ধরে রাখে।

আবহাওয়া আর পরের সপ্তাহে তার প্রভাব

বাইরের রঙের কাজ পূর্বাভাসের হাতে, আর বৃষ্টির সপ্তাহ শুধু দিন নষ্ট করে না, তার পেছনের প্রতিটি কাজকেও পিছিয়ে দেয়। যারা সবচেয়ে ভালো সামলায়, তারা সবচেয়ে বিস্তারিত মূল পরিকল্পনার মালিক নয়, বরং যারা দ্রুত কাজ সরিয়ে সবাইকে একসঙ্গে জানাতে পারে।

বাস্তবে এর মানে দুটি জিনিস। পুরো সপ্তাহ নতুন করে না গড়েই শিফট সরানো ও অন্যকে দেওয়া সহজ হতে হবে, আর ভুল ঠিকানায় রওনা দেওয়ার আগেই পরিবর্তনটি দলের কাছে পৌঁছাতে হবে। বিজ্ঞপ্তিসহ ফোনে হালনাগাদ হওয়া প্রকাশিত শিডিউল এই গল্পের সবচেয়ে খারাপ রূপটি সরিয়ে দেয়: বৃষ্টিতে ভেজা দেয়ালের সামনে সকাল সাতটায় চারজন রংমিস্ত্রি দাঁড়িয়ে কারও ফোন ধরার অপেক্ষা করছে। রিজার্ভে রাখা ভেতরের কাজ তখনই সত্যিকারের কাজে লাগে যখন কয়েক মিনিটে সেটিকে খালি শিফট হিসেবে বসানো যায়।

মৌসুমি শ্রমিক আর আকার বদলানো দল

গরমের মাসগুলোতে রংমিস্ত্রির সংখ্যা বাড়ে, পরে আবার কমে যায়, আর গ্রীষ্মের দলের ভালো একটি অংশ মৌসুমি বা অস্থায়ী। শিডিউলে এর ফল আছে: নতুন লোক দ্রুত যোগ করতে হয়, তাদের প্রশিক্ষণ ছাড়াই নিজের শিফট দেখতে হয়, আর মৌসুম শেষে নাম দিয়ে গ্রিড ভরিয়ে না রেখে পরিষ্কারভাবে তালিকা থেকে সরে যেতে হয়।

পদ ও প্রবেশাধিকারের স্তরসহ একটিমাত্র দলের তালিকা এই কাজের বেশিরভাগটাই করে দেয়। ফোরম্যানরা নিজের দল সামলাতে অ্যাডমিন অধিকার পান, রংমিস্ত্রিরা নিজের শিফটে সাধারণ প্রবেশাধিকার পান, আর অ্যাকাউন্টের অবস্থা এক নজরেই দেখায় কে সত্যিই আমন্ত্রণ গ্রহণ করেছে। মৌসুমি রংমিস্ত্রিদের একটি দল একজন একজন করে টাইপ না করে তালিকা হিসেবে আমদানি করা যায়, আর পুরো নিয়োগ যখন দুই সপ্তাহে হয় তখন এটি গুরুত্বপূর্ণ।

কোটেশনের শ্রমঘণ্টার বিপরীতে রংমিস্ত্রিদের সময় হিসাব

প্রতিটি রঙের কাজের দামের পেছনে নির্দিষ্ট সংখ্যক শ্রমঘণ্টা থাকে, আর সেই সংখ্যা ও আসল সংখ্যার ফারাকেই মুনাফা বাস করে। বেশিরভাগ ঠিকাদার এই ফারাক টের পান কাজ শেষ হয়ে টাইমশিট যোগ করার পরে, তখন আর কিছু করার থাকে না।

নির্ধারিত শিফটের বিপরীতে আসল প্রবেশ ও প্রস্থান লিখে রাখলে এই দেরি মুছে যায়, আর ঠিক এ কারণেই রঙের ঠিকাদারের সময় হিসাবের সফটওয়্যার আছে। কাজ চলতে চলতেই ঘণ্টা প্রকল্পে জমতে থাকে, বিরতি অনুমান না করে লিখে রাখা হয়, আর দেরি ফোরম্যানের স্মৃতিতে নয়, রিপোর্টে ওঠে। ঘণ্টা মজুরির হার ধরেও ভাগ হয়, ফলে শনিবার বা রাতের পুনরায় রঙের কাজ গড় হিসাবে নয়, সত্যিকারের খরচেই ধরা পড়ে। আমাদের সময় ট্র্যাকিং ঘণ্টা লিখে রাখে ও রিপোর্ট দেয়; কোটেশনের শ্রমের সঙ্গে মেলানোর সিদ্ধান্ত আপনারই থাকে, আর ঘণ্টার হিসাব আগেই নিখুঁত হলে সেই সিদ্ধান্ত অনেক দ্রুত হয়।

ফোনে রংমিস্ত্রিদের শিডিউল অ্যাপকে যা করতে হয়

রংমিস্ত্রিরা ডেস্কটপ সিস্টেমে ঢুকবেন না, আর তার ওপর নির্ভর করা যেকোনো প্রক্রিয়া এক মাসেই ভেঙে পড়বে। পুরো লেনদেন ফোনেই চলতে হবে: আজকের শিফট, এই সপ্তাহের শিডিউল, ঠিকানা, প্রবেশ ও প্রস্থান, ছুটির আবেদন, কোন দিনগুলোতে কাজ করা সম্ভব নয় তা জানানো।

এই দিকটি কাজ করলে অফিসের অবাক করা পরিমাণ কাজ উবে যায়। ছুটির আবেদন আর খুদে বার্তা হয়ে আসে না, বরং এমন এক সারিতে নামে যেখানে সেটি অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যান করা যায়। কে কবে পারবে তা অফিস আন্দাজ না করে রংমিস্ত্রি নিজেই জানান। খালি শিফট ফোন করে করে বিলি না হয়ে নিজেরাই নেওয়া হয়। রংমিস্ত্রিদের শিডিউল অ্যাপ প্রায় পুরোটাই বিচার হয় দল সত্যিই সেটি ব্যবহার করবে কি না তা দিয়ে, অফিস কতটা কনফিগার করতে পারে তা দিয়ে নয়।

শিডিউলিং কোথায় থামে আর রঙের ঠিকাদারের সফটওয়্যার কোথায় শুরু

সীমাটি স্পষ্ট করা দরকার, কারণ সার্চ ফলাফল দুটিকে অনবরত মিশিয়ে ফেলে। রঙের ঠিকাদারের সফটওয়্যার ও রঙের ব্যবসা ব্যবস্থাপনার সফটওয়্যার বলতে সাধারণত বোঝায় খরচের হিসাব, পরিমাপ, দর প্রস্তাব, কাজের ব্যয় হিসাব ও চালান। Shifton এসবের কিছুই করে না। এটি ধরে শিডিউল ও টেমপ্লেট, খালি শিফট, উপলব্ধতা ও ছুটির আবেদন, টাইম ক্লক, বিরতি, কাজের ও ওভারটাইম ঘণ্টা, কাজ বণ্টন, বিজ্ঞপ্তি, ঘণ্টার রিপোর্ট ও এক্সপোর্ট, সেই সঙ্গে QuickBooks, Zapier, Intercom ও Usedesk প্ল্যাটফর্মের সঙ্গে ইন্টিগ্রেশন।

প্রতিষ্ঠিত বেশিরভাগ রঙের কোম্পানি শেষ পর্যন্ত দুই ধরনেরই একটি করে রাখে এবং তাতেই ভালো থাকে। খরচের হিসাবের সরঞ্জাম কাজের দর ঠিক করে, শিডিউলিং সিস্টেম ঠিক করে কে সেটি করবে, আর ঘণ্টা দ্বিতীয়টি থেকে সেই হিসাবরক্ষণে যায় যাকে প্রথমটি খাওয়ায়।

রঙের দলের শিডিউলিং সিস্টেম কীভাবে বাছবেন

ভালো সপ্তাহ নয়, খারাপ সপ্তাহ দিয়ে যাচাই করুন। চারটি চলমান কাজ নিয়ে একটি সপ্তাহ গড়ুন, তারপর মঙ্গলবারের বাইরের কাজ বাতিল করে দেখুন ওই রংমিস্ত্রিদের অন্য সাইটে সরিয়ে জানাতে কত সময় লাগে। মৌসুমের মাঝখানে ফোরম্যান নতুন কর্মী কীভাবে যোগ করেন তা দেখুন। দলের সবচেয়ে পুরোনো ফোনে অ্যাপটি খুলুন, কারণ শিডিউল আদৌ পড়া হবে কি না তার আসল পরীক্ষা এটিই।

Shifton দলে ১০ জন সদস্য পর্যন্ত সময়ের সীমা ছাড়াই বিনামূল্যে, যা এক বা দুই দল নিয়ে চলা ছোট রঙের কোম্পানির জন্য যথেষ্ট, আর দল এর চেয়ে বড় হলে পেইড প্ল্যান মাসে কর্মীপ্রতি হিসাবে নেওয়া হয়। আজ আপনার শিডিউল যদি হয় ছবি তোলা বোর্ড আর গ্রুপ চ্যাটে পাঠানো, তবে প্রথমে বদলানোর মতো জিনিসটি হলো মঙ্গলবারের বৃষ্টি কত দ্রুত সবার ফোনে পৌঁছায়।