Softvér na plánovanie zmien pre maliarske firmy a party

Maliarska firma predáva hodiny prezlečené za metre štvorcové. Ponuka predpokladá určitú partu na určitý počet dní a všetko ostatné je len otázka, či ľudia naozaj prišli v správnom počte, na správnu stavbu a na správne dlhý čas. Softvér na plánovanie zmien pre maliarske firmy je to, čo drží tento predpoklad pri realite vo chvíli, keď bežia tri alebo štyri zákazky naraz.

Nepríjemné je, že na tejto práci nie je takmer nič pevné. Zákazky sa naťahujú, počasie bez upozornenia zruší deň fasády, klient si vypýta obývanú budovu vymaľovať mimo prevádzkových hodín a parta objednaná na štvrtok je zrazu potrebná v utorok inde.

Čo musí softvér na plánovanie zmien pre maliarske firmy zvládnuť

Záber je užší, ako znie, a ťažší, ako vyzerá. Plánuje, ktorí maliari pracujú v ktoré dni, rozdeľuje ich medzi bežiace stavby, drží zmeny, ktoré ešte nikomu nepatria, eviduje, kedy ľudia naozaj začali a skončili, a vykazuje hodiny späť podľa zákazky. To je celý rozsah a zároveň časť maliarskeho podnikania, ktorá najčastejšie stále beží na tabuli a v skupinovom chate.

Všetko ostatné, na čo si maliarska firma kupuje softvér, leží mimo tejto hranice. Rozpočty, špecifikácia odtieňov, materiál a fakturácia sú samostatné oblasti s vlastnými nástrojmi. Systém na plánovanie, ktorý predstiera, že zvládne všetko, robí zvyčajne zle práve plánovanie, a to je časť, ktorej sa majstri dotýkajú každý deň.

Viacdňové zákazky a party rozdelené medzi stavby

Máloktorá maliarska práca skončí na jeden príchod. Obnovovací náter beží štyri dni, novostavba beží týždne po etapách a obe súperia o tých istých maliarov. Ťažké nie je naplánovať jednu zákazku, ale šesť naraz a v ktorékoľvek ráno presne vedieť, kto je kde.

Zostavenie týždňa zo šablóny rozvrhu maliarskej firmy a založenie každej zmluvy ako samostatného projektu odstráni dva najškodlivejšie problémy: toho istého maliara sľúbeného na dve stavby v rovnaký deň a zákazku, ktorá ticho beží s dvomi ľuďmi, hoci bola nacenená na štyroch. Keď každá zmena nesie stavbu, kam patrí, rozvrh prestane byť zoznamom mien a stane sa obrazom toho, ako je parta rozložená po práci. Väčší zhotovitelia, ktorí vedú viac remesiel vedľa seba v jednom harmonograme, čelia problému rovnakého tvaru, a preto naša stránka o plánovaní stavebných párt pokrýva veľkú časť tejto témy pre zmiešané tímy na stavbe.

Počasie a to, čo urobí s budúcim týždňom

Fasády sú vydané napospas predpovedi a mokrý týždeň nestratí len dni, ale posunie každú zákazku, ktorá stojí za ním. Najlepšie to zvládajú firmy, ktoré vedia prácu rýchlo presunúť a povedať to všetkým naraz, nie tie s najpodrobnejším pôvodným plánom.

V praxi to znamená dve veci. Zmeny musí byť ľahké presunúť a prerozdeliť bez toho, aby sa týždeň staval odznova, a zmena sa musí dostať k parte skôr, ako odíde na nesprávnu adresu. Zverejnený rozvrh, ktorý sa v telefóne aktualizuje s upozornením, odstráni najhoršiu verziu tohto príbehu: štyroch maliarov stojacich o siedmej ráno pred fasádou zrušenou dažďom a čakajúcich, kým niekto zdvihne telefón. Interiér držaný v zálohe sa stane naozaj užitočným, keď sa dá za pár minút nasadiť ako voľná zmena.

Sezónna pracovná sila a parta, ktorá mení veľkosť

Počet maliarov cez teplé mesiace stúpa a potom klesá a slušná časť letnej party je sezónna alebo dočasná. Pre plánovanie z toho plynú dôsledky: nových ľudí treba pridať rýchlo, musia vidieť svoje zmeny bez zaškolenia a na konci sezóny musia z rozpisu odísť čisto, aby ich mená nezavadzali v mriežke.

Jeden zoznam party s pozíciami a úrovňami prístupu urobí väčšinu tejto práce. Majstri dostanú práva správcu, aby si vedeli riadiť vlastnú partu, maliari dostanú bežný prístup k svojim zmenám a stav konta na prvý pohľad ukáže, kto pozvanie naozaj prijal. Sezónny nábor maliarov sa dá naimportovať ako zoznam namiesto zadávania po jednom, čo je dôležité, keď sa celý nábor odohrá za dva týždne.

Evidencia hodín maliarov voči práci v ponuke

Za cenou každej maliarskej zákazky stojí určitý počet hodín práce a rozdiel medzi týmto číslom a skutočným je miesto, kde žije marža. Väčšina firiem objaví rozdiel až po dokončení zákazky, keď sa spočítajú výkazy, a vtedy sa s ním už nedá nič robiť.

Záznam skutočného príchodu a odchodu voči naplánovanej zmene toto oneskorenie odstráni, a presne preto existuje softvér na evidenciu hodín pre maliarske firmy. Hodiny sa nabaľujú na projekt už počas behu zákazky, prestávky sa zaznamenávajú namiesto odhadovania a meškania sa objavia vo výkaze, nie v pamäti majstra. Hodiny sa rozpadajú aj podľa mzdovej sadzby, takže sobota alebo nočný obnovovací náter sú ocenené tým, čo naozaj stáli, nie priemerom. Naša dochádzka hodiny zaznamená a vykáže, porovnanie s nacenenou prácou zostáva vaším rozhodnutím a je oveľa rýchlejšie, keď je počet hodín už presný.

Čo musí aplikácia na zmeny pre maliarov zvládnuť v telefóne

Maliari sa do systému na počítači neprihlásia a každý postup, ktorý na tom stojí, zlyhá do mesiaca. Celá výmena musí fungovať v telefóne: dnešná zmena, rozvrh na tento týždeň, adresa, príchod a odchod, žiadosť o voľno a oznámenie, ktoré dni pracovať nemôžu.

Keď táto strana funguje, prekvapivo veľa kancelárskej práce zmizne. Žiadosti o voľno prestanú chodiť ako správy a začnú padať do frontu, ktorý sa dá schváliť alebo zamietnuť. Dostupnosť príde od maliara namiesto odhadu. Voľné zmeny si ľudia vezmú namiesto rozdeľovania telefonát po telefonáte. Aplikácia na zmeny pre maliarov sa posudzuje takmer výlučne podľa toho, či ju parta naozaj bude používať, nie podľa toho, koľko si v kancelárii dokážete nastaviť.

Kde končí plánovanie a začína softvér pre maliarske firmy

Túto hranicu sa oplatí povedať nahlas, pretože výsledky vyhľadávania obe veci neustále miešajú. Softvér pre maliarske firmy a softvér na riadenie maliarskeho podnikania zvyčajne znamenajú rozpočty, výkazy výmer, cenové ponuky, kalkuláciu nákladov zákazky a fakturáciu. Shifton nerobí ani jedno z toho. Pokrýva plánovanie a šablóny, voľné zmeny, dostupnosť a žiadosti o voľno, dochádzku, prestávky, odpracované hodiny a nadčasy, prideľovanie úloh, upozornenia, výkazy hodín a exporty a integrácie s nástrojmi QuickBooks, Zapier, Intercom a Usedesk.

Väčšina zabehnutých maliarskych firiem skončí s jedným systémom od každého druhu a vyjde na tom lepšie. Rozpočtový nástroj prácu ocení, plánovací systém rozhodne, kto ju urobí, a hodiny prúdia z druhého do účtovníctva, ktoré napĺňa prvý.

Ako vybrať systém na plánovanie maliarskych párt

Otestujte ho na zlom týždni, nie na dobrom. Zostavte týždeň so štyrmi bežiacimi zákazkami, potom zrušte utorkovú fasádu a sledujte, ako dlho potrvá presunúť tých maliarov na iné stavby a dať im o tom vedieť. Skontrolujte, ako majster pridá nového človeka v polovici sezóny. Otvorte aplikáciu na najstaršom telefóne v parte, lebo to je skutočná skúška, či sa rozvrh vôbec bude čítať.

Shifton je zadarmo až pre 10 členov tímu bez časového obmedzenia, čo pokryje malú maliarsku firmu s jednou či dvomi partami, a platené balíky sa účtujú za zamestnanca a mesiac, keď tím narastie nad tento počet. Ak je váš dnešný rozvrh odfotená tabuľa poslaná do skupinového chatu, prvá zmena, ktorá sa oplatí, je to, ako rýchlo sa utorkový dážď dostane do telefónu každého.