Einsatzplanung für Malerbetriebe: Kolonnen auf jeder Baustelle

Ein Malerbetrieb verkauft Stunden, die als Quadratmeter aussehen. Das Angebot unterstellt eine bestimmte Kolonne für eine bestimmte Zahl von Tagen, und alles danach ist die Frage, ob die Leute wirklich in der richtigen Zahl, auf der richtigen Baustelle und für die richtige Dauer angetreten sind. Einsatzplanungssoftware für Malerbetriebe hält diese Annahme mit der Wirklichkeit verbunden, sobald drei oder vier Aufträge gleichzeitig laufen.

Unangenehm wird es dadurch, dass an dieser Arbeit fast nichts fest ist. Aufträge ziehen sich, das Wetter streicht ohne Vorwarnung einen Tag Fassadenarbeit, ein Kunde will ein genutztes Gebäude außerhalb der Betriebszeiten gestrichen haben, und die für Donnerstag eingeplante Kolonne wird plötzlich am Dienstag woanders gebraucht.

Was Planungssoftware für Malerbetriebe leisten muss

Die Aufgabe ist enger, als sie klingt, und schwerer, als sie aussieht. Sie plant, welche Maler an welchen Tagen arbeiten, verteilt sie auf die laufenden Baustellen, hält die Schichten, denen noch niemand zugeordnet ist, erfasst, wann wirklich begonnen und aufgehört wurde, und meldet die Stunden je Auftrag zurück. Das ist der gesamte Umfang, und es ist der Teil eines Malerbetriebs, der am ehesten noch über eine Wandtafel und einen Gruppenchat läuft.

Alles andere, wofür ein Malerbetrieb Software kauft, liegt außerhalb dieser Grenze. Kalkulation, Farbtonbestimmung, Material und Rechnungsstellung sind eigene Themen mit eigenen Werkzeugen. Ein Planungssystem, das vorgibt, all das mitzumachen, erledigt meist die Planung schlecht, und genau die fassen die Vorarbeiter jeden Tag an.

Mehrtägige Aufträge und Kolonnen auf mehreren Baustellen

Kaum eine Malerarbeit ist mit einem Besuch fertig. Ein Renovierungsanstrich läuft über vier Tage, ein Neubau über Wochen in Abschnitten, und beide konkurrieren um dieselben Leute. Die Schwierigkeit liegt nicht darin, einen Auftrag zu planen, sondern sechs gleichzeitig und an jedem Morgen genau zu wissen, wer wo ist.

Die Woche aus einer Vorlage für den Malerkolonnen-Plan aufzubauen und jeden Auftrag als eigenes Projekt anzulegen, behebt die zwei teuersten Probleme: derselbe Maler wird am selben Tag zwei Baustellen versprochen, und ein Auftrag läuft still mit zwei Leuten, obwohl er mit vier kalkuliert war. Wenn jede Schicht ihre Baustelle mitführt, hört der Plan auf, eine Namensliste zu sein, und wird zum Bild davon, wie die Kolonne über die Arbeit verteilt ist. Größere Betriebe, die mehrere Gewerke im selben Bauablauf führen, haben dieselbe Art von Problem, weshalb unsere Seite zur Einsatzplanung für Baukolonnen vieles davon für gemischte Baustellenteams abdeckt.

Wetter und was es mit der nächsten Woche macht

Fassadenarbeit hängt an der Vorhersage, und eine nasse Woche verliert nicht nur Tage, sie schiebt jeden Auftrag dahinter nach hinten. Am besten kommen die Betriebe durch, die Arbeit schnell verschieben und alle auf einmal informieren können, nicht die mit dem detailliertesten ursprünglichen Plan.

In der Praxis heißt das zweierlei. Schichten müssen sich verschieben und neu zuweisen lassen, ohne die Woche neu zu bauen, und die Änderung muss die Kolonne erreichen, bevor sie zur falschen Adresse fährt. Ein veröffentlichter Plan, der sich per Push-Nachricht auf dem Handy aktualisiert, nimmt die schlimmste Variante heraus: vier Maler stehen um sieben Uhr vor einer verregneten Fassade und warten darauf, dass jemand ans Telefon geht. Innenarbeit, die in Reserve gehalten wird, ist erst dann wirklich nützlich, wenn sie sich in ein paar Minuten als offene Schicht einwechseln lässt.

Saisonkräfte und eine Kolonne, die ihre Größe ändert

Die Mannstärke steigt in den warmen Monaten und fällt danach wieder, und ein guter Teil der Sommerkolonne ist saisonal oder befristet. Für die Planung hat das Folgen: Neue müssen schnell angelegt werden, sie müssen ihre Schichten ohne Schulung sehen, und am Saisonende müssen sie sauber aus dem Plan verschwinden, ohne dass ihre Namen das Raster verstopfen.

Eine einzige Kolonnenliste mit Positionen und Zugangsstufen erledigt den größten Teil davon. Vorarbeiter bekommen Administratorrechte und führen ihre eigene Kolonne, Maler bekommen normalen Zugang zu ihren eigenen Schichten, und der Kontostatus zeigt auf einen Blick, wer eine Einladung wirklich angenommen hat. Ein Schwung Saisonkräfte lässt sich als Liste importieren statt einzeln eintippen, was zählt, wenn die ganze Einstellung in zwei Wochen passiert.

Zeiterfassung für Maler gegen die kalkulierte Arbeitszeit

Hinter jedem Malerauftrag steht eine kalkulierte Zahl an Lohnstunden, und im Abstand zwischen dieser Zahl und der echten liegt die Marge. Die meisten Betriebe entdecken den Abstand erst, wenn der Auftrag fertig ist und die Stundenzettel zusammengerechnet sind, und dann lässt sich nichts mehr ändern.

Ein tatsächliches Kommen und Gehen gegen die geplante Schicht zu erfassen, nimmt diese Verzögerung heraus, und genau dafür gibt es Zeiterfassung im Malerbetrieb. Stunden laufen auf das Projekt auf, während der Auftrag noch läuft, Pausen werden erfasst statt angenommen, und Verspätungen erscheinen in einer Auswertung statt im Gedächtnis des Vorarbeiters. Stunden schlüsseln sich zusätzlich nach Lohnsatz auf, sodass ein Samstag oder ein Anstrich über Nacht mit dem bewertet wird, was er wirklich gekostet hat, und nicht mit einem Mittelwert. Unsere Zeiterfassung erfasst die Stunden und meldet sie zurück; der Vergleich mit der kalkulierten Arbeitszeit bleibt Ihre Entscheidung, und die fällt deutlich schneller, wenn die Stundenzahl schon stimmt.

Was eine Maler-App auf dem Handy können muss

Maler melden sich nicht an einem Desktopsystem an, und jeder Ablauf, der darauf baut, scheitert innerhalb eines Monats. Der gesamte Austausch muss auf dem Handy funktionieren: die heutige Schicht, der Wochenplan, die Adresse, Kommen und Gehen, ein Urlaubsantrag, die Angabe der Tage, an denen jemand nicht kann.

Wenn diese Seite funktioniert, verschwindet überraschend viel Büroarbeit. Urlaubsanträge kommen nicht mehr als Kurznachricht, sondern landen in einer Liste, die genehmigt oder abgelehnt werden kann. Verfügbarkeit kommt vom Maler selbst statt geraten zu werden. Offene Schichten werden übernommen statt Anruf für Anruf verteilt. Eine Maler-App wird fast ausschließlich danach beurteilt, ob die Kolonne sie wirklich nutzt, und nicht danach, wie viel das Büro einstellen kann.

Wo Planung aufhört und Malersoftware anfängt

Die Grenze gehört klar benannt, weil die Suchergebnisse beides ständig vermischen. Malersoftware und Branchensoftware für den Malerbetrieb meinen meist Kalkulation, Aufmaß, Angebot, Nachkalkulation und Rechnungsstellung. Shifton macht nichts davon. Es deckt Planung und Vorlagen ab, offene Schichten, Verfügbarkeit und Urlaubsanträge, die Zeiterfassung, Pausen, geleistete Stunden und Überstunden, Aufgabenzuweisung, Benachrichtigungen, Stundenauswertungen und Exporte sowie Integrationen mit QuickBooks, Zapier, Intercom und Usedesk.

Die meisten etablierten Malerbetriebe landen bei je einem Werkzeug pro Seite und fahren damit besser. Das Kalkulationsprogramm bepreist die Arbeit, das Planungssystem entscheidet, wer sie macht, und die Stunden fließen aus dem zweiten in die Buchhaltung, die das erste speist.

Ein Planungssystem für Malerkolonnen auswählen

Testen Sie es an einer schlechten Woche statt an einer guten. Bauen Sie eine Woche mit vier laufenden Aufträgen, streichen Sie dann die Fassadenarbeit am Dienstag und sehen Sie, wie lange es dauert, diese Maler auf andere Baustellen zu setzen und ihnen Bescheid zu geben. Prüfen Sie, wie ein Vorarbeiter mitten in der Saison einen Neuen anlegt. Öffnen Sie die App auf dem ältesten Handy der Kolonne, denn das ist die eigentliche Probe darauf, ob der Plan gelesen wird.

Shifton ist für bis zu 10 Teammitglieder kostenlos und ohne Zeitlimit, was einen kleinen Malerbetrieb mit ein oder zwei Kolonnen abdeckt, und kostenpflichtige Tarife rechnen pro Mitarbeiter und Monat, sobald das Team darüber hinauswächst. Wenn Ihr Plan heute eine abfotografierte Wandtafel im Gruppenchat ist, lohnt sich zuerst die Änderung daran, wie schnell der Dienstagsregen alle Handys erreicht.