Softver za raspoređivanje ličilaca i ekipa na gradilištu

Ličilački obrt prodaje sate prerušene u kvadrate. Ponuda pretpostavlja određenu ekipu na određen broj dana, a sve poslije toga svodi se na pitanje jesu li ljudi doista došli u pravom broju, na pravo gradilište i na pravo vrijeme. Softver za raspoređivanje ličilaca upravo je ono što tu pretpostavku drži uz stvarnost čim tri ili četiri posla teku istodobno.

Nezgodno je što u ovom poslu gotovo ništa nije čvrsto. Poslovi se rastežu, vrijeme bez najave otkaže dan rada na fasadi, klijent traži da se zgrada u kojoj se boravi oliči izvan radnog vremena, a ekipa rezervirana za četvrtak odjednom treba u utorak negdje drugdje.

Što softver za raspoređivanje ličilaca mora pokriti

Zadaća je uža nego što zvuči i teža nego što izgleda. Planira koji ličioci rade kojim danima, dijeli ih po gradilištima u tijeku, drži smjene koje još nisu nikome dodijeljene, bilježi kada su ljudi stvarno počeli i završili te vraća sate po poslu. To je cijeli opseg i ujedno dio ličilačkog posla koji najčešće još uvijek radi na ploči i u grupnom razgovoru.

Sve ostalo zbog čega ličilački obrt kupuje softver leži izvan te granice. Troškovnici, specifikacija tonova, materijali i računi zasebne su teme s vlastitim alatima. Sustav za raspoređivanje koji tvrdi da radi sve to obično loše radi upravo raspoređivanje, a to je dio kojeg se poslovođe dotiču svaki dan.

Višednevni poslovi i ekipe podijeljene po gradilištima

Malo koji ličilački posao završi u jednom dolasku. Obnova traje četiri dana, novogradnja traje tjednima u fazama, a oboje se natječu za iste ličioce. Teško nije isplanirati jedan posao, nego šest odjednom i svako jutro točno znati tko je gdje.

Slaganje tjedna iz predloška rasporeda ličilačkog obrta i postavljanje svakog ugovora kao zasebnog projekta rješava dva problema koji rade najviše štete: istog ličioca obećanog na dva gradilišta isti dan i posao koji tiho ide s dvoje ljudi iako je bio ponuđen za četvero. Kad svaka smjena nosi gradilište kojem pripada, raspored prestaje biti popis imena i postaje slika toga kako je ekipa raspoređena po poslu. Veći izvođači koji vode više struka usporedno u istom programu radova susreću problem istog oblika, pa naša stranica o raspoređivanju građevinskih ekipa pokriva velik dio ove teme za mješovite timove na gradilištu.

Vrijeme i ono što ono radi sljedećem tjednu

Vanjsko ličenje ovisi o prognozi, a kišni tjedan ne gubi samo dane nego gura unatrag svaki posao iza sebe. Najbolje se snalaze obrti koji posao mogu brzo pomaknuti i svima to reći odjednom, a ne oni s najrazrađenijim izvornim planom.

U praksi to znači dvije stvari. Smjene se moraju lako pomicati i preraspoređivati bez ponovnog slaganja cijelog tjedna, a izmjena mora stići do ekipe prije nego što odveze na krivu adresu. Objavljen raspored koji se na mobitelu osvježava uz obavijest uklanja najgoru inačicu ovoga: četiri ličioca u sedam ujutro pred fasadom otkazanom zbog kiše, dok čekaju da se netko javi na telefon. Unutarnji radovi držani u pričuvi postaju stvarno korisni kad se u par minuta mogu ubaciti kao otvorena smjena.

Sezonska radna snaga i ekipa koja mijenja veličinu

Broj ličilaca raste kroz tople mjesece i zatim pada, a dobar dio ljetne ekipe sezonski je ili privremen. To ima posljedice za raspoređivanje: nove ljude treba brzo dodati, moraju vidjeti svoje smjene bez obuke i moraju uredno izaći s popisa na kraju sezone bez da im imena zatrpavaju mrežu.

Jedan popis ekipe s radnim mjestima i razinama pristupa obavlja najveći dio toga. Poslovođe dobivaju administratorska prava kako bi vodili vlastitu ekipu, ličioci dobivaju običan pristup svojim smjenama, a status računa na prvi pogled pokazuje tko je poziv doista prihvatio. Skupina sezonskih ličilaca može se uvesti kao popis umjesto upisivanja jednog po jednog, što je važno kad se cijelo zapošljavanje odvije u dva tjedna.

Praćenje sati ličilaca u odnosu na rad iz ponude

Iza cijene svakog ličilačkog posla stoji određen broj radnih sati, a razlika između tog broja i stvarnoga mjesto je na kojem živi marža. Većina izvođača otkrije razliku tek kad je posao gotov i kad se listovi sati zbroje, a tada se s njom više ništa ne može.

Bilježenje stvarnog dolaska i odlaska u odnosu na planiranu smjenu zatvara to kašnjenje, i to je cijeli razlog zašto postoji softver za praćenje sati u ličilačkim obrtima. Sati se skupljaju na projektu dok posao još traje, pauze se bilježe umjesto da se pretpostavljaju, a kašnjenja se pojavljuju u izvještaju umjesto u sjećanju poslovođe. Sati se razlažu i po satnici, pa su subota ili noćna obnova obračunati po onome što su stvarno stajali, a ne po prosjeku. Naša evidencija radnog vremena bilježi sate i izvještava o njima, a usporedba s ponuđenim radom ostaje vaša odluka i mnogo je brža kad je broj sati već točan.

Što aplikacija za smjene ličilaca mora moći na mobitelu

Ličioci se neće prijavljivati u sustav na računalu, i svaki postupak koji o tome ovisi past će unutar mjesec dana. Cijela razmjena mora raditi na mobitelu: današnja smjena, raspored za ovaj tjedan, adresa, prijava i odjava, zahtjev za slobodan dan i najava dana kad ne mogu raditi.

Kad ta strana radi, iznenađujuće mnogo uredskog posla nestane. Zahtjevi za slobodne dane prestaju stizati kao poruke i počinju padati u red koji se može odobriti ili odbiti. Dostupnost dolazi od samog ličioca umjesto da se pogađa. Otvorene smjene ljudi preuzimaju umjesto da se dijele poziv po poziv. Aplikacija za smjene ličilaca ocjenjuje se gotovo isključivo po tome hoće li je ekipa doista koristiti, a ne po tome koliko ured može podesiti.

Gdje raspoređivanje staje, a softver za ličilački obrt počinje

Ovu granicu vrijedi izreći jasno jer je rezultati pretraga stalno miješaju. Softver za ličilačke obrte i softver za upravljanje ličilačkim poslom obično znače troškovnike, iskaz mjera, izradu ponuda, obračun troškova posla i izdavanje računa. Shifton ne radi ništa od toga. Pokriva raspoređivanje i predloške, otvorene smjene, dostupnost i zahtjeve za slobodne dane, evidenciju radnog vremena, pauze, odrađene i prekovremene sate, dodjelu zadataka, obavijesti, izvještaje o satima i izvoz te integracije s alatima QuickBooks, Zapier, Intercom i Usedesk.

Većina uhodanih ličilačkih obrta na kraju ima po jedno od svake vrste i bolje im je zbog toga. Alat za troškovnike određuje cijenu posla, sustav za raspoređivanje odlučuje tko ga radi, a sati teku iz drugoga u računovodstvo koje puni prvi.

Odabir sustava za raspoređivanje ličilačkih ekipa

Provjerite ga na lošem tjednu, a ne na dobrom. Složite tjedan s četiri posla u tijeku, zatim otkažite vanjske radove u utorak i vidite koliko traje premjestiti te ličioce na druga gradilišta i javiti im to. Provjerite kako poslovođa dodaje novog radnika usred sezone. Otvorite aplikaciju na najstarijem mobitelu u ekipi jer je to prava provjera hoće li raspored uopće biti pročitan.

Shifton je besplatan za do 10 članova tima bez vremenskog ograničenja, što pokriva mali ličilački obrt s jednom ili dvije ekipe, a plaćeni paketi naplaćuju se po zaposleniku mjesečno kad tim naraste iznad toga. Ako je vaš današnji raspored fotografirana ploča poslana u grupni razgovor, prva promjena koju vrijedi napraviti jest koliko brzo utorkova kiša stigne na svačiji mobitel.