Software de programare a echipelor pentru firme de zugrăveli

O firmă de zugrăveli vinde ore îmbrăcate în metri pătrați. Oferta presupune o anumită echipă pentru un anumit număr de zile, iar tot ce urmează se reduce la întrebarea dacă oamenii au ajuns cu adevărat în numărul potrivit, pe șantierul potrivit și pentru durata potrivită. Un software de programare pentru firme de zugrăveli este exact ceea ce ține această presupunere lipită de realitate în momentul în care trei sau patru lucrări merg în același timp.

Complicat este că aproape nimic din munca aceasta nu este fix. Lucrările se prelungesc, vremea anulează fără preaviz o zi de lucru la exterior, clientul cere ca o clădire ocupată să fie zugrăvită în afara programului, iar echipa rezervată pentru joi este brusc necesară marți în altă parte.

Ce trebuie să acopere un software de programare pentru firme de zugrăveli

Domeniul este mai îngust decât sună și mai greu decât pare. Stabilește ce zugravi lucrează în ce zile, îi împarte pe șantierele active, ține turele care nu au fost încă atribuite nimănui, înregistrează când au început și au terminat oamenii cu adevărat și raportează orele înapoi pe lucrare. Acesta este tot domeniul și, în același timp, partea din afacerea de zugrăveli care are cele mai mari șanse să meargă în continuare pe o tablă albă și într-un grup de mesaje.

Tot restul pentru care o firmă de zugrăveli cumpără software se află în afara acestei granițe. Devizele, specificarea nuanțelor, materialele și facturarea sunt subiecte separate, cu instrumentele lor. Un sistem de programare care pretinde că le face pe toate face de obicei prost tocmai programarea, adică partea pe care șefii de echipă o ating în fiecare zi.

Lucrări de mai multe zile și echipe împărțite pe șantiere

Foarte puține lucrări de zugrăveli se termină dintr-o singură vizită. O renovare durează patru zile, o construcție nouă durează săptămâni pe faze, iar amândouă concurează pentru aceiași zugravi. Greutatea nu este să planifici o lucrare, ci să planifici șase în paralel și să știi, în orice dimineață, exact cine unde se află.

Construirea săptămânii pornind de la un șablon de program al firmei de zugrăveli și configurarea fiecărui contract ca proiect propriu rezolvă cele două probleme care fac cel mai mult rău: același zugrav promis pe două șantiere în aceeași zi și o lucrare care merge în tăcere cu doi oameni deși a fost ofertată pentru patru. Când fiecare tură poartă șantierul de care aparține, programul încetează să fie o listă de nume și devine o imagine a felului în care echipa este distribuită peste lucrări. Antreprenorii mai mari, care rulează mai multe meserii în paralel pe același grafic, se lovesc de o problemă cu aceeași formă, motiv pentru care pagina noastră despre programarea echipelor din construcții acoperă bună parte din acest teren pentru echipele mixte de pe șantier.

Vremea și ce face ea săptămânii următoare

Zugrăvelile exterioare sunt la mila prognozei, iar o săptămână ploioasă nu pierde doar zile, ci împinge în spate fiecare lucrare care urmează. Cel mai bine se descurcă firmele care pot muta rapid lucrul și pot anunța pe toată lumea deodată, nu cele cu cel mai detaliat plan inițial.

În practică asta înseamnă două lucruri. Turele trebuie să fie ușor de mutat și de reatribuit fără să reconstruiești săptămâna, iar modificarea trebuie să ajungă la echipă înainte ca ea să plece spre adresa greșită. Un program publicat, care se actualizează pe telefon cu o notificare, elimină cea mai proastă variantă a acestei situații: patru zugravi în picioare la șapte dimineața în fața unei fațade anulate de ploaie, așteptând să răspundă cineva la telefon. Lucrările de interior ținute în rezervă devin cu adevărat utile atunci când pot fi introduse ca tură liberă în câteva minute.

Forța de muncă sezonieră și o echipă care își schimbă mărimea

Numărul de zugravi crește în lunile calde și scade după aceea, iar o bună parte din echipa de vară este sezonieră sau temporară. Asta are consecințe pentru programare: oamenii noi trebuie adăugați rapid, trebuie să își vadă turele fără instruire și trebuie să iasă curat din listă la finalul sezonului, fără ca numele lor să încarce grila.

O singură listă a echipei, cu funcții și niveluri de acces, rezolvă cea mai mare parte din asta. Șefii de echipă primesc drepturi de administrator ca să își gestioneze propria echipă, zugravii primesc acces obișnuit la turele lor, iar starea contului arată dintr-o privire cine a acceptat efectiv invitația. Un val de zugravi sezonieri poate fi importat ca listă în loc să fie tastat unul câte unul, ceea ce contează atunci când toată angajarea se petrece în două săptămâni.

Pontajul zugravilor față de manopera din ofertă

În spatele prețului fiecărei lucrări de zugrăveli stă un număr de ore de manoperă, iar diferența dintre acel număr și cel real este locul unde trăiește marja. Majoritatea firmelor descoperă diferența abia când lucrarea s-a încheiat și pontajele sunt adunate, moment în care nu se mai poate face nimic.

Înregistrarea unei intrări și a unei ieșiri reale față de tura programată închide această întârziere, și acesta este întregul motiv pentru care există software de pontaj pentru firme de zugrăveli. Orele se acumulează pe proiect cât timp lucrarea încă merge, pauzele se consemnează în loc să fie presupuse, iar întârzierile apar într-un raport, nu în memoria șefului de echipă. Orele se descompun și pe tarif, așa că o sâmbătă sau o renovare de noapte sunt evaluate la cât au costat cu adevărat, nu la o medie. Pontajul nostru înregistrează orele și le raportează, iar comparația cu manopera ofertată rămâne o decizie a dumneavoastră, una mult mai rapidă atunci când numărul de ore este deja exact.

Ce trebuie să facă pe telefon o aplicație de ture pentru zugravi

Zugravii nu se vor conecta la un sistem de birou, iar orice proces care depinde de asta cade într-o lună. Tot schimbul trebuie să funcționeze pe telefon: tura de azi, programul acestei săptămâni, adresa, intrarea și ieșirea, cererea unei zile libere și anunțarea zilelor în care nu pot lucra.

Când partea aceasta funcționează, o cantitate surprinzătoare de muncă de birou dispare. Cererile de concediu încetează să vină ca mesaje și încep să ajungă într-o listă care poate fi aprobată sau respinsă. Disponibilitatea vine de la zugrav, nu mai este ghicită. Turele libere sunt preluate în loc să fie împărțite apel după apel. O aplicație de ture pentru zugravi este judecată aproape exclusiv după cât de sigur o va folosi echipa, nu după cât de mult poate configura biroul.

Unde se oprește programarea și unde începe software-ul pentru firme de zugrăveli

Merită spusă limita clar, pentru că rezultatele căutării le amestecă permanent. Software pentru firme de zugrăveli și software de management al afacerii de zugrăveli înseamnă de obicei devize, antemăsurători, întocmirea ofertelor, calculul costurilor pe lucrare și facturare. Shifton nu face niciuna dintre acestea. Acoperă programarea și șabloanele, turele libere, disponibilitatea și cererile de concediu, pontajul, pauzele, orele lucrate și suplimentare, atribuirea sarcinilor, notificările, rapoartele de ore și exporturile, plus integrări cu QuickBooks, Zapier, Intercom și Usedesk.

Majoritatea firmelor de zugrăveli așezate ajung să aibă câte una din fiecare și stau mai bine așa. Instrumentul de devize dă prețul lucrării, sistemul de programare decide cine o execută, iar orele curg din al doilea către contabilitatea pe care o alimentează primul.

Cum alegeți un sistem de programare a echipelor de zugravi

Testați-l pe o săptămână proastă, nu pe una bună. Construiți o săptămână cu patru lucrări active, apoi anulați lucrul la exterior de marți și vedeți cât durează să mutați acei zugravi pe alte șantiere și să îi anunțați. Verificați cum adaugă un șef de echipă un om nou în mijlocul sezonului. Deschideți aplicația pe cel mai vechi telefon din echipă, pentru că acesta este testul real al faptului că programul va fi citit.

Shifton este gratuit pentru până la 10 membri de echipă, fără limită de timp, ceea ce acoperă o firmă mică de zugrăveli cu una sau două echipe, iar pachetele plătite se tarifează per angajat pe lună pe măsură ce echipa crește peste acest prag. Dacă programul dumneavoastră de azi este o tablă albă fotografiată și trimisă într-un grup de mesaje, prima schimbare care merită făcută este cât de repede ajunge ploaia de marți pe telefonul fiecăruia.