Vagtplanlægning for malerfirmaer med sjak på flere sager

Et malerfirma sælger timer, der er klædt ud som kvadratmeter. Tilbuddet forudsætter et bestemt sjak i et bestemt antal dage, og alt derefter handler om, hvorvidt folk rent faktisk mødte op i det rigtige antal, på den rigtige sag og i det rigtige stykke tid. Vagtplanlægning for malerfirmaer er det, der holder den forudsætning forbundet med virkeligheden, så snart tre eller fire sager kører samtidig.

Det besværlige er, at næsten intet ved arbejdet ligger fast. Sager trækker ud, vejret aflyser en dags facadearbejde uden varsel, en kunde beder om at få en bygning i drift malet uden for åbningstid, og sjakket, der var booket til torsdag, skal pludselig bruges tirsdag et andet sted.

Hvad et planlægningssystem for malere skal kunne

Opgaven er smallere, end den lyder, og hårdere, end den ser ud. Det planlægger, hvilke malere der arbejder hvilke dage, fordeler dem på de igangværende sager, holder de vagter, ingen endnu er sat på, registrerer, hvornår folk virkelig startede og sluttede, og rapporterer timerne tilbage pr. sag. Det er hele omfanget, og det er den del af et malerfirma, der oftest stadig kører på en whiteboardtavle og en gruppechat.

Alt andet, som et malerfirma køber software til, ligger uden for den grænse. Kalkulation, farvevalg, materialer og fakturering er selvstændige emner med deres egne værktøjer. Et planlægningssystem, der lader som om det klarer det hele, klarer som regel selve planen dårligt, og det er den del, formændene rører ved hver dag.

Sager over flere dage og sjak fordelt på adresser

Meget lidt malerarbejde bliver færdigt på ét besøg. En ommaling løber over fire dage, et nybyggeri løber i uger i etaper, og begge slås om de samme malere. Vanskeligheden ligger ikke i at planlægge én sag, men i at planlægge seks på én gang og hver morgen vide præcis, hvem der er hvor.

At bygge ugen ud fra en skabelon til malersjakkets plan og oprette hver kontrakt som sit eget projekt løser de to problemer, der koster mest: den samme maler lovet til to sager samme dag, og en sag der stille kører med to mand, selvom den blev prissat til fire. Når hver vagt bærer den sag, den hører til, holder planen op med at være en navneliste og bliver til et billede af, hvordan sjakket er fordelt på arbejdet. Større entreprenører, der kører flere fag i den samme tidsplan, har et problem af samme form, og derfor dækker vores side om planlægning af byggesjak meget af dette område for blandede hold.

Vejret og hvad det gør ved næste uge

Udvendigt malerarbejde er prisgivet vejrudsigten, og en våd uge taber ikke bare dage, den skubber hver sag bagved længere frem. De firmaer, der klarer det bedst, er dem, der hurtigt kan flytte arbejde og fortælle alle det på én gang, ikke dem med den mest detaljerede oprindelige plan.

I praksis betyder det to ting. Vagter skal være lette at flytte og tildele på ny uden at bygge ugen om, og ændringen skal nå sjakket, før de kører til den forkerte adresse. En udgivet plan, der opdaterer sig på telefonen med en push-besked, fjerner den værste udgave af det her, nemlig fire malere der står ved en gennemblødt facade klokken syv om morgenen og venter på, at nogen tager telefonen. Indvendigt arbejde, der holdes i reserve, bliver først rigtig brugbart, når det kan byttes ind som en åben vagt på et par minutter.

Sæsonarbejdskraft og et sjak der skifter størrelse

Bemandingen stiger i de varme måneder og falder tilbage igen, og en god del af sommersjakket er sæsonansat eller midlertidigt. Det har konsekvenser for planen: nye folk skal oprettes hurtigt, de skal kunne se deres vagter uden oplæring, og de skal ud af planen på en ren måde ved sæsonens slutning, uden at navnene roder skemaet til.

En enkelt sjakliste med stillinger og adgangsniveauer klarer det meste af det arbejde. Formænd får administratorrettigheder, så de kan styre deres eget sjak, malere får almindelig adgang til deres egne vagter, og kontostatus viser med ét blik, hvem der faktisk har accepteret en invitation. Et hold sæsonmalere kan importeres som liste i stedet for at blive tastet ind én ad gangen, hvilket betyder noget, når hele ansættelsen sker på fjorten dage.

Tidsregistrering for malere mod arbejdstiden i tilbuddet

Bag hver malersag ligger et regnet antal arbejdstimer, og i afstanden mellem det tal og det virkelige tal bor dækningsbidraget. De fleste firmaer opdager først afstanden, når sagen er færdig og timesedlerne er lagt sammen, og da kan der ikke gøres noget ved den.

At registrere et faktisk ind- og udstempling mod den planlagte vagt fjerner den forsinkelse, og det er hele grunden til, at tidsregistrering for malere findes. Timerne samler sig på projektet, mens sagen stadig kører, pauser bliver registreret i stedet for antaget, og forsinkelser dukker op i en rapport i stedet for i formandens hukommelse. Timerne deles også op efter lønsats, så en lørdag eller en ommaling om natten værdisættes til det, den faktisk kostede, og ikke til et gennemsnit. Vores tidsregistrering registrerer timerne og rapporterer dem; sammenligningen med arbejdstiden i tilbuddet er en beslutning, der bliver hos jer, og den er langt hurtigere at træffe, når timetallet allerede er rigtigt.

Hvad en malerapp skal kunne på en telefon

Malere logger ikke ind i et skrivebordssystem, og enhver arbejdsgang, der afhænger af det, falder inden for en måned. Hele udvekslingen skal virke på en telefon: dagens vagt, ugens plan, adressen, ind- og udstempling, anmodning om en fridag, besked om hvilke dage man ikke kan arbejde.

Når den side fungerer, forsvinder overraskende meget kontorarbejde. Ferieanmodninger holder op med at komme som beskeder og lander i en kø, der kan godkendes eller afvises. Tilgængeligheden kommer fra maleren i stedet for at blive gættet. Åbne vagter bliver taget i stedet for fordelt opkald for opkald. En malerapp bedømmes næsten udelukkende på, om sjakket rent faktisk vil bruge den, ikke på hvor meget kontoret kan sætte op.

Hvor planlægning slutter og malersoftware begynder

Grænsen er værd at slå fast, for søgeresultaterne blander de to hele tiden. Software til malerfirmaer og systemer til at drive malerforretning betyder som regel kalkulation, opmåling, tilbud, efterkalkulation og fakturering. Shifton gør intet af det. Det dækker planer og skabeloner, åbne vagter, tilgængelighed og ferieanmodninger, stempeluret, pauser, arbejdstimer og overarbejde, opgavetildeling, beskeder, timerapporter og eksport samt integrationer med QuickBooks, Zapier, Intercom og Usedesk.

De fleste veletablerede malerfirmaer ender med ét værktøj af hver slags og står bedre med det. Kalkulationsprogrammet sætter pris på arbejdet, planlægningssystemet afgør, hvem der udfører det, og timerne flyder fra det andet ind i det bogholderi, som det første fodrer.

At vælge et planlægningssystem til malersjak

Test det på en dårlig uge i stedet for en god. Byg en uge med fire igangværende sager, aflys så det udvendige arbejde om tirsdagen, og se hvor lang tid det tager at flytte de malere til andre sager og give dem besked. Tjek, hvordan en formand opretter en ny mand midt i sæsonen. Åbn appen på den ældste telefon i sjakket, for det er den rigtige prøve på, om planen bliver læst.

Shifton er gratis for op til 10 teammedlemmer uden tidsbegrænsning, hvilket dækker et lille malerfirma med et sjak eller to, og betalte planer afregnes pr. medarbejder pr. måned, når holdet vokser ud over det. Hvis jeres plan i dag er en fotograferet tavle sendt i en gruppechat, er det første, der er værd at ændre, hvor hurtigt tirsdagens regn når ud på alles telefoner.