Schemaläggning för måleriföretag med lag på flera arbetsplatser

Ett måleriföretag säljer timmar utklädda till kvadratmeter. Offerten utgår från ett visst lag under ett visst antal dagar, och allt därefter handlar om huruvida folk faktiskt dök upp i rätt antal, på rätt objekt och under rätt lång tid. Schemaläggning för måleriföretag är det som håller det antagandet kopplat till verkligheten så snart tre eller fyra objekt pågår samtidigt.

Det obekväma är att nästan ingenting i arbetet ligger fast. Objekt drar över, vädret stryker en dag fasadarbete utan förvarning, en kund vill ha en lokal i drift målad utanför verksamhetstid, och laget som var bokat till torsdag behövs plötsligt på tisdag någon annanstans.

Vad ett schemasystem för måleri måste klara

Uppdraget är smalare än det låter och svårare än det ser ut. Det planerar vilka målare som arbetar vilka dagar, delar upp dem över pågående objekt, håller de pass som ingen ännu tilldelats, registrerar när folk verkligen började och slutade och rapporterar tillbaka timmarna per objekt. Det är hela omfånget, och det är den del av ett måleriföretag som oftast fortfarande drivs på en whiteboard och i en gruppchatt.

Allt annat som ett måleriföretag köper programvara för ligger utanför den gränsen. Kalkyl, kulörsättning, material och fakturering är egna frågor med egna verktyg. Ett schemasystem som låtsas göra allt sköter oftast schemat dåligt, och det är den del som lagbasarna faktiskt rör vid varje dag.

Objekt över flera dagar och lag utspridda på flera adresser

Väldigt lite måleriarbete blir klart på ett besök. En ommålning löper fyra dagar, ett nybygge löper veckor i etapper, och båda konkurrerar om samma målare. Svårigheten ligger inte i att planera ett objekt utan i att planera sex samtidigt och varje morgon veta exakt vem som är var.

Att bygga veckan från en schemamall för målarlaget och lägga upp varje uppdrag som eget projekt löser de två problem som kostar mest: samma målare utlovad till två objekt samma dag, och ett objekt som tyst rullar med två personer trots att det prissattes för fyra. När varje pass bär med sig objektet det hör till slutar schemat vara en namnlista och blir en bild av hur laget är fördelat över arbetet. Större entreprenörer som kör flera yrkesgrupper i samma tidplan har ett problem av samma form, och därför täcker vår sida om schemaläggning för byggarbetslag mycket av den här marken för blandade lag.

Vädret och vad det gör med nästa vecka

Utvändigt måleri är utlämnat åt prognosen, och en blöt vecka förlorar inte bara dagar utan skjuter varje objekt bakom sig framåt. De företag som klarar det bäst är de som snabbt kan flytta arbete och nå alla samtidigt, inte de som hade den mest detaljerade ursprungsplanen.

I praktiken betyder det två saker. Pass måste vara enkla att flytta och tilldela om utan att veckan byggs om, och ändringen måste nå laget innan de kör till fel adress. Ett publicerat schema som uppdateras i telefonen med en push tar bort den värsta varianten av det här, alltså fyra målare som står utanför en genomblöt fasad klockan sju på morgonen och väntar på att någon ska svara. Inomhusarbete som hålls i reserv blir verkligt användbart när det kan bytas in som ett öppet pass på ett par minuter.

Säsongsarbetskraft och ett lag som byter storlek

Bemanningen stiger under de varma månaderna och faller tillbaka efteråt, och en god del av sommarlaget är säsongsanställd eller tillfällig. Det får konsekvenser för schemat: nya personer måste läggas in snabbt, de ska kunna se sina pass utan utbildning, och de ska tas ur schemat rent i slutet av säsongen utan att namnen skräpar ned rutnätet.

En enda laglista med befattningar och behörighetsnivåer gör det mesta av det arbetet. Lagbasar får administratörsrättigheter så att de kan sköta sitt eget lag, målare får vanlig åtkomst till sina egna pass, och kontostatus visar med ett ögonkast vem som faktiskt tackat ja till en inbjudan. En omgång säsongsmålare kan importeras som lista i stället för att knappas in en och en, vilket spelar roll när hela rekryteringen sker på fjorton dagar.

Tidrapportering för målare mot arbetstiden i offerten

Varje måleriobjekt prissätts med ett antal arbetstimmar bakom sig, och i glappet mellan den siffran och den verkliga ligger marginalen. De flesta entreprenörer upptäcker glappet först när jobbet är klart och tidsedlarna är summerade, och då går det inte längre att göra något åt det.

Att registrera en verklig in- och utstämpling mot det planerade passet stänger den fördröjningen, vilket är hela skälet till att tidrapportering för målare finns. Timmarna växer på projektet medan jobbet fortfarande pågår, raster loggas i stället för att antas, och sen ankomst hamnar i en rapport i stället för i lagbasens minne. Timmarna bryts också ned per lönesats, så att en lördag eller en ommålning nattetid värderas till vad den faktiskt kostade och inte till ett genomsnitt. Vår tidrapportering registrerar timmarna och rapporterar dem; jämförelsen mot den offererade arbetstiden är ett beslut som stannar hos er, och det går betydligt snabbare när timantalet redan stämmer.

Vad en målarapp måste klara i telefonen

Målare kommer inte att logga in i ett skrivbordssystem, och varje rutin som bygger på det faller inom en månad. Hela utbytet måste fungera i telefonen: dagens pass, veckans schema, adressen, in- och utstämpling, ansökan om ledig dag, besked om vilka dagar man inte kan arbeta.

När den sidan fungerar försvinner förvånansvärt mycket kontorsarbete. Ledighetsansökningar slutar komma som sms och landar i en kö som går att godkänna eller avslå. Tillgängligheten kommer från målaren i stället för att gissas. Öppna pass tas i stället för att delas ut samtal för samtal. En målarapp bedöms nästan uteslutande på om laget verkligen kommer att använda den, inte på hur mycket kontoret kan ställa in.

Där schemaläggning slutar och måleriprogram börjar

Gränsen är värd att sätta, eftersom sökresultaten blandar de två hela tiden. Program för måleriföretag och affärssystem för måleri betyder oftast kalkyl, mängdning, offert, efterkalkyl och fakturering. Shifton gör inget av det. Det täcker schema och mallar, öppna pass, tillgänglighet och ledighetsansökningar, stämpelklockan, raster, arbetade timmar och övertid, uppgiftstilldelning, aviseringar, timrapporter och export, samt integrationer med QuickBooks, Zapier, Intercom och Usedesk.

De flesta etablerade måleriföretag landar i ett verktyg av varje slag och mår bättre av det. Kalkylprogrammet prissätter arbetet, schemasystemet avgör vem som utför det, och timmarna flyter från det andra in i den bokföring som det första matar.

Att välja ett schemasystem för målarlag

Testa det mot en dålig vecka i stället för en bra. Bygg en vecka med fyra pågående objekt, ställ sedan in utomhusarbetet på tisdagen och se hur lång tid det tar att flytta de målarna till andra objekt och meddela dem. Kontrollera hur en lagbas lägger in en ny person mitt i säsongen. Öppna appen i lagets äldsta telefon, för det är det verkliga provet på om schemat kommer att läsas.

Shifton är gratis för upp till 10 teammedlemmar utan tidsgräns, vilket täcker ett litet måleriföretag med ett lag eller två, och betalda planer debiteras per anställd och månad när teamet växer förbi det. Om ert schema i dag är en fotograferad whiteboard i en gruppchatt är det första som är värt att ändra hur snabbt tisdagens regn når allas telefoner.