Software de escalas para equipas de pintura em obra

Uma empresa de pintura vende horas disfarçadas de metros quadrados. O orçamento assume uma determinada equipa durante um determinado número de dias, e tudo o que vem depois resume-se a uma pergunta: as pessoas apareceram no número certo, na obra certa e durante o tempo certo. O software de escalas para empresas de pintura é o que mantém essa suposição ligada à realidade assim que três ou quatro obras correm ao mesmo tempo.

O que torna isto incómodo é que quase nada neste trabalho está fixo. As obras arrastam-se, o tempo cancela um dia de fachada sem aviso, um cliente pede para pintar um edifício ocupado fora de horas, e a equipa reservada para quinta-feira passa de repente a ser precisa na terça noutro sítio.

O que um software de escalas para pintores tem de resolver

O âmbito é mais estreito do que parece e mais difícil do que aparenta. Decide que pintores trabalham em que dias, distribui-os pelas obras ativas, guarda os turnos que ainda não têm dono, regista quando as pessoas começaram e acabaram de facto e reporta as horas por obra. É este o alcance todo, e é a parte de uma empresa de pintura que com mais frequência ainda funciona com um quadro branco e um grupo de mensagens.

Tudo o resto para que uma empresa de pintura compra software fica fora dessa fronteira. Orçamentação, especificação de cor, materiais e faturação são assuntos separados com ferramentas próprias. Um sistema de escalas que finge fazer tudo costuma fazer mal precisamente as escalas, que é a parte em que os encarregados mexem todos os dias.

Obras de vários dias e equipas repartidas por locais

Muito pouco trabalho de pintura acaba numa só visita. Uma repintura corre quatro dias, uma construção nova arrasta-se semanas por fases, e ambas disputam os mesmos pintores. A dificuldade não está em planear uma obra, está em planear seis ao mesmo tempo e saber, em qualquer manhã, exatamente quem está onde.

Montar a semana a partir de um modelo de escala da equipa de pintura e criar cada contrato como projeto próprio resolve os dois problemas que mais estragos causam: o mesmo pintor prometido a duas obras no mesmo dia e uma obra a correr em silêncio com duas pessoas quando foi orçamentada para quatro. Quando cada turno carrega a obra a que pertence, a escala deixa de ser uma lista de nomes e passa a ser um retrato de como a equipa está distribuída pelo trabalho. As empresas maiores que fazem correr várias especialidades no mesmo plano de obra têm um problema com a mesma forma, e por isso a nossa página de escalas para equipas de construção cobre boa parte deste terreno para equipas mistas.

O tempo e o que ele faz à semana seguinte

A pintura exterior está à mercê da previsão, e uma semana de chuva não perde apenas dias: empurra para trás todas as obras que vêm a seguir. As empresas que aguentam melhor são as que conseguem mover trabalho depressa e avisar toda a gente de uma vez, não as que tinham o plano inicial mais detalhado.

Na prática isso significa duas coisas. Os turnos têm de ser fáceis de mover e reatribuir sem reconstruir a semana, e a alteração tem de chegar à equipa antes de ela conduzir para a morada errada. Uma escala publicada que se atualiza no telemóvel com uma notificação elimina a pior versão disto, que são quatro pintores parados diante de uma fachada encharcada às sete da manhã à espera que alguém atenda. O trabalho interior guardado de reserva torna-se realmente útil quando pode entrar como turno aberto em dois minutos.

Mão de obra sazonal e uma equipa que muda de tamanho

O efetivo de pintura sobe nos meses quentes e desce a seguir, e boa parte da equipa de verão é sazonal ou temporária. Isso tem consequências para a escala: os novos têm de ser criados depressa, têm de ver os seus turnos sem formação e têm de sair da escala de forma limpa no fim da estação sem que os nomes entulhem a grelha.

Uma única lista de equipa com cargos e níveis de acesso resolve a maior parte disso. Os encarregados recebem direitos de administrador e gerem a sua própria equipa, os pintores recebem acesso normal aos seus turnos, e o estado da conta mostra de relance quem aceitou mesmo o convite. Uma entrada de pintores sazonais pode ser importada como lista em vez de escrita um a um, o que conta quando toda a contratação acontece em quinze dias.

Controlo de horas face à mão de obra do orçamento

Cada obra de pintura é orçamentada com um número de horas de mão de obra por trás, e é na distância entre esse número e o real que vive a margem. A maioria das empresas só descobre a distância quando a obra está terminada e as folhas de horas são somadas, altura em que já não há nada a fazer.

Registar uma entrada e uma saída reais face ao turno planeado fecha esse atraso, que é toda a razão pela qual existe controlo de horas para pintores. As horas acumulam-se no projeto enquanto a obra ainda corre, as pausas são registadas em vez de assumidas, e os atrasos aparecem num relatório em vez de na memória do encarregado. As horas também se desdobram por taxa, por isso um sábado ou uma repintura noturna são valorizados pelo que custaram de facto e não por uma média. O nosso controlo de horas regista as horas e reporta-as; a comparação com a mão de obra orçamentada continua a ser uma decisão sua, e toma-se muito mais depressa quando a contagem já está certa.

O que uma aplicação de escalas tem de fazer num telemóvel

Os pintores não vão entrar num sistema de secretária, e qualquer processo que dependa disso cai ao fim de um mês. Toda a troca tem de funcionar no telemóvel: o turno de hoje, a escala da semana, a morada, picar entrada e saída, pedir um dia de folga, indicar os dias em que não podem trabalhar.

Quando esse lado funciona, desaparece uma quantidade surpreendente de trabalho de escritório. Os pedidos de férias deixam de chegar como mensagens e caem numa fila que se aprova ou se recusa. A disponibilidade vem do pintor em vez de ser adivinhada. Os turnos abertos são assumidos em vez de distribuídos chamada a chamada. Uma aplicação de escalas para pintores é julgada quase só por saber se a equipa a vai mesmo usar, e não por quanto o escritório consegue configurar.

Onde acabam as escalas e começa o software de gestão

Vale a pena assentar a fronteira, porque os resultados de pesquisa misturam as duas coisas sem parar. Software para empresas de pintura e software de gestão do negócio costumam significar orçamentação, medições, propostas, apuramento de custos e faturação. O Shifton não faz nada disso. Cobre escalas e modelos, turnos abertos, disponibilidade e pedidos de férias, o relógio de ponto, pausas, horas trabalhadas e extra, atribuição de tarefas, notificações, relatórios de horas e exportações, e integrações com o QuickBooks, Zapier, Intercom e Usedesk.

A maioria das empresas de pintura estabelecidas acaba com uma ferramenta de cada e fica a ganhar. A ferramenta de orçamentação põe preço ao trabalho, o sistema de escalas decide quem o faz, e as horas correm do segundo para a contabilidade que a primeira alimenta.

Como escolher um sistema de escalas para equipas de pintura

Teste-o contra uma semana má em vez de uma boa. Construa uma semana com quatro obras ativas, cancele depois o trabalho exterior de terça-feira e veja quanto tempo demora a mudar esses pintores para outras obras e a avisá-los. Verifique como um encarregado cria um novo elemento a meio da estação. Abra a aplicação no telemóvel mais velho da equipa, porque é esse o verdadeiro teste a saber se a escala vai ser lida.

O Shifton é gratuito até 10 membros de equipa sem limite de tempo, o que cobre uma pequena empresa de pintura com uma ou duas equipas, e os planos pagos são cobrados por colaborador por mês quando a equipa cresce acima disso. Se a sua escala hoje é um quadro fotografado e enviado para um grupo, a primeira mudança que vale a pena é a rapidez com que a chuva de terça chega a todos os telemóveis.