Plánování směn pro malířské firmy a party na zakázkách

Malířská firma prodává hodiny převlečené za metry čtvereční. Nabídka počítá s určitou partou na určitý počet dní a všechno další se ptá jen na jedno: jestli lidé opravdu dorazili ve správném počtu, na správnou zakázku a na správně dlouhou dobu. Plánování směn pro malířské firmy je to, co drží tento předpoklad ve spojení s realitou, jakmile běží tři nebo čtyři zakázky současně.

Nepříjemné je, že na téhle práci není skoro nic pevného. Zakázky se protahují, počasí bez varování zruší den práce na fasádě, zákazník chce vymalovat provozovanou budovu mimo provozní dobu a parta zamluvená na čtvrtek je najednou potřeba v úterý jinde.

Co musí plánování směn pro malíře zvládnout

Úloha je užší, než zní, a těžší, než vypadá. Plánuje, kteří malíři pracují které dny, rozděluje je mezi běžící zakázky, drží směny, ke kterým zatím nikdo není přiřazený, eviduje, kdy lidé skutečně začali a skončili, a hlásí hodiny zpátky po zakázkách. To je celý rozsah a je to ta část malířské firmy, která nejčastěji stále běží na bílé tabuli a ve skupinovém chatu.

Všechno ostatní, kvůli čemu si malířská firma pořizuje software, leží za touto hranicí. Rozpočty, určení odstínů, materiál a fakturace jsou samostatná témata s vlastními nástroji. Plánovací systém, který předstírá, že zvládne všechno, obvykle odbývá právě samotné plánování, tedy tu část, které se parťáci dotýkají každý den.

Vícedenní zakázky a party rozdělené mezi adresy

Málokterá malířská práce skončí jednou návštěvou. Přemalba běží čtyři dny, novostavba se táhne týdny po etapách a obě soupeří o stejné malíře. Potíž není naplánovat jednu zakázku, ale vést šest najednou a každé ráno přesně vědět, kdo je kde.

Postavit týden ze šablony rozpisu malířské party a založit každou smlouvu jako vlastní projekt řeší dva nejdražší problémy: jeden malíř slíbený dvěma zakázkám na stejný den a zakázka, která tiše běží ve dvou, i když byla oceněna na čtyři. Když každá směna nese svou zakázku, přestává být rozpis seznamem jmen a stává se obrazem toho, jak je parta rozložená po práci. Větší firmy, které vedou několik profesí ve stejném harmonogramu, mají problém stejného tvaru, a proto naše stránka o plánování stavebních part pokrývá velkou část tohoto terénu i pro smíšené čety.

Počasí a co dělá s příštím týdnem

Venkovní malování je vydané napospas předpovědi a mokrý týden neztratí jen dny, ale posune každou zakázku, která stojí za ním. Nejlépe to zvládají ti, kdo umí rychle přesunout práci a říct to všem najednou, ne ti s nejpodrobnějším původním plánem.

V praxi to znamená dvě věci. Směny musí jít snadno přesunout a přiřadit jinam bez přestavby celého týdne a změna musí dorazit k partě dřív, než vyjede na špatnou adresu. Zveřejněný rozpis, který se aktualizuje v telefonu push zprávou, odstraní nejhorší verzi téhle situace, tedy čtyři malíře stojící v sedm ráno u promáčené fasády a čekající, až někdo zvedne telefon. Vnitřní práce držené v záloze začnou být opravdu užitečné, když je jde během pár minut nasadit jako volnou směnu.

Sezonní pracovníci a parta, která mění velikost

Počet malířů roste v teplých měsících a pak zase klesá a dobrá část letní party je sezonní nebo dočasná. To má pro rozpis důsledky: nové lidi je potřeba zakládat rychle, musí vidět své směny bez školení a na konci sezony musí z rozpisu odejít čistě, aby jejich jména nezanášela mřížku.

Jediný seznam party s pozicemi a úrovněmi přístupu udělá většinu téhle práce. Parťáci dostanou práva správce, aby si vedli vlastní partu, malíři dostanou běžný přístup ke svým směnám a stav účtu na první pohled ukáže, kdo pozvánku skutečně přijal. Nástup sezonních malířů lze naimportovat jako seznam místo vypisování po jednom, což se počítá, když se celý nábor odehraje za čtrnáct dní.

Evidence hodin proti práci započtené v nabídce

Za každou malířskou zakázkou stojí započtený počet hodin práce a v rozdílu mezi tímto číslem a tím skutečným bydlí marže. Většina firem rozdíl odhalí až po dokončení zakázky, když se sečtou výkazy, a to už se s ním nedá nic dělat.

Zaznamenat skutečný příchod a odchod proti naplánované směně tohle zpoždění odstraní a přesně proto evidence pracovní doby malířů existuje. Hodiny se nabalují na projekt, dokud zakázka ještě běží, přestávky se evidují místo odhadování a pozdní příchody končí v sestavě, ne v paměti parťáka. Hodiny se navíc rozpadají podle sazeb, takže sobota nebo noční přemalba se ocení tím, co skutečně stály, a ne průměrem. Naše evidence pracovní doby hodiny zaznamená a vykáže; porovnání s prací započtenou v nabídce zůstává rozhodnutím na vaší straně a padne mnohem rychleji, když je počet hodin už přesný.

Co musí aplikace na rozpisy umět v telefonu

Malíři se do systému na počítači přihlašovat nebudou a každý postup, který na tom stojí, se do měsíce rozpadne. Celá výměna musí fungovat v telefonu: dnešní směna, rozpis na týden, adresa, příchod a odchod, žádost o volno, oznámení dnů, kdy člověk nemůže.

Když tahle strana funguje, zmizí překvapivě hodně kancelářské práce. Žádosti o dovolenou přestanou chodit jako zprávy a padají do fronty, kterou lze schválit nebo zamítnout. Dostupnost přichází od malíře místo odhadování. Volné směny si lidé berou místo rozdělování telefonát po telefonátu. Aplikace na rozpisy pro malíře se posuzuje skoro výhradně podle toho, jestli ji parta opravdu bude používat, ne podle toho, kolik toho kancelář nastaví.

Kde končí plánování a začíná oborový software

Tu hranici stojí za to pojmenovat, protože výsledky vyhledávání obojí neustále míchají. Software pro malířské firmy a systémy na řízení malířské živnosti obvykle znamenají rozpočty, výměry, nabídky, kalkulaci nákladů a fakturaci. Shifton nedělá nic z toho. Pokrývá rozpisy a šablony, volné směny, dostupnost a žádosti o dovolenou, docházku, přestávky, odpracované hodiny a přesčasy, přidělování úkolů, upozornění, sestavy hodin a exporty a integrace s QuickBooks, Zapier, Intercom a Usedesk.

Většina zavedených malířských firem skončí s jedním nástrojem od každého druhu a vyjde na tom lépe. Rozpočtový program práci ocení, plánovací systém rozhodne, kdo ji udělá, a hodiny tečou z druhého do účetnictví, které živí ten první.

Jak vybrat systém na plánování malířských part

Otestujte ho na špatném týdnu, ne na dobrém. Postavte týden se čtyřmi běžícími zakázkami, pak zrušte venkovní práce v úterý a sledujte, jak dlouho trvá přesunout ty malíře na jiné zakázky a dát jim vědět. Zkontrolujte, jak parťák přidá nového člověka uprostřed sezony. Otevřete aplikaci na nejstarším telefonu v partě, protože to je skutečná zkouška toho, jestli se rozpis bude číst.

Shifton je zdarma až pro 10 členů týmu bez časového omezení, což pokryje malou malířskou firmu s jednou nebo dvěma partami, a placené tarify se účtují za zaměstnance a měsíc, jakmile tým tento počet přeroste. Pokud je dnes váš rozpis vyfocená tabule poslaná do skupiny, první změna, která stojí za to, je rychlost, s jakou se úterní déšť dostane do telefonů celé party.