Sahadaki Ekipler İçin Boya Firması Vardiya Planlama Yazılımı

Bir boya firması aslında metrekare kılığına girmiş saat satar. Teklif, belirli bir ekibin belirli sayıda gün çalışacağını varsayar ve ondan sonrası tek bir soruya iner: insanlar gerçekten doğru sayıda, doğru şantiyede ve doğru süre boyunca orada mıydı. Aynı anda üç dört iş yürümeye başladığında bu varsayımı gerçeğe bağlı tutan şey, boya firması vardiya planlama yazılımıdır.

İşi zorlaştıran, bu meslekte neredeyse hiçbir şeyin sabit olmamasıdır. İşler uzar, hava haber vermeden bir günlük cephe işini iptal eder, müşteri kullanımdaki binanın mesai dışında boyanmasını ister ve perşembeye ayrılan ekip birden salı günü başka bir yerde gerekir.

Boya firması vardiya planlama yazılımının üstlendiği iş

Kapsam kulağa geldiğinden dar, göründüğünden zordur. Hangi boyacının hangi gün çalışacağına karar verir, onları yürüyen şantiyelere böler, henüz kimseye atanmamış vardiyaları tutar, insanların gerçekten ne zaman başlayıp bitirdiğini kaydeder ve saatleri iş bazında geri raporlar. Kapsamın tamamı budur ve bir boya işletmesinde hala beyaz tahta ile grup sohbetinde yürüme ihtimali en yüksek bölüm de yine budur.

Bir boya şirketinin yazılım satın alma nedenlerinin geri kalanı bu sınırın dışında kalır. Metraj, renk şartnamesi, malzeme ve faturalama kendi araçları olan ayrı konulardır. Hepsini birden yaptığını iddia eden bir planlama sistemi genellikle planlamayı kötü yapar ve şefler her gün tam olarak o kısma dokunur.

Çok günlü işler ve şantiyelere bölünen ekipler

Boya işlerinin çok azı tek gelişte biter. Bir yenileme dört güne yayılır, bir yeni yapı haftalarca etaplar halinde sürer ve ikisi aynı boyacılar için yarışır. Zorluk tek bir işi planlamak değil, altısını aynı anda planlarken herhangi bir sabah kimin nerede olduğunu tam olarak bilmektir.

Haftayı bir boya firması vardiya şablonundan kurmak ve her sözleşmeyi kendi projesi olarak açmak, en çok zarar veren iki sorunu çözer: aynı boyacının aynı gün iki şantiyeye söz verilmesi ve dört kişiye fiyatlanan bir işin sessizce iki kişiyle yürümesi. Her vardiya ait olduğu şantiyeyi taşıdığında program bir isim listesi olmaktan çıkar ve ekibin işlere nasıl dağıldığının resmine dönüşür. Aynı programda birden çok mesleği yan yana yürüten büyük yükleniciler de aynı biçimde bir sorunla karşılaşır; bu yüzden inşaat ekibi planlaması sayfamız karma saha ekipleri için bu konunun büyük bölümünü ele alır.

Hava durumu ve gelecek haftaya etkisi

Cephe boyası tahminin insafındadır ve yağışlı bir hafta yalnızca gün kaybettirmez, arkasındaki bütün işleri geriye iter. En iyi baş edenler en ayrıntılı ilk planı yapanlar değil, işi hızla kaydırıp herkese aynı anda haber verebilenlerdir.

Pratikte bu iki şey demektir. Vardiyalar haftayı baştan kurmadan kolayca taşınabilmeli ve yeniden atanabilmelidir, değişiklik de ekip yanlış adrese gitmeden onlara ulaşmalıdır. Telefonda anlık bildirimle güncellenen yayınlanmış bir program, bu durumun en kötü halini ortadan kaldırır: sabah yedide, yağmurdan iptal olmuş bir cephenin önünde birinin telefona bakmasını bekleyen dört boyacı. Yedekte tutulan iç mekan işi de birkaç dakika içinde açık vardiya olarak devreye alınabildiğinde gerçekten işe yarar hale gelir.

Mevsimlik işgücü ve büyüyüp küçülen bir ekip

Boya kadrosu sıcak aylarda artar, sonra geri çekilir ve yaz ekibinin önemli bir bölümü mevsimlik ya da geçicidir. Bunun planlamaya sonuçları vardır: yeni kişiler hızla eklenebilmeli, eğitim almadan vardiyalarını görebilmeli ve sezon bitiminde isimleri ızgarayı kalabalıklaştırmadan listeden temiz biçimde çıkabilmelidir.

Görevleri ve erişim düzeylerini taşıyan tek bir ekip listesi bu işin çoğunu görür. Şefler kendi ekiplerini yönetebilsin diye yönetici hakları alır, boyacılar kendi vardiyaları için sıradan erişim alır ve hesap durumu daveti gerçekten kimin kabul ettiğini bir bakışta gösterir. Mevsimlik boyacı alımı tek tek yazılmak yerine liste olarak içe aktarılabilir; işe alımın tamamı iki haftada olup bittiğinde bu fark eder.

Boyacı saatlerinin teklifteki işçilikle izlenmesi

Her boya işinin fiyatının arkasında belirli bir işçilik saati vardır ve o sayı ile gerçek sayı arasındaki fark, kârın yaşadığı yerdir. Çoğu yüklenici bu farkı ancak iş bittiğinde ve puantajlar toplandığında görür; o noktada yapılabilecek bir şey kalmamıştır.

Planlanan vardiyaya karşı gerçek giriş ve çıkışın kaydedilmesi bu gecikmeyi kapatır; boya firmalarına yönelik saat takibi yazılımının varlık nedeni tam olarak budur. Saatler iş sürerken projeye birikir, molalar varsayılmak yerine kayda geçer ve gecikmeler şefin hafızasında değil raporda görünür. Saatler ücret tarifesine göre de ayrışır; böylece bir cumartesi ya da gece yenilemesi ortalamayla değil gerçek maliyetiyle değerlendirilir. Zaman takibi saatleri kaydeder ve raporlar; teklif edilen işçilikle karşılaştırma sizde kalan bir karardır ve saat sayısı zaten doğruysa bu karar çok daha hızlı verilir.

Boyacı vardiya uygulamasının telefonda yapması gerekenler

Boyacılar masaüstü bir sisteme giriş yapmaz ve buna dayanan her süreç bir ay içinde çöker. Alışverişin tamamı telefonda yürümelidir: bugünün vardiyası, bu haftanın programı, adres, giriş çıkış, izin talebi ve çalışamayacağı günlerin bildirilmesi.

Bu taraf çalıştığında şaşırtıcı miktarda ofis işi ortadan kalkar. İzin talepleri mesaj olarak gelmeyi bırakır, onaylanabilecek ya da reddedilebilecek bir sıraya düşer. Uygunluk bilgisi tahmin edilmek yerine boyacıdan gelir. Açık vardiyalar telefonla tek tek dağıtılmak yerine üstlenilir. Bir boyacı vardiya uygulaması, ofisin ne kadar ayar yapabildiğine değil, neredeyse tamamen ekibin onu gerçekten kullanıp kullanmayacağına göre değerlendirilir.

Planlamanın bittiği, boya firması yazılımının başladığı yer

Bu sınırı açıkça söylemekte fayda var, çünkü arama sonuçları ikisini sürekli karıştırır. Boya firması yazılımı ve boya işletmesi yönetim yazılımı genellikle metraj, keşif, teklif hazırlama, iş maliyetlendirme ve faturalama anlamına gelir. Shifton bunların hiçbirini yapmaz. Programlama ve şablonları, açık vardiyaları, uygunluk ve izin taleplerini, zaman saatini, molaları, çalışılan ve fazla mesai saatlerini, görev atamayı, bildirimleri, saat raporlarını ve dışa aktarmaları kapsar; ayrıca QuickBooks, Zapier, Intercom ve Usedesk entegrasyonları sunar.

Yerleşmiş boya şirketlerinin çoğu sonunda her ikisinden birer tane kullanır ve bundan kazançlı çıkar. Metraj aracı işi fiyatlar, planlama sistemi kimin yapacağına karar verir ve saatler ikincisinden çıkıp birincinin beslediği muhasebeye akar.

Boya ekibi planlama sistemi seçmek

Onu iyi bir haftayla değil kötü bir haftayla sınayın. Dört yürüyen işi olan bir hafta kurun, sonra salı günü cephe işini iptal edin ve o boyacıları başka şantiyelere kaydırıp haber vermenin ne kadar sürdüğünü görün. Bir şefin sezon ortasında yeni başlayanı nasıl eklediğine bakın. Uygulamayı ekipteki en eski telefonda açın; programın gerçekten okunup okunmayacağının asıl sınavı budur.

Shifton 10 ekip üyesine kadar süre sınırı olmadan ücretsizdir ve bir iki ekiple çalışan küçük bir boya firmasını karşılar; ekip bunun üzerine çıktığında ücretli paketler çalışan başına aylık ücretlendirilir. Bugün programınız fotoğraflanıp grup sohbetine atılan bir beyaz tahtaysa, ilk yapılacak değişiklik salı yağmurunun herkesin telefonuna ne kadar hızlı ulaştığıdır.