Xếp lịch và chấm công nhân sự trung tâm hội nghị

Một trung tâm hội nghị thật ra xếp lịch cho cái gì

Phần mềm cho trung tâm hội nghị thường có nghĩa là mảng thương mại: hỏi giá, phòng còn trống, đăng ký đại biểu, đặt suất ăn, yêu cầu âm thanh ánh sáng. Đó là hệ thống mà bộ phận kinh doanh sống trong đó, và không phải điều trang này nói tới.

Mảng vận hành là con người. Một trung tâm sáu phòng chạy sáu lượt lắp đặt, sáu sự kiện và sáu lượt dọn phòng trong cùng một ngày, do một tổ cơ hữu nhỏ gánh và được vá thêm bằng người thời vụ. Ngày mai có trôi hay không phụ thuộc hoàn toàn vào bảng phân ca ấy, mà bảng ấy thường nằm trong một file bảng tính.

Lấy phòng và giai đoạn làm đơn vị

Xếp lịch cho cả tòa nhà theo từng người cho ra một danh sách chẳng ai xử lý được. Xếp theo phòng và theo giai đoạn cho ra thứ mà người trực ca đọc được: hợp đồng này đã lắp đặt xong, hợp đồng kia chưa có ai dọn phòng, hợp đồng nọ cần thêm hai người ở cửa lúc chín giờ.

Giai đoạn quan trọng ngang với phòng. Lắp đặt là một tổ nhỏ làm việc nặng trong thời gian dài. Bản thân sự kiện cần sự có mặt hơn là sức lực. Dọn phòng thì nhanh, muộn và thường do những người đã ở trong tòa nhà từ bảy giờ sáng đảm nhận.

Ba giai đoạn, ba dạng nhu cầu nhân sự khác nhau.

Hai hợp đồng nối đuôi nhau

Giờ khó nhất trong một trung tâm hội nghị là giờ nằm giữa hai sự kiện trong cùng một phòng. Nó ngắn, nó đã kín việc, và nó vô hình trong bảng phân ca xếp theo ngày. Giữ phần dọn phòng thành một giai đoạn được xếp lịch riêng chính là thứ khiến nó thôi là một giả định.

Lực lượng thay đổi mỗi tuần

Gần như không trung tâm nào nuôi sẵn nhân sự cho lúc cao điểm. Tổ nòng cốt thì nhỏ, còn những tuần đông việc được phủ bằng người thời vụ, người từ công ty cung ứng và những gương mặt quen của mùa trước. Việc đưa họ vào phải đủ nhanh để làm được ngay giữa một tuần bận, vì đúng lúc đó việc ấy mới xảy ra.

Phòng ban giữ các nhóm tách bạch mà không chẻ nhỏ bản kế hoạch. Người trực ca vẫn thấy toàn bộ người trong tòa nhà. Bản xuất dữ liệu tính lương chỉ chứa những người do trung tâm trực tiếp thuê.

Chấm công trải khắp một tòa nhà

Một máy chấm công ở cửa nhân viên hợp với nhà máy. Trong trung tâm hội nghị, nhân sự vào bằng nhiều cửa khác nhau, vào những giờ khác nhau, cho những phòng khác nhau, còn người cần biết quân số thì đang đi khắp tòa nhà chứ không ngồi cạnh máy.

Chấm công từ điện thoại đặt bản ghi có mặt đúng nơi công việc diễn ra. Biết ai thật sự đã đến, chứ không phải ai được xếp, mới là thứ cho phép người trực ca điều người trong hai mươi phút trước giờ mở cửa.

Những ngày dài được ghi trung thực

Ca của trung tâm hội nghị phá vỡ các giả định gọn gàng của việc chấm công thông thường. Ngày lắp đặt mười bốn tiếng là có thật. Giờ nghỉ chỉ lấy được khi phòng cho phép. Người xếp tám tiếng ở lại mười một tiếng vì khách kéo dài chương trình. Ghi thực tế đối chiếu với kế hoạch, giờ nghỉ để riêng, đưa chuyện đó vào hồ sơ thay vì vào trí nhớ.

Mỗi hợp đồng tốn bao nhiêu

Giá của trung tâm hội nghị mặc định một con số nhân công. Việc đối chiếu sau đó thường không kiểm được con số ấy, bởi khoản lương về dưới dạng một con số duy nhất phủ mọi phòng trong tòa nhà.

Giờ được gom theo hợp đồng và theo giai đoạn làm cho phép kiểm ấy khả thi. Một khách quen mà sự kiện lần nào cũng cần thêm hai người so với dự tính trong báo giá là một cuộc trao đổi về giá, và cuộc trao đổi ấy chỉ tồn tại khi có người nhìn thấy con số.

Bắt đầu từ đâu

Shifton miễn phí tới 10 người và không giới hạn thời gian, đủ cho một trung tâm nhỏ hoặc một phòng ban. Xếp lịch, ứng dụng di động, chấm công cơ bản và báo cáo đều có sẵn, còn các mô đun được thêm từng cái một từ 0,50 đô la mỗi nhân viên một tháng với thời gian dùng thử tới 60 ngày.