Konferenciaközpont személyzetének beosztása
Építő, rendezvény és bontó csapatok termenként beosztva, helyben rögzített érkezéssel és a foglaláshoz rendelt bérköltséggel.
Ossza be termenként és fázisonként
Egy konferenciaközpont több foglalást visz egyszerre, és mindegyikhez tartozik építés, maga a rendezvény és utána a terem bontása. A termenkénti és fázisonkénti tervezés az egyetlen mód, hogy látszódjon, van-e valóban ember a holnapra.
Vonjon be gyorsan alkalmi munkatársakat
A központok a nagy heteket alkalmi munkatársakkal és ügynökségi emberekkel fedik le. Valakit felvenni, szerepet adni neki és a hetet a telefonjára küldeni percek kérdése kell hogy legyen.
Ott jelentkezzenek be, ahol a rendezvény van
A rendezvény napján a csapat szétszóródik a termek és a folyosók között. A telefonos bejelentkezés rögzíti, ki érkezett meg valóban, és ez a különbség a terv és a tényleges létszám között.
Számolja ki tisztán minden foglalás költségét
A központ árajánlata feltételezett munkára épül, az elszámolás pedig egyetlen bérösszegként érkezik az egész épületre. Az órák termenkénti és fázisonkénti csoportosítása ebből használható összehasonlítást csinál.
Kezdje az ingyenes csomaggal
Nincs időkorlát. Teljes hozzáférés az alapfunkciókhoz, frissítsen, amikor készen áll.
Mit oszt be valójában egy konferenciaközpont
A konferenciaközpontoknak szánt szoftver rendszerint a kereskedelmi oldalt jelenti: megkeresések, szabad termek, résztvevői regisztráció, cateringrendelések, technikai igények. Az a rendszer az értékesítés otthona, és nem róla szól ez az oldal.
Az üzemeltetési oldal az emberek. Egy hat termes konferenciaközpont egyetlen napon hat építést, hat rendezvényt és hat bontást visz, kis állandó csapattal, amit alkalmiakkal egészít ki. Hogy a holnap működik-e, kizárólag ezen a beosztáson múlik, és ez a beosztás rendszerint táblázatban készül.
A terem és a fázis mint egység
Ha az épületet emberenként tervezi, olyan listát kap, amivel senki nem tud mit kezdeni. Ha termenként és fázisonként tervezi, olyat kap, amit az ügyeletes vezető azonnal elolvas: ez a foglalás fel van építve, ennél nincs senki a bontáson, amannál kettő hiányzik az ajtóból kilencre.
A fázisok annyit nyomnak a latban, mint a termek. Az építés kis brigád, amely hosszan végez nehéz munkát. Maga a rendezvény inkább jelenlétet kíván, mint erőfeszítést. A bontás gyors, késői, és gyakran olyanok csinálják, akik hét óta az épületben vannak.
Három fázis, három egészen más létszámgörbe.
Egymást követő foglalások
A legnehezebb óra egy konferenciaközpontban az, amelyik ugyanabban a teremben két rendezvény közé esik. Rövid, percre be van táblázva, és egy napokban gondolkodó beosztásban egyáltalán nem látszik. Ha a bontás önálló, tervezett fázis marad, akkor nem feltételezés többé.
Hetente cserélődő csapat
Szinte egyetlen központ sem tartja állandó állományban a csúcsát. A mag kicsi, a sűrű heteket alkalmi munkatársak, ügynökségi emberek és a tavalyi szezonból visszatérő arcok fedik le. A beléptetésüknek elég gyorsnak kell lennie ahhoz, hogy egy sűrű hét közepén is megtörténjen, mert pontosan olyankor történik.
A részlegek elkülönítik a csoportokat anélkül, hogy szétvágnák a tervet. Az ügyeletes vezető mindenkit lát az épületben. A bérexportba csak azok kerülnek, akiket a központ ténylegesen foglalkoztat.
Bejelentkezés egy nagy épületben
A személyzeti bejáratnál álló terminál egy gyárban működik. Egy konferenciaközpontban a csapat más ajtókon, más időpontban és más termekhez érkezik, és aki a létszámot keresi, az az épületet járja, nem a terminálnál ül.
A telefonos bejelentkezés oda teszi az érkezés rögzítését, ahol a munka van. Tudni, hogy valóban ki jött el, nem pedig ki volt beosztva, ez teszi lehetővé, hogy az ügyeletes vezető az ajtónyitás előtti húsz percben átcsoportosítson.
Hosszú napok tisztességesen rögzítve
A konferenciaközponti műszakok felborítják a szokásos jelenléti nyilvántartás kényelmes feltevéseit. Tizennégy órás építési napok előfordulnak. A szünetet akkor tartják, amikor a terem engedi. Aki nyolc órára volt beírva, tizenegyet marad, mert az ügyfél túlfutott. A tény és a terv egymás mellé írása, a szünetek külön vezetésével, ezt a nyilvántartásban tartja, nem valakinek az emlékezetében.
Mennyibe került egy-egy foglalás
A terembér egy feltételezett munkaráfordítást tartalmaz. Az utólagos elszámolás ezt rendszerint nem tudja ellenőrizni, mert a bérszámla egyetlen összegként érkezik az épület összes termére.
A foglalásonként és fázisonként csoportosított órák viszont lehetővé teszik az ellenőrzést. Egy visszatérő ügyfél, akinek a rendezvényei rendre két emberrel többet igényelnek, mint az ajánlat feltételezte, árazási beszélgetés, ez a beszélgetés viszont csak akkor jön létre, ha valaki látja a számot.
Hol érdemes kezdeni
A Shifton 10 főig ingyenes, időkorlát nélkül, ami lefed egy kisebb központot vagy egyetlen részleget. A beosztás, a mobilalkalmazás, az alap jelenléti nyilvántartás és a riportolás benne van, a modulok pedig egyesével adhatók hozzá havi 0,50 dollártól munkavállalónként, mindegyik akár 60 napos próbaidővel.
Gyakran ismételt kérdések
Magukat a rendezvényeket is ez kezeli?
Nem. A résztvevők regisztrációja, a termek foglalása és a technikai igények az épület- és rendezvénykezelő szoftverben maradnak. A Shifton az embereket osztja be: az építő brigádokat, a rendezvényes személyzetet, a vendéglátást és a bontócsapatokat.
Be tudok osztani egyszerre több, párhuzamosan futó termet?
Igen. Minden terem vagy foglalás külön projekt, így az ügyeletes vezető megnézhet egyetlen rendezvényt vagy az egész épületet. A riportok ugyanígy csoportosítják a rögzített órákat.
Hogyan kezelem az építést, a rendezvényt és a bontást?
Minden fázis külön projektként kerül a tervbe, és ugyanaz az ember több fázisban is kaphat műszakot. Így a hosszú építési napok láthatók maradnak, az egyes fázisok költsége pedig utólag mérhető.
Fel lehet gyorsan venni alkalmi és ügynökségi munkatársakat?
Egy ember felviteléhez elég a név, a szerep és a részleg, a közzétett hét pedig a beosztás után azonnal megjelenik a telefonján. Az alkalmiak és az ügynökségiek saját részlegben ülnek, így a bérexport tiszta marad.
Kell terminál az épületben a bejelentkezéshez?
Nem. A bejelentkezés a mobilalkalmazásból megy, ami illik egy olyan épülethez, ahol a csapat a termek között oszlik el. Ahol a bejelentkezést helyhez kell kötni, a helyszínellenőrzés fizetős modulként érhető el.
Elég egy kisebb konferenciaközpontnak az ingyenes csomag?
A Shifton 10 főig ingyenes, időkorlát nélkül, és tartalmazza a beosztást, a mobilalkalmazást, az alap jelenléti nyilvántartást és a riportokat, ami lefed egy kisebb épületet vagy egyetlen részleget. A fizetős modulok havi 0,50 dollártól indulnak munkavállalónként, akár 60 napos próbaidővel.
Tegye a jövő heti foglalásokat egyetlen táblára
10 főig ingyenes, a termek projektként, helyszíni bejelentkezéssel és foglalásra terhelt bérköltséggel.