Programarea personalului unui centru de conferințe
Echipe de montaj, de desfășurare a evenimentului și de eliberare a sălii, programate pe săli, cu pontaj la fața locului și cost al muncii atribuit rezervării.
Programați pe săli și pe faze
Un centru de conferințe duce mai multe rezervări în paralel, fiecare cu montaj, cu evenimentul propriu-zis și cu eliberarea sălii după el. Programarea pe săli și pe faze este singurul mod de a vedea dacă ziua de mâine chiar are oameni.
Aduceți rapid personal ocazional
Centrele acoperă săptămânile pline cu personal ocazional și cu oameni de la agenții. Adăugarea unei persoane, atribuirea rolului și trimiterea săptămânii pe telefonul ei trebuie să dureze minute.
Pontați acolo unde se desfășoară evenimentul
În ziua evenimentului echipa este împrăștiată prin săli și pe holuri. Pontajul de pe telefon înregistrează cine a ajuns cu adevărat, adică diferența dintre plan și situația reală.
Calculați corect costul fiecărei rezervări
Ofertele centrului pornesc de la o muncă estimată, iar decontarea vine ca un singur total de salarii pe toată clădirea. Gruparea orelor pe săli și pe faze transformă asta într-o comparație utilizabilă.
Începeți cu planul gratuit
Fără limită de timp. Obțineți acces complet la funcționalitățile de bază și faceți upgrade când sunteți gata.
Ce programează de fapt un centru de conferințe
Software pentru centre de conferințe înseamnă de obicei partea comercială: cereri de ofertă, disponibilitatea sălilor, înscrierea participanților, comenzile de catering, cerințele tehnice. Acela este sistemul în care trăiește echipa de vânzări și nu despre el este pagina de față.
Partea operațională sunt oamenii. Un centru de conferințe cu șase săli duce într-o singură zi șase montaje, șase evenimente și șase eliberări de sală, cu o echipă permanentă mică, completată cu personal ocazional. Dacă mâine iese sau nu depinde exclusiv de graficul acela, iar graficul se face de obicei într-o foaie de calcul.
Sala și faza ca unitate de planificare
Planificarea clădirii pe persoane produce o listă cu care nu poate lucra nimeni. Planificarea pe săli și pe faze produce ceva ce managerul de tură citește dintr-o privire: rezervarea asta e montată, la asta nu are cine să elibereze sala, la cealaltă lipsesc doi oameni la ușă pentru ora nouă.
Fazele cântăresc la fel de mult ca sălile. Montajul este o echipă mică ce face muncă grea timp îndelungat. Evenimentul propriu-zis cere prezență mai degrabă decât efort. Eliberarea sălii este rapidă, târzie și o fac deseori oameni care sunt în clădire de la șapte.
Trei faze, trei forme diferite de personal.
Rezervări una după alta
Cea mai grea oră dintr-un centru de conferințe este cea dintre două evenimente în aceeași sală. Este scurtă, este ocupată la minut și într-un grafic făcut pe zile nu se vede deloc. Păstrarea eliberării ca fază planificată de sine stătătoare este exact ceea ce o scoate din zona presupunerilor.
Un colectiv care se schimbă în fiecare săptămână
Aproape niciun centru nu își ține vârful de activitate pe posturi permanente. Nucleul este mic, iar săptămânile aglomerate sunt acoperite de personal ocazional, de oameni de la agenții și de figuri care revin din sezonul trecut. Introducerea lor trebuie să fie destul de rapidă încât să se poată face în mijlocul unei săptămâni aglomerate, pentru că atunci se și face.
Departamentele țin grupurile separate fără să rupă planul. Managerul de tură vede pe toată lumea din clădire. Exportul de salarii cuprinde numai oamenii pe care centrul îi are angajați.
Pontajul într-o clădire întinsă
Un terminal la intrarea personalului merge într-o fabrică. Într-un centru de conferințe echipa intră pe uși diferite, la ore diferite și pentru săli diferite, iar omul care are nevoie de efectiv umblă prin clădire în loc să stea lângă terminal.
Pontajul de pe telefon pune înregistrarea sosirii acolo unde este munca. Să știi cine a venit cu adevărat, nu cine era trecut în grafic, este ceea ce îi permite managerului de tură să mute oameni în cele douăzeci de minute dinaintea deschiderii ușilor.
Zile lungi consemnate corect
Turele dintr-un centru de conferințe strică presupunerile comode ale pontajului obișnuit. Zilele de montaj de paisprezece ore se întâmplă. Pauzele se iau atunci când permite sala. Cineva trecut pentru opt ore rămâne unsprezece pentru că s-a lungit clientul. Consemnarea realizatului lângă planificat, cu pauzele ținute separat, păstrează asta în evidență, nu în memoria cuiva.
Cât a costat fiecare rezervare
Prețul unei săli presupune o cifră de muncă. Decontarea de după nu o poate verifica de obicei, pentru că statul de plată vine ca un singur număr care acoperă toate sălile din clădire.
Orele grupate pe rezervare și pe fază fac verificarea posibilă. Un client fidel ale cărui evenimente au nevoie constant de doi oameni în plus față de cât presupunea oferta este o discuție despre preț, iar discuția asta apare abia atunci când cineva vede cifra.
De unde se începe
Shifton este gratuit până la 10 persoane fără limită de timp, ceea ce acoperă un centru mic sau un singur departament. Programarea, aplicația mobilă, pontajul de bază și raportarea sunt incluse, iar modulele se adaugă unul câte unul de la 0,50 dolari per angajat pe lună, fiecare cu o perioadă de probă de până la 60 de zile.
Întrebări frecvente
Gestionează acest program și evenimentele în sine?
Nu. Înscrierea participanților, rezervarea sălilor și cerințele tehnice rămân în programul de administrare a clădirii și a evenimentelor. Shifton programează oamenii: echipele de montaj, personalul de eveniment, partea de catering și echipele de eliberare a sălilor.
Pot programa mai multe săli care funcționează în același timp?
Da. Fiecare sală sau rezervare este un proiect, așa că managerul de tură se uită la un singur eveniment sau la toată clădirea. Rapoartele grupează orele înregistrate la fel.
Cum separ montajul, evenimentul și eliberarea sălii?
Fiecare fază se planifică drept proiect propriu, iar aceeași persoană poate avea ture în mai multe. Zilele lungi de montaj rămân vizibile, iar costul fiecărei faze se poate măsura ulterior.
Se poate adăuga rapid personal ocazional și de la agenții?
Pentru a înscrie o persoană sunt suficiente numele, rolul și departamentul, iar săptămâna publicată ajunge pe telefonul ei imediat după repartizare. Ocazionalii și cei de la agenții stau în departamente proprii, așa că exportul de salarii rămâne curat.
Este nevoie de un terminal în clădire pentru pontaj?
Nu. Pontajul funcționează din aplicația mobilă, ceea ce se potrivește unei clădiri în care echipa este răspândită prin săli. Acolo unde pontajul trebuie legat de un loc, controlul locației este disponibil ca modul plătit.
Este suficient planul gratuit pentru un centru de conferințe mic?
Shifton este gratuit până la 10 persoane fără limită de timp și include programarea, aplicația mobilă, pontajul de bază și rapoartele, ceea ce acoperă o clădire mică sau un singur departament. Modulele plătite pornesc de la 0,50 dolari per angajat pe lună, cu o perioadă de probă de până la 60 de zile.
Puneți săptămâna viitoare de rezervări pe o singură tablă
Gratuit până la 10 persoane, cu sălile ca proiecte, pontaj la fața locului și cost al muncii pe rezervare.