Schemaläggning av personal på konferensanläggning

Vad en konferensanläggning faktiskt schemalägger

Programvara för konferensanläggningar betyder oftast den kommersiella sidan: förfrågningar, lediga salar, deltagaranmälan, cateringbeställningar, tekniska önskemål. Det är systemet säljteamet lever i, och det är inte vad den här sidan handlar om.

Den operativa sidan är människorna. En konferensanläggning med sex salar kör sex riggar, sex event och sex avrustningar på en och samma dag, med ett litet fast lag som fylls på med timanställda. Om morgondagen fungerar hänger helt på det schemat, och schemat byggs för det mesta i ett kalkylark.

Sal och fas som enhet

Att planera huset person för person ger en lista som ingen kan agera på. Att planera per sal och per fas ger något jourhavande chef läser direkt: den här bokningen är riggad, den där har ingen på avrustningen, den tredje saknar två i dörren till nio.

Faserna väger lika tungt som salarna. Riggen är ett litet lag som gör tungt arbete länge. Själva eventet kräver närvaro snarare än ansträngning. Avrustningen är snabb, sen och görs ofta av folk som varit i huset sedan sju.

Tre faser, tre helt olika bemanningsformer.

Bokningar rygg mot rygg

Den svåraste timmen på en konferensanläggning är den mellan två event i samma sal. Den är kort, den är intecknad på minuten och i ett schema som läggs per dag syns den inte alls. Att hålla avrustningen som en egen planerad fas är det som gör att den inte längre är ett antagande.

En styrka som byts varje vecka

Nästan ingen anläggning bemannar sin topp med fast personal. Kärnan är liten, och de tunga veckorna täcks av timanställda, inhyrda och ansikten som kommer tillbaka från förra säsongen. Att få in dem måste gå så snabbt att det hinns med mitt i en tung vecka, för det är då det sker.

Avdelningar håller grupperna åtskilda utan att dela upp planen. Jourhavande chef ser alla i huset. Löneexporten innehåller bara de personer anläggningen själv anställer.

Instämpling tvärs genom ett hus

En terminal vid personalingången fungerar på en fabrik. På en anläggning kommer laget in genom olika dörrar, vid olika tider och till olika salar, och den som behöver veta styrkan går runt i huset i stället för att sitta vid terminalen.

Instämpling från telefonen lägger ankomstnoteringen där arbetet är. Att veta vem som faktiskt kom, i stället för vem som var uppsatt, är det som gör att jourhavande chef kan flytta folk under de tjugo minuterna innan dörrarna öppnar.

Långa dagar ärligt redovisade

Passen på en anläggning spräcker de prydliga antagandena i vanlig tidrapportering. Fjortontimmars riggdagar förekommer. Raster tas när salen tillåter. Någon som är uppsatt på åtta stannar i elva för att kunden drog över. Att registrera utfall mot plan, med rasterna hållna för sig, håller kvar det i registret i stället för i ett minne.

Vad varje bokning kostade

Prissättningen av en sal utgår från en arbetssiffra. Avstämningen efteråt kan sällan pröva den, eftersom lönekostnaden kommer som ett enda tal som täcker husets alla salar.

Timmar grupperade per bokning och per fas gör prövningen möjlig. En återkommande kund vars event genomgående behöver två personer mer än offerten räknade med är ett prissamtal, och det samtalet uppstår först när någon ser siffran.

Var man börjar

Shifton är gratis upp till 10 personer utan tidsgräns, vilket täcker en mindre anläggning eller en enda avdelning. Schemaläggning, mobilapp, enkel tidsstämpling och rapportering ingår, och moduler läggs till en i taget från 0,50 dollar per anställd och månad, var och en med en prövotid på upp till 60 dagar.