Графики и учёт времени в конгресс-центре
Бригады монтажа, мероприятия и перестановки планируются по залам, приход отмечается на месте, а затраты на персонал ложатся на конкретную бронь.
Планировать по залу и по фазе
Конгресс-центр ведёт несколько броней одновременно, у каждой свой монтаж, само мероприятие и перестановка зала. Планирование по залу и по фазе это единственный способ увидеть, действительно ли завтра закрыто.
Быстро заводить временный персонал
Площадки вытягивают большие недели временными сотрудниками и агентской подменой. Завести человека, дать ему роль и доставить неделю на его телефон должно занимать минуты.
Отмечать приход там, где идёт мероприятие
В день мероприятия команда рассыпана по залам и коридорам. Отметка с телефона фиксирует, кто действительно приехал, а это разница между планом и реальным составом.
Правильно считать стоимость каждой брони
Смету площадки строят на предполагаемых затратах на персонал, а сводят потом по одной общей цифре зарплаты. Группировка часов по залу и по фазе превращает это в сравнение, с которым можно работать.
Начните с бесплатного тарифа
Без ограничений по времени. Получите полный доступ к базовым функциям и обновите тариф, когда будете готовы.
Что на самом деле планирует конгресс-центр
Под софтом для площадки обычно понимают коммерческую сторону: заявки, свободные залы, регистрацию участников, заказы кейтеринга, требования по технике. В этой системе живёт отдел продаж, и эта страница не о нём.
Операционная сторона это люди. Конгресс-центр на шесть залов в любой день ведёт шесть монтажей, шесть мероприятий и шесть перестановок силами небольшого штата, усиленного временными сотрудниками. Получится ли завтра, зависит целиком от этого графика, а собирают его обычно в таблице.
Зал и фаза как единица
Планировать площадку по людям значит получить список, с которым никто не может работать. Планировать по залу и по фазе значит получить то, что дежурный менеджер прочитает: эта бронь смонтирована, на этой никого на перестановке, этой нужны ещё двое на входе в девять.
Фазы весят не меньше залов. Монтаж это маленькая бригада, которая долго делает тяжёлую работу. Само мероприятие требует присутствия, а не усилия. Перестановка быстрая, поздняя и часто её делают те, кто в здании с семи утра.
Три фазы, три разные формы расстановки.
Брони встык
Самый трудный час в конгресс-центре это час между двумя мероприятиями в одном зале. Он короткий, он занят целиком и он невидим в графике, который думает днями. Держать перестановку отдельной запланированной фазой это и есть то, что не даёт ей остаться допущением.
Состав, который меняется каждую неделю
Почти ни одна площадка не держит свой пик постоянным штатом. Ядро небольшое, а загруженные недели закрываются временными, агентскими и знакомыми лицами с прошлого сезона. Заводить их надо достаточно быстро, чтобы это происходило прямо в загруженную неделю, потому что именно тогда это и происходит.
Подразделения держат группы раздельно, не разрывая план. Дежурный менеджер видит всех в здании. Зарплатная выгрузка содержит только тех, кого площадка нанимает.
Отметка по всему зданию
Терминал у служебного входа годится для завода. На площадке команда приходит через разные двери, в разное время, в разные залы, а тот, кому нужен состав, идёт по зданию, а не сидит у терминала.
Отметка с телефона кладёт запись о приходе туда, где работа. Знать, кто реально приехал, а не кто был записан, это то, что позволяет дежурному менеджеру переставить людей за двадцать минут до открытия.
Длинные дни, записанные честно
Смены на площадке ломают аккуратные допущения обычного учёта времени. Четырнадцатичасовые дни монтажа бывают. Перерывы берут, когда позволяет зал. Человека записали на восемь, а он остался на одиннадцать, потому что клиент затянул. Запись факта против плана, с отдельно учтёнными перерывами, оставляет это в документе, а не в воспоминании.
Во сколько обошлась каждая бронь
Цена площадки строится на предполагаемой цифре по персоналу. Сведение после обычно не может её проверить, потому что фонд зарплаты приходит одним числом на все залы здания.
Часы, сгруппированные по брони и по фазе, делают такую проверку возможной. Постоянный клиент, чьим мероприятиям стабильно нужны на двоих больше, чем закладывала смета, это разговор о цене, и этот разговор возникает только тогда, когда кто-то видит число.
С чего начать
Shifton бесплатен до 10 человек без ограничения по времени, и этого хватает небольшой площадке или одному подразделению. Планирование, мобильное приложение, базовая отметка времени и отчёты входят в тариф, а модули добавляются по одному от 0,50 доллара за сотрудника в месяц с пробным периодом до 60 дней.
Часто задаваемые вопросы
Ведёт ли это сами мероприятия?
Нет. Регистрация, участники, бронирование залов и требования по технике живут в софте площадки или системе управления мероприятиями. Shifton планирует людей: бригады монтажа, персонал мероприятия, кейтеринг и бригады перестановки.
Можно планировать несколько залов, идущих одновременно?
Да. Каждый зал или бронь это проект, поэтому дежурный менеджер смотрит на одно мероприятие или на всё здание. Отчёты группируют отмеченные часы так же.
Как вести монтаж, мероприятие и перестановку?
Каждая фаза планируется собственным проектом, и один человек может иметь смены в нескольких. Это держит длинные дни монтажа на виду и делает стоимость каждой фазы измеримой после.
Можно быстро заводить временных и агентских сотрудников?
Чтобы завести человека, нужны имя, роль и подразделение, а опубликованная неделя приходит на его телефон сразу после назначения. Временные и агентские сидят в собственных подразделениях, чтобы зарплатная выгрузка оставалась чистой.
Нужен ли сотрудникам терминал для отметки?
Нет. Отметка работает из мобильного приложения, что подходит зданию, где команда рассыпана по залам. Для площадок, где отметка должна быть привязана к месту, доступен платный модуль контроля места работы.
Есть ли бесплатный тариф для небольшой площадки?
Shifton бесплатен до 10 человек без ограничения по времени, включая планирование, мобильное приложение, базовую отметку времени и отчёты. Платные модули начинаются от 0,50 доллара за сотрудника в месяц с пробным периодом до 60 дней.
Соберите следующую неделю броней на одной доске
Бесплатно до 10 человек: залы проектами, отметка на площадке и затраты на персонал по каждой брони.