Rozpisy směn pro konferenční centra
Party na montáž, průběh akce a úklid mezi bloky naplánované po sálech, s příchodem zapsaným na místě a mzdovým nákladem přiřazeným k rezervaci.
Plánujte po sálech a po fázích
Konferenční centrum vede několik rezervací najednou a každá má montáž, samotnou akci a úklid po ní. Plánování po sálech a po fázích je jediný způsob, jak poznat, jestli je zítřek opravdu obsazený.
Rychle přiberte brigádníky
Centra rostou na velké týdny brigádníky a lidmi z agentur. Přidat člověka, dát mu roli a dostat týden do jeho telefonu musí trvat minuty.
Zapisujte příchody tam, kde akce běží
V den akce je tým rozptýlený po sálech a chodbách. Zápis příchodu z telefonu ukládá, kdo skutečně dorazil, což je rozdíl mezi plánem a stavem.
Spočítejte náklad každé rezervace
Cena za sál stojí na odhadnuté práci a vyúčtování přichází jako jedno mzdové číslo za celou budovu. Seskupení hodin po sálech a po fázích z toho udělá srovnání, se kterým se dá pracovat.
Začněte s bezplatným plánem
Bez časového omezení. Získejte plný přístup k základním funkcím a upgradujte, až budete připraveni.
Co konferenční centrum ve skutečnosti plánuje
Software pro konferenční centra obvykle znamená obchodní stranu: poptávky, dostupnost sálů, registrace účastníků, objednávky cateringu, technické požadavky. To je systém, ve kterém žije obchodní oddělení, a o něm tahle stránka není.
Provozní strana jsou lidé. Konferenční centrum se šesti sály jede v jednom dni šest montáží, šest akcí a šest úklidů, s malým kmenovým týmem doplněným brigádníky. Jestli zítřek vyjde, závisí výhradně na tomhle rozpisu, a ten obvykle vzniká v tabulce.
Sál a fáze jako jednotka plánování
Plánovat budovu po lidech vede k seznamu, se kterým nikdo nic neudělá. Plánovat ji po sálech a po fázích vede k něčemu, co si službukonající manažer přečte: tahle rezervace je postavená, u téhle nemá kdo uklidit, u téhle chybí dva lidé u dveří na devátou.
Fáze váží stejně jako sály. Montáž je malá parta, která dlouho dělá těžkou práci. Samotná akce potřebuje spíš přítomnost než výkon. Úklid je rychlý, pozdní a často ho dělají lidé, kteří jsou v budově od sedmi.
Tři fáze, tři různé tvary obsazení.
Rezervace hned za sebou
Nejtěžší hodina v konferenčním centru je ta mezi dvěma akcemi ve stejném sále. Je krátká, je zadaná na minuty a v rozpisu vedeném po dnech ji není vidět. Držet úklid jako vlastní naplánovanou fázi je to, co mu bere status domněnky.
Osazenstvo, které se každý týden mění
Skoro žádné centrum nedrží svou špičku kmenově. Jádro je malé a nabité týdny pokrývají brigádníci, lidé z agentur a známé tváře z minulé sezony. Jejich zaškolení musí být tak rychlé, aby proběhlo během nabitého týdne, protože přesně tehdy k němu dochází.
Oddělení drží skupiny oddělené, aniž by rozdělovala plán. Službukonající manažer vidí všechny v budově. Mzdový export obsahuje jen lidi, které centrum zaměstnává.
Zápis příchodu po celé budově
Terminál u vchodu pro personál funguje v továrně. V konferenčním centru tým přichází různými dveřmi, v různou dobu a do různých sálů, a člověk, který potřebuje počty, chodí po budově, místo aby seděl u terminálu.
Zápis z telefonu ukládá záznam o příchodu tam, kde je práce. Vědět, kdo skutečně přišel, a ne kdo byl zapsaný, je to, co službukonajícímu manažerovi umožní přesunout lidi během dvaceti minut před otevřením dveří.
Dlouhé dny zapsané poctivě
Směny v konferenčním centru boří pohodlné předpoklady běžné evidence docházky. Čtrnáctihodinové montážní dny se stávají. Přestávky se berou, když to sál dovolí. Někdo zapsaný na osm hodin zůstane jedenáct, protože se klient protáhl. Zápis skutečnosti vedle plánu, s přestávkami zvlášť, to nechá v záznamu místo v paměti.
Kolik stála každá rezervace
Cena za akci předpokládá nějaké číslo za práci. Vyúčtování po ní to obvykle neumí ověřit, protože mzdový náklad přijde jako jedno číslo za všechny sály v budově.
Hodiny seskupené po rezervacích a po fázích to ověření umožní. Stálý klient, jehož akce soustavně potřebují o dva lidi víc, než počítala nabídka, je téma na jednání o ceně, a to jednání vznikne až ve chvíli, kdy někdo to číslo vidí.
Kde začít
Shifton je zdarma do 10 lidí bez časového omezení, což pokryje malé centrum nebo jedno oddělení. Rozpis směn, mobilní aplikace, základní evidence docházky a reporty jsou uvnitř, moduly se přidávají po jednom od 0,50 dolaru za zaměstnance měsíčně, každý se zkušební dobou až 60 dní.
Často kladené otázky
Řídí to i samotné akce?
Ne. Registrace účastníků, rezervace sálů a technické požadavky patří do software pro správu budovy a akcí. Shifton rozepisuje lidi: montážní party, obsluhu akce, gastro a úklidové týmy.
Můžu rozepsat několik sálů běžících naráz?
Ano. Každý sál nebo rezervace je projekt, takže službukonající manažer se dívá na jednu akci nebo na celou budovu. Reporty seskupují zapsané hodiny stejně.
Jak vyřeším montáž, akci a úklid po ní?
Každá fáze se plánuje jako vlastní projekt a jeden člověk může mít směny ve více z nich. Dlouhé montážní dny tak zůstanou vidět a náklad každé fáze jde potom změřit.
Dají se brigádníci a agenturní lidé přidat rychle?
Na přidání člověka stačí jméno, role a oddělení a zveřejněný týden mu dorazí do telefonu hned po zařazení. Brigádníci a agenturní sedí ve vlastních odděleních, takže mzdový export zůstane čistý.
Potřebují lidé k zapsání příchodu terminál?
Ne. Příchod se zapisuje z mobilní aplikace, což sedí na budovu, kde je tým rozptýlený po sálech. Pro centra, která chtějí příchod svázaný s místem, je kontrola místa placeným modulem.
Vystačí malému konferenčnímu centru bezplatný tarif?
Shifton je zdarma do 10 lidí bez časového omezení, včetně rozpisu, mobilní aplikace, základní evidence docházky a reportů, což pokryje malou budovu nebo jedno oddělení. Placené moduly začínají na 0,50 dolaru za zaměstnance měsíčně se zkušební dobou až 60 dní.
Dejte příští týden rezervací na jednu tabuli
Zdarma do 10 lidí, se sály jako projekty, zápisem příchodu na místě a mzdovým nákladem na rezervaci.