Roosteren en aanwezigheid in congrescentra

Wat een congrescentrum werkelijk plant

Software voor congrescentra betekent meestal de commerciële kant: aanvragen, zaalbeschikbaarheid, deelnemersinschrijving, cateringbestellingen, av-eisen. Dat is het systeem waarin een salesteam leeft en daar gaat deze pagina niet over.

De operationele kant zijn de mensen. Een centrum met zes zalen draait op een willekeurige dag zes opbouwen, zes events en zes omzetten, met een klein vast team aangevuld met oproepkrachten. Of morgen lukt hangt volledig van dat rooster af, en het wordt meestal in een spreadsheet gemaakt.

De zaal en de fase als eenheid

Een centrum per persoon plannen levert een lijst op waar niemand iets mee kan. Per zaal en per fase plannen levert iets op wat de dienstdoend manager kan lezen: deze boeking staat, bij deze zit niemand op de omzet, deze heeft om negen uur twee mensen extra nodig bij de deur.

De fasen tellen net zo zwaar als de zalen. De opbouw is een kleine ploeg die lang zwaar werk doet. Het event zelf vraagt aanwezigheid in plaats van inspanning. De omzet is snel, laat en wordt vaak gedaan door mensen die sinds zeven uur in het gebouw zijn.

Drie fasen, drie verschillende bezettingsvormen.

Boekingen rug aan rug

Het lastigste uur in een congrescentrum ligt tussen twee events in dezelfde zaal. Het is kort, het is volledig vergeven en het is onzichtbaar in een rooster dat per dag denkt. De omzet als eigen geplande fase houden is wat voorkomt dat het een aanname blijft.

Een bezetting die elke week verandert

Bijna geen enkel centrum bezet zijn piek vast. Het kernteam is klein en de volle weken worden gedekt door oproepkrachten, uitzendkrachten en bekende gezichten van vorig seizoen. Ze inwerken moet snel genoeg gaan om tijdens een volle week te gebeuren, want dan gebeurt het.

Afdelingen houden de groepen uit elkaar zonder het plan te splitsen. De dienstdoend manager ziet iedereen in het gebouw. De loonexport bevat alleen de mensen die het centrum in dienst heeft.

Inklokken door een heel gebouw

Een zuil bij de personeelsingang past bij een fabriek. In een congrescentrum komt het team via verschillende deuren, op verschillende tijden, voor verschillende zalen, en degene die de telling nodig heeft loopt door het gebouw in plaats van bij de zuil te staan.

Inklokken vanaf een telefoon zet de aankomstregistratie waar het werk is. Weten wie er werkelijk kwam, in plaats van wie geboekt was, is wat de dienstdoend manager in staat stelt om in de twintig minuten voor opening te herverdelen.

Lange dagen eerlijk vastgelegd

Diensten in een congrescentrum breken de nette aannames van gewone tijdregistratie. Opbouwdagen van veertien uur bestaan. Pauzes worden genomen als de zaal het toelaat. Iemand die voor acht uur geboekt stond blijft elf omdat de klant uitliep. Werkelijk tegenover gepland vastleggen, met pauzes apart, houdt dat in de registratie in plaats van in een herinnering.

Wat elke boeking kostte

De prijsstelling van een centrum gaat uit van een loonbedrag. De verantwoording achteraf kan dat meestal niet toetsen, omdat de loonsom binnenkomt als één getal dat alle zalen in het gebouw dekt.

Uren gegroepeerd per boeking en per fase maken die toets mogelijk. Een terugkerende klant wiens events structureel twee mensen meer vragen dan de offerte aannam is een prijsgesprek, en dat gesprek bestaat pas zodra iemand het getal kan zien.

Waar te beginnen

Shifton is gratis tot 10 personen zonder tijdslimiet, en dat dekt een klein centrum of één afdeling. Roosteren, de mobiele app, het basisklokken en rapportage zitten erin, en modules komen er één voor één bij vanaf 0,50 dollar per medewerker per maand met een proefperiode tot 60 dagen.