सम्मेलन स्थल के स्टाफ की शिफ्ट और उपस्थिति

सम्मेलन स्थल असल में किसकी शिफ़्ट बनाता है

सम्मेलन स्थल के सॉफ़्टवेयर का मतलब आमतौर पर व्यावसायिक पक्ष होता है: पूछताछ, खाली हॉल, प्रतिनिधियों का पंजीकरण, खानपान के ऑर्डर, ध्वनि और रोशनी की ज़रूरतें। वह सिस्टम बिक्री टीम का घर है और यह पेज उसके बारे में नहीं है।

संचालन का पक्ष लोग हैं। छह हॉल वाले सम्मेलन केंद्र में किसी भी दिन छह सेटअप, छह आयोजन और छह बार हॉल दोबारा तैयार होते हैं, और यह सब एक छोटी स्थायी टीम अस्थायी लोगों के सहारे करती है। कल का दिन ठीक जाएगा या नहीं, यह पूरी तरह उसी रोस्टर पर टिका है, और वह रोस्टर आमतौर पर स्प्रेडशीट में बनता है।

हॉल और चरण को इकाई मानना

इमारत की योजना व्यक्ति के हिसाब से बनाने पर ऐसी सूची निकलती है जिस पर कोई कुछ नहीं कर सकता। हॉल और चरण के हिसाब से बनाने पर ऐसी चीज़ निकलती है जिसे ड्यूटी मैनेजर पढ़ सके: यह बुकिंग तैयार हो चुकी है, इसमें दोबारा तैयारी पर कोई नहीं है, इसमें नौ बजे दरवाज़े पर दो लोग और चाहिए।

चरण उतने ही मायने रखते हैं जितने हॉल। सेटअप का मतलब है छोटी टीम, भारी काम और लंबा समय। आयोजन खुद मेहनत से ज़्यादा मौजूदगी माँगता है। दोबारा तैयारी तेज़ होती है, देर से होती है और अक्सर वही लोग करते हैं जो सुबह सात बजे से इमारत में हैं।

तीन चरण, स्टाफ़ की तीन अलग ज़रूरतें।

पीछे-पीछे आती बुकिंग

सम्मेलन केंद्र का सबसे कठिन घंटा वही होता है जो एक ही हॉल में दो आयोजनों के बीच पड़ता है। वह छोटा है, पूरी तरह भरा हुआ है, और दिन के हिसाब से बने रोस्टर में दिखता तक नहीं। दोबारा तैयारी को अपने अलग चरण के रूप में रखना ही उसे महज़ अंदाज़ा बनने से रोकता है।

हर हफ़्ते बदलती टीम

लगभग कोई सम्मेलन स्थल अपनी सबसे व्यस्त ज़रूरत के बराबर स्थायी स्टाफ़ नहीं रखता। मुख्य टीम छोटी होती है और व्यस्त हफ़्ते अस्थायी लोगों, एजेंसी के कर्मियों और पिछले मौसम के जाने-पहचाने चेहरों से भरे जाते हैं। उन्हें सिस्टम में लाना इतना तेज़ होना चाहिए कि व्यस्त हफ़्ते के बीच ही हो सके, क्योंकि होता तभी है।

विभाग योजना को बाँटे बिना समूहों को अलग रखते हैं। ड्यूटी मैनेजर इमारत में मौजूद सबको देखता है। वेतन के एक्सपोर्ट में सिर्फ़ वही लोग रहते हैं जिन्हें केंद्र खुद रखता है।

पूरी इमारत में हाज़िरी

स्टाफ़ गेट पर लगी मशीन कारख़ाने के लिए ठीक है। सम्मेलन स्थल में टीम अलग-अलग दरवाज़ों से, अलग-अलग समय पर, अलग-अलग हॉल के लिए आती है, और जिसे गिनती चाहिए वह मशीन के पास बैठा नहीं, इमारत में घूम रहा होता है।

फ़ोन से हाज़िरी पहुँचने का रिकॉर्ड वहीं रखती है जहाँ काम है। यह जानना कि सचमुच कौन आया, न कि किसे लगाया गया था, वही ड्यूटी मैनेजर को दरवाज़े खुलने से पहले के बीस मिनट में लोगों को इधर-उधर लगाने देता है।

लंबे दिन ईमानदारी से दर्ज

सम्मेलन स्थल की शिफ़्ट साधारण समय-गणना की साफ़-सुथरी मान्यताएँ तोड़ देती हैं। चौदह घंटे वाले सेटअप के दिन होते हैं। ब्रेक तभी मिलता है जब हॉल इजाज़त दे। आठ घंटे के लिए लगा व्यक्ति ग्यारह घंटे रुकता है क्योंकि ग्राहक का कार्यक्रम खिंच गया। असल को योजना के सामने रखकर लिखना, ब्रेक अलग रखते हुए, इसे याददाश्त की जगह रिकॉर्ड में डाल देता है।

हर बुकिंग पर कितना लगा

सम्मेलन स्थल की क़ीमत श्रम का एक अनुमान मानकर चलती है। बाद का मिलान आमतौर पर उसे जाँच नहीं पाता, क्योंकि वेतन का बिल एक ही आँकड़े में आता है जो इमारत के सारे हॉल को समेटे रहता है।

बुकिंग और चरण के हिसाब से जुड़े घंटे उस जाँच को संभव बनाते हैं। जिस नियमित ग्राहक के आयोजनों में हर बार कोटेशन के अनुमान से दो लोग ज़्यादा लगते हैं, वह क़ीमत पर बातचीत का विषय है, और यह बातचीत तभी होती है जब कोई आँकड़ा देख पाए।

शुरुआत कहाँ से करें

Shifton 10 लोगों तक बिना समय सीमा मुफ़्त है, जो एक छोटे सम्मेलन स्थल या एक विभाग के लिए काफ़ी है। शेड्यूलिंग, मोबाइल ऐप, बेसिक टाइम क्लॉक और रिपोर्टिंग इसमें शामिल हैं, और मॉड्यूल एक-एक करके 0.50 डॉलर प्रति कर्मचारी प्रति माह से जोड़े जाते हैं, हर एक के साथ 60 दिन तक की आज़माइश मिलती है।