Графіки й облік часу в конгрес-центрі
Бригади монтажу, заходу й перестановки плануються за залами, прихід відмічається на місці, а витрати на персонал лягають на конкретну бронь.
Планувати за залою і за фазою
Конгрес-центр веде кілька броней одночасно, у кожної свій монтаж, сам захід і перестановка зали. Планування за залою і за фазою це єдиний спосіб побачити, чи справді завтра закрито.
Швидко заводити тимчасовий персонал
Майданчики витягують великі тижні тимчасовими працівниками й агенційною підміною. Завести людину, дати їй роль і доставити тиждень на її телефон має займати хвилини.
Відмічати прихід там, де йде захід
У день заходу команда розсипана залами й коридорами. Відмітка з телефона фіксує, хто справді приїхав, а це різниця між планом і реальним складом.
Правильно рахувати вартість кожної броні
Кошторис майданчика будують на передбачуваних витратах на персонал, а зводять потім за однією спільною цифрою зарплати. Групування годин за залою і за фазою перетворює це на порівняння, з яким можна працювати.
Почніть з безкоштовного плану
Без обмежень у часі. Отримайте повний доступ до основних функцій та оновіть, коли будете готові.
Що насправді планує конгрес-центр
Під софтом для майданчика зазвичай розуміють комерційний бік: заявки, вільні зали, реєстрацію учасників, замовлення кейтерингу, вимоги щодо техніки. У цій системі живе відділ продажів, і ця сторінка не про нього.
Операційний бік це люди. Конгрес-центр на шість зал будь-якого дня веде шість монтажів, шість заходів і шість перестановок силами невеликого штату, підсиленого тимчасовими працівниками. Чи вийде завтра, залежить цілком від цього графіка, а збирають його зазвичай у таблиці.
Зала й фаза як одиниця
Планувати майданчик за людьми означає отримати список, з яким ніхто не може працювати. Планувати за залою і за фазою означає отримати те, що черговий менеджер прочитає: ця бронь змонтована, на цій нікого на перестановці, цій потрібні ще двоє на вході о дев'ятій.
Фази важать не менше за зали. Монтаж це маленька бригада, яка довго робить важку роботу. Сам захід вимагає присутності, а не зусилля. Перестановка швидка, пізня, і часто її роблять ті, хто в будівлі з сьомої ранку.
Три фази, три різні форми розстановки.
Броні встик
Найважча година в конгрес-центрі це година між двома заходами в одній залі. Вона коротка, вона зайнята цілком і вона невидима в графіку, який думає днями. Тримати перестановку окремою запланованою фазою це і є те, що не дає їй лишитися припущенням.
Склад, який змінюється щотижня
Майже жоден майданчик не тримає свій пік постійним штатом. Ядро невелике, а завантажені тижні закриваються тимчасовими, агенційними і знайомими обличчями з минулого сезону. Заводити їх треба досить швидко, щоб це відбувалося просто в завантажений тиждень, бо саме тоді це й відбувається.
Підрозділи тримають групи роздільно, не розриваючи план. Черговий менеджер бачить усіх у будівлі. Зарплатне вивантаження містить лише тих, кого майданчик наймає.
Відмітка по всій будівлі
Термінал біля службового входу годиться для заводу. На майданчику команда приходить через різні двері, у різний час, у різні зали, а той, кому потрібен склад, іде будівлею, а не сидить біля терміналу.
Відмітка з телефона кладе запис про прихід туди, де робота. Знати, хто реально приїхав, а не хто був записаний, це те, що дозволяє черговому менеджеру переставити людей за двадцять хвилин до відкриття.
Довгі дні, записані чесно
Зміни на майданчику ламають охайні припущення звичайного обліку часу. Чотирнадцятигодинні дні монтажу бувають. Перерви беруть, коли дозволяє зала. Людину записали на вісім, а вона лишилася на одинадцять, бо клієнт затягнув. Запис факту проти плану, з окремо врахованими перервами, лишає це в документі, а не в спогаді.
У скільки обійшлася кожна бронь
Ціна майданчика будується на передбачуваній цифрі щодо персоналу. Зведення після зазвичай не може її перевірити, бо фонд зарплати приходить одним числом на всі зали будівлі.
Години, згруповані за бронню і за фазою, роблять таку перевірку можливою. Постійний клієнт, чиїм заходам стабільно потрібні на двох більше, ніж закладав кошторис, це розмова про ціну, і ця розмова виникає лише тоді, коли хтось бачить число.
З чого почати
Shifton безкоштовний до 10 осіб без обмеження за часом, і цього вистачає невеликому майданчику або одному підрозділу. Планування, мобільний застосунок, базова відмітка часу і звіти входять у тариф, а модулі додаються по одному від 0,50 долара за співробітника на місяць із пробним періодом до 60 днів.
Часті запитання
Чи веде це самі заходи?
Ні. Реєстрація, учасники, бронювання зал і вимоги щодо техніки живуть у софті майданчика або системі керування заходами. Shifton планує людей: бригади монтажу, персонал заходу, кейтеринг і бригади перестановки.
Чи можна планувати кілька зал, що йдуть одночасно?
Так. Кожна зала або бронь це проєкт, тому черговий менеджер дивиться на один захід або на всю будівлю. Звіти групують відмічені години так само.
Як вести монтаж, захід і перестановку?
Кожна фаза планується власним проєктом, і одна людина може мати зміни в кількох. Це тримає довгі дні монтажу на видноті й робить вартість кожної фази вимірною після.
Чи можна швидко заводити тимчасових і агенційних працівників?
Щоб завести людину, потрібні ім'я, роль і підрозділ, а опублікований тиждень приходить на її телефон одразу після призначення. Тимчасові й агенційні сидять у власних підрозділах, щоб зарплатне вивантаження лишалося чистим.
Чи потрібен працівникам термінал для відмітки?
Ні. Відмітка працює з мобільного застосунку, що пасує будівлі, де команда розсипана залами. Для майданчиків, де відмітка має бути прив'язана до місця, доступний платний модуль контролю місця роботи.
Чи є безкоштовний тариф для невеликого майданчика?
Shifton безкоштовний до 10 осіб без обмеження за часом, включно з плануванням, мобільним застосунком, базовою відміткою часу і звітами. Платні модулі починаються від 0,50 долара за співробітника на місяць із пробним періодом до 60 днів.
Зберіть наступний тиждень броней на одній дошці
Безкоштовно до 10 осіб: зали проєктами, відмітка на майданчику і витрати на персонал за кожною бронню.