סידור עבודה ונוכחות לצוותי מרכזי כנסים
צוותי הקמה, אירוע ופירוק מתוכננים לפי אולם, מחתימים נוכחות במקום, ועלות כוח האדם נזקפת להזמנה.
תכננו לפי אולם ולפי שלב
מרכז כנסים מריץ כמה הזמנות במקביל, ולכל אחת יש הקמה, אירוע ופירוק. תכנון לפי אולם ולפי שלב הוא הדרך היחידה לראות אם מחר באמת מאויש.
הכניסו עובדים זמניים במהירות
מרכזי כנסים גדלים בשבועות העמוסים בעזרת עובדים זמניים ועובדי חברות כוח אדם. הוספת אדם, מתן תפקיד ושליחת השבוע לנייד שלו צריכות לקחת דקות.
החתימו נוכחות במקום שבו מתקיים האירוע
ביום האירוע הצוות מפוזר בין אולמות ומסדרונות. החתמה מהטלפון רושמת מי באמת הגיע, וזה ההבדל בין תוכנית לבין מספר אנשים אמיתי.
שייכו נכון את העלות לכל הזמנה
הצעת מחיר של מרכז כנסים נשענת על אומדן כוח אדם ומתאזנת בדיעבד מול מספר שכר אחד. קיבוץ השעות לפי אולם ולפי שלב הופך את זה להשוואה שאפשר לפעול לפיה.
התחילו עם התוכנית החינמית
ללא הגבלת זמן. גישה מלאה לתכונות הליבה, שדרגו כשתהיו מוכנים.
מה מרכז כנסים באמת מסדר
תוכנה למרכזי כנסים מתכוונת בדרך כלל לצד המסחרי: פניות, אולמות פנויים, רישום משתתפים, הזמנות כיבוד ודרישות הגברה ותאורה. זו המערכת שצוות המכירות חי בתוכה, והעמוד הזה לא עוסק בה.
הצד התפעולי הוא האנשים. מרכז כנסים עם שישה אולמות מריץ ביום רגיל שש הקמות, שישה אירועים ושישה פירוקים, עם צוות קבוע קטן שמתמלא בעובדים זמניים. אם מחר יעבוד או לא תלוי לגמרי בסידור העבודה הזה, והוא בדרך כלל נבנה בגיליון.
האולם והשלב כיחידת תכנון
תכנון בניין לפי אנשים מפיק רשימה שאי אפשר לעשות איתה כלום. תכנון לפי אולם ולפי שלב מפיק משהו שהמנהל התורן יכול לקרוא: ההזמנה הזאת מוקמה, לזאת אין אף אחד בפירוק, וזאת צריכה עוד שניים בכניסה בתשע.
השלבים חשובים לא פחות מהאולמות. ההקמה היא צוות קטן שעושה עבודה כבדה לאורך זמן. האירוע עצמו דורש נוכחות יותר מאשר מאמץ. הפירוק מהיר, מאוחר, ולעיתים קרובות נעשה בידי אנשים שנמצאים בבניין כבר משבע בבוקר.
שלושה שלבים, שלוש צורות איוש שונות.
הזמנות שנדבקות זו לזו
השעה הקשה ביותר במרכז כנסים היא זו שבין שני אירועים באותו אולם. היא קצרה, היא תפוסה לגמרי, והיא בלתי נראית בסידור שמתכנן לפי יום. שמירה על הפירוק כשלב מתוכנן בפני עצמו היא מה שמונע ממנו להפוך להנחה.
כוח אדם שמשתנה כל שבוע
כמעט אף מרכז כנסים לא מחזיק דרך קבע את כמות האנשים שהשיא דורש. הצוות הגרעיני קטן, והשבועות העמוסים נסגרים עם עובדים זמניים, אנשי חברות כוח אדם ופרצופים מוכרים מהעונה הקודמת. הקליטה שלהם חייבת להיות מהירה מספיק כדי לקרות בתוך שבוע עמוס, כי זה בדיוק מתי שזה קורה.
המחלקות שומרות על הקבוצות נפרדות בלי לפצל את התוכנית. המנהל התורן רואה את כל מי שנמצא בבניין. הייצוא לשכר מכיל רק את מי שהמרכז מעסיק בעצמו.
החתמת נוכחות על פני בניין שלם
עמדת החתמה בכניסת העובדים מתאימה למפעל. במרכז כנסים הצוות מגיע מדלתות שונות, בשעות שונות, לאולמות שונים, ומי שצריך את מספר האנשים מסתובב בבניין במקום לשבת ליד העמדה.
החתמה מהטלפון שמה את רישום ההגעה במקום שבו העבודה מתרחשת. לדעת מי באמת הגיע, ולא מי שובץ, זה מה שמאפשר למנהל התורן להזיז אנשים בעשרים הדקות שלפני פתיחת הדלתות.
ימים ארוכים שנרשמים ביושר
משמרות במרכז כנסים שוברות את ההנחות המסודרות של מעקב שעות רגיל. ימי הקמה של ארבע עשרה שעות קורים. הפסקות נלקחות כשהאולם מרשה. מי ששובץ לשמונה נשאר אחת עשרה כי הלקוח חרג. רישום בפועל מול מתוכנן, כשההפסקות נשמרות בנפרד, משאיר את זה ברישום ולא בזיכרון.
כמה עלתה כל הזמנה
התמחור של מרכז כנסים מניח מספר כוח אדם. ההתחשבנות שאחר כך בדרך כלל לא יכולה לבדוק אותו, כי הוצאת השכר מגיעה כמספר אחד שמכסה את כל האולמות בבניין.
שעות המקובצות לפי הזמנה ולפי שלב הופכות את הבדיקה לאפשרית. לקוח חוזר שהאירועים שלו זקוקים בעקביות לשני אנשים יותר ממה שההצעה הניחה הוא שיחה על מחיר, והשיחה הזאת קיימת רק כשמישהו רואה את המספר.
איפה מתחילים
Shifton חינם עד 10 עובדים בלי הגבלת זמן, וזה מכסה מרכז קטן או מחלקה אחת. סידור העבודה, האפליקציה בנייד, שעון הנוכחות הבסיסי והדוחות כלולים, ומודולים נוספים החל מ-0.50 דולר לעובד לחודש עם תקופת ניסיון של עד 60 יום.
שאלות נפוצות
האם המערכת מנהלת את האירועים עצמם?
לא. רישום משתתפים, רשימת אורחים, הזמנת אולמות ודרישות הגברה ותאורה נשארות בתוכנה לניהול מרכז כנסים או אירועים. Shifton מסדר את האנשים: צוותי הקמה, עובדים במהלך האירוע, כיבוד וצוותי פירוק.
אפשר לתכנן כמה אולמות שרצים במקביל?
כן. כל אולם או הזמנה הם פרויקט, ולכן המנהל התורן יכול להסתכל על אירוע אחד או על כל הבניין. הדוחות מקבצים את השעות שנרשמו באותו אופן.
איך מטפלים בהקמה, באירוע ובפירוק?
כל שלב מתוכנן כפרויקט משלו, ואותו אדם יכול להחזיק משמרות ביותר משלב אחד. כך ימי ההקמה הארוכים נשארים גלויים ואפשר למדוד בדיעבד את העלות של כל שלב.
אפשר להוסיף עובדים זמניים וחיצוניים מהר?
הוספת אדם דורשת שם, תפקיד ומחלקה, והשבוע שפורסם מגיע לטלפון שלו ברגע ששובץ. עובדים זמניים וחיצוניים יושבים במחלקות נפרדות כדי שהייצוא לשכר יישאר נקי.
צריך עמדת החתמה קבועה כדי לדווח נוכחות?
לא. ההחתמה עובדת מהאפליקציה בנייד, וזה מתאים לבניין שבו הצוות מפוזר בין אולמות. מרכזים שרוצים לקשור את ההחתמה למיקום מקבלים בקרת מיקום עבודה כמודול בתשלום.
יש מסלול חינמי?
Shifton חינם עד 10 עובדים בלי הגבלת זמן, כולל סידור עבודה, אפליקציה בנייד, שעון נוכחות בסיסי ודוחות. מודולים בתשלום מתחילים ב-0.50 דולר לעובד לחודש עם תקופת ניסיון של עד 60 יום.
העלו את ההזמנות של השבוע הבא ללוח אחד
חינם עד 10 עובדים, עם אולמות כפרויקטים, החתמה בשטח ועלות כוח אדם שנזקפת לכל הזמנה.