Vagtplan og tidsregistrering for konferencecentre

Hvad et konferencecenter i virkeligheden planlægger

Software til konferencecentre betyder som regel den kommercielle side: forespørgsler, ledige lokaler, deltagertilmelding, bestilling af forplejning, AV-behov. Det er det system, en salgsafdeling lever i, og det er ikke det, denne side handler om.

Den driftsmæssige side er menneskene. Et konferencecenter med seks lokaler kører seks opbygninger, seks afviklinger og seks omstillinger på en almindelig dag, bemandet af et lille fast hold suppleret med løsarbejdere. Om i morgen fungerer, afhænger fuldstændig af den vagtplan, og den bliver som regel bygget i et regneark.

Lokalet og fasen som enhed

At planlægge et hus per person giver en liste, ingen kan handle på. At planlægge det per lokale og per fase giver noget, den vagthavende kan læse: den her booking er bygget op, den her har ingen på omstillingen, den her mangler to mere i døren klokken ni.

Faserne betyder lige så meget som lokalerne. Opbygningen er et lille hold, der laver tungt arbejde længe. Selve afviklingen kræver tilstedeværelse mere end anstrengelse. Omstillingen er hurtig, sen og laves ofte af folk, der har været i huset siden syv.

Tre faser, tre forskellige former for bemanding.

Bookinger lige efter hinanden

Den sværeste time i et konferencecenter er den, der ligger mellem to arrangementer i samme lokale. Den er kort, den er fuldt booket, og den er usynlig i en vagtplan, der planlægger per dag. At holde omstillingen som sin egen planlagte fase er det, der forhindrer, at den bliver en antagelse.

En bemanding, der skifter hver uge

Næsten ingen konferencecentre bemander deres spidsbelastning fast. Kerneholdet er lille, og de travle uger dækkes af løsarbejdere, vikarer og kendte ansigter fra sidste sæson. At få dem oprettet skal gå hurtigt nok til at kunne ske midt i en travl uge, for det er der, det sker.

Afdelinger holder grupperne adskilt uden at dele planen op. Den vagthavende ser alle i huset. Løneksporten indeholder kun dem, huset selv har ansat.

Stempling på tværs af et hus

En terminal ved personaleindgangen fungerer på en fabrik. I et konferencecenter kommer holdet ind ad forskellige døre, på forskellige tidspunkter, til forskellige lokaler, og den, der har brug for tallet, går rundt i huset i stedet for at sidde ved terminalen.

Stempling fra telefonen lægger registreringen af ankomsten der, hvor arbejdet er. At vide, hvem der faktisk kom, og ikke hvem der var sat på, er det, der gør det muligt for den vagthavende at flytte folk rundt i de tyve minutter, før dørene åbner.

Lange dage noteret ærligt

Vagterne i et konferencecenter bryder de pæne antagelser i almindelig tidsregistrering. Opbygningsdage på fjorten timer findes. Pauser holdes, når lokalet tillader det. En, der var sat på til otte, bliver elleve, fordi kunden trak den. At registrere faktisk mod planlagt, med pauserne holdt for sig, lægger det i dokumentationen i stedet for i hukommelsen.

Hvad hver booking kostede

Prisen på et konferencecenter bygger på et lønskøn. Afstemningen bagefter kan som regel ikke efterprøve det, fordi lønudgiften kommer som ét tal, der dækker alle lokaler i huset.

Timer grupperet per booking og per fase gør efterprøvningen mulig. En fast kunde, hvis arrangementer konsekvent kræver to mere end tilbuddet regnede med, er en samtale om pris, og den samtale opstår først, når nogen kan se tallet.

Hvor man begynder

Shifton er gratis op til 10 personer uden tidsbegrænsning, hvilket dækker et lille hus eller en enkelt afdeling. Vagtplan, mobilapp, det basale stempelur og rapportering er med, og moduler lægges til ét ad gangen fra 0,50 dollar per medarbejder om måneden med en prøveperiode på op til 60 dage.