Phần mềm xếp ca kho hàng cho nhân sự và ca làm việc

Nhân lực kho được lập kế hoạch theo tuần nhưng mất đi theo từng phút. Lượng hàng vào thay đổi, một xe container tới trễ ba tiếng, hai người soạn hàng nghỉ đột xuất vào thứ Hai, và cái tổ trông rất cân bằng hôm thứ Sáu bỗng thiếu người ở dây chuyền đóng gói còn thừa người ở khu nhập. Phần mềm xếp ca kho hàng tồn tại để một ngày như thế không biến thành hóa đơn tăng ca, và đó là lý do các hoạt động ở mọi quy mô đang rời bảng tính dùng chung để chuyển sang một hệ thống dựng riêng cho công việc theo ca.

Phần khó chưa bao giờ là vẽ ra một cái lưới. Khó là vẽ được cái lưới chịu được khối lượng thật: tổ xoay ca, lao động thời vụ, giờ nghỉ bắt buộc, trần giờ công và một lực lượng lao động không ngồi bàn giấy đọc email.

Phần mềm xếp ca kho hàng phải làm được gì trên sàn kho

Bỏ hết ngôn ngữ tiếp thị đi thì công việc gói lại trong bốn điều. Phủ kín mọi công đoạn trong mọi ca, từ nhập kho qua soạn hàng, đóng gói, xếp xe cho tới hàng trả. Giữ giờ công trong giới hạn pháp lý và ngân sách trước khi lịch được phát hành, chứ không phải sau khi đã chạy bảng lương. Chạm được tới lực lượng lao động sống trên điện thoại. Và hấp thụ thay đổi mà không phải dựng lại từ đầu, bởi ở một trung tâm phân phối kế hoạch thay đổi mỗi ngày.

Một công cụ xếp ca kho làm tốt bốn điều đó vượt xa một nền tảng chở theo năm mươi mô-đun nhắm vào những vấn đề mà sàn kho không hề có. Phần lớn đơn vị chỉ nhận ra điều này sau khi đã mua phần mềm xếp lịch nhân viên kho dựa trên bảng so sánh tính năng rồi dùng chừng một phần mười trong đó.

Hệ thống quản lý kho hay công cụ xếp ca?

Hai nhóm này liên tục bị lẫn lộn. Khi tìm phần mềm kho bằng tiếng Việt, thứ hiện ra thường là hệ thống quản lý kho, tức WMS, hoặc hệ thống quản lý lao động đo năng suất theo định mức kỹ thuật, gắn chặt với tồn kho và tuyến lấy hàng. Xếp ca nhân sự kho nằm ở khâu sớm hơn trong chuỗi: quyết định ai làm việc, khi nào, ở công đoạn nào và với chi phí bao nhiêu.

Với phần lớn đơn vị, khoản tiền có thể thu lại nằm ở phía xếp ca, vì đó là phần một quản lý ca có thể thay đổi ngay trong tuần này. Định mức cho bạn biết một lượt soạn hàng đã tốn quá nhiều thời gian. Lịch ca mới quyết định liệu dây chuyền có đủ người hay không ngay từ đầu. Sự nhầm lẫn tương tự cũng bao quanh phần mềm điều phối kho, thứ mà các đội thường tìm kiếm trong khi vấn đề thật chỉ là biết ai đang đứng ở cửa xuất hàng lúc bốn giờ chiều.

Ca xoay vòng và phủ kín suốt ngày đêm

Bất kỳ cơ sở nào chạy hơn một ca cũng sẽ đi tới ca xoay: hai ca, ba ca, bốn tổ chia nhau ban đêm và cuối tuần, hoặc mô hình nén với những ngày dài hơn. Ca xoay đơn giản về nguyên tắc nhưng cực nhọc trên bảng tính, vì một thay đổi lan ra suốt các tuần sau đó. Phần mềm xếp ca kho hàng giữ mô hình đó dưới dạng mẫu lịch kho dùng lại được, đưa nó sang tháng này qua tháng khác và duy trì tổng giờ cộng dồn bên cạnh từng cái tên trong lúc lịch đang được dựng. Nếu cùng cơ sở đó còn chạy dây chuyền sản xuất, các mô hình này được trình bày trong xếp ca cho bộ phận sản xuất.

Tổ ca đêm xứng đáng được quan tâm riêng. Họ khó tuyển hơn, tốn kém hơn khi tính phụ cấp, và là nhóm chịu thiệt đầu tiên khi lịch ra trễ. Phát hành trọn một tháng cùng lúc cho nhân sự ca đêm khoảng thời gian báo trước mà họ cần và loại bỏ phần lớn tỷ lệ nghỉ việc do những thay đổi phút chót liên tục gây ra.

Cao điểm mùa vụ, lao động thời vụ và giai đoạn tăng quân

Khối lượng ở mảng hoàn tất đơn hàng mang tính mùa vụ và kế hoạch nhân lực buộc phải chuyển động theo. Định biên có thể tăng thêm một nửa trong một quý rồi lại rút về. Phần mềm xếp ca trung tâm hoàn tất đơn hàng tốt sẽ làm giai đoạn tăng quân đó dễ kiểm soát: nhập nhân sự mới theo lô thay vì gõ từng người, đặt vị trí và mức phân quyền, rồi thêm họ vào mô hình ca sẵn có thay vì dựng một kế hoạch song song.

Lao động thời vụ và lao động qua đơn vị cung ứng cần một lịch mà họ thực sự nhìn thấy được. Phần mềm xếp ca cho công nhân kho phải mặc định rằng người đọc mới vào làm tuần trước và không có email công ty, vì thế ca sẽ hiện trên điện thoại kèm thông báo đẩy mỗi khi có gì thay đổi. Những cơ sở có biên độ mùa vụ lớn thường lập kế hoạch song song với cách tiếp cận của chúng tôi về xếp ca cho lao động thời vụ.

Chi phí trên mỗi giờ công và kiểm soát tăng ca

Nhân công là khoản mục lớn nhất có thể kiểm soát trong hầu hết ngân sách kho, và cũng là khoản duy nhất mà quản lý thật sự dịch chuyển được từ tuần này sang tuần khác. Trên bảng tính, thiệt hại vẫn vô hình cho tới khi bảng lương về: một ca kéo dài thêm hai tiếng, một người soạn hàng gọi thêm cho buổi chiều vắng việc, một trần giờ bị vượt mà không ai để ý.

Hai công cụ kiểm soát gánh phần lớn công việc. Giới hạn giờ theo từng nhân sự hiển thị giờ dự kiến so với giờ tối đa ngay khi bạn gán ca, nhờ đó tăng ca trở thành một quyết định chứ không phải một tai nạn. Quy tắc tăng ca cho phép giờ phụ trội chỉ khi có xác nhận rõ ràng, hoặc khóa hẳn trong một giai đoạn. Báo cáo ngân sách và đơn giá giờ công khép lại vòng tròn, cho thấy mỗi lịch tốn bao nhiêu theo vị trí và theo giai đoạn. Đó chính là thước đo dùng để đánh giá phần mềm xếp ca cho tổ kho tốt nhất, một khi sự mới mẻ của cái lưới gọn gàng đã phai đi.

Chấm công, chuyên cần và bảng công

Lịch đã phát hành là một kế hoạch. Bảng công là điều thực sự đã diễn ra, và tiền rò rỉ ngay ở khoảng cách giữa hai thứ đó. Chức năng chấm công ghi lại thời điểm bắt đầu và kết thúc thật của mỗi ca, cùng giờ nghỉ, thưởng, phạt và mức phụ cấp, rồi lưu vào nhật ký ca để quản lý xem lại. Một ứng dụng bảng công cho kho ghi nhận những chi tiết đó ngay lúc chúng xảy ra sẽ xóa bỏ việc dựng lại số liệu cuối tháng mà bảng công giấy luôn đòi hỏi.

Với các hợp đồng thuê ngoài, phần mềm chấm công 3PL còn phải tách giờ theo từng khách hàng, và tính năng dự án đảm nhận việc đó. Chấm công từ ứng dụng di động chỉ mất vài giây và vẫn hoạt động với những tổ trải rộng trong một tòa nhà lớn hoặc nhiều bãi. Với cơ sở cần bằng chứng về nơi một ca bắt đầu, bản đồ định vị được cung cấp dưới dạng mô-đun trả phí và hiển thị di chuyển của nhân sự cùng lịch sử lộ trình trong giai đoạn được chọn. Chi tiết tính năng nằm ở trang chấm công của chúng tôi.

Quy định về giờ nghỉ và nghỉ giữa ca không phải tùy chọn trong ngành kho vận, và đó là thứ trượt đi đầu tiên khi lịch bị dựng dưới áp lực. Đưa giờ nghỉ vào chính bản thân ca thay vì trông cậy vào trí nhớ của mọi người giúp hồ sơ sạch sẽ và bảng công chính xác. Trần giờ theo từng nhân sự ngăn một vòng xoay lặng lẽ đẩy ai đó vượt giới hạn tuần, còn yêu cầu nghỉ phép và khả năng làm việc được thu thập trước khi dựng lịch chứ không phải thương lượng về sau.

Báo cáo mới là thứ khiến tất cả những điều này đứng vững. Báo cáo giờ làm việc, giờ tối thiểu, ca đã xác nhận và đi muộn đều xuất ra gọn gàng, nên một câu hỏi kiểm tra được trả lời bằng hồ sơ chứ không bằng trí nhớ.

Một nền tảng cho các khu vực, cơ sở và hợp đồng 3PL

Rất ít đơn vị dừng lại ở một tòa nhà. Một cơ sở thứ hai, một kho xử lý hàng trả, một bãi chứa tràn hay một điểm trung chuyển đều có tổ riêng và nhịp riêng, còn hợp đồng thuê ngoài lại chồng thêm một lớp nữa. Chạy chúng trên các bảng tính tách rời nghĩa là không ai thấy sự mất cân đối cho tới khi con số về vào cuối tháng.

Hỗ trợ nhiều địa điểm đưa mọi cơ sở lên cùng một bảng, còn dự án được dùng để tách khu vực, khách hàng hay hợp đồng bên trong cùng một tòa nhà, và đó đúng là điều mà phần mềm xếp ca 3PL cũng như bất kỳ phần mềm quản lý nhân sự 3PL nào cũng phải làm được. Vai trò và phân quyền quyết định ai sửa được gì: quản lý ca điều hành tổ của mình, còn giám đốc cơ sở nhìn thấy toàn cảnh. Những đơn vị vừa vận chuyển hàng vừa quản lý tài xế thường chạy phần này song song với xếp ca nhân sự logistics, để bãi xe và đội xe giữ được cùng một nhịp.

Chọn phần mềm xếp ca kho hàng tốt nhất

Hệ thống xếp ca kho tốt nhất là hệ thống mà các quản lý ca vẫn còn mở ở tháng thứ sáu, và đó hiếm khi là hệ thống có danh sách tính năng dài nhất.

Hãy thử bất kỳ ứng dụng xếp ca kho nào theo cách tổ của bạn sẽ dùng, chứ không theo cách một buổi demo trình bày. Điều tương tự cũng đúng với phần mềm xếp ca trung tâm phân phối mà bạn đang chạy thử ở hai cơ sở. Hãy mở nó trên chiếc điện thoại rẻ nhất trong tòa nhà, vì đó chính là thứ nhân sự thời vụ của bạn đang cầm. Dựng trọn một tuần ca và bấm giờ chính mình. Phát hành nó rồi xem thông báo tới nhanh đến đâu. Đổi một ca và kiểm tra xem tất cả những người liên quan có biết trong vòng một phút hay không. Sau đó xuất báo cáo giờ làm việc và xem con số có khớp với thứ bộ phận lương cần hay không.

Shifton vượt qua những phép thử đó bằng đúng các phần mà một kho hàng thực sự dùng: chế độ xem lịch theo tuần và theo tháng, ca trống và đổi ca, mẫu ca xoay dùng lại được, dự báo nhu cầu kèm phân bổ tự động, chấm công và nhật ký bảng công, giờ nghỉ, thưởng và phạt, cùng báo cáo về giờ công, ngân sách, đơn giá và số dư phép. Tổ tối đa 10 người chạy trên gói miễn phí không giới hạn thời gian, còn các mô-đun trả phí được tính theo mỗi nhân viên mỗi tháng khi quy mô lớn dần.

Kết quả là điều mà phần lớn cơ sở đang nhắm tới: một lịch phản ánh nhu cầu thật, giờ công nằm trong ngân sách bạn đặt ra, và những người lái xe nâng, đóng gói cùng nhân sự cửa xuất hàng luôn biết khi nào mình đi làm. Hãy dựng tuần đầu tiên và xem nó trông ra sao khi toàn bộ sàn kho nằm gọn trong một khung nhìn.