Software de escalas para o comércio independente

O problema da escala numa loja pequena

O comércio independente tem um problema de planeamento que as grandes cadeias não têm: quem planeia não tem tempo para planear. Está ao balcão, está a fazer encomendas, e a escala acaba escrita ao domingo à noite num caderno porque é a única hora calma disponível.

Tudo o resto vem daí. A escala vive num sítio só, normalmente uma parede ou uma fotografia no telemóvel. As alterações são faladas. As horas são lembradas. E o sistema inteiro funciona bem até faltarem duas pessoas na mesma semana.

A velocidade é a funcionalidade

Para uma loja com quatro pessoas, a sofisticação do motor de planeamento é irrelevante. O que conta é quanto tempo leva a produzir a semana seguinte e com que fiabilidade ela chega a toda a gente.

Um modelo guardado responde à primeira parte. Quase todas as lojas pequenas repetem a mesma forma de semana com pequenos retoques, por isso o fluxo honesto é montar a semana boa uma vez, aplicá-la para a frente e mudar as duas ou três coisas que diferem.

Vinte minutos, não duas horas.

Publicar ganha a dizer

Uma alteração dita à terça é uma falta ao sábado. Publicar nos telemóveis com confirmação de leitura é o conserto mais pequeno possível: o dono vê quem abriu a semana e vai atrás da única pessoa que não abriu, em vez de supor.

Sem banco, sem folga

Uma loja com quatro pessoas não tem capacidade sobrante por definição. Quando alguém não pode vir, as opções são conhecidas, poucas e quase sempre os mesmos três nomes, e é exatamente por isso que a ronda de telefonemas parece suficiente.

A razão para a substituir não é só a velocidade. É que um aviso a todos os que podem fazer o turno chega à pessoa que está livre mas a quem nunca perguntam, e ao longo de alguns meses isso espalha as horas extra em vez de as concentrar em quem responde primeiro.

Horas sem papel

As lojas pequenas raramente têm uma discussão salarial, até ao dia em que têm. O gatilho habitual é um turno em que alguém ficou até tarde e ninguém apontou, ou uma pausa que foi feita e não registada. São ambas quantias pequenas e nenhuma é verdadeiramente sobre dinheiro.

Registar entrada e saída no próprio dia, com as pausas à parte, elimina por completo essa categoria de discussão, e não é preciso nada além de um telemóvel. Não há terminal para comprar nem nada para instalar na loja.

O tempo parcial e as outras vidas

As lojas pequenas funcionam com gente que tem outros compromissos: estudantes, pais e mães, alguém com um segundo emprego. Deixá-los marcar a disponibilidade antes de a escala ser montada evita a ronda de pedidos que de outro modo se segue à publicação, e faz o dono parecer organizado em vez de inflexível.

O custo que ninguém olha

Os salários são normalmente o maior custo controlável de uma loja pequena e aquele que menos vezes se examina, porque o número só aparece uma vez por mês e nessa altura a semana já passou.

Um total semanal por pessoa e por dia chega para expor os dois hábitos que mais custam: dobrar as manhãs calmas por precaução, e um turno de fecho que se alonga um quarto de hora todos os dias porque foi planeado ao minuto em que a porta fecha.

Quanto custa

O Shifton é gratuito até 10 pessoas sem limite de tempo e sem cartão, o que cobre por inteiro a maioria das lojas independentes. O planeamento, a picagem base, a aplicação móvel, escalas e localizações ilimitadas e os relatórios estão todos incluídos. Para além disso, os módulos acrescentam-se um a um a partir de 0,50 dólares por colaborador por mês com um teste até 60 dias em cada um.