برنامج إدارة شركات مكافحة الحشرات في الميدان

لماذا جدولة مكافحة الحشرات أصعب مما تبدو

من الخارج تبدو مكافحة الحشرات عملا ميدانيا بسيطا: فني ومركبة وقائمة عناوين. والتعقيد أن شيئا يذكر عن المهمة لا يعرف قبل أن يقف أحدهم داخل المبنى. مسار النمل عشرون دقيقة أو ساعتان بحسب المكان الذي يقود إليه. ومعالجة بق الفراش تتوقف على عدد الغرف المصابة وعلى ما إذا كان الساكن قد هيأها. ومطبخ مطعم فيه صراصير مهمة في التاسعة صباحا ومهمة أخرى في التاسعة مساء.

هذا الغموض هو سبب شراء برامج مكافحة الحشرات وسبب هجر التقاويم العامة. على الجدول أن يحتمل الخطأ عدة مرات في اليوم دون أن يفقد المكتب خيط العملاء الذين ما زالوا ينتظرون أحدا.

السجلات الأربعة التي يقوم عليها العمل

المسار

تقاس الطاقة في هذه المهنة بعدد المهام لكل مركبة في اليوم، والفارق بين مسار مبني جيدا وقائمة بترتيب الحجز مهمة واحدة عادة. والتخطيط حسب الجغرافيا بدل ترتيب المكالمات هو أقل التحسينات بريقا وأولها ظهورا في الإيراد.

المعالجة

ما الذي استخدم، وبأي تركيز، وفي أي غرف، وتحت أي ظروف: هذا هو السجل الذي يرد على شكوى، ويوجه الزيارة اللاحقة، ويثبت أن العمل أنجز كما ينبغي. ولا بد أن يلتقط داخل الموقع، لأن سجلا يكتب لاحقا هو خلاصة ذاكرة.

سجل الموقع

الإصابات المتكررة تشخص عبر زيارات متتالية لا داخل زيارة واحدة. والفني الذي يرى ما وجدته الزيارة السابقة وأي منافذ أغلقت وأي مبيد استخدم الشهر الماضي يتعامل مع المهمة بوصفها الخطوة التالية في خطة معالجة لا زيارة أولى إلى مبنى غريب.

العقد

العمل مع المنشآت يتفق عليه قبل سنة وينسى خلال أسبوع. والزيارات التي تنشأ من تلقاء نفسها بالوتيرة التي يحددها العقد هي الفرق بين خدمة تعمل وخدمة لا يتذكرها أحد إلا حين يتصل العميل ليسأل لماذا لم يحضر أحد.

ما يتوقف المكتب عن فعله

معظم العمل الإداري في شركة مكافحة صغيرة إعادة تركيب. استخراج المهام المنجزة من كومة أوراق المسارات. وإعادة بناء الساعات في آخر يوم عمل في الأسبوع. ومطاردة فني لتفصيل في معالجة لأن عميلا اعترض عليها. وإصدار فاتورة بعد أسبوع من العمل لأن الأوراق لم تصل.

حين تحمل المهمة سجلها معها يختفي هذا العمل بدل أن ينتقل إلى مكان آخر. تغلق الزيارة على الهاتف، ويبقى النموذج مرفقا، وتكون الساعات محسوبة سلفا، وتبنى الفاتورة مما جرى فعلا. والفوترة في هذا النموذج ليست شراء منفصلا: الفوترة ببساطة ما يحدث لمهمة منتهية.

ما الذي يجب أن يفعله نظام الجدولة فوق التقويم

كثيرا ما يشترى برنامج جدولة مكافحة الحشرات بوصفه تقويما معلقا عليه فنيون، ولهذا يهجر قسم كبير منه خلال سنة. التقويم يجيب عن مكان الشخص المفترض. أما نظام إدارة أوامر العمل فعليه أن يجيب عما حدث بعد وصوله، وأي زيارة هي ضمن دورة معالجة، وهل صدرت بها فاتورة للعميل.

وهذا أيضا الجواب الصريح عن الحاجة إلى نظام لإدارة العملاء. سجل العميل في هذه المهنة ليس قائمة جهات اتصال بل قائمة مواقع لكل منها تاريخ إصابة خاص. وأمر عمل يصل ومعه نتائج الشهر الماضي أثمن من بطاقة عليها رقم هاتف.

والشركات الصغيرة تبحث عن أداة لأسباب الشركات الصغيرة: فنيان أو ثلاثة، ولا إدارة خلفية، ولا رغبة في تطبيق يستغرق ستة أسابيع. في هذا الحجم يزن تطبيق يستعمله الفني في اليوم الأول بلا تدريب أكثر من أي مقارنة خصائص.

المنازل والمنشآت على لوحة واحدة

تدير كل شركة مكافحة حشرات تقريبا عملين في وقت واحد. عمل المنازل يأتي بالهاتف وهو عاجل ويسعر بالزيارة ويكسب بسرعة الوصول. وعمل المنشآت متعاقد عليه ومجدول ومدقق ويكسب بجودة السجل. والاثنان يتنافسان على الفنيين أنفسهم في اليوم نفسه.

وجودهما على لوحة واحدة هو ما يجعل هذا التنافس مرئيا. بلاغ منزلي عاجل يدرج في مسار يظهر ما الذي أزاحه. وجولة تعاقدية تؤجل أسبوعا بعد أسبوع تظهر عقدا في خطر. ونظامان منفصلان يخفيان بالضبط الموازنة التي يحتاج العمل إلى رؤيتها.

حدود صريحة

Shifton Field Service برنامج للقوى العاملة وأوامر العمل. يخطط المسارات، ويحفظ المهمة ونماذجها، ويسجل ما أنجز، ويحصي الساعات، ويحول النتيجة إلى فواتير وتقارير. حتى فنيين اثنين، مع اللوحة والتطبيق ونماذج العمل والتقارير، لا يكلف شيئا على الإطلاق، والوحدات المدفوعة هي المخزون والفوترة ومراقبة الموقع وبوابة العملاء.

وهو ليس سجلا كيميائيا رسميا ولا نظام تراخيص. على شركات مكافحة الحشرات التزامات تخص قيود المبيدات وتأهيل الفنيين، وفي بعض الأسواق الإخطار المسبق بالمعالجات، وهذه الالتزامات تحددها الجهة التنظيمية لا مورد البرمجيات. والنهج الصحيح أن يعامل سجل المهمة دليلا على ما أنجز وأن يتحقق بشكل منفصل مما يطلبه النظام المحلي منه.