Көрме орталығы командаларына арналған ауысым кестесі бағдарламасы

Көрме орталығында тұрақты еңбек құрамы жоқ. Онда тыныш апталармен бөлінген қысқа әрі қарқынды қызметкер шыңдарының тізбегі бар, әрі әр шың үш бөліктен тұрады: есіктер ашылардан бірнеше күн бұрын келетін монтаж тобы, іс-шара жүріп жатқанда павильондарда істейтін көрме күндерінің қызметкерлері және соңғы келуші кеткен соң алаңды босататын демонтаж тобы. Көрмеге арналған ауысым кестесі бағдарламасы осы үшеуін үш кестеден, бір басып шығарылған парақтан және топтық чаттан гөрі бір жоспарда ұстау үшін бар.

Қиындық топтың көлемінде емес. Қиындық өзгеріс жылдамдығында. Орталық он күн ішінде нысандағы жиырма адамнан екі жүзге дейін барып, қайта оралуы мүмкін, тоқсанына бірнеше рет, әрі бұл тұрақты қызметкерлер, уақытша жұмысшылар және қатарынан екі іс-шарада ешқашан істемеуі мүмкін агенттік адамдар қоспасымен болады.

Көрмеге арналған кесте бағдарламасы шын мәнінде нені қамтиды

Бұл термин еркін қолданылады, сондықтан мұндай жүйенің не істейтінін дәл айтқан жөн. Ол іс-шараның әр кезеңінде кімнің кезекте екенін, қай павильонда және қай сағаттарда екенін жоспарлайды. Ол әлі ешкім тағайындалмаған ауысымдарды жариялайды, уақытша құрамнан қолжетімділікті жинайды, адамдардың шын мәнінде қашан бастап, қашан аяқтағанын тіркейді және сағаттарды іс-шара мен адам бойынша қайтарып береді. Бұл оның бүкіл жұмысы, әрі көптеген орталықтарда коммерциялық жағының бәрі жаңғыртылғаннан кейін де дәл осы бөлік әлі қолмен жүргізіледі.

Оның істемейтіні - алаң сату немесе қатысушыларды жүргізу. Бұл бөлек санат, әрі іздегенде көпшілік бірінші болып тауып алатыны да сол. Осы екеуін бөлек ұстау сатып алу шешімін әлдеқайда жеңілдетеді, өйткені орталыққа әрдайым дерлік екеуі де қажет, ал өнімдердің ешқайсысы екіншісінің жұмысын жақсы атқармайды.

Монтаж, көрме күндері мен демонтаж - үш бөлек кесте

Іс-шараны бір қызметкерлер блогы деп қарау - орталық кестелерін бұзатын нәрсе сол. Монтаж - ұзақ күндермен істейтін шағын білікті топ, ол көбіне ғимараттағы барлығынан бұрын бастайды. Көрме күндері ең үлкен құрамды талап етеді, ол павильондар, кірістер, стендтер мен қызметтік бөлмелер арасында таралады, әрі кездейсоқтыққа қалдыруға болмайтын үзіліс жабындысымен бірге. Демонтаж үшеуінің ішіндегі ең қысылғаны әрі жиі ең қымбаты, өйткені ол келесі жалдау белгілеген қатаң мерзімге қарсы түнде жүреді.

Оларды сол торкөзде бөлек ауысым жиынтықтары ретінде жоспарлау әр кезеңді өзіне не керегі жөнінде адал ұстайды. Ол қабаттасуды да көрінетін етеді: монтаж қызметкерлері әлі нысанда, ал көрме күнінің құрамы келіп қойған сәт - орталықтар не адамды қосарлайтын, не олқылық қалдыратын дәл сол тұс. Біздің ауысым жоспарлау көріністеріміз нақ осындай қатар оқуға арналып құрылған.

Іс-шаралар арасындағы құрам ауытқуы

Құрамды осындай күрт өзгертетін сала өте аз. Тыныш апта мен көрме аптасы бір реттік шамаға ерекшеленуі мүмкін, ал кесте екеуін де оқылмайтын болып кетпей көрсетуі тиіс. Бұл жоспарлаушыға шыңда бүкіл топты бірден көру, содан кейін екі бөлек жүйе ұстамай, тыныш сейсенбіде істейтін бірнеше адамға дейін тарылту қажет дегенді білдіреді.

Сондай-ақ бұл кестені жылдам құру керек дегенді білдіреді. Егер үлкен іс-шараны дайындау бірнеше күндік қол еңбегін алса, жоспар әрқашан кешігеді, ал кешіккен жоспарлар соңғы сәтте агенттіктен жоғары бағамен адам алдыруға мәжбүрлейді. Көрме орталығына арналған кесте бағдарламасы өз орнын негізінен іс-шараға не керегін шешу мен адамдарға қашан келу керегін хабарлау арасындағы уақытты қысқартумен ақтайды.

Бірнеше күн ғана істейтін уақытша және агенттік қызметкерлер

Көрме орталығы кестесінің үлкен үлесі - осы тоқсанда үш күн, ал келесісінде мүмкін бірде-бір күн істемейтін адамдар. Олар күрделі жүйені үйренбейді, үстел басында отырмайды және ауысым уақыттары үшін кеңсенің соңынан жүрмейді. Орталық нені қолданса да, ол оқытусыз, бірінші реттен телефонда істеуі тиіс.

Іс жүзінде бұл жарияланған ауысымдардың біреу іздеп табуы керек хабарлама емес, хабарландыру түрінде келетінін, қолжетімділікті үйлестіруші жинамай, қызметкердің өзі беретінін, ал бос ауысымдарды бір қоңыраумен таратпай, өз бетімен алуға болатынын білдіреді. Іс-шара кестесін жариялап, олқылықтарды уақытша құрамның өзіне толтыртатын орталық бұрын бір шамадан тыс жүктелген адамға түсетін үйлестіру жұмысының басым бөлігін жойған.

Бір орталық, бірнеше павильон, бір кесте

Үлкенірек орталықтар бір мезгілде бірнеше іс-шара өткізеді, ал павильондардың бір күндегі қажеттіліктері әртүрлі: біреуі монтажда, екіншісі келушілерге ашық, үшіншісі босатылып жатыр. Егер кесте оларды ажырата алмаса, жиынтықтар мән беруді доғарады және қай іс-шараға шынымен адам жетпейтінін ешкім айта алмайды.

Ауысымдарды өз павильоны немесе жобасына белгілеу мұны екі бағытта да шешеді. Жоспарлау павильон-павильонмен жүреді, шолу бүкіл орталықты қамтиды, ал сағаттар кейін іс-шара бойынша есептеледі, әрі қызметкерлермен қамтуды коммерциялық топ пайдалана алатын санға айналдыратын нәрсе де осы. Көрмелермен қатар конференция мен қабылдау өткізетін орталықтар сол құрылымға бөлме түрлері көбірек болғанда да тап болады, ал біздің іс-шара қызметкерлерінің кестесі беті бұл жағын толығырақ ашады.

Адамдарға күндік ақы төленгенде сағаттарды дәл жүргізу

Уақытша және агенттік жұмыс әдетте сағат немесе күндік мөлшерлеме бойынша төленеді, ал қателерді бәрі бірден байқайды. Түнгі демонтаж үшін толық ақы алмаған адам келесі көрмеге телефон көтермейді, ал орталықтың өз есебімен сәйкеспейтін агенттік шоты сағаттап дауласуды талап етеді.

Дәл осы тұста жұмыс уақытын есепке алу әкімшілік ұсақ-түйек болудан қалады. Жоспарланған ауысымға қарсы тіркелген басталу мен аяқталу екі жаққа да сүйенуге болатын бір санды береді, үзілістер болжанбай тіркеледі, ал кешігулер біреудің жадында емес, есепте шығады. Сағаттар содан кейін мөлшерлеме бойынша бөлініп, жалақы жүйесіне шығарылады, сондықтан көрме орталығында уақытты бақылау аптаны қалпына келтіру емес, есепті оқу ісіне айналады. Жұмыс сағаттары, кешігу және мөлшерлеме есептері бір жазбадан шығады.

Қызметкер жоспарлау қайда бітеді, іс-шара платформалары қайда басталады

Бұл шекараны ашық айтқан жөн, өйткені ол көп бос бағалауды үнемдейді. Көрмені басқару бағдарламасы, конгресс орталықтарын басқару жүйелері мен билет платформалары қатысушыларды, стенд бөлуді, зал жоспарлары мен келушілерді тіркеуді ұстайды. Shifton бұлардың ешқайсысын ұстамайды. Ол еңбек ресурсын ұстайды: кестелер мен үлгілер, бос ауысымдар, қолжетімділік пен демалыс өтініштері, жұмыс уақытын есепке алу, өтелген және үстеме сағаттар, үзілістер, тапсырма тағайындау, сағат есептері мен экспорттар, сондай-ақ мына жүйелермен кірігу: Usedesk, Zapier, Intercom және QuickBooks.

Көрме орталығының кесте жүйесін толыққанды іс-шара платформасымен салыстыратын орталықтар әдетте ақыр соңында бөлек иеленетін екі нәрсені салыстырады. Мәселе қайсысы жеңетінінде емес, екеуінің қайсысы қазір көбірек қол еңбегіне түсетінінде, ал көптеген орталықтарда бұл - кесте.

Көрме орталығына кесте жүйесін қалай таңдау керек

Кез келген платформаны тыныш аптаға емес, ең жүктемелі аптаңызға қарсы сынаңыз. Түнгі демонтажды қоса, толық іс-шараны құрып, оның қанша уақыт алатынын және жиынтықтардың қалай оқылатынын көріңіз. Содан кейін көрме күнінің кестесінен екі адамды алып тастап, олқылықты қаншалықты жылдам қайта жариялап, толтыруға болатынын қараңыз, өйткені шынымен ақшаға түсетін жағдай сол. Оны табатын ең ескі телефонда ашыңыз, себебі уақытша қызметкер дәл сондайды қолданады.

Shifton 10 мүшеге дейін уақыт шектеусіз тегін, бұл орталықтың шағын тұрақты тобына қолайлы, ал ақылы жоспарлар айналасында уақытша құрам өскен сайын ай сайын әр қызметкер үшін төленеді. Егер сіздің іс-шараларға қызметкер жинауыңыз қазір бір үйлестіруші жүргізетін кестеде және демалыс бойы шырылдайтын телефонда тұрса, алдымен түзеуге тұрарлығы - кестедегі өзгеріс залдағы адамдарға қаншалықты жылдам жететіні.