Perangkat Lunak Penjadwalan Pameran untuk Tim Pusat Pameran

Pusat pameran tidak memiliki tenaga kerja yang stabil. Yang dimilikinya adalah rangkaian puncak kebutuhan orang yang pendek dan intens, dipisahkan oleh pekan-pekan sepi, dan setiap puncak datang dalam tiga bagian: kru pemasangan yang tiba beberapa hari sebelum pintu dibuka, staf hari pameran yang menjaga hall selama acara berlangsung, dan tim pembongkaran yang mengosongkan lantai setelah pengunjung terakhir pergi. Perangkat lunak penjadwalan pameran ada untuk menahan ketiganya dalam satu rencana, bukan dalam tiga lembar kerja, satu cetakan, dan satu obrolan grup.

Kesulitannya bukan pada ukuran tim, melainkan pada kecepatan perubahan. Sebuah venue bisa berpindah dari dua puluh orang di lokasi menjadi dua ratus lalu kembali lagi dalam sepuluh hari, beberapa kali dalam satu kuartal, memakai campuran staf tetap, pekerja lepas, dan tenaga agensi yang mungkin tidak pernah mengerjakan dua acara berturut-turut.

Apa yang sebenarnya dicakup perangkat lunak penjadwalan pameran

Istilah ini dipakai secara longgar, jadi ada gunanya menyatakan dengan tepat apa yang dilakukan sistem semacam ini. Ia merencanakan siapa yang bertugas, di hall mana, untuk jam berapa, di setiap fase sebuah acara. Ia menerbitkan shift yang belum ditugaskan kepada siapa pun, mengumpulkan ketersediaan dari kumpulan pekerja lepas, mencatat kapan orang benar-benar mulai dan selesai, lalu melaporkan jam kerja kembali per acara dan per orang. Itulah keseluruhan pekerjaannya, dan di sebagian besar venue bagian inilah yang masih dijalankan manual jauh setelah semua sisi komersial dimodernisasi.

Yang tidak dilakukannya adalah menjual ruang lantai atau mengelola peserta pameran. Itu kategori terpisah, dan justru kategori itu yang paling dulu ditemukan orang saat mencari. Memisahkan keduanya membuat keputusan pembelian jauh lebih mudah, karena sebuah venue hampir selalu membutuhkan keduanya dan tidak satu pun produk mengerjakan tugas yang lain dengan baik.

Pemasangan, hari pameran, dan pembongkaran adalah tiga jadwal berbeda

Memperlakukan sebuah acara sebagai satu blok tenaga kerja adalah penyebab jadwal venue meleset. Pemasangan adalah kru kecil yang terampil dan bekerja berhari-hari panjang, sering kali dimulai sebelum siapa pun berada di gedung. Hari pameran membutuhkan jumlah orang terbesar, tersebar di hall, pintu masuk, stan, dan area belakang, dengan penggantian istirahat yang tidak boleh diserahkan pada keberuntungan. Pembongkaran adalah yang paling terjepit dari ketiganya dan sering paling mahal, karena berjalan semalaman melawan tenggat keras yang ditetapkan penyewaan berikutnya.

Merencanakan ketiganya sebagai rangkaian shift terpisah pada kisi yang sama membuat setiap fase jujur tentang apa yang dibutuhkannya. Cara itu juga membuat tumpang tindih terlihat: titik ketika staf pemasangan masih di lokasi dan staf hari pameran sudah tiba adalah tepat tempat venue menggandakan orang atau justru meninggalkan celah. Tampilan penjadwalan shift kami dibangun di sekitar cara membaca berdampingan seperti itu.

Ayunan jumlah orang di antara acara

Sangat sedikit industri yang menggerakkan jumlah orang sekeras ini. Pekan sepi dan pekan pameran bisa berbeda satu tingkat besaran, dan jadwal harus mewakili keduanya tanpa menjadi sulit dibaca. Artinya perencana perlu melihat seluruh tim sekaligus saat puncak, lalu menyempit ke segelintir orang yang bekerja pada Selasa yang sepi, tanpa memelihara dua sistem terpisah.

Artinya juga jadwal harus cepat dibangun. Jika menyiapkan acara besar memakan waktu berhari-hari kerja manual, rencananya selalu terlambat, dan rencana yang terlambat itulah yang memaksa pemesanan agensi menit terakhir dengan tarif premium. Perangkat lunak penjadwalan pusat pameran membuktikan nilainya terutama dengan memangkas waktu antara memutuskan apa yang dibutuhkan sebuah acara dan memberi tahu orang untuk hadir.

Pekerja lepas dan agensi yang bekerja beberapa hari saja

Sebagian besar jadwal pusat pameran diisi orang yang bekerja tiga hari pada kuartal ini dan mungkin tidak sama sekali pada kuartal berikutnya. Mereka tidak akan mempelajari sistem yang rumit, tidak duduk di depan meja kerja, dan tidak akan mengejar kantor demi mengetahui jam shift mereka. Apa pun yang dipakai venue harus bekerja di ponsel, sejak percobaan pertama, tanpa pelatihan.

Secara praktis, itu berarti shift yang diterbitkan tiba sebagai notifikasi alih-alih pesan yang harus dicari seseorang, ketersediaan dikirim oleh pekerja sendiri alih-alih dikumpulkan koordinator, dan shift terbuka bisa diambil alih-alih dialokasikan satu telepon setiap kali. Venue yang menerbitkan jadwal acara dan membiarkan kumpulan pekerja lepas mengisi celahnya sendiri telah melepaskan sebagian besar pekerjaan koordinasi yang dulu menumpuk pada satu orang.

Satu venue, beberapa hall, satu jadwal

Pusat yang lebih besar rutin menjalankan lebih dari satu acara pada saat bersamaan, dan setiap hall punya kebutuhan berbeda pada hari yang sama: satu sedang pemasangan, satu terbuka untuk pengunjung, satu sedang dikosongkan. Jika jadwal tidak bisa memisahkannya, angka total kehilangan makna dan tidak ada yang bisa mengatakan acara mana yang benar-benar kekurangan orang.

Menandai shift ke hall atau proyeknya menyelesaikan ini dari dua arah. Perencanaan berjalan hall demi hall, peninjauan berjalan untuk seluruh venue, dan jam kerja dilaporkan per acara setelahnya, yang mengubah penempatan orang menjadi angka yang bisa dipakai tim komersial. Venue yang juga menjalankan konferensi dan layanan tamu berdampingan dengan pameran menghadapi struktur yang sama pada lebih banyak jenis ruang, dan halaman penjadwalan staf acara kami membahas sisi itu lebih rinci.

Menjaga jam kerja tetap benar saat orang dibayar harian

Pekerjaan lepas dan agensi biasanya dibayar berdasarkan jam atau tarif harian, dan kesalahan langsung disadari semua pihak. Pekerja yang kurang dibayar untuk pembongkaran semalaman tidak akan mengangkat telepon pada pameran berikutnya, dan tagihan agensi yang tidak cocok dengan catatan venue sendiri butuh berjam-jam untuk diperdebatkan.

Di sinilah pencatat waktu berhenti menjadi detail administratif. Waktu mulai dan selesai yang tercatat terhadap shift terjadwal memberi satu angka yang bisa dipakai kedua pihak, istirahat dicatat alih-alih diasumsikan, dan keterlambatan muncul dalam laporan alih-alih dalam ingatan seseorang. Jam kerja kemudian dirinci menurut tarif upah dan diekspor untuk penggajian, sehingga pelacakan waktu di pusat pameran menjadi soal membaca laporan, bukan menyusun ulang pekan yang sudah lewat. Laporan jam kerja, keterlambatan, dan tarif upah semuanya berasal dari catatan dasar yang sama.

Di mana penjadwalan staf berhenti dan platform acara dimulai

Batas ini layak dinyatakan terus terang, karena menghemat banyak evaluasi yang sia-sia. Perangkat lunak manajemen pameran dagang, sistem manajemen pusat konvensi, dan platform tiket menyimpan peserta pameran, alokasi stan, denah lokasi, dan registrasi pengunjung. Shifton tidak menyimpan satu pun dari itu. Yang disimpannya adalah tenaga kerja: jadwal dan templat, shift terbuka, ketersediaan dan permohonan cuti, pencatat waktu kerja, jam kerja dan jam lembur, istirahat, penugasan tugas, laporan jam dan ekspor, serta integrasi dengan Usedesk, Zapier, Intercom, dan QuickBooks.

Venue yang membandingkan sistem penjadwalan pusat pameran dengan platform acara lengkap biasanya sedang membandingkan dua hal yang pada akhirnya akan mereka miliki secara terpisah. Pertanyaannya bukan mana yang menang, melainkan mana dari keduanya yang saat ini lebih mahal dalam bentuk kerja manual, dan bagi sebagian besar pusat pameran jawabannya adalah jadwal.

Memilih sistem penjadwalan pusat pameran

Uji platform mana pun terhadap pekan tersibuk Anda, bukan pekan yang sepi. Bangun satu acara penuh, termasuk pembongkaran semalaman, lalu lihat berapa lama waktunya dan bagaimana angka totalnya terbaca. Setelah itu keluarkan dua orang dari jadwal hari pameran dan perhatikan seberapa cepat celahnya bisa diterbitkan ulang dan diisi, karena situasi itulah yang benar-benar memakan biaya. Buka di ponsel paling tua yang bisa Anda temukan, karena itulah perangkat yang dipakai pekerja lepas.

Shifton gratis untuk maksimal 10 anggota tim tanpa batas waktu, yang cocok untuk kru venue tetap berukuran kecil, dan paket berbayar ditagih per karyawan per bulan seiring kumpulan pekerja lepas tumbuh di sekitarnya. Jika penempatan staf acara Anda saat ini tinggal di lembar kerja yang dipelihara satu koordinator dan di telepon yang berdering sepanjang akhir pekan, hal pertama yang layak diperbaiki adalah seberapa cepat perubahan jadwal sampai ke lantai.