Software Penjadwalan Pengiriman untuk Shift Driver

Operasi pengiriman berhasil atau gagal tergantung apakah jumlah driver yang tepat berangkat pada jam yang tepat. Volume berayun antara hari kerja dan akhir pekan, batas waktu penerimaan order bersifat tetap, dan satu armada yang tidak terisi mendorong pengiriman sehari penuh ke hari berikutnya. Software penjadwalan pengiriman mengubah aksi menyeimbangkan harian itu menjadi proses yang bisa diulang, bukan pagi yang habis di telepon mencari pengganti.

Sebagian besar alat roster umum dibuat untuk jam kantor yang tetap. Tim kurir dan pengiriman tidak bekerja seperti itu. Shift dimulai sebelum fajar, berlanjut melewati tengah malam, bergerak mengikuti volume paket, dan dikerjakan oleh campuran driver tetap, pekerja paruh waktu, dan tenaga musiman. Alat penjadwalan yang mengabaikan campuran itu akan ditinggalkan dalam sebulan. Software penjadwalan untuk pekerjaan pengiriman harus berangkat dari pola shift yang dibentuk jalanan, bukan dari kalender kantor.

Apa yang sebenarnya harus dilakukan software penjadwalan pengiriman

Setelah daftar fitur dilucuti, pekerjaannya mengerucut ke empat hal. Menyusun satu pekan penuh shift driver dengan cepat, tanpa meninggalkan kantor depo. Menjaga setiap orang di dalam batas jam kontrak dan regulasi sebelum jadwal diterbitkan, bukan setelah payroll menandainya. Menjangkau tenaga kerja yang menghabiskan hari di jalan, yang berarti lewat ponsel dan tidak ada yang lain. Serta bertahan pada momen seorang driver menelepon sakit pukul setengah enam pagi.

Apa pun di luar keempat hal itu adalah soal selera. Sistem penjadwalan pengiriman yang menuntaskan keempatnya dengan rapi mengungguli platform berat yang penuh fungsi yang tidak akan pernah dibuka oleh kepala depo.

Ada dua kategori produk yang dijual dengan nama serupa, dan perbedaannya penting saat Anda membandingkan alat. Software dispatch pengiriman memutuskan titik henti mana yang diberikan kepada driver yang sudah masuk shift, dan software dispatch driver maupun dispatch kurir berada di kelompok yang sama. Platform penjadwalan driver pengiriman menjawab pertanyaan yang lebih awal: siapa yang bekerja besok, berapa lama, dan dari depo mana. Shifton mengerjakan yang kedua, dan keduanya berdampingan tanpa tumpang tindih.

Di titik mana spreadsheet berhenti bekerja

Hampir setiap operasi kurir dimulai dengan templat jadwal pengiriman di spreadsheet, dan itu bertahan selama masih ada delapan driver dan satu pola shift. Lalu depo kedua dibuka, penjagaan akhir pekan muncul, tiga driver beralih paruh waktu, dan berkas itu berubah menjadi risiko. Suntingan yang dibuat di satu laptop tidak pernah sampai ke salinan cetak yang tertempel di area muat. Dua supervisor mengubah sel yang sama. Jam kerja melewati batas karena spreadsheet tidak memperingatkan siapa pun.

Beralih ke software jadwal driver tidak menghapus templat, melainkan membuatnya hidup. Templat jadwal driver pengiriman berhenti menjadi berkas yang harus diingat seseorang untuk dibagikan ulang. Pola mingguan yang tersimpan diterapkan ke pekan mana pun di masa depan, semua orang membaca versi yang sama, dan perubahan yang dibuat pukul tujuh pagi sudah ada di ponsel driver pada pukul tujuh lewat lima.

Menyusun jadwal driver mingguan

Grid mingguan adalah tempat pekerjaan itu terjadi. Driver menjadi baris, hari menjadi kolom, dan setiap shift membawa jam mulai, jam selesai, dan penanda lokasinya sendiri. Rute yang belum ditugaskan kepada siapa pun masuk ke baris shift terbuka, terlihat oleh semua driver yang memenuhi syarat sekaligus, alih-alih ditawarkan lewat rangkaian panggilan satu per satu.

Kecepatan di sini lebih berarti daripada yang terlihat. Ketika aplikasi jadwal pengiriman membuat penyusunan satu pekan menjadi murah, manajer berhenti mempertahankan jadwal yang buruk hanya karena menyusun ulang akan memakan dua jam lagi. Modul penjadwalan shift Shifton mendukung tampilan hari, pekan, dan bulan, distribusi otomatis untuk kumpulan driver yang lebih besar, serta prakiraan permintaan ketika volume cukup bisa diprediksi. Depo yang juga menjalankan tim gudang kerap merencanakan kedua sisi bersamaan, dan hal itu dibahas di halaman penjadwalan staf gudang kami.

Operator multilokasi paling diuntungkan di sini. Software manajemen tenaga kerja kurir yang menyatukan semua depo dalam satu akun memungkinkan manajer wilayah melihat di mana tenaga tipis dan di mana berlebih pada satu layar, lalu memindahkan driver bersama antar lokasi tanpa menyusun ulang kedua jadwal. Software penjadwalan armada pengiriman yang menuntut login terpisah per depo kehilangan pandangan itu sejak hari pertama.

Jam kerja, lembur, dan berapa biaya sesungguhnya satu pekan pengiriman

Upah adalah biaya terkendali terbesar dalam bisnis pengiriman, dan angkanya bergerak mengikuti jadwal. Kerugian dari pekan yang disusun buruk jarang muncul pada hari itu juga. Ia muncul dua pekan kemudian sebagai lembur yang tidak disetujui siapa pun, driver yang diam-diam melewati batas legal, dan tagihan upah yang tidak lagi sepadan dengan volume yang terkirim.

Software penjadwalan driver pengiriman yang baik menampilkan angka-angka itu selagi jadwal masih bisa disunting. Angka maksimum berdiri di samping total mingguan berjalan tiap driver. Lembur dapat diatur agar memerlukan konfirmasi sebelum ditambahkan. Software pelacakan jam kerja driver hanya berguna bila terikat pada jadwal: data absen masuk dan keluar direkam terhadap shift yang direncanakan, sehingga selisih antara rencana dan kenyataan menjadi angka, bukan dugaan. Absensi berbasis lokasi melalui modul geolokasi tersedia sebagai tambahan berbayar untuk situasi ketika konfirmasi kedatangan di depo atau lokasi kerja itu penting. Batas yang sama berlaku untuk tim yang berangkat ke satu pekerjaan dengan satu kendaraan, seperti yang diuraikan halaman kami tentang penjadwalan untuk perusahaan jasa pindahan.

Rute malam, penjagaan akhir pekan, dan musim puncak

Sangat sedikit operasi pengiriman yang berjalan dengan satu shift siang saja. Pengiriman bahan pangan dan farmasi dimulai dini hari, e-commerce berlanjut hingga larut malam, dan angkutan lintas kota malam melewati tengah malam ke tanggal berikutnya. Software penjadwalan kurir yang tidak mampu menampung beberapa shift dalam satu hari, atau yang salah menghitung rute pukul 23.00 sampai 07.00, justru menciptakan sengketa upah alih-alih menyelesaikannya. Software penjadwalan tim pengiriman harus memperlakukan malam sebagai bagian normal dari pekan.

Musim puncak menambah masalah kedua. Jumlah orang melonjak selama enam sampai sepuluh pekan, sebagian besar bersifat sementara, dan mereka yang baru datang belum pernah melihat pola shift depo. Peran dan izin akses membuat itu tetap terkendali: setiap driver baru diundang lewat email, hanya melihat shift miliknya, dan ditempatkan ke pola yang sudah ada, bukan ke pekan kosong.

Penjagaan akhir pekan layak memiliki aturannya sendiri, bukan salinan rencana hari kerja. Mengumpulkan ketersediaan lebih dulu, lalu menyusun berdasarkan itu, adalah yang mencegah jadwal Sabtu ditulis ulang tiga kali.

Menjaga driver tetap terinformasi tanpa rantai telepon

Driver adalah tenaga kerja yang paling sulit dijangkau. Mereka tidak duduk di meja, jarang membuka email, dan papan pengumuman hanya bekerja bagi yang melewatinya. Setiap aplikasi jadwal driver yang ingin bertahan harus berjalan di ponsel di saku driver, pada sinyal lemah, dalam kurang dari tiga puluh detik.

• Jadwal yang diterbitkan dan setiap perubahan berikutnya tiba sebagai notifikasi push
• Driver mengambil shift terbuka dan mengajukan tukar shift di aplikasi, manajer menyetujui atau menolak
• Ketersediaan dan permintaan cuti dikumpulkan sebelum pekan disusun, bukan sesudahnya
• Setiap orang hanya melihat shift miliknya, sehingga aplikasi tetap nyaman di layar kecil

Hasilnya adalah solusi penjadwalan pengiriman yang benar-benar dibuka tim. Ketika driver percaya bahwa aplikasi adalah versi yang benar, arus telepon yang menanyakan jam berapa mereka mulai hari Kamis pun berhenti.

Pelaporan yang bertahan di meja payroll

Pelaporan adalah tempat software penjadwalan staf pengiriman membuktikan dirinya kepada bagian keuangan, karena penjadwalan dan payroll selalu berselisih ketika angkanya tidak cocok. Laporan jam kerja, laporan cuti dan saldo cuti, catatan bonus dan penalti, laporan anggaran dan tarif upah semuanya berpijak pada jadwal yang sama, difilter menurut bulan dan posisi, lalu diekspor ke spreadsheet saat keuangan meminta. Laporan keterlambatan dan aktivitas menampilkan pola kehadiran yang tidak terlihat dalam grid mingguan. Shifton menghasilkan laporannya dan terhubung ke QuickBooks serta Zapier, sementara payroll itu sendiri tetap di sistem yang sudah Anda jalankan.

Memilih sistem penjadwalan pengiriman

Tidak ada satu software penjadwalan pengiriman terbaik, dan software penjadwalan kurir terbaik untuk operasi dua depo bukan yang tepat untuk armada nasional. Uji platform mana pun dengan cara depo Anda akan memakainya. Susun satu pekan nyata, lengkap dengan shift terbelah yang merepotkan dan dua pekerja paruh waktu, lalu hitung waktunya. Buka aplikasi ponsel di perangkat tertua di kantor. Batalkan satu shift dan lihat secepat apa driver terkait diberi tahu. Tanyakan apa yang terjadi ketika driver ditambahkan di tengah pekan dan ketika shift melewati tengah malam, karena di dua titik itulah alat murah biasanya patah. Software penjadwalan driver gratis layak dicoba lebih dulu dengan tim kecil, selama tingkat gratisnya benar-benar sebuah paket dan bukan uji coba yang kedaluwarsa.

Di bawah sepuluh orang, paket gratis Shifton mencakup seluruh pekerjaan tanpa batas waktu, cocok untuk tim kurir kecil atau operasi satu armada yang baru lepas dari kertas. Seiring armada bertumbuh, paket berbayar menambahkan perencanaan multilokasi, pelaporan yang lebih dalam, dan modul yang diharapkan dari platform penjadwalan driver berskala besar. Bagaimanapun tujuannya tetap sama: setiap jendela rute terisi, jam kerja berada dalam batas, dan tim yang selalu tahu kapan mereka berkendara.