प्रदर्शनी केंद्र टीमों के लिए शिफ्ट शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर

प्रदर्शनी केंद्र के पास स्थिर कार्यबल नहीं होता। उसके पास छोटे और तीव्र स्टाफिंग शिखरों की एक कड़ी होती है, जिनके बीच शांत सप्ताह पड़ते हैं, और हर शिखर तीन हिस्सों में आता है: निर्माण टीम जो दरवाजे खुलने से कई दिन पहले पहुंचती है, शो दिन का स्टाफ जो आयोजन चलने के दौरान हॉल संभालता है, और निष्कासन टीम जो आखिरी आगंतुक के जाते ही फर्श खाली करती है। ट्रेड शो शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर इसीलिए है कि ये तीनों तीन स्प्रेडशीट, एक प्रिंटआउट और एक ग्रुप चैट के बजाय एक ही योजना में रहें।

कठिनाई टीम के आकार की नहीं है। कठिनाई बदलाव की गति की है। एक केंद्र दस दिन में साइट पर बीस लोगों से दो सौ तक जाकर वापस आ सकता है, तिमाही में कई बार, स्थायी स्टाफ, अस्थायी कर्मियों और एजेंसी लोगों के मिश्रण के साथ, जिनमें से कई शायद कभी लगातार दो आयोजनों में काम न करें।

ट्रेड शो शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर असल में क्या कवर करता है

यह शब्द ढीले-ढाले ढंग से इस्तेमाल होता है, इसलिए ठीक-ठीक बताना जरूरी है कि ऐसी प्रणाली करती क्या है। वह तय करती है कि आयोजन के हर चरण में कौन ड्यूटी पर है, किस हॉल में और किन घंटों के लिए। वह उन शिफ्टों को प्रकाशित करती है जिन्हें अभी किसी को नहीं सौंपा गया, अस्थायी पूल से उपलब्धता जुटाती है, दर्ज करती है कि लोगों ने असल में कब शुरू और खत्म किया, और घंटों की रिपोर्ट आयोजन तथा व्यक्ति के अनुसार लौटाती है। यही उसका पूरा काम है, और ज्यादातर केंद्रों में व्यापारिक पक्ष के आधुनिक होने के लंबे समय बाद तक यही हिस्सा हाथ से चलता रहता है।

जो वह नहीं करती वह है फर्श की जगह बेचना या प्रदर्शकों को संभालना। वह अलग श्रेणी है, और खोजने पर ज्यादातर लोगों को पहले वही मिलती है। दोनों को अलग रखने से खरीद का फैसला बहुत आसान हो जाता है, क्योंकि केंद्र को लगभग हमेशा दोनों चाहिए होते हैं और कोई भी उत्पाद दूसरे का काम अच्छी तरह नहीं करता।

निर्माण, शो के दिन और निष्कासन तीन अलग शेड्यूल हैं

आयोजन को एक ही स्टाफिंग ब्लॉक मानना ही केंद्रों के रोस्टर बिगाड़ता है। निर्माण एक छोटी, कुशल टीम है जो लंबे दिन काम करती है और अक्सर इमारत में सबसे पहले शुरू करती है। शो के दिनों में सबसे ज्यादा स्टाफ चाहिए, जो हॉल, प्रवेश द्वार, स्टॉल और पिछले हिस्सों में फैला होता है, साथ में ब्रेक का कवर जिसे संयोग पर नहीं छोड़ा जा सकता। निष्कासन तीनों में सबसे सिकुड़ा हुआ और अक्सर सबसे महंगा होता है, क्योंकि वह अगली किरायेदारी से तय कठोर समय सीमा के सामने रात भर चलता है।

इन्हें उसी ग्रिड पर शिफ्टों के अलग सेट के रूप में नियोजित करना हर चरण को अपनी जरूरत के बारे में ईमानदार रखता है। इससे ओवरलैप भी दिखने लगता है: वह बिंदु जहां निर्माण का स्टाफ अब भी साइट पर है और शो दिन का स्टाफ आ चुका है, ठीक वही जगह है जहां केंद्र या तो दोहरा स्टाफ रखते हैं या खाली छोड़ देते हैं। हमारे शिफ्ट शेड्यूलिंग दृश्य ठीक इसी तरह के साथ-साथ पढ़ने के लिए बने हैं।

आयोजनों के बीच स्टाफ संख्या का उतार-चढ़ाव

बहुत कम उद्योग स्टाफ संख्या इतनी तेजी से बदलते हैं। शांत सप्ताह और शो सप्ताह में दस गुना तक फर्क हो सकता है, और शेड्यूल को दोनों दिखाने होंगे बिना अपठनीय हुए। इसका मतलब है कि योजनाकार को चरम पर पूरी टीम एक साथ दिखनी चाहिए, फिर शांत मंगलवार को काम करने वाले गिने-चुने लोगों तक सिमटना चाहिए, और वह भी दो अलग प्रणालियां चलाए बिना।

इसका मतलब यह भी है कि शेड्यूल जल्दी बनना चाहिए। अगर बड़े आयोजन का सेटअप कई दिनों का हाथ का काम मांगता है, तो योजना हमेशा देर से आती है, और देर से आई योजनाएं ही ऊंची दरों पर आखिरी समय की एजेंसी बुकिंग करवाती हैं। प्रदर्शनी केंद्र रोस्टरिंग सॉफ़्टवेयर अपनी जगह मुख्य रूप से इसी से बनाता है कि वह आयोजन की जरूरत तय करने और लोगों को आने के लिए कहने के बीच का समय घटा देता है।

गिने-चुने दिन काम करने वाले अस्थायी और एजेंसी कर्मी

प्रदर्शनी केंद्र के शेड्यूल का बड़ा हिस्सा वे लोग हैं जो इस तिमाही तीन दिन काम करते हैं और अगली में शायद एक भी नहीं। वे कोई जटिल प्रणाली नहीं सीखेंगे, वे डेस्क पर नहीं बैठते, और अपनी शिफ्ट का समय जानने के लिए दफ्तर के पीछे नहीं भागेंगे। केंद्र जो भी इस्तेमाल करे, वह बिना प्रशिक्षण के, पहली ही बार फोन पर चलना चाहिए।

व्यवहार में इसका मतलब है कि प्रकाशित शिफ्टें एक सूचना के रूप में आती हैं, ऐसे संदेश के रूप में नहीं जिसे किसी को ढूंढना पड़े, उपलब्धता समन्वयक के जुटाने के बजाय कर्मी खुद देता है, और खाली शिफ्टें एक-एक कॉल से बांटने के बजाय उठाई जा सकती हैं। जो केंद्र आयोजन का रोस्टर प्रकाशित करता है और अस्थायी पूल से खुद खाली जगहें भरवाता है, उसने वह ज्यादातर समन्वय कार्य हटा दिया है जो पहले एक अत्यधिक बोझ वाले व्यक्ति पर पड़ता था।

एक केंद्र, कई हॉल, एक शेड्यूल

बड़े केंद्र नियमित रूप से एक साथ एक से अधिक आयोजन चलाते हैं, और एक ही दिन हॉलों की जरूरतें अलग होती हैं: एक निर्माण में, एक आगंतुकों के लिए खुला, एक खाली किया जा रहा। अगर शेड्यूल उन्हें अलग नहीं कर पाता, तो कुल आंकड़ों का कोई अर्थ नहीं रहता और कोई नहीं बता सकता कि किस आयोजन में असल में लोग कम हैं।

शिफ्टों को उनके हॉल या प्रोजेक्ट से जोड़ना इसे दोनों दिशाओं में हल करता है। योजना हॉल दर हॉल बनती है, समीक्षा पूरे केंद्र की होती है, और घंटे बाद में हर आयोजन के अनुसार रिपोर्ट होते हैं, जिससे स्टाफिंग एक ऐसा आंकड़ा बन जाती है जिसे व्यापारिक टीम इस्तेमाल कर सके। जो केंद्र प्रदर्शनियों के साथ सम्मेलन और आतिथ्य भी चलाते हैं, वे और भी तरह के कमरों में यही ढांचा देखते हैं, और हमारा इवेंट स्टाफ शेड्यूलिंग पेज उस पक्ष को अधिक विस्तार से देखता है।

दिहाड़ी पर काम करने वालों के घंटे सही रखना

अस्थायी और एजेंसी काम का भुगतान आमतौर पर घंटों या दिन की दर पर होता है, और गलतियां सभी को तुरंत दिख जाती हैं। रात के निष्कासन का कम भुगतान पाने वाला कर्मी अगले शो के लिए फोन नहीं उठाएगा, और केंद्र के अपने रिकॉर्ड से न मिलने वाला एजेंसी बिल घंटों की बहस मांगता है।

यहीं टाइम क्लॉक एक प्रशासनिक ब्यौरा नहीं रह जाता। नियोजित शिफ्ट के सामने दर्ज शुरुआत और समाप्ति एक ऐसा आंकड़ा देती है जिस पर दोनों पक्ष काम कर सकें, ब्रेक अनुमान के बजाय दर्ज होते हैं, और देर से आना किसी की याददाश्त के बजाय रिपोर्ट में दिखता है। फिर घंटे वेतन दर के अनुसार बंटते हैं और पेरोल के लिए निर्यात होते हैं, जिससे प्रदर्शनी केंद्र में समय ट्रैकिंग पूरा सप्ताह दोबारा जोड़ने के बजाय एक रिपोर्ट पढ़ने की बात रह जाती है। काम के घंटे, देरी और वेतन दर की रिपोर्ट सब एक ही अंतर्निहित रिकॉर्ड से आती हैं।

स्टाफ शेड्यूलिंग कहां खत्म और आयोजन प्लेटफ़ॉर्म कहां शुरू

यह सीमा साफ कहना ठीक रहता है, क्योंकि इससे बहुत सा बेकार मूल्यांकन बचता है। ट्रेड शो प्रबंधन सॉफ़्टवेयर, कन्वेंशन सेंटर प्रबंधन प्रणालियां और टिकटिंग प्लेटफ़ॉर्म प्रदर्शकों, स्टॉल आवंटन, फ्लोर प्लान और आगंतुक पंजीकरण को रखते हैं। Shifton इनमें से कुछ नहीं रखता। वह कार्यबल रखता है: शेड्यूल और टेम्पलेट, खाली शिफ्टें, उपलब्धता और छुट्टी के अनुरोध, टाइम क्लॉक, काम के और ओवरटाइम घंटे, ब्रेक, कार्य आवंटन, घंटों की रिपोर्ट और निर्यात, तथा इन सेवाओं के साथ एकीकरण: Usedesk, Zapier, Intercom, QuickBooks।

जो केंद्र एक्सपो सेंटर शेड्यूलिंग प्रणाली की तुलना पूरे आयोजन प्लेटफ़ॉर्म से करते हैं, वे आमतौर पर दो ऐसी चीजों की तुलना करते हैं जो अंत में उन्हें अलग-अलग रखनी ही पड़ेंगी। सवाल यह नहीं कि कौन जीतता है, बल्कि यह कि इस समय दोनों में से किसमें हाथ का काम ज्यादा लग रहा है, और ज्यादातर केंद्रों में वह रोस्टर ही है।

प्रदर्शनी केंद्र शेड्यूलिंग प्रणाली कैसे चुनें

किसी भी प्लेटफ़ॉर्म को अपने सबसे व्यस्त सप्ताह पर परखें, शांत सप्ताह पर नहीं। रात के निष्कासन समेत एक पूरा आयोजन बनाएं और देखें कि उसमें कितना समय लगता है और कुल आंकड़े कैसे पढ़े जाते हैं। फिर शो दिन के रोस्टर से दो लोग हटाएं और देखें कि खाली जगह कितनी जल्दी दोबारा प्रकाशित होकर भर जाती है, क्योंकि असल में पैसा यही स्थिति खर्च कराती है। इसे उस सबसे पुराने फोन पर खोलें जो मिल जाए, क्योंकि अस्थायी कर्मी वैसा ही फोन इस्तेमाल करेगा।

Shifton 10 टीम सदस्यों तक बिना समय सीमा के मुफ्त है, जो केंद्र की छोटी स्थायी टीम के लिए उपयुक्त है, और उसके इर्द-गिर्द अस्थायी पूल बढ़ने पर पेड प्लान प्रति कर्मचारी प्रति माह लगते हैं। अगर आपकी आयोजन स्टाफिंग इस समय एक समन्वयक की रखी स्प्रेडशीट और पूरे सप्ताहांत बजते फोन में रहती है, तो सबसे पहले सुधारने लायक बात यह है कि शेड्यूल का बदलाव कितनी जल्दी हॉल तक पहुंचता है।