תוכנת לוחות תורנויות למשטרה, לכבאות ולשירותי ההצלה

הכיסוי הוא כל העבודה. לוח תורנויות משטרתי, לוח של תחנת כבאות ותוכנית צוות של שירות ההצלה עונים על אותה שאלה במדים שונים: האם יש אדם כשיר בתורנות בשלוש לפנות בוקר, ומה קורה כשאחד מהם מודיע על מחלה שעה לפני תחילת המשמרת. תוכנת סידור משמרות לשירותי הצלה קיימת כדי שהתשובה תגיע ממערכת ולא ממי שמחזיק באותו יום את הלוח המודפס.

שירותי החירום נושאים גם עומס תכנון שמעסיקים רגילים לא מכירים. הלוח פועל בכל שעה בכל יום בשנה. המחזורים חוזרים על עצמם לאורך חודשים ולא שבועות. השעות מוגבלות בנוהל ובהסכם, שעות נוספות יקרות ונראות גם מחוץ לארגון, ואנשים אינם זמינים באופן קבוע מסיבות שאין להן מקום ברישום במערכת שיבוץ כללית: דיון בבית משפט, הכשרה, התאוששות אחרי אירוע ארוך.

מה תוכנת סידור משמרות לשירותי הצלה חייבת באמת לעשות

אם מסירים את רשימות היכולות, העבודה מצטמצמת לארבעה דברים. לבנות מחזור שלם במהירות בלי לצייר את אותו מבנה מחדש כל חודש. להראות אם התקן המזערי מחזיק בכל משמרת עוד לפני הפרסום, ולא אחרי שמפקד המשמרת מגלה חור. להגיע לאנשים בטלפון, כי איש מהמוצבים בתורנות לא בודק לוח מודעות. ולהחזיק כשהתוכנית נשברת, מה שבשירותי החירום קורה כמעט בכל שבוע.

כל השאר הוא נוחות. מערכת שיבוץ שעושה את ארבעת אלה כמו שצריך עדיפה על מערכת עם חמישים יכולות שמכוונות לבעיות שאין לתחנה. זה הרף שאפליקציית שיבוץ משטרתית או תוכנת שיבוץ לכבאות חייבות לעבור לפני שמישהו ימשיך להשתמש בהן אחרי החודש הראשון.

מבני משמרות: 24/48, 48/96 ויום Kelly

לוחות התורנויות של הכבאות וההצלה חיים על מחזורים חוזרים. סבב 24/48, סבב 48/96, מחזור של ארבע פלוגות עם יום Kelly שמוחדר כדי להחזיר את ממוצע השעות אל מתחת למגבלת ההסכם: כל אחד מהם הוא מבנה שחייב לרוץ נקי במשך חודשים ולהישאר הוגן בין כל הפלוגות. אפשר לבנות זאת בגיליון אלקטרוני, וכך גם נולדות הטעויות, כי שורה אחת שנוספת מזיזה את כל המחזור ואיש לא שם לב עד שמגיע הצוות הלא נכון.

לוח תורנויות של כבאות שנבנה מתבנית שמורה חוזר קדימה מעצמו. תצוגת החודש מציגה את כל המחזור בבת אחת, כך שאפשר לבדוק את המבנה לפני שהוא מגיע למישהו, וסך השעות לכל אדם מראה אם הסבב מחלק שעות באופן אחיד או מעמיס בשקט על אותם שלושה אנשים. מבני המשמרות הם הסיבה שאפליקציה של תחנה חייבת לחשוב בחודשים, בזמן שרוב תוכנות השיבוץ חושבות בשבועות.

תקן מזערי והמשמרות שאיש לא לקח

התקן המזערי הוא המספר החשוב ביותר וגם זה שנמדד הכי גרוע. שני פראמדיקים לאמבולנס, מפקד לכל משמרת, מספר קבוע של שוטרים לכל מרחב בכל משמרת. את הפער קל לזהות יום לפני, וכמעט בלתי אפשרי לזהות ארבעה שבועות מראש בתבנית לוח מודפסת.

העברת הלוח אל תוכנת שיבוץ משמרות חושפת את הפערים בזמן שעדיין זול לסגור אותם. משמרות לא מאוישות יושבות ברשימת Open Shifts במקום להיעלם בתא ריק, וכל אדם כשיר יכול לקחת אחת מהן מהטלפון. מה שהיה פעם סבב שיחות בשש בבוקר הופך להתראה שיוצאת בבת אחת לכל מי שמתאים. השינוי הבודד הזה הוא הסיבה שרוב הארגונים שמנסים תוכנת סידור משמרות למשטרה נשארים איתה.

החלפות, חופשות וזמן בבית משפט

לוחות משתנים כל הזמן, ובשירותי החירום הם משתנים מסיבות שהתוכנית המקורית לא יכלה להכיר. זימונים לבית משפט מגיעים אחרי שהלוח פורסם. קורסי הכשרה נדחים. מישהו מסיים אירוע של 14 שעות ולא יכול להתחיל בבטחה את התורנות הבאה.

בטיפול על נייר כל אחד מאלה הופך לשרשרת הודעות ולתיקון בכתב יד שחצי מהצוות לא רואה. בטיפול באפליקציית תורנויות הבקשה נכנסת מהטלפון, מפקד מאשר אותה, והלוח המפורסם מתעדכן לכולם באותו רגע. בקשות חופשה וזמינות נרשמות במקום אחד ולא בזיכרון של מפקד, ומכאן שמי שבונה את מחזור החודש הבא רואה מי כבר תפוס עוד לפני שהמבנה מצויר.

כיסוי לילה וחפיפה

שירותים שפועלים מסביב לשעון עומדים או נופלים על התפרים בין המשמרות. המקטע בין 23:00 ל 07:00, ההחלפה המוקדמת, הרגע שבו צוות אחד מעביר אחריות לצוות הבא. את המעברים האלה צריך לאייש בתפקידים הנכונים ולא רק במספר הנכון של אנשים, והתוכנית חייבת להראות מפקד בתורנות בכל אחד מהם.

תצוגה שבועית שנושאת כמה משמרות ביום, וכל אחת מהן נושאת שדה תפקיד, נותנת למפקד המשמרת את כל התמונה במסך אחד. תוכנת שיבוץ להצלה שמטפלת רק במשמרת יום אחת לאדם לא מסוגלת לתאר כיצד שירות חירום באמת פועל.

שעות, שעות נוספות וכמה החודש באמת עלה

שעות נוספות בשירותי חירום אינן טעות עיגול אלא סעיף שקוראים אותו גם מחוץ לארגון. השליטה בהן מתחילה בידיעה מהיכן הן הגיעו. אנשי הצוות מחתימים כניסה ויציאה באפליקציה לנייד, ולכן כל משמרת נושאת שעת התחלה, שעת סיום וזמן הפסקה בפועל מול המתוכנן. דוחות שעות עבודה מציגים אחר כך שעות עבודה, שעות נוספות, איחורים והיעדרות לכל אדם, ודוח התעריפים מפצל את השעות למדרגות בסיס, לילה, סוף שבוע וחג.

הפילוח הזה עונה על השאלה שמפקד באמת נשאל: לא כמה שעות נוספות בוצעו, אלא אילו תחנות, אילו משמרות ואילו חלקים במבנה יצרו אותן. תוקף הסמכות, פרטי עמידה ברגולציה וניתוח עלויות מעמיק שייכים לעמוד ניהול כוח אדם בשירותי החירום שלנו. העמוד הזה נשאר על לוח התורנויות עצמו.

היכן השיבוץ נגמר והשיגור מתחיל

כדאי לסמן את הקו בבירור, כי תוצאות החיפוש מערבבות את שתי הקטגוריות ללא הרף. תוכנות שיגור להצלה ולמשטרה מטפלות באירועים חיים: קריאות שנכנסות, יחידות שמוקצות, סטטוס שמשתנה מדקה לדקה. מערכות ניהול של תחנות כבאות ושל שירותי הצלה יושבות סביב זה ומכסות רישומים, ציוד ודיווח. אף אחת מהן לא בונה את לוח התורנויות.

Shifton נמצאת בצד כוח האדם. היא מחליטה ומתעדת מי מוצב בתורנות, לכמה זמן ובאיזה תעריף, ומעבירה אחר כך שעות נקיות לשכר. ארגונים מפעילים אותה לצד מערכת השיגור שלהם, ומוקדי החירום משתמשים בה ללוחות העמדות של עצמם, שם אתגר האיוש מסביב לשעון זהה לחלוטין לזה שבשטח.

הטמעה בכל הארגון

ההטמעה בשירותי החירום היא בעיקר שאלה של אמון. שוטרים ופראמדיקים צריכים שהלוח בטלפון יהיה הלוח הנכון, בכל פעם, אחרת הם חוזרים לשאול את המפקד. משמעות הדבר היא לפרסם שינויים לכולם בבת אחת, לשמור את הבקשות באותה מערכת שמייצרת את הלוח, ולוודא שהשעות שמופיעות בדוח הן השעות שמישהו באמת עבד.

עד 10 אנשים המסלול החינמי של Shifton מכסה את כל העבודה ללא הגבלת זמן, מה שמתאים לצוות מתנדבים או לשירות אמבולנס קטן. מעבר לכך, מסלולים בתשלום נגבים לפי עובד לחודש ומוסיפים את הדיווח והבקרה שארגון מלא זקוק להם, כשאיכון ומיקומי עבודה זמינים כמודול בתשלום. בין אם אתם מחליפים לוח שנבנה בגיליון אלקטרוני ובין אם לוח קיר ששרד שלושה מפקדים, המטרה זהה: מחזור שמחזיק, כיסוי שאפשר להוכיח, ומספר שעות נוספות שאיש לא צריך לנחש.