Λογισμικό προγραμματισμού διανομών και βαρδιών οδηγών

Μια επιχείρηση διανομών πετυχαίνει ή αποτυγχάνει ανάλογα με το αν ξεκινά ο σωστός αριθμός οδηγών τη σωστή ώρα. Οι όγκοι ταλαντεύονται ανάμεσα σε καθημερινές και σαββατοκύριακα, οι ώρες λήξης παραγγελιών είναι σταθερές και ένα μόνο ακάλυπτο όχημα σπρώχνει μια ολόκληρη ημέρα παραδόσεων στην επόμενη. Το λογισμικό προγραμματισμού διανομών μετατρέπει αυτή την καθημερινή ισορροπία σε επαναλήψιμη διαδικασία αντί για ένα πρωινό στο τηλέφωνο ψάχνοντας αντικαταστάτη.

Τα περισσότερα γενικά εργαλεία προγραμμάτων φτιάχτηκαν για σταθερό ωράριο γραφείου. Οι ομάδες κούριερ και διανομής δεν δουλεύουν έτσι. Οι βάρδιες ξεκινούν πριν ξημερώσει, τραβούν μετά τα μεσάνυχτα, κινούνται με τον όγκο των δεμάτων και καλύπτονται από ένα μείγμα μόνιμων οδηγών, μερικής απασχόλησης και εποχικού προσωπικού. Ένα εργαλείο που αγνοεί αυτό το μείγμα εγκαταλείπεται μέσα σε έναν μήνα. Το λογισμικό προγραμματισμού για τη διανομή πρέπει να ξεκινά από τα μοτίβα βαρδιών που δημιουργεί ο δρόμος, όχι από ένα ημερολόγιο γραφείου.

Τι πρέπει πραγματικά να κάνει ένα λογισμικό προγραμματισμού διανομών

Αν αφαιρέσουμε τις λίστες χαρακτηριστικών, η δουλειά καταλήγει σε τέσσερα πράγματα. Να χτίζει γρήγορα μια ολόκληρη εβδομάδα βαρδιών χωρίς να φύγει κανείς από το γραφείο της αποθήκης. Να κρατά κάθε άνθρωπο μέσα στα συμβατικά και νομικά όρια ωρών πριν δημοσιευτεί το πρόγραμμα, όχι αφού το επισημάνει η μισθοδοσία. Να φτάνει σε ένα προσωπικό που περνά τη μέρα στον δρόμο, κάτι που σημαίνει κινητό και τίποτε άλλο. Και να αντέχει τη στιγμή που ένας οδηγός δηλώνει ασθένεια στις πεντέμισι το πρωί.

Ό,τι ξεπερνά αυτά τα τέσσερα είναι θέμα προτίμησης. Ένα σύστημα προγραμματισμού διανομών που τα λύνει καθαρά υπερτερεί έναντι μιας βαριάς πλατφόρμας φορτωμένης με λειτουργίες που ο υπεύθυνος αποθήκης δεν θα ανοίξει ποτέ.

Δύο κατηγορίες προϊόντων πωλούνται με παρόμοια ονόματα, και η διαφορά μετράει όταν συγκρίνετε εργαλεία. Το λογισμικό δρομολόγησης διανομών αποφασίζει ποιες στάσεις πηγαίνουν σε έναν οδηγό που είναι ήδη σε βάρδια, και οι λύσεις δρομολόγησης για οδηγούς και κούριερ ανήκουν στην ίδια ομάδα. Μια πλατφόρμα προγραμματισμού βαρδιών οδηγών απαντά στο προηγούμενο ερώτημα: ποιος δουλεύει αύριο, για πόσο και από ποια αποθήκη. Το Shifton κάνει τη δεύτερη δουλειά, και τα δύο στέκονται δίπλα δίπλα χωρίς επικάλυψη.

Πού σταματά να δουλεύει το υπολογιστικό φύλλο

Σχεδόν κάθε επιχείρηση κούριερ ξεκινά με ένα πρότυπο προγράμματος σε υπολογιστικό φύλλο, και αυτό αντέχει όσο υπάρχουν οκτώ οδηγοί και ένα μοτίβο βαρδιών. Έπειτα ανοίγει δεύτερη αποθήκη, εμφανίζεται κάλυψη σαββατοκύριακου, τρεις οδηγοί περνούν σε μερική απασχόληση και το αρχείο γίνεται κίνδυνος. Οι αλλαγές που γίνονται σε έναν φορητό υπολογιστή δεν φτάνουν ποτέ στο τυπωμένο αντίγραφο στη ράμπα φόρτωσης. Δύο επόπτες αλλάζουν το ίδιο κελί. Οι ώρες ξεπερνούν το όριο, επειδή το υπολογιστικό φύλλο δεν προειδοποιεί κανέναν.

Η μετάβαση σε λογισμικό προγράμματος οδηγών δεν καταργεί το πρότυπο, το κάνει ζωντανό. Το πρότυπο προγράμματος οδηγών διανομής παύει να είναι ένα αρχείο που κάποιος πρέπει να θυμάται να ξαναστείλει. Ένα αποθηκευμένο εβδομαδιαίο μοτίβο εφαρμόζεται σε οποιαδήποτε μελλοντική εβδομάδα, όλοι διαβάζουν την ίδια έκδοση, και οι αλλαγές στις επτά το πρωί βρίσκονται στα κινητά των οδηγών στις επτά και πέντε.

Χτίζοντας το εβδομαδιαίο πρόγραμμα οδηγών

Το εβδομαδιαίο πλέγμα είναι εκεί που γίνεται η δουλειά. Οι οδηγοί είναι γραμμές, οι ημέρες στήλες, και κάθε βάρδια έχει τη δική της ώρα έναρξης, ώρα λήξης και ετικέτα τοποθεσίας. Ένα δρομολόγιο που δεν έχει ανατεθεί ακόμη πηγαίνει στη γραμμή ανοιχτών βαρδιών, ορατό ταυτόχρονα σε όλους τους κατάλληλους οδηγούς αντί να προσφέρεται με έναν γύρο μεμονωμένων τηλεφωνημάτων.

Η ταχύτητα εδώ μετράει περισσότερο απ' όσο φαίνεται. Όταν μια εφαρμογή προγραμματισμού διανομών κάνει φθηνό το χτίσιμο μιας εβδομάδας, οι υπεύθυνοι παύουν να υπερασπίζονται ένα κακό πρόγραμμα μόνο και μόνο επειδή το ξαναχτίσιμο θα έπαιρνε άλλες δύο ώρες. Η ενότητα προγραμματισμού βαρδιών του Shifton υποστηρίζει ημερήσια, εβδομαδιαία και μηνιαία προβολή, αυτόματη κατανομή για μεγαλύτερες ομάδες οδηγών και πρόβλεψη ζήτησης όταν ο όγκος είναι αρκετά προβλέψιμος. Οι αποθήκες που έχουν και ομάδα αποθηκευτικού χώρου συχνά σχεδιάζουν και τις δύο πλευρές μαζί, κάτι που καλύπτεται στη σελίδα μας για τον προγραμματισμό προσωπικού αποθήκης.

Οι επιχειρήσεις με πολλά σημεία κερδίζουν εδώ τα περισσότερα. Ένα λογισμικό διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού για κούριερ που κρατά κάθε αποθήκη σε έναν λογαριασμό επιτρέπει στον περιφερειακό υπεύθυνο να δει σε μία οθόνη πού η κάλυψη είναι ισχνή και πού γενναιόδωρη, και μετά να μετακινήσει έναν κοινό οδηγό ανάμεσα σε σημεία χωρίς να ξαναχτίσει κανένα πρόγραμμα. Ένα λογισμικό προγραμματισμού στόλου διανομής που απαιτεί ξεχωριστή σύνδεση ανά αποθήκη χάνει αυτή την εικόνα από την πρώτη μέρα.

Ώρες, υπερωρίες και τι κοστίζει πραγματικά μια εβδομάδα διανομής

Οι μισθοί είναι το μεγαλύτερο ελεγχόμενο κόστος σε μια επιχείρηση διανομών και κινούνται μαζί με το πρόγραμμα. Η ζημιά από μια κακοφτιαγμένη εβδομάδα σπάνια φαίνεται την ίδια μέρα. Εμφανίζεται δύο εβδομάδες αργότερα ως υπερωρίες που δεν ενέκρινε κανείς, ως οδηγός που πέρασε αθόρυβα ένα νόμιμο όριο, και ως μισθολογικό κόστος που δεν αντιστοιχεί πια στον όγκο που παραδόθηκε.

Ένα καλό λογισμικό προγραμματισμού βαρδιών οδηγών φέρνει αυτά τα νούμερα στο φως όσο το πρόγραμμα είναι ακόμη επεξεργάσιμο. Ένα ανώτατο όριο στέκεται δίπλα στο τρέχον εβδομαδιαίο σύνολο κάθε οδηγού. Οι υπερωρίες μπορούν να ρυθμιστούν ώστε να απαιτούν επιβεβαίωση πριν προστεθούν. Το λογισμικό ωρομέτρησης οδηγών είναι χρήσιμο μόνο όταν συνδέεται με το πρόγραμμα: τα δεδομένα εισόδου και εξόδου καταγράφονται έναντι της προγραμματισμένης βάρδιας, οπότε η απόκλιση ανάμεσα στο σχέδιο και την πραγματικότητα γίνεται νούμερο και όχι υποψία. Η καταγραφή με βάση την τοποθεσία μέσω της ενότητας γεωεντοπισμού διατίθεται ως επί πληρωμή πρόσθετο, εκεί όπου η επιβεβαίωση άφιξης σε αποθήκη ή σημείο έχει σημασία. Τα ίδια όρια ισχύουν για συνεργεία που πηγαίνουν σε μία δουλειά με ένα όχημα, όπως περιγράφει η σελίδα μας για τον προγραμματισμό βαρδιών σε εταιρείες μετακομίσεων.

Νυχτερινά δρομολόγια, κάλυψη σαββατοκύριακου και εποχική αιχμή

Ελάχιστες επιχειρήσεις διανομής τρέχουν με μία μόνο πρωινή βάρδια. Τρόφιμα και φαρμακεία ξεκινούν τις μικρές ώρες, το ηλεκτρονικό εμπόριο τραβά ως αργά το βράδυ, και οι νυχτερινές γραμμές μεταφοράς περνούν τα μεσάνυχτα στην επόμενη ημερομηνία. Ένα λογισμικό προγραμματισμού κούριερ που δεν κρατά πολλές βάρδιες σε μία ημέρα, ή που μετρά λάθος ένα δρομολόγιο από τις 23:00 ως τις 07:00, δημιουργεί μισθολογικές διαφωνίες αντί να τις κλείνει. Ένα λογισμικό προγραμματισμού ομάδων διανομής πρέπει να αντιμετωπίζει τη νύχτα ως κανονικό κομμάτι της εβδομάδας.

Η εποχική αιχμή προσθέτει δεύτερο πρόβλημα. Ο αριθμός των ατόμων εκτινάσσεται για έξι ως δέκα εβδομάδες, μεγάλο μέρος του προσωρινό, και όσοι έρχονται δεν έχουν δει ποτέ το μοτίβο βαρδιών της αποθήκης. Οι ρόλοι και τα δικαιώματα το κρατούν διαχειρίσιμο: κάθε νέος οδηγός προσκαλείται με email, βλέπει μόνο τις δικές του βάρδιες και μπαίνει σε ένα υπάρχον μοτίβο αντί για κενή εβδομάδα.

Η κάλυψη σαββατοκύριακου αξίζει δικούς της κανόνες και όχι αντίγραφο του πλάνου των καθημερινών. Το να συγκεντρώνετε πρώτα τη διαθεσιμότητα και μετά να χτίζετε πάνω σε αυτήν είναι που εμποδίζει το πρόγραμμα του Σαββάτου να ξαναγραφτεί τρεις φορές.

Πώς κρατάτε ενήμερους τους οδηγούς χωρίς αλυσίδα τηλεφωνημάτων

Οι οδηγοί είναι το πιο δυσπρόσιτο προσωπικό. Δεν είναι σε γραφείο, σπάνια ανοίγουν email, και ο πίνακας ανακοινώσεων λειτουργεί μόνο για όσους περνούν από μπροστά του. Κάθε εφαρμογή προγράμματος οδηγών που θέλει να αντέξει πρέπει να δουλεύει στο κινητό μέσα στην τσέπη του οδηγού, με αδύναμο σήμα, σε λιγότερο από τριάντα δευτερόλεπτα.

• Τα δημοσιευμένα προγράμματα και κάθε επόμενη αλλαγή φτάνουν ως ειδοποιήσεις push
• Οι οδηγοί παίρνουν ανοιχτές βάρδιες και ζητούν αλλαγές στην εφαρμογή, οι υπεύθυνοι εγκρίνουν ή απορρίπτουν
• Η διαθεσιμότητα και τα αιτήματα άδειας συγκεντρώνονται πριν χτιστεί η εβδομάδα, όχι μετά
• Ο καθένας βλέπει μόνο τις δικές του βάρδιες, κάτι που κρατά την εφαρμογή εύχρηστη σε μικρή οθόνη

Το αποτέλεσμα είναι μια λύση προγραμματισμού διανομών που η ομάδα πράγματι ανοίγει. Όταν οι οδηγοί εμπιστεύονται ότι η εφαρμογή είναι η σωστή έκδοση, σταματά η ροή των τηλεφωνημάτων που ρωτούν τι ώρα ξεκινούν την Πέμπτη.

Αναφορές που αντέχουν στη μισθοδοσία

Οι αναφορές είναι το σημείο όπου ένα λογισμικό προγραμματισμού προσωπικού διανομής αποδεικνύεται μπροστά στο οικονομικό τμήμα, γιατί ο προγραμματισμός και η μισθοδοσία διαφωνούν κάθε φορά που τα νούμερα δεν συμπίπτουν. Αναφορές ωρών εργασίας, αναφορές αδειών και υπολοίπων, αρχεία μπόνους και ποινών, αναφορές προϋπολογισμού και ωρομισθίων στηρίζονται όλες στο ίδιο πρόγραμμα, φιλτράρονται ανά μήνα και θέση και εξάγονται σε υπολογιστικό φύλλο όταν το ζητήσει το οικονομικό. Οι αναφορές καθυστερήσεων και δραστηριότητας δείχνουν μοτίβα παρουσίας που δεν φαίνονται σε ένα εβδομαδιαίο πλέγμα. Το Shifton παράγει τις αναφορές και συνδέεται με QuickBooks και Zapier, ενώ η ίδια η μισθοδοσία παραμένει στο σύστημα που ήδη χρησιμοποιείτε.

Πώς επιλέγετε σύστημα προγραμματισμού διανομών

Δεν υπάρχει ένα και μοναδικό καλύτερο λογισμικό προγραμματισμού διανομών, και η καλύτερη λύση για μια επιχείρηση με δύο αποθήκες δεν ταιριάζει σε πανελλαδικό στόλο. Δοκιμάστε κάθε πλατφόρμα όπως θα τη χρησιμοποιήσει η δική σας αποθήκη. Χτίστε μια πραγματική εβδομάδα, με τις δύσκολες σπαστές βάρδιες και τους δύο μερικής απασχόλησης, και κρατήστε χρόνο. Ανοίξτε την εφαρμογή στο παλαιότερο κινητό του κτιρίου. Ακυρώστε μια βάρδια και δείτε πόσο γρήγορα ενημερώνεται ο οδηγός που αφορά. Ρωτήστε τι γίνεται όταν ένας οδηγός προστίθεται στη μέση της εβδομάδας και όταν μια βάρδια περνά τα μεσάνυχτα, γιατί εκεί ακριβώς σπάνε τα φθηνά εργαλεία. Ένα δωρεάν λογισμικό προγραμματισμού οδηγών αξίζει να δοκιμαστεί πρώτα με μικρή ομάδα, αρκεί το δωρεάν επίπεδο να είναι πραγματικό πακέτο και όχι δοκιμή που λήγει.

Κάτω από δέκα άτομα, το δωρεάν πακέτο του Shifton καλύπτει όλη τη δουλειά χωρίς χρονικό περιορισμό, κάτι που ταιριάζει σε μικρή ομάδα κούριερ ή σε επιχείρηση με ένα όχημα που φεύγει από το χαρτί. Καθώς ο στόλος μεγαλώνει, τα επί πληρωμή πακέτα προσθέτουν σχεδιασμό για πολλές τοποθεσίες, βαθύτερες αναφορές και τις ενότητες που περιμένει κανείς από μια μεγαλύτερη πλατφόρμα προγραμματισμού οδηγών. Σε κάθε περίπτωση ο στόχος μένει ίδιος: κάθε χρονικό παράθυρο δρομολογίου καλυμμένο, ώρες μέσα στα όρια και μια ομάδα που ξέρει πάντα πότε οδηγεί.