โปรแกรมจัดตารางงานส่งของ สำหรับกะและกำลังคนของคนขับ

งานส่งของจะสำเร็จหรือล้มเหลวอยู่ที่ว่าคนขับจำนวนที่พอดีได้ออกวิ่งตรงเวลาหรือไม่ ปริมาณงานแกว่งไปมาระหว่างวันธรรมดากับวันหยุด เวลาปิดรับออร์เดอร์ตายตัว และรถหนึ่งคันที่ไม่มีคนขับก็ดันงานส่งทั้งวันไปกองในวันถัดไป โปรแกรมจัดตารางงานส่งของเปลี่ยนการถ่วงดุลรายวันนี้ให้เป็นกระบวนการที่ทำซ้ำได้ แทนที่จะเสียเวลาทั้งเช้าไปกับการโทรตามคนมาแทน

เครื่องมือจัดตารางทั่วไปส่วนใหญ่ถูกสร้างมาเพื่อเวลาทำงานออฟฟิศที่ตายตัว ทีมส่งของและทีมขนส่งพัสดุไม่ได้ทำงานแบบนั้น กะเริ่มก่อนฟ้าสาง ลากยาวข้ามเที่ยงคืน ขยับตามปริมาณพัสดุ และทำงานโดยคนขับประจำ พนักงานพาร์ตไทม์ และกำลังเสริมตามฤดูกาลผสมกัน เครื่องมือที่มองข้ามส่วนผสมนี้จะถูกเลิกใช้ภายในเดือนเดียว ซอฟต์แวร์จัดตารางสำหรับงานส่งของต้องตั้งต้นจากรูปแบบกะที่เกิดขึ้นจริงบนถนน ไม่ใช่จากปฏิทินออฟฟิศ

สิ่งที่โปรแกรมจัดตารางงานส่งของต้องทำได้จริง

เมื่อถอดรายการฟีเจอร์ออกไป งานจะเหลืออยู่สี่อย่าง สร้างตารางกะคนขับทั้งสัปดาห์ได้เร็วโดยไม่ต้องออกจากออฟฟิศที่คลัง คุมทุกคนให้อยู่ในกรอบชั่วโมงตามสัญญาและตามกฎหมายก่อนที่ตารางจะเผยแพร่ ไม่ใช่หลังจากฝ่ายเงินเดือนทักท้วง เข้าถึงกำลังคนที่ใช้ทั้งวันอยู่บนถนน ซึ่งหมายถึงโทรศัพท์มือถือเท่านั้น และรับมือไหวในวินาทีที่คนขับโทรมาลาป่วยตอนตีห้าครึ่ง

อะไรที่เกินสี่ข้อนี้คือเรื่องความชอบส่วนตัว ระบบจัดตารางงานส่งของที่ทำสี่ข้อนี้ได้เรียบร้อยย่อมเหนือกว่าแพลตฟอร์มขนาดใหญ่ที่อัดฟังก์ชันซึ่งผู้จัดการคลังไม่มีวันเปิดใช้

มีผลิตภัณฑ์สองประเภทที่ขายภายใต้ชื่อคล้ายกัน และความต่างนี้สำคัญเวลาเปรียบเทียบเครื่องมือ ซอฟต์แวร์จ่ายงานส่งของทำหน้าที่ตัดสินว่าจุดส่งใดจะไปอยู่กับคนขับที่เข้ากะอยู่แล้ว ซอฟต์แวร์จ่ายงานคนขับและซอฟต์แวร์จ่ายงานขนส่งพัสดุก็อยู่ในกลุ่มเดียวกัน ส่วนแพลตฟอร์มจัดตารางคนขับส่งของตอบคำถามที่มาก่อนหน้านั้นว่า พรุ่งนี้ใครทำงาน ทำนานแค่ไหน และออกจากคลังไหน Shifton ทำหน้าที่อย่างหลัง และทั้งสองอย่างอยู่คู่กันได้โดยไม่ทับซ้อน

จุดที่สเปรดชีตเอาไม่อยู่

เกือบทุกกิจการขนส่งเริ่มจากเทมเพลตตารางส่งของในสเปรดชีต และมันยังพอไหวเมื่อมีคนขับแปดคนกับรูปแบบกะเดียว จากนั้นคลังที่สองเปิดขึ้น มีกะวันหยุดเพิ่มเข้ามา คนขับสามคนเปลี่ยนเป็นพาร์ตไทม์ แล้วไฟล์นั้นก็กลายเป็นความเสี่ยง การแก้ไขบนโน้ตบุ๊กเครื่องหนึ่งไม่มีวันไปถึงกระดาษที่ติดไว้ข้างจุดขนถ่ายสินค้า หัวหน้างานสองคนแก้ช่องเดียวกัน ชั่วโมงทำงานเลยเพดานไปเงียบ ๆ เพราะสเปรดชีตไม่เตือนใครเลย

การย้ายมาใช้ซอฟต์แวร์ตารางคนขับไม่ได้ทำให้เทมเพลตหายไป แต่ทำให้มันมีชีวิต เทมเพลตตารางคนขับส่งของเลิกเป็นไฟล์ที่ต้องมีใครสักคนคอยจำว่าต้องแจกใหม่ รูปแบบสัปดาห์ที่บันทึกไว้ถูกนำไปใช้กับสัปดาห์ใดในอนาคตก็ได้ ทุกคนอ่านเวอร์ชันเดียวกัน และการแก้ไขตอนเจ็ดโมงเช้าจะไปอยู่บนมือถือของคนขับตอนเจ็ดโมงห้านาที

การสร้างตารางคนขับรายสัปดาห์

ตารางรายสัปดาห์คือที่ที่งานเกิดขึ้นจริง คนขับเป็นแถว วันเป็นคอลัมน์ และแต่ละกะมีเวลาเริ่ม เวลาเลิก และป้ายสถานที่ของตัวเอง เที่ยววิ่งที่ยังไม่มีใครรับผิดชอบจะเข้าไปอยู่ในแถวกะว่าง ปรากฏต่อคนขับที่มีคุณสมบัติทุกคนพร้อมกัน แทนที่จะต้องไล่โทรถามทีละคน

ความเร็วในจุดนี้สำคัญกว่าที่เห็น เมื่อแอปจัดตารางงานส่งของทำให้การสร้างตารางหนึ่งสัปดาห์มีต้นทุนต่ำ ผู้จัดการก็เลิกฝืนใช้ตารางที่ไม่ดีเพียงเพราะการรื้อทำใหม่จะกินเวลาอีกสองชั่วโมง โมดูลจัดตารางกะ ของ Shifton รองรับมุมมองรายวัน รายสัปดาห์ และรายเดือน การกระจายงานอัตโนมัติสำหรับทีมคนขับขนาดใหญ่ และการพยากรณ์ความต้องการเมื่อปริมาณงานคาดการณ์ได้ คลังที่มีทีมคลังสินค้าด้วยมักวางแผนทั้งสองฝั่งไปพร้อมกัน ซึ่งเราอธิบายไว้ในหน้า การจัดตารางพนักงานคลังสินค้า

ผู้ประกอบการหลายสาขาได้ประโยชน์มากที่สุดตรงนี้ ซอฟต์แวร์บริหารกำลังคนงานขนส่งที่เก็บทุกคลังไว้ในบัญชีเดียวช่วยให้ผู้จัดการเขตเห็นบนหน้าจอเดียวว่าที่ไหนคนบางและที่ไหนคนล้น แล้วย้ายคนขับที่ใช้ร่วมกันระหว่างสาขาได้โดยไม่ต้องรื้อตารางฝั่งใดเลย ซอฟต์แวร์จัดตารางรถส่งของที่ต้องล็อกอินแยกรายคลังจะสูญเสียมุมมองนี้ตั้งแต่วันแรก

ชั่วโมงทำงาน โอที และต้นทุนจริงของสัปดาห์ส่งของ

ค่าแรงคือต้นทุนที่ควบคุมได้ก้อนใหญ่ที่สุดของธุรกิจส่งของ และมันขยับไปตามตาราง ความเสียหายจากสัปดาห์ที่จัดไม่ดีมักไม่โผล่ในวันนั้น แต่จะปรากฏอีกสองสัปดาห์ถัดมาในรูปของโอทีที่ไม่มีใครอนุมัติ คนขับที่ทำเกินขีดจำกัดตามกฎหมายอย่างเงียบ ๆ และยอดค่าแรงที่ไม่สอดคล้องกับปริมาณงานที่ส่งได้อีกต่อไป

ซอฟต์แวร์จัดตารางคนขับส่งของที่ดีทำให้ตัวเลขเหล่านั้นมองเห็นได้ตั้งแต่ตอนที่ตารางยังแก้ได้ เพดานชั่วโมงวางอยู่ข้างยอดสะสมรายสัปดาห์ของคนขับแต่ละคน โอทีตั้งค่าให้ต้องยืนยันก่อนเพิ่มได้ ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาทำงานของคนขับจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อผูกกับตาราง เพราะข้อมูลลงเวลาเข้าและออกถูกบันทึกเทียบกับกะที่วางแผนไว้ ส่วนต่างระหว่างแผนกับความจริงจึงเป็นตัวเลข ไม่ใช่ความคลางแคลงใจ การลงเวลาตามพิกัดผ่านโมดูลระบุตำแหน่งมีให้ใช้เป็นส่วนเสริมแบบเสียค่าใช้จ่าย สำหรับกรณีที่การยืนยันการมาถึงคลังหรือหน้างานเป็นเรื่องสำคัญเพดานชั่วโมงเดียวกันนี้ใช้กับทีมที่นั่งรถคันเดียวไปทำงานชิ้นเดียวกันด้วย ซึ่งอธิบายไว้ในหน้าการจัดตารางงานของบริษัทขนย้าย

เที่ยวกลางคืน กะวันหยุด และช่วงพีค

มีน้อยรายมากที่งานส่งของจะเดินด้วยกะกลางวันกะเดียว งานของชำและร้านยาเริ่มตั้งแต่ดึกสงัด อีคอมเมิร์ซลากยาวถึงค่ำ และรถวิ่งเส้นทางไกลตอนกลางคืนก็ข้ามเที่ยงคืนไปวันถัดไป ซอฟต์แวร์จัดตารางงานขนส่งที่รองรับหลายกะในวันเดียวไม่ได้ หรือคำนวณเที่ยว 23:00 ถึง 07:00 ผิด จะสร้างข้อพิพาทเรื่องค่าแรงแทนที่จะยุติมัน ซอฟต์แวร์จัดตารางทีมส่งของต้องถือว่ากลางคืนเป็นส่วนปกติของสัปดาห์

ช่วงพีคเพิ่มปัญหาที่สอง จำนวนคนพุ่งขึ้นนานหกถึงสิบสัปดาห์ ส่วนใหญ่เป็นคนชั่วคราว และคนที่เพิ่งเข้ามาก็ไม่เคยเห็นรูปแบบกะของคลังมาก่อน บทบาทและสิทธิ์การเข้าถึงช่วยให้เรื่องนี้จัดการไหว คนขับใหม่แต่ละคนถูกเชิญเข้าระบบทางอีเมล เห็นเฉพาะกะของตัวเอง และถูกวางลงในรูปแบบกะที่มีอยู่แล้วแทนที่จะเป็นสัปดาห์เปล่า

กะวันหยุดสมควรมีกติกาของตัวเอง ไม่ใช่ก๊อบปี้แผนวันธรรมดา การเก็บข้อมูลเวลาที่แต่ละคนสะดวกก่อนแล้วค่อยจัดตารางตามนั้น คือสิ่งที่ทำให้ตารางวันเสาร์ไม่ต้องเขียนใหม่ถึงสามรอบ

ทำให้คนขับรู้ข้อมูลโดยไม่ต้องไล่โทรทีละคน

คนขับคือกำลังคนที่เข้าถึงยากที่สุด พวกเขาไม่ได้นั่งโต๊ะ แทบไม่เปิดอีเมล และบอร์ดประกาศก็ได้ผลเฉพาะกับคนที่เดินผ่าน แอปตารางคนขับที่จะอยู่รอดได้ต้องทำงานบนมือถือในกระเป๋าคนขับ ในพื้นที่สัญญาณอ่อน และเสร็จภายในสามสิบวินาที

• ตารางที่เผยแพร่และทุกการเปลี่ยนแปลงหลังจากนั้นมาถึงในรูปการแจ้งเตือนแบบพุช
• คนขับกดรับกะว่างและขอสลับกะในแอป ผู้จัดการอนุมัติหรือปฏิเสธ
• เวลาที่สะดวกและคำขอลาถูกเก็บก่อนจัดตาราง ไม่ใช่หลังจากนั้น
• แต่ละคนเห็นเฉพาะกะของตัวเอง ทำให้แอปยังใช้งานง่ายบนหน้าจอเล็ก

ผลลัพธ์คือโซลูชันจัดตารางงานส่งของที่ทีมเปิดดูจริง เมื่อคนขับเชื่อว่าแอปคือเวอร์ชันที่ถูกต้อง สายโทรถามว่าวันพฤหัสเริ่มงานกี่โมงก็จะหยุดลง

รายงานที่ยืนหยัดได้ในชั้นเงินเดือน

การทำรายงานคือจุดที่ซอฟต์แวร์จัดตารางพนักงานส่งของพิสูจน์ตัวเองกับฝ่ายการเงิน เพราะฝ่ายจัดตารางกับฝ่ายเงินเดือนจะเถียงกันทุกครั้งที่ตัวเลขไม่ตรง รายงานชั่วโมงทำงาน รายงานวันลาและยอดวันลาคงเหลือ บันทึกโบนัสและค่าปรับ รายงานงบประมาณและอัตราค่าจ้าง ทั้งหมดตั้งอยู่บนตารางเดียวกัน กรองตามเดือนและตำแหน่ง แล้วส่งออกเป็นสเปรดชีตเมื่อฝ่ายการเงินร้องขอ รายงานการมาสายและกิจกรรมเผยรูปแบบการเข้างานที่มองไม่เห็นในตารางรายสัปดาห์ Shifton สร้างรายงานเหล่านี้และเชื่อมต่อกับ QuickBooks และ Zapier ส่วนการคำนวณเงินเดือนยังคงอยู่ในระบบที่คุณใช้อยู่เดิม

การเลือกระบบจัดตารางงานส่งของ

ไม่มีโปรแกรมจัดตารางงานส่งของที่ดีที่สุดเพียงหนึ่งเดียว และซอฟต์แวร์จัดตารางงานขนส่งที่ดีที่สุดสำหรับกิจการสองคลังก็ไม่ใช่ตัวที่เหมาะกับฟลีตระดับประเทศ ทดสอบทุกแพลตฟอร์มด้วยวิธีที่คลังของคุณจะใช้จริง สร้างตารางหนึ่งสัปดาห์ของจริง พร้อมกะแบ่งช่วงที่จัดยากและพนักงานพาร์ตไทม์สองคน แล้วจับเวลาตัวเอง เปิดแอปมือถือบนโทรศัพท์เครื่องที่เก่าที่สุดในออฟฟิศ ลองยกเลิกกะหนึ่งกะแล้วดูว่าคนขับที่เกี่ยวข้องรู้เร็วแค่ไหน ถามว่าจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อเพิ่มคนขับกลางสัปดาห์และเมื่อกะข้ามเที่ยงคืน เพราะสองจุดนี้คือที่ที่เครื่องมือราคาถูกมักพัง ซอฟต์แวร์จัดตารางคนขับแบบฟรีคุ้มค่าที่จะลองกับทีมเล็กก่อน ตราบใดที่แพ็กเกจฟรีนั้นเป็นแพ็กเกจจริง ไม่ใช่ช่วงทดลองที่จะหมดอายุ

หากทีมต่ำกว่าสิบคน แพ็กเกจฟรีของ Shifton ครอบคลุมงานทั้งหมดโดยไม่จำกัดระยะเวลา เหมาะกับทีมส่งของขนาดเล็กหรือกิจการรถคันเดียวที่กำลังเลิกใช้กระดาษ เมื่อฟลีตโตขึ้น แพ็กเกจแบบเสียค่าใช้จ่าย จะเพิ่มการวางแผนหลายสาขา รายงานที่ลงลึกกว่าเดิม และโมดูลที่แพลตฟอร์มจัดตารางคนขับขนาดใหญ่ควรมี ไม่ว่าทางไหน เป้าหมายก็ยังเหมือนเดิม คือทุกช่วงเวลาของเส้นทางมีคนรับผิดชอบ ชั่วโมงทำงานอยู่ในกรอบ และทีมรู้เสมอว่าตัวเองต้องออกวิ่งเมื่อไหร่