ड्राइवर शिफ्ट और कवरेज के लिए डिलीवरी शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर

डिलीवरी कारोबार इसी पर चलता या बिगड़ता है कि सही संख्या में ड्राइवर सही समय पर निकलते हैं या नहीं। मात्रा कार्यदिवसों और सप्ताहांत के बीच झूलती है, ऑर्डर कट-ऑफ समय तय होते हैं, और एक भी बिना ड्राइवर का वाहन पूरे दिन की डिलीवरी अगले दिन पर धकेल देता है। डिलीवरी शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर इस रोज़ के संतुलन को कवर ढूंढते हुए फोन पर बिताई सुबह के बजाय एक दोहराए जा सकने वाली प्रक्रिया में बदल देता है।

ज्यादातर सामान्य रोस्टर टूल तय ऑफिस घंटों के लिए बने हैं। कूरियर और डिलीवरी टीमें ऐसे काम नहीं करतीं। शिफ्ट भोर से पहले शुरू होती हैं, आधी रात के बाद तक चलती हैं, पार्सल की मात्रा के साथ खिसकती हैं और उन्हें स्थायी ड्राइवरों, अंशकालिक लोगों और मौसमी कवर के मिश्रण से निभाया जाता है। जो टूल इस मिश्रण को अनदेखा करता है वह एक महीने में छोड़ दिया जाता है। डिलीवरी काम के लिए शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर को सड़क से बनने वाले शिफ्ट पैटर्न से शुरू करना होता है, ऑफिस कैलेंडर से नहीं।

डिलीवरी शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर को असल में क्या करना होता है

फीचर सूचियां हटा दें तो काम चार चीज़ों पर आ जाता है। डिपो का दफ्तर छोड़े बिना पूरे हफ्ते की ड्राइवर शिफ्ट तेजी से बनाना। रोस्टर प्रकाशित होने से पहले हर व्यक्ति को उसके अनुबंध और कानून की घंटा सीमा के भीतर रखना, पेरोल के पकड़ने के बाद नहीं। ऐसे कार्यबल तक पहुंचना जो दिन सड़क पर बिताता है, यानी सिर्फ फोन और कुछ नहीं। और उस पल को झेलना जब सुबह साढ़े पांच बजे कोई ड्राइवर बीमारी की सूचना देता है।

इन चार से आगे जो कुछ है वह पसंद की बात है। जो डिलीवरी शेड्यूलिंग सिस्टम इन्हें साफ-सुथरे ढंग से संभालता है वह उन फीचरों से भरे भारी प्लेटफॉर्म से बेहतर है जिन्हें डिपो मैनेजर कभी खोलेगा ही नहीं।

मिलते-जुलते नामों से दो अलग उत्पाद श्रेणियां बिकती हैं, और टूल की तुलना करते समय यह फर्क मायने रखता है। डिलीवरी डिस्पैच सॉफ्टवेयर तय करता है कि पहले से शिफ्ट पर मौजूद ड्राइवर को कौन से स्टॉप जाएंगे, और ड्राइवर तथा कूरियर डिस्पैच सिस्टम भी उसी श्रेणी में आते हैं। ड्राइवर शेड्यूलिंग प्लेटफॉर्म उससे पहले का सवाल हल करता है: कल कौन काम करेगा, कितनी देर, और किस डिपो से। Shifton दूसरा काम करता है, और दोनों बिना एक-दूसरे में घुसे साथ-साथ चलते हैं।

स्प्रेडशीट कहां काम करना बंद कर देती है

लगभग हर कूरियर कामकाज स्प्रेडशीट में बने डिलीवरी शेड्यूल टेम्पलेट से शुरू होता है, और जब तक आठ ड्राइवर और एक शिफ्ट पैटर्न है तब तक वह चल जाता है। फिर दूसरा डिपो खुलता है, सप्ताहांत कवर आता है, तीन ड्राइवर अंशकालिक हो जाते हैं और फाइल जोखिम बन जाती है। एक लैपटॉप पर किए बदलाव लोडिंग बे पर लगी छपी कॉपी तक कभी नहीं पहुंचते। दो सुपरवाइज़र एक ही सेल बदल देते हैं। घंटे सीमा पार कर जाते हैं क्योंकि स्प्रेडशीट किसी को चेतावनी नहीं देती।

ड्राइवर शेड्यूल सॉफ्टवेयर पर जाना टेम्पलेट को हटाता नहीं, उसे जीवंत बना देता है। डिलीवरी ड्राइवर का शेड्यूल टेम्पलेट अब ऐसी फाइल नहीं रहती जिसे दोबारा भेजना किसी को याद रखना पड़े। सहेजा गया साप्ताहिक पैटर्न किसी भी आगामी हफ्ते पर लग जाता है, सब एक ही संस्करण पढ़ते हैं, और सुबह सात बजे किए गए बदलाव पांच मिनट बाद ड्राइवरों के फोन में होते हैं।

साप्ताहिक ड्राइवर शेड्यूल बनाना

असली काम साप्ताहिक ग्रिड में होता है। ड्राइवर पंक्तियों में, दिन कॉलम में, और हर शिफ्ट का अपना शुरू समय, खत्म समय और लोकेशन टैग होता है। जिस रन पर अभी कोई तैनात नहीं है वह ओपन शिफ्ट पंक्ति में चला जाता है और एक-एक कर फोन करने के बजाय सभी योग्य ड्राइवरों को एक साथ दिख जाता है।

यहां रफ्तार दिखने से ज्यादा भारी पड़ती है। जब डिलीवरी शेड्यूल ऐप हफ्ता बनाना सस्ता कर देता है, तो मैनेजर सिर्फ इसलिए खराब रोस्टर बचाना छोड़ देते हैं कि उसे दोबारा बनाने में दो घंटे और लगेंगे। Shifton का शिफ्ट शेड्यूलिंग मॉड्यूल दिन, हफ्ते और महीने के व्यू, बड़े ड्राइवर समूहों के लिए स्वचालित वितरण, और मात्रा पर्याप्त अनुमानित हो तो मांग पूर्वानुमान का समर्थन करता है। जो डिपो गोदाम टीम भी चलाते हैं वे अक्सर दोनों पक्ष साथ नियोजित करते हैं, जिस पर हमारा गोदाम स्टाफ शेड्यूलिंग पेज बात करता है।

कई साइट चलाने वाले सबसे ज्यादा फायदा उठाते हैं। जो कूरियर वर्कफोर्स मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर हर डिपो को एक ही खाते में रखता है वह क्षेत्रीय मैनेजर को एक स्क्रीन पर दिखा देता है कि कवरेज कहां पतली है और कहां ज्यादा, और साझा ड्राइवर को किसी भी रोस्टर को दोबारा बनाए बिना साइटों के बीच भेजा जा सकता है। जिस डिलीवरी फ्लीट शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर में हर डिपो के लिए अलग लॉगिन चाहिए, वह यह नज़ारा पहले ही दिन खो देता है।

घंटे, ओवरटाइम और एक डिलीवरी हफ्ते की असली लागत

वेतन डिलीवरी कारोबार की सबसे बड़ी नियंत्रणीय लागत है और वह रोस्टर के साथ हिलती है। खराब बने हफ्ते का नुकसान उसी दिन शायद ही दिखता है। वह दो हफ्ते बाद ऐसे ओवरटाइम के रूप में सामने आता है जिसकी किसी ने मंजूरी नहीं दी, ऐसे ड्राइवर के रूप में जो चुपचाप कानूनी सीमा पार कर गया, और ऐसे वेतन बिल के रूप में जो पहुंचाई गई मात्रा से मेल नहीं खाता।

अच्छा डिलीवरी ड्राइवर शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर इन आंकड़ों को तब दिखाता है जब शेड्यूल अभी बदला जा सकता है। हर ड्राइवर के चालू साप्ताहिक जोड़ के बगल में अधिकतम सीमा रहती है। ओवरटाइम को ऐसे सेट किया जा सकता है कि जोड़ने से पहले पुष्टि जरूरी हो। डिलीवरी ड्राइवर टाइम ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर तभी उपयोगी है जब वह रोस्टर से जुड़ा हो: क्लॉक-इन और क्लॉक-आउट का डेटा नियोजित शिफ्ट के सामने दर्ज होता है, इसलिए योजना और हकीकत का फासला शक नहीं, आंकड़ा बन जाता है। जियोलोकेशन मॉड्यूल से लोकेशन आधारित क्लॉक-इन वहां सशुल्क ऐड-ऑन के रूप में उपलब्ध है जहां डिपो या साइट पर पहुंचने की पुष्टि जरूरी है। यही सीमाएं उन टीमों पर भी लागू होती हैं जो एक ही गाड़ी में एक ही काम पर जाती हैं, जिसे हमारा स्थानांतरण कंपनियों के लिए शिफ्ट नियोजन पृष्ठ बताता है।

रात के रन, सप्ताहांत कवर और पीक सीजन

बहुत कम डिलीवरी कामकाज एक ही दिन की शिफ्ट पर चलते हैं। किराना और दवा का काम तड़के शुरू होता है, ई-कॉमर्स देर शाम तक चलता है, और रात के लंबे रन आधी रात पार कर अगली तारीख में चले जाते हैं। जो कूरियर शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर एक दिन पर कई शिफ्ट नहीं रख पाता, या 23:00 से 07:00 वाले रन को गलत गिनता है, वह वेतन विवाद निपटाने के बजाय पैदा करता है। डिलीवरी टीम शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर को रात को हफ्ते का सामान्य हिस्सा मानना ही होगा।

पीक सीजन दूसरी समस्या जोड़ता है। छह से दस हफ्तों के लिए स्टाफ की संख्या उछलती है, जिसका बड़ा हिस्सा अस्थायी होता है, और आने वाले लोगों ने डिपो का शिफ्ट पैटर्न कभी देखा ही नहीं। भूमिकाएं और अनुमतियां इसे संभालने लायक रखती हैं: हर नए ड्राइवर को ईमेल से न्योता जाता है, वह सिर्फ अपनी शिफ्ट देखता है, और उसे खाली हफ्ते के बजाय पहले से चल रहे पैटर्न में बैठाया जाता है।

सप्ताहांत कवरेज कार्यदिवस की योजना की नकल नहीं, अपने नियम मांगती है। पहले उपलब्धता जुटाना और फिर उसी के हिसाब से बनाना ही शनिवार के रोस्टर को तीन बार दोबारा लिखे जाने से बचाता है।

फोन की कड़ी के बिना ड्राइवरों को जानकारी देना

ड्राइवरों तक पहुंचना सबसे मुश्किल है। वे डेस्क पर नहीं होते, ईमेल कम ही खोलते हैं, और नोटिस बोर्ड सिर्फ उन्हीं के काम आता है जो उसके पास से गुजरते हैं। जो भी ड्राइवर शेड्यूल ऐप टिकना चाहता है उसे ड्राइवर की जेब के फोन पर, कमजोर सिग्नल में, तीस सेकंड से कम में चलना होगा।

• प्रकाशित शेड्यूल और उसके बाद का हर बदलाव पुश नोटिफिकेशन के रूप में पहुंचता है
• ड्राइवर ऐप में ही ओपन शिफ्ट उठाते और अदला-बदली का अनुरोध करते हैं, मैनेजर मंजूर या अस्वीकार करते हैं
• उपलब्धता और छुट्टी के अनुरोध हफ्ता बनाने से पहले जुटाए जाते हैं, बाद में नहीं
• हर व्यक्ति सिर्फ अपनी शिफ्ट देखता है, जिससे छोटी स्क्रीन पर भी ऐप इस्तेमाल लायक रहता है

नतीजा ऐसा डिलीवरी शेड्यूलिंग समाधान है जिसे टीम सच में खोलकर देखती है। जब ड्राइवरों को भरोसा हो जाता है कि ऐप ही असली संस्करण है, तो गुरुवार को कितने बजे शुरू करना है पूछने वाले फोन आने बंद हो जाते हैं।

ऐसी रिपोर्टिंग जो पेरोल के सामने टिके

रिपोर्टिंग में ही डिलीवरी स्टाफ शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर वित्त विभाग के सामने खुद को साबित करता है, क्योंकि आंकड़े न मिलने पर शेड्यूलिंग और पेरोल में हमेशा बहस होती है। काम के घंटों की रिपोर्ट, छुट्टी और छुट्टी शेष की रिपोर्ट, बोनस और कटौती के लॉग, बजट और वेतन दर की रिपोर्ट सब एक ही शेड्यूल पर टिकी हैं, महीने और पद के हिसाब से फ़िल्टर होती हैं और वित्त विभाग के मांगने पर स्प्रेडशीट में निर्यात हो जाती हैं। देरी और गतिविधि रिपोर्ट उपस्थिति के वे पैटर्न दिखाती हैं जो साप्ताहिक ग्रिड में नहीं दिखते। Shifton रिपोर्ट तैयार करता है और QuickBooks तथा Zapier से जुड़ता है, जबकि वेतन गणना उसी सिस्टम में रहती है जो आप पहले से चला रहे हैं।

डिलीवरी शेड्यूलिंग सिस्टम कैसे चुनें

कोई एक सबसे बेहतर डिलीवरी शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर नहीं होता, और दो डिपो वाले कामकाज के लिए सबसे अच्छा कूरियर शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर राष्ट्रीय फ्लीट पर फिट नहीं बैठता। किसी भी प्लेटफॉर्म को उसी तरह परखें जैसे आपका डिपो उसे इस्तेमाल करेगा। असली हफ्ता बनाएं, उन असुविधाजनक बंटी शिफ्टों और दो अंशकालिक लोगों के साथ, और समय नापें। इमारत के सबसे पुराने फोन पर मोबाइल ऐप खोलें। एक शिफ्ट रद्द करें और देखें प्रभावित ड्राइवर को कितनी जल्दी पता चलता है। पूछें कि हफ्ते के बीच में ड्राइवर जोड़ने पर क्या होता है और शिफ्ट आधी रात पार करे तो क्या होता है, क्योंकि सस्ते टूल इन्हीं दो जगहों पर टूटते हैं। मुफ्त ड्राइवर शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर पहले छोटी टीम के साथ आज़माना ठीक रहता है, बशर्ते मुफ्त स्तर असली प्लान हो, खत्म हो जाने वाला ट्रायल नहीं।

दस लोगों तक Shifton का मुफ्त प्लान पूरा काम बिना समय सीमा के संभालता है, जो छोटी कूरियर टीम या कागज छोड़ रहे एक वाहन वाले कामकाज के लिए ठीक बैठता है। फ्लीट बढ़ने पर सशुल्क प्लान कई लोकेशन की योजना, गहरी रिपोर्टिंग और वे मॉड्यूल जोड़ते हैं जिनकी बड़े ड्राइवर शेड्यूलिंग प्लेटफॉर्म से उम्मीद रहती है। दोनों ही हालात में लक्ष्य वही रहता है: हर रूट विंडो कवर, घंटे अपनी सीमा में, और ऐसी टीम जिसे हमेशा पता हो कि उसे कब गाड़ी चलानी है।