Työvuorosuunnitteluohjelmisto kuljettajien vuoroille

Jakelutoiminta onnistuu tai kaatuu siihen, aloittaako oikea määrä kuljettajia oikeaan kellonaikaan. Volyymit heiluvat arjen ja viikonlopun välillä, takarajat ovat kiinteitä, ja yksi kattamaton auto siirtää kokonaisen päivän toimituksia seuraavalle. Kuljettajien vuorosuunnitteluohjelmisto muuttaa tämän päivittäisen tasapainoilun toistettavaksi prosessiksi sen sijaan, että aamu kuluisi puhelimessa sijaisia etsien.

Useimmat yleiset vuorolistatyökalut on tehty kiinteille toimistotunneille. Kuriiri- ja jakelutiimit eivät toimi niin. Vuorot alkavat ennen aamunkoittoa, jatkuvat yli puolenyön, liikkuvat pakettivolyymin mukana ja niitä tekevät vakituiset kuljettajat, osa-aikaiset ja kausityöntekijät sekaisin. Työkalu joka sivuuttaa tämän yhdistelmän hylätään kuukaudessa. Jakelutyön vuorosuunnittelun on lähdettävä tien luomista vuoromalleista, ei toimistokalenterista.

Mitä kuljettajien vuorosuunnitteluohjelmiston pitää oikeasti tehdä

Kun ominaisuuslistat riisutaan pois, tehtävä tiivistyy neljään asiaan. Rakentaa kokonainen viikko kuljettajien vuoroja nopeasti poistumatta terminaalin toimistosta. Pitää jokainen ihminen sopimus- ja lakirajojensa sisällä ennen listan julkaisua, ei vasta kun palkanlaskenta nostaa asian esiin. Tavoittaa työvoima joka viettää päivän tien päällä, mikä tarkoittaa puhelinta eikä mitään muuta. Ja kestää se hetki, kun kuljettaja soittaa sairaaksi puoli kuudelta aamulla.

Kaikki näiden neljän ulkopuolella on makuasia. Jakelun vuorosuunnittelujärjestelmä joka hoitaa ne siististi voittaa raskaamman alustan, joka on ladattu toiminnoilla joita terminaalipäällikkö ei koskaan avaa.

Kahta tuotekategoriaa myydään samankaltaisilla nimillä, ja ero merkitsee kun työkaluja vertaillaan. Jakelun ohjausohjelmisto päättää mitkä pysähdykset menevät kuljettajalle joka on jo vuorossa, ja kuljettajien sekä kuriirien ohjausjärjestelmät kuuluvat samaan luokkaan. Kuljettajien vuorosuunnittelualusta vastaa aiempaan kysymykseen: kuka on töissä huomenna, kuinka pitkään ja mistä terminaalista. Shifton tekee jälkimmäisen työn, ja nämä kaksi toimivat rinnakkain ilman päällekkäisyyttä.

Missä taulukkolaskenta lakkaa toimimasta

Lähes jokainen kuriiritoiminta alkaa taulukkoon tehdystä jakelulistapohjasta, ja se kestää niin kauan kuin kuljettajia on kahdeksan ja vuoromalli yksi. Sitten avataan toinen terminaali, viikonloppumiehitys ilmestyy, kolme kuljettajaa siirtyy osa-aikaisiksi ja tiedostosta tulee riski. Yhdellä kannettavalla tehdyt muutokset eivät koskaan tavoita lastauslaiturille kiinnitettyä tulostetta. Kaksi työnjohtajaa muuttaa samaa solua. Tunnit karkaavat katon yli, koska taulukko ei varoita ketään.

Siirtyminen kuljettajien vuorosuunnitteluohjelmistoon ei poista pohjaa, se tekee siitä elävän. Kuljettajien vuorolistapohja lakkaa olemasta tiedosto joka jonkun pitää muistaa jakaa uudelleen. Tallennettu viikkomalli otetaan käyttöön mihin tahansa tulevaan viikkoon, kaikki lukevat samaa versiota, ja seitsemältä aamulla tehdyt muutokset ovat kuljettajien puhelimissa viisi yli.

Viikoittaisen kuljettajalistan rakentaminen

Viikkoruudukko on paikka jossa työ tapahtuu. Kuljettajat ovat riveinä, päivät sarakkeina, ja jokaisella vuorolla on oma alkamisaika, päättymisaika ja sijaintimerkintä. Ajo jolle ei ole vielä nimetty ketään menee avointen vuorojen riville, näkyviin kaikille päteville kuljettajille kerralla sen sijaan että sitä tarjottaisiin yksittäisillä puheluilla.

Nopeus merkitsee tässä enemmän kuin miltä näyttää. Kun jakelun vuorosovellus tekee viikon rakentamisesta halpaa, esimiehet lakkaavat puolustamasta huonoa listaa vain siksi, että sen uudelleenrakentaminen veisi taas kaksi tuntia. Shiftonin vuorosuunnittelumoduuli tukee päivä-, viikko- ja kuukausinäkymiä, automaattista jakoa suuremmille kuljettajajoukoille ja kysynnän ennustamista kun volyymi on riittävän ennakoitavaa. Terminaalit joissa on myös varastotiimi suunnittelevat usein molemmat puolet yhdessä, mistä kerrotaan sivulla varastohenkilöstön vuorosuunnittelu.

Monitoimipaikkaiset hyötyvät tästä eniten. Kuriirityövoiman hallintaohjelmisto joka pitää jokaisen terminaalin samassa tilissä antaa aluepäällikölle yhdellä näytöllä kuvan siitä missä miehitys on ohut ja missä runsas, ja siirtää jaetun kuljettajan paikkojen välillä ilman kummankaan listan uudelleenrakentamista. Jakelukaluston vuorosuunnitteluohjelmisto joka vaatii erillisen kirjautumisen jokaiseen terminaaliin menettää tuon näkymän heti ensimmäisenä päivänä.

Tunnit, ylityöt ja jakeluviikon todelliset kustannukset

Palkat ovat jakeluliiketoiminnan suurin hallittavissa oleva kustannus, ja ne liikkuvat listan mukana. Huonosti rakennetun viikon vahinko näkyy harvoin samana päivänä. Se ilmestyy kaksi viikkoa myöhemmin ylityönä jota kukaan ei valtuuttanut, kuljettajana joka hiljaa ylitti lakisääteisen rajan, ja palkkasummana joka ei enää vastaa toimitettua volyymia.

Hyvä kuljettajien vuorosuunnitteluohjelmisto tekee nuo luvut näkyviksi silloin kun listaa voi vielä muokata. Maksimi on jokaisen kuljettajan kertyvän viikkosumman vieressä. Ylityö voidaan asettaa vaatimaan vahvistus ennen lisäämistä. Kuljettajien työajanseuranta on hyödyllistä vain kun se on sidottu listaan: leimaukset sisään ja ulos kirjataan suunniteltua vuoroa vasten, joten suunnitelman ja toteuman ero on luku eikä aavistus. Sijaintiin perustuva leimaus geopaikannusmoduulin kautta on saatavilla maksullisena lisäosana silloin kun saapumisen vahvistaminen terminaaliin tai kohteeseen on tärkeää. Samat rajat koskevat ryhmiä, jotka ajavat yhteen työkohteeseen yhdellä autolla, kuten sivumme vuorosuunnittelusta muuttoyrityksissä kertoo.

Yöajot, viikonloppumiehitys ja sesonkihuippu

Hyvin harva jakelutoiminta pyörii yhdellä päivävuorolla. Päivittäistavara- ja apteekkityö alkaa pikkutunneilla, verkkokauppa jatkuu myöhään iltaan ja yön runkokuljetukset ylittävät keskiyön seuraavaan päivään. Kuriirien vuorosuunnitteluohjelmisto joka ei pysty pitämään useaa vuoroa samalla päivällä, tai joka laskee väärin ajon kello 23.00 alkaen kello 07.00 asti, synnyttää palkkakiistoja sen sijaan että ratkaisisi niitä. Jakelutiimin vuorosuunnittelun on kohdeltava yötä viikon normaalina osana.

Sesonkihuippu tuo toisen ongelman. Henkilömäärä hyppää kuudeksi tai kymmeneksi viikoksi, suuri osa siitä tilapäistä, eivätkä tulijat ole koskaan nähneet terminaalin vuoromallia. Roolit ja oikeudet pitävät sen hallittavana: jokainen uusi kuljettaja kutsutaan sähköpostilla, näkee vain omat vuoronsa ja sijoitetaan olemassa olevaan malliin eikä tyhjään viikkoon.

Viikonloppumiehitys ansaitsee omat sääntönsä eikä kopiota arkisuunnitelmasta. Käytettävyystietojen kerääminen ensin ja vasta sitten rakentaminen on se mikä estää lauantailistan kirjoittamisen uusiksi kolmesti.

Kuljettajien pitäminen ajan tasalla ilman soittoketjua

Kuljettajat ovat vaikeimmin tavoitettava työvoima. He eivät ole työpöydän ääressä, he avaavat sähköpostin harvoin, ja ilmoitustaulu toimii vain niille jotka kulkevat sen ohi. Jokaisen kuljettajasovelluksen joka aikoo kestää on toimittava kuljettajan taskussa olevassa puhelimessa, heikolla signaalilla, alle kolmessakymmenessä sekunnissa.

• Julkaistut listat ja jokainen myöhempi muutos saapuvat push-ilmoituksina
• Kuljettajat ottavat avoimia vuoroja ja pyytävät vaihtoja sovelluksessa, esimiehet hyväksyvät tai hylkäävät
• Käytettävyys ja vapaapäiväpyynnöt kerätään ennen viikon rakentamista, ei jälkeenpäin
• Jokainen näkee vain omat vuoronsa, mikä pitää sovelluksen käyttökelpoisena pienellä näytöllä

Lopputulos on jakelun vuorosuunnitteluratkaisu jota tiimi oikeasti katsoo. Kun kuljettajat luottavat siihen että sovellus on oikea versio, torstain aloitusaikaa kyselevien puheluiden virta loppuu.

Raportointi joka kestää palkanlaskennan

Raportointi on paikka jossa jakeluhenkilöstön vuorosuunnitteluohjelmisto todistaa arvonsa taloudelle, koska suunnittelu ja palkanlaskenta kiistelevät aina kun luvut eivät täsmää. Työtuntiraportit, poissaolo- ja lomasaldoraportit, bonus- ja sanktiolokit sekä budjetti- ja palkkaraportit ovat kaikki saman listan takana, suodatettuina kuukauden ja tehtävän mukaan ja vietävissä taulukkoon kun talous pyytää. Myöhästymis- ja aktiivisuusraportit paljastavat läsnäolon kaavat jotka eivät näy viikkoruudukossa. Shifton tuottaa raportit ja yhdistyy QuickBooksiin ja Zapieriin, ja palkanlaskenta pysyy siinä järjestelmässä jota jo käytät.

Jakelun vuorosuunnittelujärjestelmän valinta

Yhtä parasta jakelun vuorosuunnitteluohjelmistoa ei ole, eikä kahden terminaalin toimintaan paras kuriirien vuorosuunnittelu sovi valtakunnalliselle kalustolle. Testaa mikä tahansa alusta niin kuin terminaalisi sitä käyttää. Rakenna oikea viikko hankalilla jaetuilla vuoroilla ja kahdella osa-aikaisella, ja ota aikaa. Avaa mobiilisovellus talon vanhimmalla puhelimella. Peru vuoro ja katso kuinka nopeasti asianosainen kuljettaja saa tiedon. Kysy mitä tapahtuu kun kuljettaja lisätään kesken viikon ja kun vuoro ylittää keskiyön, koska nuo ovat ne kaksi kohtaa joissa halvat työkalut hajoavat. Maksutonta kuljettajien vuorosuunnitteluohjelmistoa kannattaa kokeilla ensin pienellä tiimillä, kunhan maksuton taso on oikea paketti eikä umpeutuva kokeilu.

Alle kymmenen hengen tiimissä Shiftonin maksuton paketti kattaa koko työn ilman aikarajaa, mikä sopii pienelle kuriiritiimille tai yhden auton toiminnalle joka siirtyy pois paperista. Kaluston kasvaessa maksulliset paketit tuovat monipaikkaisen suunnittelun, syvemmän raportoinnin ja ne moduulit joita suuremmalta kuljettajien vuorosuunnittelualustalta odotetaan. Kummassakin tapauksessa tavoite pysyy samana: jokainen reitti-ikkuna katettuna, tunnit rajojen sisällä ja tiimi joka tietää aina milloin se ajaa.