Sürücü Vardiyaları için Dağıtım Planlama Yazılımı

Dağıtım operasyonları, doğru sayıda sürücünün doğru saatte yola çıkıp çıkmadığına göre kazanır ya da kaybeder. Hacim hafta içi ile hafta sonu arasında salınır, son kabul saatleri sabittir ve kapatılamayan tek bir araç koca bir günün teslimatlarını ertesi güne iter. Dağıtım planlama yazılımı bu günlük denge oyununu, telefonla yedek arayarak geçen bir sabah yerine tekrarlanabilir bir sürece dönüştürür.

Genel amaçlı çizelge araçlarının çoğu sabit ofis saatleri için tasarlandı. Kurye ve dağıtım ekipleri böyle çalışmaz. Vardiyalar şafaktan önce başlar, gece yarısını aşar, koli hacmiyle birlikte kayar ve kadrolu sürücüler, yarı zamanlılar ile sezonluk destek karışımıyla yürütülür. Bu karışımı yok sayan bir planlama aracı bir ay içinde terk edilir. Dağıtım işi için planlama yazılımı, ofis takviminden değil, yolun ürettiği vardiya örüntülerinden yola çıkmak zorundadır.

Dağıtım planlama yazılımının gerçekte yapması gerekenler

Özellik listelerini bir kenara koyunca iş dört maddeye iner. Depo ofisinden çıkmadan tam bir haftalık sürücü vardiyasını hızla kurmak. Bordro uyarı verdikten sonra değil, çizelge yayınlanmadan önce herkesi sözleşme ve mevzuat saat sınırlarının içinde tutmak. Gününü yolda geçiren bir iş gücüne ulaşmak; bu da telefon demektir, başka bir şey değil. Ve bir sürücünün sabah beş buçukta rapor aldığını haber verdiği anı atlatmak.

Bu dördünün ötesi tercih meselesidir. Bunları temiz biçimde çözen bir dağıtım planlama sistemi, depo müdürünün asla açmayacağı işlevlerle doldurulmuş daha ağır bir platformu geride bırakır.

Benzer adlarla satılan iki ürün kategorisi var ve araçları karşılaştırırken bu fark önem taşıyor. Dağıtım sevkiyat yazılımı, hâlihazırda vardiyada olan bir sürücüye hangi durakların gideceğine karar verir; sürücü sevk yazılımı ve kurye sevk yazılımı da aynı kümededir. Sürücü vardiya planlama platformu ise daha önceki soruyu yanıtlar: yarın kim, ne kadar süreyle ve hangi depodan çalışacak. Shifton ikinci işi yapar ve ikisi çakışmadan yan yana durur.

Tablonun yetmediği nokta

Neredeyse her kurye operasyonu bir tabloya kurulmuş dağıtım plan şablonuyla başlar ve sekiz sürücü ile tek bir vardiya örüntüsü varken bu iş görür. Sonra ikinci bir depo açılır, hafta sonu kapsaması doğar, üç sürücü yarı zamanlıya geçer ve dosya bir riske dönüşür. Bir dizüstünde yapılan düzenlemeler yükleme rampasına asılı çıktıya asla ulaşmaz. İki amir aynı hücreyi değiştirir. Saatler üst sınırı aşar, çünkü tablo kimseyi uyarmaz.

Sürücü planlama yazılımına geçmek şablonu ortadan kaldırmaz, onu canlı hâle getirir. Sürücü vardiya şablonu, birinin yeniden dağıtmayı hatırlaması gereken bir dosya olmaktan çıkar. Kaydedilmiş haftalık örüntü gelecekteki herhangi bir haftaya uygulanır, herkes aynı sürümü okur ve sabah yedide yapılan değişiklikler yediyi beş geçe sürücülerin telefonundadır.

Haftalık sürücü çizelgesini kurmak

Asıl iş haftalık ızgarada döner. Sürücüler satır, günler sütundur ve her vardiya kendi başlangıç saatini, bitiş saatini ve konum etiketini taşır. Henüz kimseye atanmamış bir sefer açık vardiya satırına düşer ve tek tek telefon turu yerine tüm yetkin sürücülere aynı anda görünür olur.

Hız burada göründüğünden daha çok değer taşır. Bir dağıtım planlama uygulaması haftayı kurmayı ucuzlattığında, yöneticiler yeniden kurmak iki saat daha alacak diye kötü bir çizelgeyi savunmayı bırakır. Shifton'ın vardiya planlama modülü gün, hafta ve ay görünümlerini, daha büyük sürücü havuzları için otomatik dağıtımı ve hacim yeterince öngörülebilir olduğunda talep tahminini destekler. Aynı zamanda depo ekibi çalıştıran şubeler genellikle iki tarafı birlikte planlar; bunu depo personeli planlaması sayfamızda ele alıyoruz.

En çok kazanan çok şubeli işletmelerdir. Her depoyu tek hesapta tutan kurye iş gücü yönetimi yazılımı, bölge müdürüne tek ekranda nerede kadronun ince nerede bol olduğunu gösterir ve iki çizelgeyi de yeniden kurmadan ortak bir sürücüyü şubeler arasında kaydırmasını sağlar. Her depo için ayrı giriş isteyen dağıtım filosu planlama yazılımı bu görüşü daha ilk gün kaybeder.

Saatler, fazla mesai ve bir dağıtım haftasının gerçek maliyeti

Ücretler dağıtım işinde kontrol edilebilir en büyük kalemdir ve çizelgeyle birlikte hareket eder. Kötü kurulmuş bir haftanın zararı nadiren o gün görünür. İki hafta sonra kimsenin onaylamadığı fazla mesai, sessizce yasal sınırı aşan bir sürücü ve teslim edilen hacme artık uymayan bir ücret faturası olarak ortaya çıkar.

İyi bir sürücü vardiya planlama yazılımı bu rakamları plan hâlâ düzenlenebilirken görünür kılar. Her sürücünün işleyen haftalık toplamının yanında bir azami değer durur. Fazla mesai, eklenmeden önce onay isteyecek şekilde ayarlanabilir. Sürücü mesai takibi ancak çizelgeye bağlıysa işe yarar: giriş ve çıkış verileri planlanan vardiyaya karşı toplanır, böylece plan ile gerçek arasındaki fark bir şüphe değil bir sayı olur. Konum tabanlı giriş, coğrafi konum modülü üzerinden ücretli ek olarak sunulur ve depoya veya sahaya varışın doğrulanması önemliyse kullanılır. Aynı sınırlar, tek bir araçla tek bir işe giden ekipler için de geçerlidir; bunu nakliyat şirketleri için vardiya planlaması sayfamız anlatır.

Gece seferleri, hafta sonu kapsaması ve sezon zirvesi

Çok az dağıtım operasyonu tek bir gündüz vardiyasıyla döner. Market ve eczane işi gecenin ilerleyen saatlerinde başlar, e-ticaret akşamın geç saatlerine uzanır ve gece hat taşımaları gece yarısını geçerek ertesi güne girer. Aynı günde birden fazla vardiyayı tutamayan ya da 23.00 ile 07.00 arası bir seferi yanlış sayan kurye planlama yazılımı, anlaşmazlığı çözmek yerine bordro tartışması yaratır. Dağıtım ekibi planlama yazılımı geceyi haftanın olağan bir parçası saymak zorundadır.

Sezon zirvesi ikinci bir sorun ekler. Kadro altı ila on hafta boyunca sıçrar, büyük bölümü geçicidir ve gelenler deponun vardiya örüntüsünü hiç görmemiştir. Roller ve yetkiler bunu yönetilebilir kılar: her yeni sürücü e-postayla davet edilir, yalnızca kendi vardiyalarını görür ve boş bir hafta yerine mevcut bir örüntünün içine yerleştirilir.

Hafta sonu kapsaması, hafta içi planın kopyası değil kendi kurallarını hak eder. Önce müsaitlik toplamak, sonra buna göre kurmak, cumartesi çizelgesinin üç kez yeniden yazılmasını engelleyen şeydir.

Telefon zinciri olmadan sürücüleri haberdar etmek

Sürücüler ulaşılması en zor iş gücüdür. Masa başında değillerdir, e-postayı nadiren açarlar ve ilan panosu yalnızca önünden geçenler için işler. Kalıcı olacak her sürücü planlama uygulaması, sürücünün cebindeki telefonda, zayıf sinyalde ve otuz saniyenin altında çalışmak zorundadır.

• Yayınlanan planlar ve sonraki her değişiklik anlık bildirim olarak ulaşır
• Sürücüler uygulamada açık vardiya alır ve değişim ister, yöneticiler onaylar veya reddeder
• Müsaitlik ve izin talepleri hafta kurulmadan önce toplanır, sonrasında değil
• Herkes yalnızca kendi vardiyalarını görür, bu da küçük ekranda uygulamayı kullanılır tutar

Sonuç, ekibin gerçekten açtığı bir dağıtım planlama çözümüdür. Sürücüler uygulamanın doğru sürüm olduğuna güvendiğinde, perşembe kaçta başlıyoruz diye soran telefon akışı durur.

Bordroda ayakta kalan raporlama

Raporlama, dağıtım personeli planlama yazılımının finansa kendini kanıtladığı yerdir; çünkü rakamlar uyuşmadığında planlama ile bordro her seferinde tartışır. Çalışma saati raporları, izin ve izin bakiyesi raporları, prim ve kesinti kayıtları, bütçe ve ücret tarifesi raporları aynı planın arkasında durur, aya ve pozisyona göre filtrelenir ve finans istediğinde tabloya aktarılır. Geç kalma ve etkinlik raporları haftalık ızgarada görünmeyen devam örüntülerini ortaya çıkarır. Shifton raporları üretir, QuickBooks ve Zapier ile bağlanır, bordronun kendisi ise zaten kullandığınız sistemde kalır.

Dağıtım planlama sistemi seçmek

Tek bir en iyi dağıtım planlama yazılımı yoktur ve iki depolu bir işletme için en iyi kurye planlama yazılımı ulusal bir filoya uymaz. Herhangi bir platformu deponuzun kullanacağı gibi test edin. Zor bölünmüş vardiyalar ve iki yarı zamanlıyla gerçek bir hafta kurun ve süre tutun. Mobil uygulamayı binadaki en eski telefonda açın. Bir vardiyayı iptal edin ve etkilenen sürücüye ne kadar hızlı haber gittiğine bakın. Bir sürücü hafta ortasında eklendiğinde ve bir vardiya gece yarısını aştığında ne olduğunu sorun, çünkü ucuz araçlar tam bu iki yerde çöker. Ücretsiz sürücü planlama yazılımını önce küçük bir ekiple denemek mantıklıdır, yeter ki ücretsiz kademe süresi dolan bir deneme değil gerçek bir paket olsun.

On kişinin altında Shifton'ın ücretsiz paketi işin tamamını süre sınırı olmadan karşılar; kâğıttan çıkan küçük bir kurye ekibine ya da tek araçlı bir operasyona uyar. Filo büyüdükçe ücretli paketler çok lokasyonlu planlamayı, daha derin raporlamayı ve daha büyük bir sürücü planlama platformundan beklenen modülleri ekler. Her durumda amaç aynı kalır: her sefer aralığı dolu, saatler sınırların içinde ve ekip ne zaman yola çıkacağını her zaman bilen bir yapı.