Λογισμικό προγραμματισμού βαρδιών και προσωπικού αποθήκης

Η εργασία στην αποθήκη σχεδιάζεται σε εβδομάδες και χάνεται σε λεπτά. Ο εισερχόμενος όγκος μετακινείται, ένα φορτηγό φτάνει τρεις ώρες αργότερα, δύο άτομα της συλλογής λείπουν τη Δευτέρα, και η ομάδα που την Παρασκευή έδειχνε ισορροπημένη βρίσκεται υποστελεχωμένη στη γραμμή συσκευασίας και υπερστελεχωμένη στην παραλαβή. Το λογισμικό προγραμματισμού βαρδιών αποθήκης υπάρχει ώστε μια τέτοια μέρα να μην καταλήξει σε λογαριασμό υπερωριών, και γι αυτό επιχειρήσεις κάθε μεγέθους αφήνουν τα κοινόχρηστα υπολογιστικά φύλλα και περνούν σε σύστημα φτιαγμένο για εργασία με βάρδιες.

Το δύσκολο δεν ήταν ποτέ να σχεδιάσεις ένα πλέγμα. Δύσκολο είναι να σχεδιάσεις ένα που αντέχει τον πραγματικό όγκο: ομάδες σε εναλλαγή, προσωρινό προσωπικό, υποχρεωτικά διαλείμματα, όρια ωρών και ανθρώπους που δεν κάθονται σε γραφείο να διαβάζουν email.

Τι πρέπει να κάνει το λογισμικό βαρδιών μέσα στην αποθήκη

Αν αφαιρέσουμε τη γλώσσα του μάρκετινγκ, η δουλειά περιορίζεται σε τέσσερα πράγματα. Να καλύπτει κάθε λειτουργία σε κάθε βάρδια, από την παραλαβή ως τη συλλογή, τη συσκευασία, τη φόρτωση και τις επιστροφές. Να κρατά τις ώρες μέσα στα νομικά και οικονομικά όρια πριν δημοσιευτεί το πρόγραμμα, όχι αφού τρέξει η μισθοδοσία. Να φτάνει σε ανθρώπους που ζουν στο κινητό τους. Και να απορροφά αλλαγές χωρίς να ξαναχτίζεται, γιατί σε ένα κέντρο διανομής το πλάνο αλλάζει καθημερινά.

Ένα εργαλείο βαρδιών αποθήκης που τα καλύπτει αυτά τα τέσσερα υπερτερεί μιας πλατφόρμας με πενήντα ενότητες στραμμένες σε προβλήματα που δεν υπάρχουν στον χώρο. Οι περισσότερες επιχειρήσεις το μαθαίνουν αφού αγοράσουν λογισμικό προγραμματισμού εργαζομένων αποθήκης με βάση έναν πίνακα σύγκρισης λειτουργιών και χρησιμοποιήσουν περίπου το ένα δέκατο.

Σύστημα διαχείρισης αποθήκης ή εργαλείο προγραμματισμού;

Οι δύο κατηγορίες μπερδεύονται διαρκώς. Όταν ψάχνει κανείς στα ελληνικά λογισμικό αποθήκης, αυτό που εμφανίζεται συνήθως είναι το σύστημα διαχείρισης αποθήκης, δηλαδή το WMS, ή ένα σύστημα διαχείρισης εργασίας που μετρά την παραγωγικότητα έναντι προτύπων και συνδέεται στενά με τα αποθέματα και τις διαδρομές συλλογής. Ο προγραμματισμός προσωπικού αποθήκης βρίσκεται νωρίτερα στην αλυσίδα: αποφασίζει ποιος δουλεύει, πότε, σε ποια λειτουργία και με τι κόστος.

Στις περισσότερες επιχειρήσεις τα χρήματα που ανακτώνται βρίσκονται στην πλευρά του προγράμματος, γιατί εκεί μπορεί να παρέμβει ένας υπεύθυνος βάρδιας μέσα σε αυτή την εβδομάδα. Τα πρότυπα σας λένε ότι μια συλλογή κράτησε πολύ. Το πρόγραμμα αποφασίζει αν υπήρχαν καν αρκετοί άνθρωποι στη γραμμή. Η ίδια σύγχυση περιβάλλει και το λογισμικό ανάθεσης εργασιών αποθήκης, το οποίο αναζητούν ομάδες ενώ το πραγματικό ερώτημα είναι απλώς ποιος βρίσκεται στη ράμπα στις τέσσερις το απόγευμα.

Εναλλαγές βαρδιών και κάλυψη όλο το εικοσιτετράωρο

Κάθε εγκατάσταση με περισσότερες από μία βάρδιες καταλήγει σε εναλλαγή: δύο βάρδιες, τρεις βάρδιες, τέσσερις ομάδες μοιρασμένες σε νύχτες και σαββατοκύριακα ή ένα συμπυκνωμένο μοτίβο με μεγαλύτερες ημέρες. Οι εναλλαγές είναι απλές στη θεωρία και βασανιστικές σε υπολογιστικό φύλλο, γιατί μία αλλαγή διαχέεται στις επόμενες εβδομάδες. Το λογισμικό προγραμματισμού βαρδιών αποθήκης κρατά το μοτίβο ως επαναχρησιμοποιήσιμο πρότυπο, το μεταφέρει μήνα με τον μήνα και εμφανίζει τρέχον σύνολο ωρών δίπλα σε κάθε όνομα καθώς χτίζεται το πρόγραμμα. Όπου η ίδια εγκατάσταση έχει και γραμμές παραγωγής, τα ίδια μοτίβα καλύπτονται στον προγραμματισμό βαρδιών στην παραγωγή.

Οι νυχτερινές ομάδες αξίζουν ιδιαίτερη προσοχή. Στελεχώνονται δυσκολότερα, κοστίζουν περισσότερο μόλις μπουν οι προσαυξήσεις και είναι οι πρώτες που πλήττονται όταν το πρόγραμμα βγαίνει αργά. Η δημοσίευση ολόκληρου μήνα με τη μία δίνει στο νυχτερινό προσωπικό την προειδοποίηση που χρειάζεται και εξαλείφει μεγάλο μέρος της κινητικότητας που δημιουργούν οι συνεχείς αλλαγές της τελευταίας στιγμής.

Αιχμή σεζόν, προσωρινό προσωπικό και η ανάπτυξη

Ο όγκος στην εκτέλεση παραγγελιών είναι εποχικός και το πλάνο προσωπικού πρέπει να κινείται μαζί του. Ο αριθμός των ατόμων μπορεί να αυξηθεί κατά το ήμισυ για ένα τρίμηνο και μετά να υποχωρήσει. Ένα καλό λογισμικό προγραμματισμού για κέντρα εκτέλεσης παραγγελιών κάνει αυτή την ανάπτυξη διαχειρίσιμη: εισαγωγή νέων ατόμων μαζικά αντί για πληκτρολόγηση ένα προς ένα, ορισμός θέσεων και επιπέδων πρόσβασης, και έπειτα προσθήκη τους σε υπάρχον μοτίβο αντί για παράλληλο πλάνο.

Το προσωρινό προσωπικό και οι εργαζόμενοι μέσω γραφείου χρειάζονται πρόγραμμα που πραγματικά βλέπουν. Το λογισμικό προγραμματισμού για εργαζομένους αποθήκης πρέπει να υποθέτει ότι ο αναγνώστης προσλήφθηκε την προηγούμενη εβδομάδα και δεν έχει εταιρικό email, γι αυτό η βάρδια φτάνει στο κινητό με ειδοποίηση push κάθε φορά που κάτι αλλάζει. Οι εγκαταστάσεις με έντονη εποχικότητα συνήθως το σχεδιάζουν παράλληλα με την προσέγγισή μας για τον προγραμματισμό εποχικών εργαζομένων.

Κόστος ανά ώρα εργασίας και έλεγχος υπερωριών

Το προσωπικό είναι η μεγαλύτερη ελεγχόμενη γραμμή σχεδόν σε κάθε προϋπολογισμό αποθήκης και η μόνη που ένας υπεύθυνος μετακινεί πραγματικά από εβδομάδα σε εβδομάδα. Στο υπολογιστικό φύλλο η ζημιά μένει αόρατη μέχρι να έρθει η μισθοδοσία: μια βάρδια που τραβήχτηκε δύο ώρες, ένα επιπλέον άτομο που κλήθηκε για ένα ήσυχο απόγευμα, ένα όριο ωρών που ξεπεράστηκε χωρίς να το προσέξει κανείς.

Δύο μηχανισμοί κάνουν το μεγαλύτερο μέρος της δουλειάς. Τα όρια ωρών ανά εργαζόμενο δείχνουν τις προγραμματισμένες ώρες έναντι των μέγιστων ενώ αναθέτετε βάρδιες, ώστε η υπερωρία να γίνεται απόφαση και όχι ατύχημα. Οι κανόνες υπερωριών σας επιτρέπουν να δίνετε επιπλέον ώρες μόνο με ρητή επιβεβαίωση ή να τις κλείνετε για μια περίοδο. Οι αναφορές προϋπολογισμού και ωρομισθίων κλείνουν τον κύκλο και δείχνουν πόσο κόστισε κάθε πρόγραμμα ανά θέση και περίοδο. Με αυτό το μέγεθος κρίνεται το καλύτερο λογισμικό προγραμματισμού ομάδων αποθήκης, μόλις περάσει η γοητεία ενός τακτοποιημένου πλέγματος.

Ωρομέτρηση, παρουσίες και φύλλο ωρών

Ένα δημοσιευμένο πρόγραμμα είναι σχέδιο. Το φύλλο ωρών είναι αυτό που πράγματι έγινε, και στο κενό ανάμεσά τους διαρρέουν χρήματα. Η ωρομέτρηση καταγράφει την πραγματική έναρξη και λήξη κάθε βάρδιας, μαζί με διαλείμματα, πριμ, κρατήσεις και προσαυξήσεις, και τα αποθηκεύει στο ημερολόγιο βαρδιών όπου ο υπεύθυνος μπορεί να τα ελέγξει. Μια εφαρμογή φύλλου ωρών για αποθήκη που πιάνει αυτές τις λεπτομέρειες τη στιγμή που συμβαίνουν καταργεί την ανασύνθεση στο τέλος του μήνα που απαιτούν πάντα τα χάρτινα δελτία.

Για συμβάσεις με τρίτους, το λογισμικό ωρομέτρησης 3PL πρέπει επιπλέον να χωρίζει τις ώρες ανά πελάτη, κάτι που καλύπτουν τα έργα. Η καταγραφή προσέλευσης από την εφαρμογή κινητού παίρνει δευτερόλεπτα και δουλεύει για ομάδες απλωμένες σε μεγάλο κτίριο ή σε πολλές αυλές. Για εγκαταστάσεις που χρειάζονται απόδειξη του πού ξεκίνησε μια βάρδια, ο χάρτης γεωεντοπισμού διατίθεται ως επί πληρωμή ενότητα και δείχνει τη μετακίνηση του εργαζομένου και το ιστορικό διαδρομής για επιλεγμένη περίοδο. Οι λεπτομέρειες βρίσκονται στη σελίδα μας για την ωρομέτρηση.

Οι κανόνες διαλειμμάτων και ανάπαυσης δεν είναι προαιρετικοί στην αποθήκευση και είναι το πρώτο πράγμα που ξεφεύγει όταν το πρόγραμμα φτιάχνεται υπό πίεση. Όταν τα διαλείμματα είναι ενσωματωμένα στην ίδια τη βάρδια αντί να βασίζεστε στη μνήμη των ανθρώπων, η καταγραφή μένει καθαρή και το φύλλο ωρών ακριβές. Τα όρια ωρών ανά εργαζόμενο εμποδίζουν μια εναλλαγή να σπρώξει κάποιον αθόρυβα πάνω από το εβδομαδιαίο όριο, ενώ τα αιτήματα άδειας και διαθεσιμότητας συλλέγονται πριν χτιστεί το πρόγραμμα και δεν διαπραγματεύονται μετά.

Η αναφορά είναι αυτό που κάνει όλα αυτά τεκμηριωμένα. Οι αναφορές ωρών εργασίας, ελάχιστων ωρών, επιβεβαιωμένων βαρδιών και καθυστερήσεων εξάγονται καθαρά, ώστε ένα ερώτημα ελέγχου να απαντιέται από αρχεία και όχι από μνήμη.

Μία πλατφόρμα για ζώνες, εγκαταστάσεις και συμβάσεις 3PL

Ελάχιστες επιχειρήσεις σταματούν σε ένα κτίριο. Μια δεύτερη εγκατάσταση, ένα κέντρο επιστροφών, μια αυλή υπερχείλισης ή ένα σημείο διαμετακόμισης έχουν καθένα τη δική τους ομάδα και τον δικό τους ρυθμό, ενώ οι συμβάσεις με τρίτους προσθέτουν ακόμη ένα επίπεδο. Αν τρέχουν σε ξεχωριστά φύλλα, κανείς δεν βλέπει την ανισορροπία μέχρι να έρθουν τα νούμερα στο τέλος του μήνα.

Η υποστήριξη πολλαπλών τοποθεσιών βάζει κάθε εγκατάσταση σε έναν πίνακα, ενώ τα έργα χωρίζουν ζώνες, πελάτες ή συμβάσεις μέσα στο ίδιο κτίριο, που είναι ακριβώς αυτό που πρέπει να κάνει ένα λογισμικό προγραμματισμού 3PL και κάθε σύστημα διαχείρισης προσωπικού 3PL. Οι ρόλοι και τα δικαιώματα καθορίζουν ποιος επεξεργάζεται τι: ο υπεύθυνος βάρδιας διαχειρίζεται τη δική του ομάδα, ενώ ο υπεύθυνος εγκατάστασης βλέπει τη συνολική εικόνα. Οι επιχειρήσεις που μετακινούν και φορτία και διαχειρίζονται οδηγούς το τρέχουν συχνά μαζί με τον προγραμματισμό προσωπικού logistics, ώστε η αυλή και ο στόλος να μένουν συντονισμένοι.

Πώς να επιλέξετε το καλύτερο λογισμικό βαρδιών αποθήκης

Το καλύτερο σύστημα προγραμματισμού αποθήκης είναι αυτό που οι υπεύθυνοι ανοίγουν ακόμη τον έκτο μήνα, και σπάνια είναι εκείνο με τη μεγαλύτερη λίστα λειτουργιών.

Δοκιμάστε κάθε εφαρμογή προγράμματος αποθήκης όπως θα τη χρησιμοποιήσει η ομάδα σας, όχι όπως την παρουσιάζει μια επίδειξη. Το ίδιο ισχύει και για ένα λογισμικό προγραμματισμού κέντρου διανομής που δοκιμάζετε σε δύο εγκαταστάσεις. Ανοίξτε το στο φθηνότερο κινητό του κτιρίου, γιατί ακριβώς αυτό κρατά το εποχικό προσωπικό σας. Χτίστε μια ολόκληρη εβδομάδα βαρδιών και κρατήστε χρόνο. Δημοσιεύστε την και δείτε πόσο γρήγορα φτάνει η ειδοποίηση. Αλλάξτε μία βάρδια και ελέγξτε αν όλοι οι επηρεαζόμενοι το μαθαίνουν μέσα σε ένα λεπτό. Έπειτα εξάγετε μια αναφορά ωρών εργασίας και δείτε αν τα νούμερα ταιριάζουν με όσα χρειάζεται η μισθοδοσία.

Το Shifton περνά αυτές τις δοκιμές με τα κομμάτια που μια αποθήκη πραγματικά χρησιμοποιεί: εβδομαδιαίες και μηνιαίες προβολές προγράμματος, ανοιχτές βάρδιες και ανταλλαγές, επαναχρησιμοποιήσιμα πρότυπα εναλλαγών, πρόβλεψη όγκου με αυτόματη κατανομή, ωρομέτρηση και ημερολόγια ωρών, διαλείμματα, πριμ και κρατήσεις, καθώς και αναφορές για ώρες, προϋπολογισμό, ωρομίσθια και υπόλοιπα αδειών. Ομάδες έως 10 ατόμων λειτουργούν στο δωρεάν πλάνο χωρίς χρονικό όριο, ενώ οι επί πληρωμή ενότητες χρεώνονται ανά εργαζόμενο τον μήνα καθώς η επιχείρηση μεγαλώνει.

Το αποτέλεσμα είναι αυτό που επιδιώκουν οι περισσότερες εγκαταστάσεις: ένα πρόγραμμα που αντανακλά τον πραγματικό όγκο, ώρες που μένουν μέσα στον προϋπολογισμό που θέσατε, και χειριστές περονοφόρων, συσκευαστές και προσωπικό ράμπας που ξέρουν πάντα πότε δουλεύουν. Χτίστε την πρώτη σας εβδομάδα και δείτε πώς φαίνεται με όλο τον χώρο σε μία προβολή.