Sofőrbeosztás szoftver kiszállításhoz és lefedettséghez

Egy kiszállítási művelet azon áll vagy bukik, hogy a megfelelő számú sofőr indul-e el a megfelelő órában. A mennyiség hétköznap és hétvégén ingadozik, a rendelésfelvételi határidők fixek, és egyetlen lefedetlen jármű egy teljes napnyi címet tol át a következő napra. A kiszállítási beosztó szoftver ezt a napi egyensúlyozást ismételhető folyamattá alakítja ahelyett, hogy a délelőtt telefonálással menne el helyettes után.

A legtöbb általános beosztókészítő eszköz fix irodai munkaidőre készült. A futár- és kiszállítócsapatok nem így dolgoznak. A műszakok hajnal előtt kezdődnek, éjfél után is tartanak, a csomagmennyiséggel együtt mozognak, és állandó sofőrök, részmunkaidősök és szezonális beugrók keveréke dolgozza le őket. Az az eszköz, amelyik ezt a keveréket figyelmen kívül hagyja, egy hónapon belül a fiók aljára kerül. A kiszállításra szánt beosztó szoftvernek azokból a műszakmintákból kell kiindulnia, amelyeket az út diktál, nem egy irodai naptárból.

Mit kell valójában tudnia egy kiszállítási beosztó szoftvernek

Ha lehántod a funkciólistákat, a feladat négy dologra szűkül. Gyorsan összerakni egy teljes hét sofőrbeosztást anélkül, hogy elhagynád a telephely irodáját. Mindenkit a szerződéses és törvényi órakorlátain belül tartani a beosztás közzététele előtt, nem azután, hogy a bérszámfejtés jelzi. Elérni azt a munkaerőt, amely a napját az úton tölti, ami a telefont jelenti és semmi mást. És átvészelni azt a pillanatot, amikor fél hatkor betelefonál egy sofőr, hogy beteg.

Minden, ami ezen a négyen túl van, ízlés kérdése. Az a kiszállítási beosztórendszer, amelyik ezeket tisztán megoldja, veri azt a nehézkes platformot, amely olyan funkciókkal van tele, amiket egy telephelyvezető soha nem nyit meg.

Két termékkategóriát árulnak hasonló néven, és összehasonlításkor számít a különbség. A kiszállítási diszpécserszoftver azt dönti el, mely megállók kerülnek egy már műszakban lévő sofőrhöz, és a sofőr- meg futárdiszpécser rendszerek is ide tartoznak. A sofőrbeosztó platform a korábbi kérdésre válaszol: ki dolgozik holnap, mennyi ideig, és melyik telephelyről. A Shifton a második feladatot végzi, és a kettő átfedés nélkül áll egymás mellett.

Hol mondja fel a szolgálatot a táblázat

Szinte minden futárszolgálat egy táblázatos beosztássablonnal indul, és az működik is, amíg nyolc sofőr és egyetlen műszakminta van. Aztán megnyílik a második telephely, megjelenik a hétvégi lefedettség, három sofőr részmunkaidőre vált, és a fájl kockázattá válik. Az egy laptopon elvégzett módosítások soha nem érnek el a rakodóhoz kitűzött nyomtatott példányig. Két művezető ugyanazt a cellát írja át. Az órák átlépik a plafont, mert a táblázat senkit nem figyelmeztet.

A sofőrbeosztó szoftverre váltás nem szünteti meg a sablont, hanem élővé teszi. A sofőrbeosztás sablonja megszűnik olyan fájlnak lenni, amelynek újraküldésére valakinek emlékeznie kell. Egy mentett heti minta bármely jövőbeli hétre ráhúzható, mindenki ugyanazt a verziót olvassa, és a reggel hétkor elvégzett módosítás öt perccel később már a sofőrök telefonján van.

A heti sofőrbeosztás felépítése

A munka a heti rácsban zajlik. A sofőrök a sorok, a napok az oszlopok, és minden műszak hordozza a saját kezdési idejét, befejezési idejét és helyszíncímkéjét. Az a forduló, amelyre még senkit nem osztottak be, a szabad műszakok sorába kerül, és egyszerre látszik minden alkalmas sofőrnek ahelyett, hogy egyenkénti telefonhívásokban kellene felajánlani.

A sebesség itt többet nyom a latban, mint amennyinek látszik. Amikor egy kiszállítási beosztó alkalmazás olcsóvá teszi egy hét felépítését, a vezetők abbahagyják a rossz beosztás védelmét pusztán azért, mert az újraépítés még két órát vinne el. A Shifton műszaktervező modulja támogatja a napi, heti és havi nézetet, a nagyobb sofőrállományra szánt automatikus elosztást, valamint a keresletbecslést, ha a mennyiség eléggé kiszámítható. Azok a telephelyek, amelyek raktári csapatot is működtetnek, gyakran együtt tervezik a két oldalt, amiről a raktári munkaerő beosztása oldalunk szól.

A több telephelyes cégek nyernek itt a legtöbbet. Az a futár-munkaerőkezelő szoftver, amelyik minden telephelyet egyetlen fiókban tart, egy képernyőn megmutatja a területi vezetőnek, hol vékony és hol bőséges a lefedettség, majd egy közös sofőrt úgy mozgat át a helyszínek között, hogy egyik beosztást sem kell újraépíteni. Az a flottatervező szoftver, amelyik telephelyenként külön belépést kíván, ezt a rálátást már az első napon elveszíti.

Órák, túlóra és mennyibe kerül valójában egy kiszállítási hét

A bér a kiszállítási vállalkozás legnagyobb befolyásolható költsége, és a beosztással együtt mozog. Egy rosszul felépített hét kára ritkán aznap jelentkezik. Két héttel később bukkan fel jóvá nem hagyott túlóraként, csendben törvényi korlátot átlépő sofőrként, és olyan bérköltségként, amely már nem áll arányban a kiszállított mennyiséggel.

A jó sofőrbeosztó szoftver akkor teszi láthatóvá ezeket a számokat, amikor a beosztás még szerkeszthető. Minden sofőr futó heti összege mellett ott a maximum. A túlóra beállítható úgy, hogy hozzáadás előtt jóváhagyást kérjen. A sofőrök munkaidő-nyilvántartó szoftvere csak akkor hasznos, ha a beosztáshoz van kötve: a be- és kijelentkezés a tervezett műszakhoz rögzül, így a terv és a valóság közti eltérés szám lesz, nem gyanú. A helyalapú bejelentkezés a geolokációs modulon keresztül fizetős kiegészítőként érhető el ott, ahol számít a telephelyre vagy helyszínre érkezés visszaigazolása. Ugyanezek a korlátok érvényesek azokra a csapatokra, amelyek egy járművel mennek ki egy munkára, ahogy a műszaktervezés költöztető cégeknél oldalunk is leírja.

Éjszakai fordulók, hétvégi lefedettség és szezoncsúcs

Nagyon kevés kiszállítás fut egyetlen nappali műszakkal. Az élelmiszer és a gyógyszertári munka a hajnali órákban indul, az e-kereskedelem késő estébe nyúlik, az éjszakai vonalas fuvarok pedig éjfélen át a következő dátumba érnek. Az a futárbeosztó szoftver, amely nem bír el több műszakot egy napon, vagy rosszul számol egy 23:00 és 07:00 közötti fordulót, bérvitákat gerjeszt ahelyett, hogy lezárná őket. A kiszállítócsapatokat tervező szoftvernek az éjszakát a hét szokásos részeként kell kezelnie.

A szezoncsúcs egy második gondot ad hozzá. A létszám hat-tíz hétre megugrik, jórészt ideiglenes emberekkel, akik még soha nem látták a telephely műszakmintáját. A szerepkörök és jogosultságok kezelhetővé teszik ezt: minden új sofőrt e-mailben hívnak meg, csak a saját műszakjait látja, és nem üres hétbe, hanem egy már meglévő mintába kerül.

A hétvégi lefedettség saját szabályokat érdemel, nem a hétköznapi terv másolatát. Előbb összegyűjteni az elérhetőséget, és csak utána építkezni belőle: pontosan ez akadályozza meg, hogy a szombati beosztást háromszor kelljen átírni.

Hogyan tartsd tájékoztatva a sofőröket telefonlánc nélkül

A sofőrök a legnehezebben elérhető munkaerő. Nem ülnek asztalnál, ritkán nyitnak e-mailt, a hirdetőtábla pedig csak azoknak működik, akik elsétálnak mellette. Bármely sofőrbeosztó alkalmazásnak, amely meg akar maradni, működnie kell a sofőr zsebében lévő telefonon, gyenge térerőn, harminc másodpercen belül.

• A közzétett beosztás és minden későbbi változás push értesítésként érkezik
• A sofőrök az alkalmazásban vesznek fel szabad műszakot és kérnek cserét, a vezetők jóváhagynak vagy elutasítanak
• Az elérhetőséget és a szabadságkérelmeket a hét felépítése előtt gyűjtitek be, nem utána
• Mindenki csak a saját műszakjait látja, ettől marad használható az alkalmazás kis kijelzőn

Az eredmény olyan kiszállítási beosztó megoldás, amelyet a csapat tényleg meg is néz. Amikor a sofőrök elhiszik, hogy az alkalmazás az érvényes verzió, elapad a hívásáradat arról, hogy csütörtökön hánykor kezdenek.

Kimutatások, amelyek megállják a helyüket a bérszámfejtésnél

A kimutatásoknál bizonyít a kiszállítási munkaerő-beosztó szoftver a pénzügy előtt, mert a tervezés és a bérszámfejtés mindig vitába keveredik, ha a számok eltérnek. A munkaóra-kimutatások, a szabadság- és egyenlegjelentések, a bónusz- és levonásnaplók, valamint a keret- és órabér-kimutatások ugyanarra a beosztásra épülnek, hónapra és pozícióra szűrhetők, és táblázatba exportálhatók, amikor a pénzügy kéri. A késés- és aktivitásjelentések olyan jelenléti mintákat mutatnak meg, amelyek a heti rácsban láthatatlanok. A Shifton előállítja a kimutatásokat, és kapcsolódik a QuickBookshoz és a Zapierhez, miközben maga a bérszámfejtés abban a rendszerben marad, amit már használtok.

Hogyan válassz kiszállítási beosztórendszert

Nincs egyetlen legjobb kiszállítási beosztó szoftver, és a két telephelyes cégnek legjobb futárbeosztó megoldás nem illik egy országos flottához. Tesztelj minden platformot úgy, ahogy a telephelyed használni fogja. Építs fel egy valódi hetet a kényelmetlen osztott műszakokkal és a két részmunkaidőssel, és mérd az időt. Nyisd meg a mobilalkalmazást az épület legrégebbi telefonján. Törölj egy műszakot, és nézd meg, milyen gyorsan tudja meg az érintett sofőr. Kérdezd meg, mi történik, ha hét közben kerül be egy sofőr, és ha egy műszak átlépi az éjfélt, mert az olcsó eszközök pont ezen a két ponton törnek el. Az ingyenes sofőrbeosztó szoftvert érdemes először kis csapattal kipróbálni, feltéve, hogy az ingyenes szint valódi csomag és nem lejáró próbaidő.

Tíz fő alatt a Shifton ingyenes csomagja időkorlát nélkül lefedi a teljes feladatot, ami illik egy kis futárcsapathoz vagy egy egyjárműves vállalkozáshoz, amely most hagyja el a papírt. Ahogy a flotta nő, a fizetős csomagok hozzáadják a több telephelyes tervezést, a mélyebb kimutatásokat és azokat a modulokat, amelyeket egy nagyobb sofőrbeosztó platformtól elvárnak. A cél mindkét esetben ugyanaz marad: minden útvonalablak lefedve, az órák a korláton belül, és egy csapat, amely mindig tudja, mikor ül volán mögé.