Софтуер за графици на шофьори за доставка и покритие

Доставките печелят или губят според това дали точният брой шофьори тръгва в точния час. Обемите се люшкат между делници и уикенди, крайните часове за приемане са фиксирани, а един непокрит бус избутва цял ден доставки към следващия. Софтуерът за графици на доставки превръща това ежедневно балансиране в повтаряем процес вместо в сутрин, прекарана по телефона в търсене на заместник.

Повечето универсални инструменти за графици са правени за фиксирано офисно работно време. Куриерските екипи не работят така. Смените започват преди зазоряване, продължават след полунощ, движат се с обема на пратките и се покриват от смес от постоянни шофьори, работещи на непълно време и сезонни попълнения. Инструмент, който пренебрегва тази смес, се изоставя за месец. Софтуерът за графици в доставките трябва да тръгва от моделите на смени, които диктува пътят, а не от офисен календар.

Какво всъщност трябва да умее софтуерът за графици на доставки

Ако махнете списъците с функции, задачата се свежда до четири неща. Да сглоби бързо цяла седмица със смени на шофьори, без да се излиза от офиса в депото. Да задържи всеки човек в договорните и законовите лимити за часове преди публикуването на графика, а не след като ведомостта го подчертае. Да достигне до хора, които прекарват деня на пътя, което означава телефона и нищо друго. И да издържи момента, в който шофьор се обади болен в пет и половина сутринта.

Всичко отвъд тези четири неща е въпрос на предпочитание. Система за графици на доставки, която ги решава чисто, изпреварва тежка платформа, натоварена с функции, които управителят на депото никога няма да отвори.

Под сходни имена се продават две продуктови категории и разликата има значение, когато сравнявате инструменти. Диспечерският софтуер за доставки решава кои адреси отиват при шофьор, който вече е на смяна, и диспечерските системи за шофьори и куриери попадат в същата група. Платформата за графици на шофьори отговаря на по-ранния въпрос: кой работи утре, за колко часа и от кое депо. Shifton върши втората работа и двете стоят една до друга, без да се припокриват.

Къде таблицата спира да работи

Почти всяка куриерска дейност започва с шаблон за график в електронна таблица и той издържа, докато шофьорите са осем и моделът на смените е един. После отваря второ депо, появява се покритие за уикенда, трима шофьори минават на непълно работно време и файлът се превръща в риск. Промените, направени на един лаптоп, никога не стигат до разпечатката, закачена до рампата. Двама супервайзори променят една и съща клетка. Часовете надхвърлят лимита, защото таблицата не предупреждава никого.

Преминаването към софтуер за графици на шофьори не премахва шаблона, а го прави жив. Шаблонът за график на шофьор спира да бъде файл, който някой трябва да помни да разпрати наново. Запазен седмичен модел се прилага към всяка бъдеща седмица, всички четат една и съща версия, а промените, направени в седем сутринта, са в телефоните на шофьорите пет минути по-късно.

Как се гради седмичният график на шофьорите

Работата се случва в седмичната мрежа. Шофьорите стоят като редове, дните като колони, а всяка смяна носи собствен начален час, краен час и етикет за обект. Курс, към който още никой не е разпределен, отива в реда със свободни смени и се вижда наведнъж от всички подходящи шофьори, вместо да се предлага чрез поредица от отделни обаждания.

Скоростта тук тежи повече, отколкото изглежда. Когато приложението за графици на доставки прави сглобяването на седмица евтино, мениджърите спират да защитават лош график само защото пресъздаването му би отнело още два часа. Модулът за планиране на смени на Shifton поддържа дневен, седмичен и месечен изглед, автоматично разпределение за по-големи групи шофьори и прогноза на търсенето, когато обемът е достатъчно предвидим. Депата, които управляват и складов екип, често планират двете страни заедно, което е описано на страницата ни за графици на складов персонал.

Най-много печелят компаниите с няколко обекта. Софтуерът за управление на куриерски персонал, който държи всички депа в един акаунт, позволява на регионалния мениджър да види на един екран къде покритието е тънко и къде е щедро, и да премести споделен шофьор между обектите, без да пресъздава нито един график. Софтуер за планиране на автопарк, който изисква отделен вход за всяко депо, губи този изглед още в първия ден.

Часове, извънреден труд и колко наистина струва една седмица доставки

Заплатите са най-големият управляем разход в бизнеса с доставки и се движат заедно с графика. Щетата от зле сглобена седмица рядко се вижда в същия ден. Тя изплува две седмици по-късно като извънреден труд, който никой не е одобрил, като шофьор, който тихо е прекрачил законов лимит, и като разход за заплати, който вече не отговаря на доставения обем.

Добрият софтуер за графици на шофьори прави тези числа видими, докато графикът още се редактира. До текущия седмичен сбор на всеки шофьор стои максимум. Извънредният труд може да бъде настроен да изисква потвърждение. Софтуерът за отчитане на работното време на шофьорите е полезен само когато е обвързан с графика: чекирането при започване и приключване се записва спрямо планираната смяна, така че разликата между плана и реалността е число, а не подозрение. Отчитане по местоположение чрез модула за геолокация се предлага като платена добавка там, където потвърждаването на пристигане в депо или обект има значение. Същите ограничения важат за бригадите, които пътуват до една поръчка с едно превозно средство, а на този случай е посветена страницата за планиране на смените във фирми за премествания.

Нощни курсове, покритие през уикенда и сезонен пик

Много малко фирми за доставки работят само с една дневна смяна. Хранителните стоки и аптеките тръгват в малките часове, електронната търговия продължава до късна вечер, а нощните междуградски курсове пресичат полунощ в следващата дата. Софтуер за куриерски графици, който не побира няколко смени в един ден или брои погрешно курс от 23:00 до 07:00, поражда спорове за заплати, вместо да ги решава. Софтуерът за планиране на екипи за доставка трябва да третира нощта като нормална част от седмицата.

Сезонният пик добавя втори проблем. Числеността скача за шест до десет седмици, до голяма степен с временни хора, а идващите никога не са виждали модела на смените в депото. Ролите и правата държат това управляемо: всеки нов шофьор получава покана по имейл, вижда само своите смени и се вписва в вече съществуващ модел вместо в празна седмица.

Покритието през уикенда заслужава собствени правила, а не копие на делничния план. Първо да се събере наличността и едва тогава да се строи по нея е точно това, което спасява съботния график от три пренаписвания.

Как да държите шофьорите информирани без верига от обаждания

Шофьорите са най-трудно достижимата част от персонала. Те не са на бюро, рядко отварят имейл, а таблото за съобщения работи само за онези, които минават покрай него. Всяко приложение за график, което ще се задържи, трябва да работи на телефона в джоба на шофьора, при слаб сигнал, за под тридесет секунди.

• Публикуваните графици и всяка следваща промяна пристигат като push известия
• Шофьорите поемат свободни смени и заявяват размени в приложението, мениджърите одобряват или отказват
• Наличността и заявките за отпуск се събират преди сглобяването на седмицата, а не след това
• Всеки вижда само своите смени, което държи приложението използваемо на малък екран

Резултатът е решение за графици на доставки, което екипът наистина отваря. Когато шофьорите вярват, че приложението е валидната версия, потокът от обаждания с въпрос в колко започват в четвъртък спира.

Отчетност, която издържа пред ведомостта

Именно при отчетността софтуерът за графици на персонал в доставките се доказва пред финансите, защото планирането и заплатите спорят винаги когато числата се разминат. Отчетите за работно време, отчетите за отсъствия и остатък от отпуск, дневниците за бонуси и удръжки, отчетите за бюджет и ставки стоят зад един и същ график, филтрират се по месец и длъжност и се експортират в таблица, когато финансите поискат. Отчетите за закъснения и активност показват модели на присъствие, невидими в седмичната мрежа. Shifton подготвя отчетите и се свързва с QuickBooks и Zapier, а самото начисляване на заплати остава в системата, която вече използвате.

Как да изберете система за графици на доставки

Няма един най-добър софтуер за графици на доставки и най-доброто куриерско решение за дейност с две депа не пасва на национален автопарк. Тествайте всяка платформа така, както ще я използва вашето депо. Сглобете реална седмица с неудобните разделени смени и двамата души на непълно време и си засечете времето. Отворете мобилното приложение на най-стария телефон в сградата. Отменете смяна и вижте колко бързо засегнатият шофьор научава. Попитайте какво става, когато шофьор се добави в средата на седмицата и когато смяна пресича полунощ, защото точно на тези две места евтините инструменти се чупят. Безплатният софтуер за графици на шофьори си струва да се пробва първо с малък екип, стига безплатното ниво да е реален план, а не изтичащ пробен период.

До десет души безплатният план на Shifton покрива цялата работа без ограничение във времето, което пасва на малък куриерски екип или на дейност с един бус, която излиза от хартията. С растежа на автопарка платените планове добавят планиране на няколко обекта, по-задълбочена отчетност и модулите, които се очакват от по-голяма платформа за графици на шофьори. И в двата случая целта остава същата: всеки прозорец за маршрут покрит, часовете в рамките на лимитите и екип, който винаги знае кога сяда зад волана.