Програма для графіка роботи водіїв доставки

Служба доставки живе або провалюється на одному питанні: чи вийшла потрібна кількість водіїв у потрібну годину. Обсяги стрибають між буднями та вихідними, час відсічення жорстко зафіксовано, а одна незакрита машина переносить цілий день адрес на наступний. Програма для планування доставки перетворює це щоденне балансування на повторюваний процес замість ранку, проведеного на телефоні в пошуках підміни.

Більшість універсальних сервісів для графіків створювалися під фіксований офісний день. Кур'єрські служби працюють інакше. Зміни починаються до світанку, тягнуться за північ, рухаються слідом за обсягом посилок і закриваються сумішшю штатних водіїв, часткової зайнятості та сезонної підміни. Інструмент, який цю суміш ігнорує, закидають протягом місяця. Програма для графіків у доставці має відштовхуватися від схем змін, які диктує дорога, а не від офісного календаря.

Що програма для графіка доставки зобов'язана вміти

Якщо зняти маркетингові списки функцій, завдання зводиться до чотирьох речей. Швидко зібрати повний тиждень змін водіїв, не виходячи з кабінету на складі. Утримати кожну людину всередині контрактних і законних лімітів годин до публікації графіка, а не після того, як розрахунок зарплати підсвітить проблему. Дотягнутися до людей, які цілий день за кермом, а отже - лише до телефона. І пережити момент, коли водій телефонує з лікарняним о пів на шосту ранку.

Усе понад ці чотири пункти - справа смаку. Система планування доставки, яка закриває їх чисто, обіграє важку платформу з набором функцій, які начальник складу не відкриє ніколи.

Під схожими назвами продаються дві різні категорії продуктів, і при порівнянні різниця принципова. Диспетчерські програми доставки вирішують, які адреси дістануться водію, що вже вийшов на зміну, і в ту саму групу потрапляють системи диспетчеризації водіїв і кур'єрів. Платформа для графіків водіїв відповідає на раніше питання: хто працює завтра, скільки годин і з якого складу. Shifton робить другу роботу, і обидва завдання спокійно живуть поруч, не перетинаючись.

Де таблиця перестає працювати

Майже будь-яка кур'єрська служба починає з шаблону графіка доставки в таблиці, і він тримається, поки водіїв вісім, а схема змін одна. Потім відкривається другий склад, з'являється покриття вихідних, троє водіїв ідуть на часткову зайнятість, і файл перетворюється на джерело проблем. Правки на одному ноутбуці ніколи не доїжджають до роздруківки, приколотої біля зони завантаження. Двоє супервайзерів змінюють одну й ту саму комірку. Години сповзають за ліміт, бо таблиця нікого не попереджає.

Перехід на програму для графіків водіїв не прибирає шаблон, а робить його живим. Шаблон графіка водія доставки перестає бути файлом, який хтось має не забути розіслати заново. Збережена тижнева схема застосовується до будь-якого майбутнього тижня, усі читають одну й ту саму версію, а правки, зроблені о сьомій ранку, лежать у телефонах водіїв уже за п'ять хвилин.

Як збирається тижневий графік водіїв

Основна робота йде в тижневій сітці. Водії стоять рядками, дні - стовпцями, а кожна зміна має свій час початку, час завершення та позначку локації. Рейс, на який ще нікого не призначили, іде в рядок відкритих змін і видимий одразу всім придатним водіям, замість того щоб пропонуватися в черзі особистих дзвінків.

Швидкість тут важливіша, ніж здається. Коли застосунок для графіка доставки робить збирання тижня дешевим за зусиллями, керівники перестають захищати поганий графік лише тому, що перезбирати його - ще дві години. Модуль планування змін Shifton підтримує денний, тижневий і місячний вигляди, автоматичний розподіл для великих пулів водіїв і прогноз попиту, коли обсяг передбачуваний настільки, що під нього можна планувати. Склади, у яких є ще й складська команда, часто планують обидві сторони разом - про це розповідає сторінка планування роботи складу.

Найбільше виграють компанії з кількома майданчиками. Система управління кур'єрським персоналом, яка тримає всі склади в одному акаунті, дозволяє регіональному керівнику на одному екрані побачити, де покриття бракує, а де його надлишок, і перекинути спільного водія між майданчиками, не перезбираючи жоден графік. Програма планування автопарку доставки, що вимагає окремого входу під кожен склад, втрачає цей огляд у перший же день.

Години, понаднормові та реальна вартість тижня доставки

Зарплата - найбільша керована стаття витрат у доставці, і вона рухається слідом за графіком. Шкода від погано зібраного тижня рідко спливає того ж дня. Вона проявляється за два тижні понаднормовими, які ніхто не погоджував, водієм, що тихо переступив законний ліміт, і фондом оплати, який більше не відповідає доставленим обсягам.

Хороша програма для графіків водіїв доставки показує ці цифри, поки графік ще редагується. Поруч із тижневою сумою кожного водія стоїть максимум. Понаднормові можна налаштувати так, щоб вони вимагали підтвердження. Облік робочого часу водіїв корисний лише тоді, коли він прив'язаний до графіка: відмітки приходу та виходу фіксуються навпроти запланованої зміни, і розрив між планом і реальністю стає числом, а не підозрою. Відмітка за геолокацією доступна як платний модуль там, де важливо підтвердити прибуття на склад або об'єкт. Ті самі обмеження діють для бригад, які їдуть на одне замовлення однією машиною, і цей випадок розбирає сторінка про планування змін у компаніях із переїздів.

Нічні рейси, вихідні та високий сезон

Мало яка служба доставки живе однією денною зміною. Продукти та аптеки стартують глибокої ночі, електронна комерція тягнеться до пізнього вечора, а магістральні нічні рейси переходять північ і потрапляють у наступну дату. Програма для кур'єрських графіків, яка не тримає кілька змін в одному дні або невірно рахує рейс з 23:00 до 07:00, породжує суперечки щодо зарплати замість того, щоб їх закривати. Система планування команди доставки має ставитися до ночі як до звичайної частини тижня.

Високий сезон додає другу проблему. Чисельність підскакує на шість-десять тижнів, значною мірою за рахунок тимчасових людей, і ті, хто прийшов, ніколи не бачили схему змін цього складу. Ролі та права доступу роблять це керованим: кожен новий водій запрошується електронною поштою, бачить лише свої зміни й потрапляє в готову схему, а не в порожній тиждень.

Вихідні заслуговують на власні правила, а не на копію буденного плану. Спершу зібрати доступність, а потім будувати під неї - саме це рятує суботній графік від трьох переписувань.

Як тримати водіїв у курсі без ланцюжка дзвінків

Водії - найважчедоступна частина персоналу. Вони не за столом, рідко відкривають пошту, а дошка оголошень працює лише на тих, хто повз неї проходить. Будь-який застосунок для графіка водіїв, що приживеться, має працювати в телефоні в кишені, на слабкому сигналі й менш ніж за тридцять секунд.

• Опублікований графік і кожна подальша зміна приходять push-сповіщенням
• Водії беруть відкриті зміни та запитують обмін у застосунку, керівник підтверджує або відхиляє
• Доступність і заявки на відгул збираються до збирання тижня, а не після
• Кожен бачить лише свої зміни, тому застосунком зручно користуватися на маленькому екрані

У підсумку виходить рішення для планування доставки, яке команда справді відкриває. Коли водії довіряють застосунку як єдиній правильній версії, потік дзвінків із питанням, о котрій виходити в четвер, припиняється.

Звітність, яка витримує розрахунок зарплати

Звіти - місце, де програма для графіків персоналу доставки доводить свою користь фінансистам, бо планування та розрахунок зарплати сперечаються щоразу, коли цифри розходяться. Звіти за робочими годинами, відсутностями та залишками відпустки, журнали бонусів і штрафів, звіти за бюджетом і ставками стоять за одним і тим самим графіком, фільтруються за місяцем і посадою та вивантажуються в таблицю на запит фінансів. Звіти за запізненнями та активністю показують картину відвідуваності, якої в тижневій сітці не видно. Shifton формує звіти й підключається до QuickBooks і Zapier, а сам розрахунок зарплати залишається в тій системі, де він уже ведеться.

Як обрати систему планування доставки

Єдиної найкращої програми для графіків доставки не існує, і найкраще рішення для служби з двома складами не підійде національному автопарку. Тестуйте будь-яку платформу так, як нею користуватиметься ваш склад. Зберіть справжній тиждень - із незручними розривними змінами та двома людьми на частковій зайнятості - і засічіть час. Відкрийте мобільний застосунок на найстарішому телефоні в будівлі. Скасуйте зміну й подивіться, як швидко про це дізнається водій. Запитайте, що відбувається, коли водія додають у середині тижня та коли зміна переходить північ: саме на цих двох місцях ламаються дешеві інструменти. Безкоштовну програму для графіків водіїв варто спробувати першою на маленькій команді - за умови, що безкоштовний рівень справді тариф, а не пробний період.

До десяти осіб безкоштовний план Shifton закриває все завдання без обмеження за строком, що підходить невеликій кур'єрській команді або перевізнику з однією машиною, який іде з паперу. У міру зростання автопарку платні тарифи додають планування за кількома майданчиками, поглиблену звітність і модулі, яких чекають від великої платформи для графіків водіїв. Мета в будь-якому разі одна: закрите вікно на кожному маршруті, години всередині лімітів і команда, яка завжди знає, коли сідати за кермо.