Softvér na plánovanie rozvozu a zmien vodičov

Rozvoz stojí a padá na tom, či správny počet vodičov vyrazí v správnu hodinu. Objemy kolíšu medzi pracovnými dňami a víkendom, uzávierky sú pevné a jedno neobsadené vozidlo posunie celý deň doručovania na ten nasledujúci. Softvér na plánovanie rozvozu premení toto každodenné balansovanie na opakovateľný postup namiesto rána stráveného telefonovaním a zháňaním náhrady.

Väčšina univerzálnych nástrojov na rozpisy vznikla pre pevný kancelársky čas. Kuriérske a rozvozové tímy tak nefungujú. Zmeny začínajú pred svitaním, ťahajú sa cez polnoc, hýbu sa s objemom zásielok a pokrýva ich zmes kmeňových vodičov, brigádnikov a sezónnych posíl. Nástroj, ktorý túto zmes ignoruje, sa prestane používať do mesiaca. Plánovací softvér pre rozvoz musí vychádzať zo vzorcov zmien, ktoré vytvára cesta, nie z kancelárskeho kalendára.

Čo musí softvér na plánovanie rozvozu naozaj zvládnuť

Keď odlúpnete zoznamy funkcií, práca sa zúži na štyri veci. Rýchlo zostaviť celý týždeň zmien vodičov bez toho, aby ste opustili kanceláriu depa. Udržať každého v rámci zmluvných a zákonných limitov hodín ešte pred zverejnením rozpisu, nie až keď to označí mzdové oddelenie. Dostať sa k ľuďom, ktorí trávia deň na ceste, čo znamená mobil a nič iné. A ustáť moment, keď vodič o pol šiestej ráno ohlási práceneschopnosť.

Čokoľvek nad rámec týchto štyroch bodov je otázka preferencie. Systém na plánovanie rozvozu, ktorý ich rieši čisto, prekoná ťažkopádnu platformu naloženú funkciami, ktoré vedúci depa nikdy neotvorí.

Pod podobnými názvami sa predávajú dve kategórie produktov a pri porovnávaní nástrojov je ten rozdiel dôležitý. Dispečerský softvér pre rozvoz rozhoduje, ktoré zastávky pripadnú vodičovi, ktorý už je v službe, a dispečerské riešenia pre vodičov aj kuriérov patria do tej istej skupiny. Platforma na plánovanie zmien vodičov odpovedá na skoršiu otázku: kto zajtra pracuje, ako dlho a z ktorého depa. Shifton robí to druhé a obe veci fungujú vedľa seba bez prekrývania.

Kde tabuľka prestáva stačiť

Takmer každá kuriérska prevádzka začína šablónou rozpisu rozvozu v tabuľke a tá vydrží, kým je vodičov osem a vzorec zmien jeden. Potom sa otvorí druhé depo, pribudne víkendové pokrytie, traja vodiči prejdú na skrátený úväzok a zo súboru sa stane riziko. Úpravy urobené na jednom notebooku sa nikdy nedostanú na vytlačenú kópiu pripnutú pri nakladacej rampe. Dvaja supervízori menia tú istú bunku. Hodiny prekročia limit, lebo tabuľka nikoho nevaruje.

Prechod na softvér pre rozpisy vodičov šablónu neruší, ale oživí ju. Šablóna rozpisu vodičov rozvozu prestane byť súborom, ktorý si niekto musí pamätať znovu rozposlať. Uložený týždenný vzorec sa použije na ľubovoľný budúci týždeň, všetci čítajú tú istú verziu a zmeny urobené o siedmej ráno sú v mobiloch vodičov päť minút po siedmej.

Zostavenie týždenného rozpisu vodičov

Týždenná mriežka je miesto, kde sa práca odohráva. Vodiči tvoria riadky, dni stĺpce a každá zmena nesie vlastný začiatok, koniec a označenie miesta. Jazda, ktorú zatiaľ nikto nemá pridelenú, ide do riadka voľných zmien a je viditeľná pre všetkých kvalifikovaných vodičov naraz namiesto kola individuálnych telefonátov.

Rýchlosť tu znamená viac, než sa zdá. Keď aplikácia na plánovanie rozvozu urobí zostavenie týždňa lacným, manažéri prestanú obhajovať zlý rozpis len preto, že prerobiť ho by trvalo ďalšie dve hodiny. Modul plánovania zmien od Shiftonu podporuje denné, týždenné aj mesačné zobrazenie, automatické rozdelenie pre väčšie skupiny vodičov a predpoveď dopytu, ak je objem dostatočne predvídateľný. Depá, ktoré prevádzkujú aj skladový tím, často plánujú obe strany naraz, čomu sa venuje naša stránka plánovanie zmien skladových pracovníkov.

Najviac tu získajú prevádzkovatelia s viacerými miestami. Softvér na riadenie kuriérskej pracovnej sily, ktorý drží všetky depá v jednom účte, umožní regionálnemu manažérovi vidieť na jednej obrazovke, kde je pokrytie tenké a kde štedré, a potom presunúť zdieľaného vodiča medzi prevádzkami bez prerábania oboch rozpisov. Softvér na plánovanie rozvozovej flotily, ktorý vyžaduje samostatné prihlásenie pre každé depo, o tento prehľad príde hneď prvý deň.

Hodiny, nadčasy a skutočná cena jedného týždňa rozvozu

Mzdy sú najväčšou ovplyvniteľnou nákladovou položkou v rozvoze a hýbu sa spolu s rozpisom. Škoda zo zle zostaveného týždňa sa málokedy prejaví v ten istý deň. Objaví sa o dva týždne ako nadčasy, ktoré nikto neschválil, ako vodič, ktorý ticho prekročil zákonný limit, a ako mzdový účet, ktorý už nezodpovedá doručenému objemu.

Dobrý softvér na plánovanie zmien vodičov ukáže tieto čísla vtedy, keď sa rozpis ešte dá upraviť. Maximum stojí vedľa priebežného týždenného súčtu každého vodiča. Nadčas sa dá nastaviť tak, aby pred pridaním vyžadoval potvrdenie. Softvér na sledovanie času vodičov má zmysel len vtedy, keď je naviazaný na rozpis: príchody a odchody sa zaznamenávajú voči plánovanej zmene, takže rozdiel medzi plánom a skutočnosťou je číslo, nie dohad. Pichanie podľa polohy cez modul geolokácie je dostupné ako platený doplnok tam, kde je potvrdenie príchodu do depa alebo na prevádzku podstatné. Tie isté limity platia pre tímy, ktoré na jednu zákazku idú jedným vozidlom, ako popisuje naša stránka o plánovaní zmien v sťahovacích firmách.

Nočné jazdy, víkendové pokrytie a sezónna špička

Len málo rozvozových prevádzok jazdí na jednu dennú zmenu. Potraviny a lekárne sa rozbiehajú v skorých ranných hodinách, e-commerce beží do neskorého večera a nočné linkové jazdy prechádzajú cez polnoc do ďalšieho dátumu. Kuriérsky plánovací softvér, ktorý neudrží viac zmien v jednom dni alebo zle spočíta jazdu od 23:00 do 07:00, vytvára mzdové spory namiesto toho, aby ich riešil. Softvér na plánovanie rozvozových tímov musí brať noc ako bežnú súčasť týždňa.

Sezónna špička pridáva druhý problém. Počet ľudí vyskočí na šesť až desať týždňov, veľká časť je dočasná a prichádzajúci nikdy nevideli vzorec zmien daného depa. Role a oprávnenia to udržia zvládnuteľné: každý nový vodič dostane pozvánku e-mailom, vidí len svoje zmeny a je zaradený do existujúceho vzorca namiesto prázdneho týždňa.

Víkendové pokrytie si zaslúži vlastné pravidlá, nie kópiu plánu z pracovných dní. Najprv pozbierať dostupnosť a až potom stavať podľa nej je to, čo zabráni tomu, aby sa sobotný rozpis prepisoval trikrát.

Ako informovať vodičov bez telefonického reťazca

Vodiči sú najhoršie dosiahnuteľná skupina zamestnancov. Nesedia za stolom, e-mail otvárajú len zriedka a nástenka funguje len na tých, čo okolo nej prejdú. Každá aplikácia na rozpisy vodičov, ktorá má vydržať, musí fungovať v mobile vo vrecku vodiča, pri slabom signáli a do tridsiatich sekúnd.

• Zverejnené rozpisy a každá neskoršia zmena prichádzajú ako push notifikácie
• Vodiči preberajú voľné zmeny a žiadajú o výmeny v aplikácii, manažéri schvaľujú alebo zamietajú
• Dostupnosť a žiadosti o voľno sa zbierajú pred zostavením týždňa, nie po ňom
• Každý vidí len svoje zmeny, čo udrží aplikáciu použiteľnú na malej obrazovke

Výsledkom je riešenie na plánovanie rozvozu, ktoré tím naozaj otvára. Keď vodiči veria, že aplikácia je tá platná verzia, prúd telefonátov s otázkou, o koľkej vo štvrtok začínajú, sa zastaví.

Reporting, ktorý obstojí pri mzdách

Reporting je miesto, kde sa softvér na plánovanie rozvozového personálu osvedčí pred financiami, pretože plánovanie a mzdy sa hádajú vždy, keď sa čísla rozchádzajú. Reporty pracovného času, reporty voľna a zostatkov dovolenky, záznamy bonusov a zrážok, reporty rozpočtu a mzdových sadzieb stoja na tom istom rozpise, filtrujú sa podľa mesiaca a pozície a exportujú do tabuľky, keď o ne financie požiadajú. Reporty meškaní a aktivity ukážu vzorce dochádzky, ktoré v týždennej mriežke nevidno. Shifton reporty vytvorí a napojí sa na QuickBooks a Zapier, pričom samotné mzdy zostávajú v systéme, ktorý už používate.

Ako vybrať systém na plánovanie rozvozu

Neexistuje jeden najlepší softvér na plánovanie rozvozu a najlepšie kuriérske riešenie pre prevádzku s dvoma depami nesedí celoštátnej flotile. Testujte každú platformu tak, ako ju bude používať vaše depo. Zostavte skutočný týždeň aj s nepohodlnými delenými zmenami a dvomi brigádnikmi a merajte si čas. Otvorte mobilnú aplikáciu na najstaršom telefóne v budove. Zrušte zmenu a sledujte, ako rýchlo sa to dotknutý vodič dozvie. Opýtajte sa, čo sa stane, keď sa vodič pridá uprostred týždňa a keď zmena prechádza cez polnoc, lebo práve na týchto dvoch miestach sa lacné nástroje lámu. Bezplatný softvér na plánovanie vodičov stojí za to najprv vyskúšať s malým tímom, pokiaľ je bezplatná úroveň naozaj balíkom a nie skúšobnou dobou, ktorá vyprší.

Do desiatich ľudí pokryje bezplatný balík Shiftonu celú prácu bez časového obmedzenia, čo vyhovuje malému kuriérskemu tímu alebo prevádzke s jedným vozidlom, ktorá odchádza od papiera. Ako flotila rastie, platené balíky pridávajú plánovanie pre viac lokalít, hlbší reporting a moduly, ktoré sa od väčšej platformy na plánovanie vodičov očakávajú. Cieľ zostáva v oboch prípadoch rovnaký: každé časové okno trasy pokryté, hodiny v rámci limitov a tím, ktorý vždy vie, kedy sadá za volant.