Gibt es eine kostenlose Testphase?
Ja. Nach der Registrierung startet ein Zähler für die kostenlose Testphase bei zehn Tagen. Wer Einrichtungsaufgaben erledigt, etwa einen Mitarbeiter einlädt oder einen Plan erstellt, bekommt Tage dazu, bis zu 60 insgesamt. Die Kontrolle des Arbeitsortes hat eine eigene Testphase von 10 Tagen.
Wie funktioniert die Abrechnung?
Shifton rechnet nach Ablauf des Monats ab, nicht im Voraus. Die Rechnung umfasst die eingeschalteten Module und die aktiven Mitarbeiter, also alle, die in dem Monat mindestens eine Schicht hatten. Bei jährlicher Abrechnung sparen Sie 20 %.
Welche Zahlungsarten werden unterstützt?
Visa, Mastercard, American Express und PayPal. Enterprise-Kunden können auf Rechnung zahlen. Nur der Inhaber der Firma kann eine Karte hinzufügen oder entfernen, unter Firmeneinstellungen, Zahlungsmethoden.
Was passiert, wenn wir eine Zahlung versäumen?
Die Firma wird gesperrt, bis die Rechnung bezahlt ist. Wenden Sie sich an den Support, wenn Sie Hilfe bei der Klärung brauchen.
Wie füge ich Mitarbeiter hinzu?
Öffnen Sie Mitarbeiter und klicken Sie auf Mitarbeiter hinzufügen, oder laden Sie eine ganze Liste über die .xlsx-Vorlage mit Vorname, Nachname, Telefon und E-Mail hoch. Setzen Sie ein Häkchen bei Einladung senden, dann bekommt jede Person eine E-Mail mit einem Anmeldelink.
Braucht jeder Mitarbeiter ein eigenes Konto?
Ja. Jede Person meldet sich mit den eigenen Zugangsdaten aus der Einladung an und braucht eine eigene Telefonnummer, denn zwei Konten können sich keine Nummer teilen.
Gibt es eine Obergrenze für die Zahl der Mitarbeiter?
Keine feste Grenze. Abgerechnet wird nach der Zahl der aktiven Mitarbeiter, und größere Firmen können mit dem Support über Enterprise-Konditionen und Zahlung auf Rechnung sprechen.
Welche Rollen gibt es?
Mitarbeiter und Administrator gelten für das ganze Konto, die Rolle Führungskraft wird pro Projekt vergeben. Wer die Firma registriert hat, ist der Inhaber und hat vollen Zugriff, auch auf die Abrechnung.
Können Mitarbeiter nur ihre eigenen Schichten sehen?
Das ist die Voreinstellung: Ein Mitarbeiter sieht seinen eigenen Plan, nicht den der anderen. Soll das Team alle sehen, kann ein Administrator in den Planeinstellungen die Option Mitarbeitern erlauben, alle Schichten zu sehen aktivieren.
Wie entferne ich jemanden, der gegangen ist?
Entlassen Sie die Person in der Mitarbeiterliste. Der Zugang wird gesperrt, ihre bisherigen Schichten bleiben aber in den Berichten, und die Entlassung lässt sich rückgängig machen. Löschen entfernt die Person mit allen Daten endgültig und ist für jemanden gedacht, der versehentlich angelegt wurde.
Kann ich das Team in Abteilungen oder Projekte aufteilen?
Ja. Mitarbeiter gehören zu Projekten, und jedes Projekt hat eine eigene Zeitzone, einen eigenen Grundlohnsatz und eigene Tauschregeln. Ein Projekt ist in den Grundlegenden Funktionen enthalten, weitere bringt das Modul Abteilungen, Projekte für $1 pro Monat.
Kann ein Konto mehrere Firmen verwalten?
Ja. Registrieren Sie eine zweite Firma mit derselben E-Mail, dann erscheint im Shifton-Menü die Option Firma wechseln. Jede Firma behält ihre eigenen Mitarbeiter, Pläne und Einstellungen.
Wie erstelle ich einen Plan?
Der Planungsassistent fragt nach Projekt, Zeitraum und Lohnsatz und dann nach dem Plantyp. Basis, Nach Verfügbarkeit, Erweitert und Vorlage erzeugen die Schichten für Sie, bei Leer setzen Sie jede Schicht von Hand.
Muss ich jedes Mal dieselben Schichtzeiten eingeben?
Nein. Speichern Sie sie als Schichtvorlagen mit Beginn, Ende, Pause und Farbe. Vorlagen funktionieren in allen Projekten.
Wie erfahren Mitarbeiter, dass der Plan fertig ist?
Klicken Sie auf „Veröffentlichen & Mitarbeiter benachrichtigen“. Alle, die in diesem Plan Schichten haben, bekommen eine Nachricht über die Kanäle in ihrem Profil. Wenn Sie später Schichten ändern, veröffentlichen Sie erneut, damit die Änderung ankommt.
Können Mitarbeiter Schichten tauschen?
Ja, sobald in den Planeinstellungen die Option Schichttausch erlauben aktiviert ist. Sie können den Tausch auf Personen mit derselben Position beschränken und festlegen, dass eine Führungskraft jeden Tausch bestätigen muss.
Was passiert mit einer Schicht, die niemandem zugewiesen ist?
Sie landet in der Zeile Offene Schichten. Mitarbeiter können sie über die mobile App übernehmen, oder das System verteilt offene Schichten automatisch. Jede offene Schicht kann nur eine Person übernehmen.
Kann sich der Plan nach der Verfügbarkeit der Mitarbeiter richten?
Ja. Mitarbeiter tragen in der App ein, wann sie arbeiten können, und der Plantyp Nach Verfügbarkeit legt die Schichten um diese Zeiten.
Wie geht Shifton mit Überstunden und Nachtstunden um?
Jeder Plan hat eine Wochenkontrolle, die Überstunden erlaubt, nur mit Bestätigung erlaubt oder sperrt. Nachtstunden werden einmal in den Gehaltseinstellungen mit einem Lohnfaktor festgelegt, zum Beispiel 1,5.
Wie besetzen wir kurzfristig eine Schicht?
Das Modul Notfall-Schichten ($0,50 pro Mitarbeiter und Monat) markiert eine Schicht als dringend und versieht sie mit einem Bonus. Sie entscheiden, ob nur die benachrichtigten Mitarbeiter sie sehen oder das ganze Projekt.
Kann ich die Besetzung nach dem erwarteten Bedarf planen?
Mit dem Modul Prognose ($2 pro Mitarbeiter und Monat) bekommt der Assistent für die Plantypen Erweitert und Nach Verfügbarkeit einen zusätzlichen Schritt Bedarfsplanung. Sie geben an, wie viele Personen pro Stunde nötig sind, oder laden die Zahlen als CSV hoch, und die Schichten werden danach gebildet.
Funktioniert das über Zeitzonen hinweg?
Ja. Jedes Projekt hat eine eigene Zeitzone, und jede Person stellt ihre eigene unter Mein Profil ein, damit die Schichtzeiten für sie richtig angezeigt werden.
Wie stempeln Mitarbeiter ein und aus?
Mit dem Modul Anwesenheit ($1 pro Mitarbeiter und Monat) starten und beenden Mitarbeiter die Schicht mit einem Tippen in der App oder einem Klick im Browser. Die tatsächlichen Zeiten werden neben den geplanten erfasst.
Kann Shifton prüfen, ob jemand am Arbeitsort ist?
Ja, mit dem Modul Kontrolle des Arbeitsortes zusätzlich zur Anwesenheit. Das Telefon gleicht die GPS-Position mit dem Standort ab, standardmäßig im Umkreis von 50 Metern, der Browser prüft die IP-Adresse. Das kostet $5 pro Mitarbeiter und Monat, mit 10 Tagen Testphase.
Wird der Standort auch außerhalb der Arbeitszeit erfasst?
Nein. Die Ortung läuft vom Beginn bis zum Ende der Schicht und nur mit der Standortberechtigung, die der Mitarbeiter auf dem Telefon erteilt.
Lassen sich Pausen erfassen?
Mit dem Modul Pausen ($0,50 pro Mitarbeiter und Monat) legen Führungskräfte Pausen innerhalb der Schichten fest, und zusammen mit der Anwesenheit werden auch der tatsächliche Beginn und das tatsächliche Ende jeder Pause erfasst.
Wie beantragen Mitarbeiter frei?
In der App oder im Browser: Sie wählen die Art, die Daten und ob die Abwesenheit bezahlt ist, und können eine Datei anhängen, etwa eine Krankmeldung. Führungskräfte genehmigen oder lehnen den Antrag auf der Seite Anfragen ab. Dafür braucht es das Modul Abwesenheitsanträge für $1 pro Mitarbeiter und Monat.
Was passiert mit den Schichten an den freien Tagen?
Im Antrag steht, was mit überschneidenden Schichten geschehen soll: löschen, zu offenen Schichten machen oder so lassen. Umgesetzt wird das, wenn der Antrag genehmigt wird.
Kann Shifton Urlaubskonten führen?
Ja, mit dem Modul Urlaubsverwaltung ($1 pro Mitarbeiter und Monat). Sie legen die Anfangstage und den Jahresanspruch fest, die Tage laufen monatlich auf, und genehmigter Urlaub wird automatisch abgezogen.
Berechnet Shifton die Löhne?
Das Modul Lohnabrechnung ($0,50 pro Mitarbeiter und Monat) macht aus geleisteten Stunden und Lohnsätzen einen Bericht mit dem geschätzten Bruttolohn, einschließlich Überstunden, Nachtstunden und Arbeit an Feiertagen. Es zahlt keine Löhne aus und behält keine Steuern ein. Die Zahlen exportieren Sie für Ihre Steuerberatung oder Ihren Lohnabrechnungsdienst.
Welche Berichte gibt es?
Es gibt 11 fertige Berichte, darunter Arbeitszeiten der Mitarbeiter, Abwesenheiten, Mindeststunden, Budget, Verspätete Mitarbeiter und Lohnsatz. Dazu kommt ein Baukasten für eigene Berichte mit Filtern und Gruppierung.
Kann ich Pläne und Berichte exportieren?
Pläne lassen sich über die Schaltfläche Import/Export als Excel (.xlsx) oder PDF exportieren, und jeder Bericht hat eine eigene Export-Schaltfläche.
Gibt es eine mobile App für iOS und Android?
Ja, für beide. Sie gehört zu den Grundlegenden Funktionen und ist damit auch im kostenlosen Tarif enthalten. Auf dem Telefon sehen Mitarbeiter ihre Schichten, übernehmen offene Schichten, tauschen, tragen ihre Verfügbarkeit ein und beantragen frei.
Bekommen Mitarbeiter Push-Benachrichtigungen?
Ja. Jede Person wählt in ihrem Profil, welche Benachrichtigungen per Push, E-Mail oder SMS kommen. SMS laufen über ein vorab aufgeladenes Firmenguthaben und kosten je nach Land zwischen $0,20 und $0,70 pro Nachricht.
Wie ändere ich die Sprache der Oberfläche?
Öffnen Sie Mein Profil, wählen Sie auf dem Tab Allgemein eine Sprache und speichern Sie. Shifton gibt es in 40 Sprachen, und jede Person kann eine andere nutzen.
Wie setze ich mein Passwort zurück?
Klicken Sie auf der Anmeldeseite auf Passwort vergessen? und geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein. Sie erhalten einen Link zum Zurücksetzen per E-Mail. Kommt er nicht an, sehen Sie im Spam-Ordner nach oder schreiben Sie an [email protected].
Funktioniert Shifton ohne Internet?
Nein. Shifton braucht eine Internetverbindung. Wenn ein Plan nicht lädt, prüfen Sie zuerst die Verbindung.
Welche Integrationen gibt es?
Zapier, Intercom, Usedesk und QuickBooks Online werden auf der Seite Integrationen verbunden. Die Integration mit QuickBooks Online synchronisiert Lohn- und Mitarbeiterdaten.
Gibt es eine API?
Ja. Der Inhaber des Kontos findet die API-Dokumentation und die Webhooks auf der Seite Entwickler. Webhooks senden einen JSON-POST an Ihre URL, wenn etwas passiert, etwa wenn eine Schicht angelegt wird oder ein Mitarbeiter einstempelt.
Wie werden unsere Daten geschützt?
Die Daten werden bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt, und jede Rolle sieht nur, was sie sehen darf. Das Aktivitätsprotokoll erfasst jeden angelegten, bearbeiteten oder gelöschten Datensatz mit Zeitpunkt, Person und den Daten vorher und nachher.
