Phần mềm HR tốt nhất cho các doanh nghiệp nhỏ

Những gì các doanh nghiệp nhỏ thực sự cần từ phần mềm HR

Năm ngoái, một chủ tiệm bánh có 22 nhân viên nói với tôi rằng cô ấy dành sáu giờ mỗi chủ nhật để xây dựng lịch của tuần tới trong một bảng tính. Sáu giờ. Đó gần như là một ca làm việc đầy đủ – không có lương, không theo dõi và lặp lại 52 lần mỗi năm. Cô ấy không cần một hệ thống HRIS cấp doanh nghiệp có sơ đồ tổ chức và các mô-đun lập kế hoạch kế vị. Cô ấy cần một cái gì đó cho phép cô ấy xây dựng lịch trong 20 phút và ngừng nhận các tin nhắn “tôi có thể thay đổi ca làm việc của mình không” vào lúc 23 giờ.

Phần mềm HR tốt nhất cho các doanh nghiệp nhỏ không phải là cái có danh sách tính năng dài nhất. Đó là cái giải quyết các vấn đề bạn thực sự có – lên lịch, theo dõi thời gian, hồ sơ nhân viên, có thể là lương – mà không chôn bạn trong sự phức tạp bạn sẽ không bao giờ sử dụng. Phần mềm nhân sự được xây dựng cho các doanh nghiệp giả định bạn có một đội HR chuyên dụng. Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ thì không. Chủ sở hữu, người quản lý văn phòng hoặc người dẫn dắt hoạt động đang làm HR ngoài mọi thứ khác.

Đó là lăng kính mà chúng tôi sử dụng ở đây. Không phải “nền tảng nào có nhiều tính năng nhất” mà “những công cụ HR nào thực sự làm cho cuộc sống dễ dàng hơn khi bạn quản lý một nhóm 10 đến 100 người và đội mũ năm”. Chúng tôi xem xét định giá, thời gian thiết lập, những gì bạn nhận được trước khi paywall bắt đầu và liệu công cụ có hoạt động cho các nhóm dựa trên ca làm việc hay không – bởi vì đây là nơi hầu hết các doanh nghiệp nhỏ sống, và nơi chi phí thực tế của việc sai lầm gây tổn thương nhất.

Các tính năng quan trọng so với các tính năng không quan trọng

Các nền tảng HR cấp doanh nghiệp thích tiếp thị danh sách 200 tính năng. Đối với một doanh nghiệp nhỏ, khoảng 80% những tính năng đó là trọng lượng chết. Đây là những gì thực sự làm thay đổi kim:

Lên lịch và theo dõi thời gian

Đây là nền tảng. Nếu công cụ quản lý nhân viên của bạn không thể xây dựng lịch biểu, xử lý yêu cầu hoán đổi và theo dõi ai đã nhấn vào trong và ngoài – không có gì khác quan trọng. Đối với các nhóm dựa trên ca, đây là lý do duy nhất để mua phần mềm. Và đây là nơi bảng tính thất bại trước tiên. Công cụ lên lịch cũng xử lý thời gian và điểm danh loại bỏ nguồn lỗi lương phổ biến nhất trong các doanh nghiệp nhỏ.

Hồ sơ nhân viên và dịch vụ tự phục vụ

Thông tin liên hệ, danh bạ cấp cứu, chứng chỉ, ngày bắt đầu làm việc. Những thứ cơ bản, nhưng nó cần sống ở đâu đó ngoài tủ hồ sơ. Nhân viên tự phục vụ – nơi nhân viên có thể cập nhật tính khả dụng của họ, xem lịch biểu và yêu cầu thời gian rảnh rỗi mà không cần gọi ai đó – giảm đáng kể thời gian hành chính. Nghe có vẻ nhỏ cho đến khi bạn nhận ra nó loại bỏ 10-15 gián đoạn mỗi tuần cho một người quản lý điển hình.

Những điều cơ bản về tuân thủ

Tính toán giờ làm thêm, thực thi giờ nghỉ, khoảng thời gian nghỉ tối thiểu. Cơ quan Quản lý Doanh nghiệp Nhỏ Hoa Kỳ liệt kê tuân thủ lao động là một trong những rủi ro operationcal hàng đầu cho các doanh nghiệp có dưới 100 nhân viên. Hệ thống HR của bạn nên xử lý các phép tính tự động – gắn cờ các vi phạm trước khi chúng trở thành khoản tiền phạt, không phải sau.

Những gì bạn có thể không cần ngay bây giờ

Các chu kỳ đánh giá hiệu suất, các hệ thống quản lý học tập, các nền tảng quản lý lợi ích, các bộ thu thập tài năng do trí tuệ nhân tạo hỗ trợ. Điều này quan trọng đối với các công ty có 200+ nhân viên và các phòng ban HR chuyên dụng. Đối với một công ty cảnh quan với 30 thành viên, đó là những xao lãng tốn kém. Mua những gì giải quyết vấn đề hôm nay. Nâng cấp khi bạn vượt qua nó.

Shifton – Phần mềm HR mô-đun được xây dựng cho các đội phát triển

Hầu hết các nền tảng HR buộc bạn vào một gói. Cơ bản, Pro, Enterprise – chọn một, thanh toán cho mọi thứ, sử dụng có thể là một nửa. Shifton không hoạt động theo cách đó. Bạn bắt đầu với lên lịch ca làm việc ở $1 trên mỗi người dùng mỗi tháng và chỉ thêm những gì bạn cần: theo dõi thời gian, quản lý công việc, báo cáo lương. Mỗi mô-đun là $1. Một nhóm 25 người sử dụng lên lịch và theo dõi thời gian trả $50 mỗi tháng tổng cộng. Cố gắng làm toán này với BambooHR hoặc Gusto.

Phương pháp mô-đun quan trọng vì không phải tất cả các doanh nghiệp nhỏ đều cần những thứ tương tự. Một chuỗi bán lẻ cần lên lịch biểu và đồng hồ thời gian. Một công ty vệ sinh cần theo dõi công việc và quản lý vị trí. Một nhà hàng cần tất cả những điều trên cộng với tích hợp lương. Với Shifton, một quán cà phê 15 người và một hoạt động hậu cần 90 người đều có thể sử dụng cùng một nền tảng – họ chỉ kích hoạt các mô-đun khác nhau.

Nơi nó nổi bật ngoài định giá:

• 40+ ngôn ngữ trong giao diện – hỗ trợ native thực, không phải dịch trình duyệt. Nếu quản lý nhóm của bạn liên quan đến nhân viên nói các ngôn ngữ khác nhau, điều này loại bỏ một rào cản thực sự.
• Hỗ trợ nhiều vị trí được bao gồm miễn phí – không có phí mỗi trang web, không có “liên hệ bán hàng để định giá”.
• Bản dùng thử miễn phí 30 ngày với tất cả các mô-đun được mở khóa, bao gồm một chu kỳ thanh toán đầy đủ.
• Ứng dụng tự phục vụ nhân viên trong đó nhân viên kiểm tra lịch biểu, yêu cầu hoán đổi, gửi tính khả dụng – giảm điện thoại của người quản lý từ đường nóng xuống một công cụ họ kiểm tra hai lần một ngày.

Nền tảng xử lý HR hoạt động mà các doanh nghiệp nhỏ thực sự đấu tranh với: ai làm việc khi nào, họ đã ghi nhật ký bao nhiêu giờ, chúng tôi có trong giới hạn luật lao động không, và nó chi phí cho chúng tôi bao nhiêu. Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý nhân viên không cố gắng trở thành bộ phận doanh nghiệp, Shifton là điều gần nhất với việc thanh toán chỉ cho những gì bạn sử dụng.

Các nền tảng HR khác đáng xem xét

Không có công cụ nào là phù hợp với mọi doanh nghiệp. Dưới đây là một số cách khác phục vụ các nhóm nhỏ tốt, tùy thuộc vào những gì bạn ưu tiên.

Gusto

Sức mạnh của Gusto là lương. Nếu chạy lương là đau đầu lớn nhất của bạn – tính toán thuế, tiền gửi trực tiếp, W-2, thanh toán thầu – Gusto xử lý nó với thiết lập tối thiểu. Các tính năng HR (onboarding, lợi ích, theo dõi thời gian cơ bản) là phụ nhưng chức năng. Định giá bắt đầu từ khoảng $40 mỗi tháng cộng với $6 trên mỗi người, nhanh chóng cộng lại cho các nhóm lớn hơn. Nó được thiết kế cho các doanh nghiệp dựa trên Hoa Kỳ cụ thể, vì vậy các nhóm quốc tế không may mắn.

Lựa chọn tốt nếu xử lý lương là nỗi đau chính của bạn và bạn chỉ là Hoa Kỳ. Ít lý tưởng hơn nếu lên lịch là những gì tiêu tốn thời gian của bạn.

BambooHR

BambooHR là “HRIS thực” để đi tới cho các công ty nhỏ và vừa. Cơ sở dữ liệu nhân viên, quy trình onboarding, quản lý hiệu suất, theo dõi ứng viên. Nó bao gồm toàn bộ vòng đời HR theo cách mà các công cụ đơn giản không. Sự cân bằng: nó yêu cầu định giá tùy chỉnh (không có tỷ giá công khai), và nền tảng giả định bạn có người sẽ thực sự quản lý nó. Đối với một công ty 50 người có một điều phối viên HR bán thời gian, nó là một sự phù hợp vững chắc. Đối với một nhóm 12 người trong đó chủ sở hữu làm tất cả, nó là quá mức.

Homebase

Homebase kết hợp lên lịch với các công cụ tuyển dụng – đăng việc, sàng lọc ứng viên, thư đề nghị. Tầng miễn phí thực sự có thể sử dụng được cho một vị trí. Nhưng mô hình định giá mỗi vị trí ($20+ mỗi trang web) phạt các doanh nghiệp khi họ phát triển. Nếu bạn là một cửa hàng bán lẻ một địa điểm đang tìm kiếm một giải pháp HR toàn diện bao gồm tuyển dụng, Homebase đáng giá một lần dùng thử. Nếu bạn có ba vị trí, toán học kém thuyết phục hơn.

Zoho Người

Zoho Người làm việc tốt nhất nếu bạn đã ở trong hệ sinh thái Zoho – CRM, Sách, Dự án. Sự tích hợp giữa các công cụ là điểm bán hàng. Tự nó, nó là một nền tảng HR có khả năng với quản lý rut, bảng tính và tệp nhân viên. Định giá hợp lý (bắt đầu từ khoảng $1.50 mỗi người dùng). Mặt trái là giao diện, có thể cảm thấy lộn xộn, và thời gian phản hồi hỗ trợ, mà một số người dùng mô tả là “băng”. Ngoài ra, lên lịch ca làm việc không phải là sức mạnh của Zoho – nó tốt hơn cho các môi trường văn phòng có giờ tiêu chuẩn.

Cách đánh giá phần mềm HR mà không cần bán hàng

Mỗi bài thuyết trình của nhà cung cấp trông tuyệt vời. Bài kiểm tra thực tế là những gì xảy ra khi người dẫn dắt ca đêm của bạn cần hoán đổi thứ ba cho thứ năm và hệ thống sẽ xử lý nó hoặc tạo ba email, hai văn bản, và một cuộc gọi điện thoại.

Trước khi đăng ký bất cứ điều gì, hãy trả lời những câu hỏi này một cách trung thực:

• Cái gì đang tiêu tốn hầu hết thời gian quản trị của bạn ngay bây giờ? Nếu đó là lên lịch, chọn một công cụ được xây dựng cho nó. Nếu đó là lương, hãy đi đó trước tiên.
• Nhóm của bạn thoải mái công nghệ bao nhiêu? Một số nền tảng cần một tuần onboarding. Những cái khác hoạt động từ hộp với một ứng dụng di động.
• Bạn sẽ vượt qua nó trong 12 tháng? Một nền tảng quản lý lực lượng lao động chi phí hơn cho mỗi người dùng khi bạn lớn lên là một cái bẫy. Tìm kiếm định giá phẳng mỗi người dùng hoặc kế hoạch mô-đun.
• Bản dùng thử miễn phí có thực sự cho phép bạn kiểm tra những gì quan trọng không? Một bản dùng thử 7 ngày của một công cụ lên lịch bao gồm một lịch biểu. Bạn cần ít nhất 14 ngày – lý tưởng 30 – để xem công cụ xử lý một chu kỳ đầy đủ như thế nào.

Cũng không tin trang xem xét một cách mù quang. Hầu hết các danh sách “Phần mềm HR tốt nhất” xếp hạng các nền tảng theo hoa hồng liên kết, không phải là sự phù hợp thực tế. Chạy bản dùng thử miễn phí của bạn, với nhóm thực tế của bạn, theo lịch biểu thực tế của bạn. Nếu xây dựng một lịch trực ca giữ vững suốt tuần là những gì bạn cần, hãy kiểm tra quy trình công việc cụ thể đó – không phải môi trường demo với nhân viên giả.

Onboarding một hệ thống HR mới mà không gián đoạn hoạt động

Chuyển đổi công cụ giữa hoạt động là phần mà không ai nói về. Bạn không thể tạm dừng lương trong một tuần khi bạn di chuyển. Lịch biểu vẫn cần phải ra đúng giờ. Dưới đây là chuỗi hoạt động.

Chạy hệ thống mới song song trong ít nhất hai tuần. Xây dựng lịch tuần tới trong cả phương pháp cũ và nền tảng mới. So sánh kết quả. Điều này bắt những lỗ hổng – nhân viên thiếu, thời gian lên lịch sai, cờ tuân thủ quy trình cũ của bạn bỏ lỡ. Nó đau phiền, có. Nhưng nó ít đau phiền hơn so với việc khám phá sáng thứ hai rằng hệ thống mới đã bỏ ba người khỏi ca mở cửa.

Nhận được sự mua vào từ những người dẫn dắt ca trước, không phải sau cùng. Nếu người quản lý tầng của bạn không sử dụng công cụ, không ai sẽ. Chỉ cho họ nó cứu họ thời gian cụ thể – không phải tham quan tính năng, mà “đây là cách bạn phê duyệt một hoán đổi trong 10 giây.” Đó là lý do bán hàng thực sự hoạt động.

Có các chính sách rõ ràng được ghi lại cũng giúp quá trình chuyển tiếp. Nếu hướng dẫn chính sách nơi làm việc của bạn đã chỉ định cách thay đổi lịch biểu hoạt động, việc áp dụng một công cụ mới trở thành một bản cập nhật quy trình hơn là một sự thay đổi văn hóa.

FAQ

Phần mềm HR tốt nhất cho một doanh nghiệp nhỏ là gì?

Nó phụ thuộc vào điểm đau chính của bạn. Đối với lên lịch và theo dõi thời gian, Shifton cung cấp giá trị tốt nhất với định giá mô-đun $1 mỗi người dùng và hỗ trợ 40+ ngôn ngữ. Đối với lương Hoa Kỳ cụ thể, Gusto rất mạnh. Đối với HRIS đầy đủ với tuyển dụng, onboarding và đánh giá, BambooHR là tiêu chuẩn trung bình thị trường – nhưng nó đi kèm với chi phí cao hơn và phức tạp thiết lập.

Phần mềm HR chi phí bao nhiêu cho các doanh nghiệp nhỏ?

Bất cứ nơi nào từ $1 đến $15 mỗi người dùng mỗi tháng, tùy thuộc vào những gì bạn cần. Các nền tảng mô-đun như Shifton bắt đầu ở $1. Các công cụ tập trung vào lương như Gusto chạy $6 mỗi người dùng cộng với phí cơ sở. Các nền tảng HRIS đầy đủ thường không công bố định giá và yêu cầu một cuộc gọi bán hàng.

Tôi có cần phần mềm HR nếu có dưới 20 nhân viên không?

Nếu bạn dành hơn một giờ mỗi tuần lên lịch, theo dõi giờ hoặc xử lý yêu cầu thời gian rảnh rỗi theo cách thủ công – có. Ngưỡng không phải về đầu. Nó liên quan đến bao nhiêu thời gian quản lý bạn đang mất cho các nhiệm vụ mà phần mềm xử lý trong vài phút. Một nhóm 12 người với ca quay tròn có độ phức tạp lên lịch nhiều hơn một văn phòng 40 người có giờ cố định.

Phần mềm HR có thể giúp giữ chân nhân viên không?

Gián tiếp, có. Lịch biểu có thể dự đoán, phân phối ca công bằng và quy trình hoán đổi dễ dàng đều giảm sự thất vọng – một trong những lý do hàng đầu mà nhân viên theo giờ từ bỏ. Các hệ thống HR theo dõi các mô hình điểm danh cũng có thể gắn cờ sớm rủi ro kiệt sức trước khi ai đó nộp đơn xin từ chức.

Daria Oleshko

Quản lý Thành công Khách hàng tại Shifton với kinh nghiệm phong phú trong quản lý lực lượng lao động và quản lý dịch vụ tại chỗ.