Phần mềm xếp lịch trực cho bệnh viện và phòng khám

Trong y tế không có tuần nào nhàn rỗi. Một khoa nội trú, một phòng khám ngoại trú và một phòng mạch đều chạy dưới cùng một ràng buộc: mỗi giờ của mỗi ngày đều phải có tối thiểu một số người đủ chuyên môn có mặt, trong khi nguồn người có thể lấp những giờ đó thay đổi liên tục. Phần mềm xếp lịch trực bệnh viện tồn tại vì bài toán đó đã vượt khỏi bảng tính từ nhiều năm trước, và vì cái giá của việc xếp sai được trả hai lần, một lần trên hóa đơn nhân sự thuê ngoài và một lần ở những người âm thầm thôi nhận ca thêm.

Người dựng lịch thường làm việc đó xen giữa các nhiệm vụ khác. Vì vậy công cụ phải nhanh hơn tấm bảng nó thay thế, trung thực về giờ và phụ cấp, và dùng được từ điện thoại. Bất cứ thứ gì cần một tuần đào tạo sẽ bị bỏ vào tháng thứ hai.

Phần mềm xếp lịch trực y tế thực sự phải làm được gì

Công việc hẹp hơn nhiều so với những danh sách tính năng dài. Lấp mọi giờ bằng đúng cơ cấu chuyên môn. Giữ giờ làm của từng người trong giới hạn hợp đồng và luật. Cho nhân viên tự xem lịch và phản hồi mà không phải chạy theo quản lý. Cho thấy một bảng lịch đã công bố sẽ tốn bao nhiêu trước khi bộ phận tính lương phát hiện. Một hệ thống làm tốt bốn việc đó thắng một nền tảng có năm mươi phân hệ mà không ai mở.

Shifton được xây quanh đúng danh sách ngắn đó: chế độ xem ngày, tuần và tháng, ca trống, đổi ca, mẫu lịch dùng lại được, khai báo thời gian có thể làm và đơn xin nghỉ, chấm công, cùng báo cáo gắn giờ làm với mức lương. Không hồ sơ bệnh án, không sổ hẹn khám. Đây là phần mềm quản lý nhân sự cho cơ sở y tế và luôn ở phía nhân sự của đường ranh.

Sự tập trung đó là có chủ ý. Dù danh sách chọn lọc ghi hệ thống lịch trực bệnh viện, phần mềm lịch làm việc phòng khám hay công cụ xếp nhân lực y tế, câu hỏi bên dưới vẫn thế: hai tuần tới đã kín chưa, và tốn bao nhiêu. Nhà thuốc là trường hợp riêng: phải có dược sĩ trực suốt thời gian quầy mở cửa, và bối cảnh đó thuộc về xếp ca làm việc cho nhà thuốc.

Vì sao xếp lịch điều dưỡng khác lịch làm việc văn phòng

Bố trí nhân lực lâm sàng có những đặc tính mà lịch văn phòng không có. Ca kéo dài mười hai giờ và vắt qua nửa đêm. Đêm và cuối tuần mang theo phụ cấp. Hợp đồng là hỗn hợp của toàn thời gian, bán thời gian và làm theo nhu cầu. Chuyên môn không thay thế lẫn nhau, nên có người trong tòa nhà chưa đồng nghĩa với giờ đó đã được lấp. Mọi phần mềm lịch trực điều dưỡng đáng triển khai đều phải giữ tất cả điều đó cùng lúc, và đó là lý do các công cụ xếp ca đa dụng thường gãy ở tuần thứ hai chứ không phải tuần đầu tại một đơn vị y tế. Công cụ xếp lịch cho điều dưỡng phải coi ca đêm là một đơn vị lao động khác với ca ngày, chứ không chỉ là một màu khác trên bảng.

Shifton xử lý điều này bằng vai trò và chức danh gắn với từng người, giới hạn giờ hiển thị tổng đang chạy ngay khi bạn phân ca, và mẫu ca đưa một chu kỳ đi tiếp thay vì buộc bạn vẽ lại. Người dựng lịch cho một vòng luân phiên có thể sao chu kỳ đã chạy tốt sang quý sau và chỉ chỉnh những ngoại lệ. Ứng dụng trên từng điện thoại hiển thị đúng chu kỳ đó, nên bảng lịch nhân viên đọc và bảng lịch người dựng đang sửa không bao giờ lệch nhau.

Độ phủ, cơ cấu chuyên môn và tỷ lệ nhân lực

Phần lớn khoảng trống không thật sự là vấn đề vắng người mà là vấn đề khả năng nhìn thấy. Bảng lịch trông kín cho tới khi bạn đếm số người đủ chuyên môn mỗi ca thay vì số cái tên mỗi ca. Tỷ lệ nhân lực chỉ giữ được nếu người dựng lịch thấy cơ cấu vai trò trong lúc phân ca, không phải sau khi công bố.

Bảng tuần và bảng tháng trong Shifton hiển thị mọi ca kèm nhãn vai trò theo màu, còn những chỗ chưa có người nằm ở hàng ca trống riêng thay vì lẫn vào khoảng trắng. Đăng những chỗ đó lên thì mọi người đủ chuyên môn nhận được cùng lúc, thay cho vòng gọi điện mà việc tìm điều dưỡng thuê ngoài thường biến thành. Xếp trực và trực gọi ở bệnh viện cũng theo cách đó: đăng nhu cầu, để người có thể nhận trả lời, xác nhận bằng một lần chạm. Một phần mềm lịch trực điều dưỡng tốt làm cho khoảng trống kêu to và làm cho việc phản hồi rẻ đi.

Làm thêm giờ, phụ cấp đêm và quỹ lương

Nhân sự gần như luôn là khoản chi kiểm soát được lớn nhất ở mọi cơ sở, và trong y tế nó phình lên theo một cách riêng: qua những giờ có phụ cấp. Cùng một ca sẽ tốn khác nhau tùy vào nó rơi vào lúc nào, nên một bảng lịch trông cân bằng về đầu người có thể lệch rất nặng về tiền.

Shifton báo cáo giờ theo bậc lương, tách mức cơ bản khỏi phụ cấp đêm, đêm cộng cuối tuần và ngày lễ, theo từng người và từng khoa. Đó là khác biệt giữa biết rằng đã chi quá và biết những ca nào gây ra điều đó. Kết hợp với theo dõi giờ làm dựa trên giờ vào và giờ ra thực tế, việc chấm công ở cơ sở y tế thôi là công việc dựng lại vào cuối tháng. Một phần mềm chấm công cho y tế chỉ đáng tiền bản quyền khi giờ được ghi và giờ được xếp nằm cùng một chỗ, và ở đây đúng như vậy. Báo cáo giờ tối thiểu, báo cáo đi muộn và báo cáo ngân sách nằm cùng một khu vực, nên người quản lý xem lại một kỳ không phải ghép nó từ ba tệp xuất.

Thời gian có thể làm, tự đăng ký ca và những bảng lịch giữ được

Bảng lịch vỡ ở chỗ nó bỏ qua điều nhân viên đã nói ra. Khi thông tin thời gian có thể làm nằm trong tin nhắn, nó thất lạc, và yêu cầu đổi ca đến sau khi công bố chứ không phải trước. Shifton thu thập thông tin đó dưới dạng lịch tháng mà mỗi người tự điền, từng giờ một, nên việc điều dưỡng tự đăng ký ca đi vào kế hoạch đúng lúc kế hoạch đang được dựng.

Đơn xin nghỉ và đơn xin phép năm chạy qua cùng một luồng phê duyệt, với số ngày phép còn lại được theo dõi nên việc phê duyệt không phải phỏng đoán. Sau khi lịch đã công bố, đổi ca và nhận ca đi qua ứng dụng kèm xác nhận của quản lý, và mỗi thay đổi đều cập nhật bản mà tất cả cùng thấy. Bảng ca trên điện thoại và trình dựng lịch trên máy tính nhìn vào cùng một bảng lịch, và đó chính là ý nghĩa của việc rời khỏi giấy.

Thay đổi được chuyển đi bằng thông báo, không phải bằng nhóm chat. Thông báo đẩy và tin nhắn được gửi khi một ca được thêm, chuyển hoặc bỏ, nên không ai làm việc theo bản in đã hết đúng từ thứ Ba. Chỉ riêng thói quen đó đã xóa phần lớn những ca vắng bị quy cho nhân viên nhưng thực ra do bảng lịch.

Bệnh viện, phòng khám và phòng mạch một điểm là cùng một bài toán ở kích cỡ khác

Phần mềm xếp lịch nhân viên bệnh viện phải mô hình hóa các khoa, các mức quyền và một khung nhìn tổng hợp trên toàn bộ. Một phòng khám gần như không cần điều đó, nhưng cần tốc độ, vì người dựng lịch cũng đang lo quầy tiếp nhận. Xếp lịch cho đội ngũ phòng mạch thường phải đặt lễ tân, điều dưỡng và nhân viên hỗ trợ trên cùng một bảng thay vì ba bảng. Shifton co giãn giữa hai đầu đó mà không phải đổi công cụ: dự án và bảng lịch tách các khoa hoặc cơ sở, quyền hạn quyết định ai sửa gì, và một đội nhỏ có thể chạy bằng một bảng lịch với vài mẫu ca.

Các chuỗi nhiều cơ sở dùng một tài khoản cho tất cả địa điểm, nên người làm ở hai nơi chỉ thấy một lịch và quản lý thấy tổng giờ. Với nhân viên đi tại nhà người bệnh thay vì làm trong cơ sở, trang xếp lịch chăm sóc tại nhà của chúng tôi nói về mô hình đó.

Cần kiểm tra gì trước khi chốt một nền tảng

Hãy thử mọi ứng dụng lịch trực y tế theo đúng cách đội ngũ sẽ dùng. Dựng trọn một tuần từ đầu và bấm giờ. Mở ứng dụng trên một máy cũ, vì đó là thứ mà một nửa nhân viên đang dùng. Đẩy một thay đổi và xem thông báo đến nhanh thế nào. Hỏi ca 23:00 đến 07:00 được tính vào ngày nào, giới hạn giờ bị vượt thì hệ thống xử sự ra sao, và báo cáo có tách các giờ phụ cấp hay chỉ cộng dồn. Những danh sách gợi ý được công bố ít khi qua được phép thử đó mà không đổi thứ tự.

Rồi xem báo cáo cho được gì trong một cuộc trao đổi với tài chính. Giờ theo bậc lương, số ngày phép còn lại và số liệu ngân sách là thứ biến một công cụ xếp lịch thành hệ thống quản lý nhân lực y tế, chứ không phải một lịch chia sẻ có nhắc việc. Đó là đường ranh giữa quản lý lịch trực thật sự và một nhóm chat được định dạng đẹp hơn.

Bắt đầu với Shifton

Tới mười thành viên, Shifton miễn phí không giới hạn thời gian, đủ cho một phòng mạch nhỏ hoặc một đội lâm sàng và bao gồm xếp lịch, chấm công cơ bản, ứng dụng di động và báo cáo. Trên mức đó, các gói trả phí tính theo từng nhân viên mỗi tháng, với những phân hệ như bản đồ định vị là phần bổ sung có phí. Trang giá cho biết từng năng lực nằm ở đâu.

Dù chọn cách nào, bạn cũng nhận được một bảng lịch phản ánh khả năng làm việc thật, độ phủ có thể kiểm chứng theo vai trò chứ không theo đầu người, và một đường rõ ràng giữa giờ đã lên kế hoạch và giờ được trả. Nhập đội ngũ vào, dựng một tuần cho một khoa, công bố, và xem bao nhiêu việc hành chính biến mất.