Depo Vardiya Planlama Yazılımı ve Personel Çizelgesi

Depo işgücü haftalarla planlanır, dakikalarla kaybedilir. Giriş hacmi kayar, bir tır üç saat geç gelir, pazartesi iki toplayıcı işe gelmez ve cuma günü dengeli görünen ekip paketleme hattında eksik, mal kabulde fazla kalır. Depo vardiya planlama yazılımı tam da böyle bir günün fazla mesai faturasına dönüşmemesi için vardır; her ölçekten operasyonun ortak tablolardan vardiyalı çalışma için kurulmuş bir sisteme geçmesinin nedeni de budur.

Zor olan hiçbir zaman bir ızgara çizmek değildi. Zor olan, gerçek hacme dayanan bir ızgara çizmek: dönüşümlü ekipler, geçici işgücü, zorunlu molalar, saat üst sınırları ve masa başında oturup e-posta okumayan bir çalışan kitlesi.

Depo vardiya yazılımının sahada yapması gerekenler

Pazarlama dilini çıkarınca iş dört başlığa iner. Her vardiyada her görevi doldurmak: mal kabulden toplamaya, paketlemeye, yüklemeye ve iadelere kadar. Saatleri bordro çalıştıktan sonra değil, çizelge yayınlanmadan önce yasal ve bütçesel sınırların içinde tutmak. Hayatı telefonunda geçen bir çalışan kitlesine ulaşmak. Ve değişimi baştan kurmadan soğurmak, çünkü bir dağıtım merkezinde plan her gün değişir.

Bu dördünü halleden bir depo vardiya planlayıcısı, sahada olmayan sorunlara yönelik elli modül taşıyan bir platformu geçer. Çoğu operasyon bunu, depo personel planlama yazılımını özellik karşılaştırmasına bakarak alıp yaklaşık onda birini kullandıktan sonra öğrenir.

Depo yönetim sistemi mi, vardiya planlama aracı mı?

Bu iki kategori sürekli karıştırılır. Türkçede depo yazılımı arandığında genellikle depo yönetim sistemi, yani WMS ya da verimliliği belirlenmiş standartlara göre ölçen, stok ve toplama rotalarına sıkı sıkıya bağlı bir işgücü yönetim sistemi çıkar. Depo personel planlaması zincirde daha önde durur: kimin, ne zaman, hangi görevde ve hangi maliyetle çalışacağına karar verir.

Çoğu operasyonda geri kazanılabilir para planlama tarafındadır, çünkü bir vardiya amirinin bu hafta değiştirebileceği kısım orasıdır. Standartlar size bir toplamanın çok uzun sürdüğünü söyler. Çizelge ise hatta yeterli kişinin olup olmadığına karar verir. Aynı karışıklık depo sevkiyat planlama yazılımının etrafında da vardır; ekipler bunu ararken asıl sorun çoğu zaman öğleden sonra dörtte rampada kimin olduğunu bilmektir.

Vardiya rotasyonları ve kesintisiz kadro

Birden fazla vardiya çalıştıran her tesis eninde sonunda rotasyona gelir: iki vardiya, üç vardiya, geceye ve hafta sonuna yayılmış dört ekip ya da daha uzun günlerden oluşan sıkıştırılmış bir desen. Rotasyonlar ilkede basit, tabloda cezalandırıcıdır; çünkü tek bir değişiklik sonraki haftalara dalga dalga yayılır. Depo vardiya planlama yazılımı deseni yeniden kullanılabilir bir depo çizelge şablonu olarak tutar, ay ay ileri taşır ve çizelge kurulurken her ismin yanında güncel bir saat toplamı gösterir. Aynı tesiste üretim hatları da varsa, aynı rotasyon desenleri üretimde vardiya planlaması için de geçerlidir.

Gece ekipleri özel ilgiyi hak eder. Kadrolamak daha zordur, primler devreye girdiğinde daha pahalıya gelir ve çizelge geç çıktığında ilk zarar göreni onlardır. Bir ayı birden yayınlamak gece personeline ihtiyaç duyduğu önceden bilme süresini verir ve sürekli son dakika değişikliklerinin yarattığı devir hızının büyük bölümünü ortadan kaldırır.

Sezon yoğunluğu, geçici işgücü ve kadro artışı

Sipariş karşılamada hacim mevsimliktir ve işgücü planı bununla birlikte hareket etmek zorundadır. Kadro bir çeyrek boyunca yarı yarıya artıp sonra geri çekilebilir. İyi bir sipariş karşılama merkezi planlama yazılımı bu artışı yönetilebilir kılar: yeni başlayanları tek tek yazmak yerine toplu olarak içe aktarın, pozisyonları ve yetki seviyelerini belirleyin, sonra paralel bir plan kurmak yerine mevcut desene ekleyin.

Geçici ve taşeron çalışanların gerçekten görebildiği bir çizelgeye ihtiyacı vardır. Depo çalışanları için planlama yazılımı, okuyanın geçen hafta işe girdiğini ve şirket e-postası olmadığını varsaymak zorundadır; bu yüzden bir şey değiştiğinde vardiya anlık bildirimle telefona düşer. Mevsimsel dalgalanması yüksek tesisler bunu genellikle sezonluk çalışan planlaması yaklaşımımızla birlikte kurgular.

İşçilik saati maliyeti ve fazla mesai kontrolü

İşgücü neredeyse her depo bütçesinin en büyük kontrol edilebilir kalemidir ve bir yöneticinin haftadan haftaya gerçekten oynayabildiği tek kalemdir. Tabloda zarar, ücret faturası gelene kadar görünmez kalır: iki saat uzayan bir vardiya, sakin bir öğleden sonra için çağrılan fazladan bir toplayıcı, kimsenin fark etmediği aşılmış bir saat sınırı.

İşin büyük kısmını iki kontrol yapar. Çalışan başına saat limitleri, siz vardiya atarken planlanan saatleri azami saatlerin karşısında gösterir; böylece fazla mesai kaza değil karar olur. Fazla mesai kuralları ek saatlere yalnızca açık onayla izin vermenizi ya da bir dönem boyunca tamamen kapatmanızı sağlar. Bütçe ve saat ücreti raporları döngüyü kapatır ve her çizelgenin pozisyona ve döneme göre ne kadara mal olduğunu gösterir. Düzenli bir ızgaranın yeniliği geçtiğinde en iyi depo ekip planlama yazılımı işte bu ölçüyle değerlendirilir.

Mesai takibi, devam ve puantaj

Yayınlanmış bir çizelge bir plandır. Puantaj ise gerçekte olan şeydir ve para ikisi arasındaki boşluktan sızar. Mesai kaydı her vardiyanın gerçek başlangıç ve bitişini molalar, primler, kesintiler ve fark ücretleriyle birlikte kaydeder ve bir amirin inceleyebileceği vardiya günlüğünde saklar. Bu ayrıntıları olduğu anda yakalayan bir depo puantaj uygulaması, kâğıt puantajların her ay sonunda dayattığı geriye dönük kurgulamayı ortadan kaldırır.

Üçüncü taraf sözleşmelerinde 3PL mesai takip yazılımının saatleri müşteriye göre de ayırması gerekir; bunu projeler halleder. Mobil uygulamadan giriş yapmak saniyeler sürer ve büyük bir binaya ya da birkaç sahaya yayılmış ekipler için çalışır. Bir vardiyanın nerede başladığının kanıtına ihtiyaç duyan tesisler için konum haritası ücretli bir modül olarak sunulur ve seçilen dönemde çalışan hareketini ve rota geçmişini gösterir. Özellik ayrıntıları mesai takibi sayfamızda.

Mola ve dinlenme kuralları depoculukta isteğe bağlı değildir ve çizelge baskı altında kurulduğunda ilk kayan şey onlardır. Molaları insanların hatırlamasına güvenmek yerine vardiyanın içine yerleştirmek kaydı temiz, puantajı doğru tutar. Çalışan başına saat sınırları bir rotasyonun birini sessizce haftalık sınırın ötesine itmesini engeller; izin ve müsaitlik talepleri ise sonradan pazarlık edilmek yerine çizelge kurulmadan önce toplanır.

Bütün bunu savunulabilir kılan şey raporlamadır. Çalışma saatleri, asgari saat, onaylı vardiya ve geç kalma raporlarının her biri temiz biçimde dışa aktarılır; böylece bir denetim sorusu hafızayla değil kayıtla yanıtlanır.

Bölgeler, tesisler ve 3PL sözleşmeleri için tek platform

Çok az operasyon tek binada kalır. İkinci bir tesis, bir iade merkezi, bir taşma sahası ya da bir çapraz sevkiyat noktası kendi ekibini ve kendi ritmini taşır; üçüncü taraf sözleşmeleri ise üstüne bir katman daha ekler. Bunları ayrı tablolarda yürütmek, dengesizliği ay sonunda rakamlar gelene kadar kimsenin görmemesi demektir.

Çok konumlu destek her tesisi tek panoya taşır; projeler ise aynı binanın içinde bölgeleri, müşterileri ya da sözleşmeleri ayırır. 3PL planlama yazılımının ve her türlü 3PL işgücü yönetim yazılımının yapması gereken tam olarak budur. Roller ve yetkiler kimin neyi düzenleyeceğine karar verir: vardiya amiri kendi ekibini yönetir, tesis müdürü bütün resmi görür. Yük de taşıyıp sürücü de yöneten operasyonlar bunu genellikle lojistik personel planlaması ile birlikte yürütür; böylece saha ile filo aynı ritimde kalır.

En iyi depo vardiya planlama yazılımını seçmek

En iyi depo planlama sistemi, amirlerin altıncı ayda hâlâ açtığı sistemdir ve bu nadiren özellik listesi en uzun olandır.

Herhangi bir depo çizelge uygulamasını demonun sunduğu gibi değil, ekibinizin kullanacağı gibi test edin. İki tesiste denediğiniz bir dağıtım merkezi planlama yazılımı için de aynısı geçerlidir. Binadaki en ucuz telefonda açın, çünkü sezonluk personelinizin taşıdığı odur. Tam bir haftalık vardiya kurun ve süre tutun. Yayınlayın ve bildirimin ne kadar hızlı ulaştığını görün. Bir vardiyayı değiştirin ve etkilenen herkesin bir dakika içinde haberdar olup olmadığını kontrol edin. Sonra bir çalışma saatleri raporu alın ve rakamların bordronun ihtiyacına uyup uymadığına bakın.

Shifton bu testleri bir deponun gerçekten kullandığı parçalarla geçer: haftalık ve aylık çizelge görünümleri, açık vardiyalar ve değişimler, yeniden kullanılabilir rotasyon şablonları, otomatik dağıtımlı talep tahmini, mesai kaydı ve puantaj günlükleri, molalar, primler ve kesintiler, ayrıca saatleri, bütçeyi, saat ücretlerini ve izin bakiyelerini kapsayan raporlar. 10 kişiye kadar ekipler süre sınırı olmayan ücretsiz planla çalışır, ücretli modüller ise operasyon büyüdükçe çalışan başına aylık ücretlendirilir.

Sonuç, çoğu tesisin hedeflediği şeydir: gerçek talebi yansıtan bir çizelge, belirlediğiniz bütçenin içinde kalan saatler ve ne zaman çalışacağını her zaman bilen forklift operatörleri, paketçiler ve rampa personeli. İlk haftanızı kurun ve tüm sahayı tek görünümde gördüğünüzde nasıl durduğuna bakın.