Eczane Vardiya Planlama Yazılımı: Çizelge, Vekalet, Saat

Bir eczane eksik kadroyla açılamaz. Tezgah sakin bir sabahı da zorlu bir öğleden sonrayı da kaldırır, ancak eksik bir eczacıyı kaldıramaz ve çizelgeyle ilgili her şey bu tek kısıttan doğar. Eczane vardiya planlama yazılımı, kadronun önemli olduğu sabah telefonla teyit edilmesi yerine önceden kanıtlanabilmesi için vardır.

İş göründüğünden çok daha zahmetlidir. Yarı zamanlı sözleşmeler, sabit hafta içi düzenleri, cumartesi nöbetleri, resmi tatiller, eğitim izinleri, vekalet ayarlamaları ve şubeler arasında personel paylaşan bir zincir. Elle kurulduğunda tüm bu yük tek bir yöneticiye biner ve haftada bir öğleden sonrayı yer. Bir kez şablon olarak kurulup yeniden kullanıldığında ise dakikalar alır.

Eczane vardiya planlama yazılımının doğru yapması gerekenler

Dört başlık işin çoğunu üstlenir. Her açık saatte yasanın gerektirdiği kadronun bulunduğunu güvence altına almak. Bir haftayı veya bir ayı hızla kurmak ve ızgarayı yeniden çizmeden değiştirmek. Güncel sürümü her telefona ulaştırmak, çünkü eczane personeli masa başında değil salondadır. Ve gerçekte ne çalışıldığını kaydetmek, çünkü ücretli saatler, molalar ve gecikmeler sonunda anlaşmazlığa dönüşen rakamlardır.

Gerisi ikincildir. Bu dördünü karşılayan bir eczane vardiya aracı, daha uzun bir özellik listesini geride bırakır; ekibin güvendiği bir çizelge ile çarşamba günü geçerliliğini yitirmiş bir çıktı arasındaki fark budur.

Bir eczane haftası birkaç tekrar eden parçadan kurulur:

• Sorumlu eczacının süre boyunca yerinde bulunduğu temel çalışma saatleri
• Günün en yoğun bölümüne göre esneyen eczane teknisyeni ve tezgah vardiyaları
• Ekip içinde adil paylaşılan cumartesi ve resmi tatil nöbeti
• İzin, eğitim ve devamsızlık çevresinde ayarlanan destek ve vekalet kadrosu

Bu parçalar dört ayrı yerde değil tek bir ızgarada durduğunda çizelge bir hafıza alıştırması olmaktan çıkar. Bir eczane vardiya planlama uygulamasının yaptığı işin çoğu, o ızgarayı dürüst tutmaktır.

Eczacı bulundurma ve esnetilemeyen kurallar

Kadro bir baş sayısı meselesi değildir. Üç kişinin bulunduğu ama sorumlu eczacı olabilecek yetkin kimsenin olmadığı bir vardiya, sütun ne kadar dolu görünürse görünsün kapatılmış bir vardiya değildir. Görevler ve yetki düzeyleri ekip listesinde durur, roller çizelgede adların yanında görünür; böylece kadro dolu satır sayısıyla değil yetkinlikle denetlenir.

Aylık planlama riski erken görünür kılar. Kimsenin atanmadığı günler hâlâ gereken saatleri taşıyan açık vardiyalar olarak çıkar, resmi tatiller ızgarada işaretlenir ve gelecek ayın üçüncü haftasındaki boşluk doldurmak hâlâ ucuzken kapatılır. Arka odaya asılan bir kağıt yerine çevrimiçi eczane vardiya planlama yazılımının pratik gerekçesi budur.

Teknisyenler, tezgah personeli ve vardiyadaki roller

Eczane tek bir ekip değildir. Eczacılar, eczane teknisyenleri, tezgah yardımcıları ve dağıtım personeli farklı düzenlerde, farklı sözleşme saatleriyle ve farklı saatlik maliyetlerle çalışır. Eczaneler için personel planlama yazılımı onları ayrı tutmalı ve yine de tüm şubeyi tek ekranda göstermelidir.

Görevler her kişi için iletişim bilgileri, saat dilimi ve erişim düzeyiyle birlikte saklanır; böylece yönetici vardiya oluşturulmadan önce kimin nereye konulabileceğini görür. Yeni başlayanlar listeye eklenir veya içe aktarılır ve e-postayla davet edilir; davet durumu kabul edilene kadar görünür kalır. Kimse gelecek haftanın çizelgesinde ekibin yarısının tanımadığı bir isim olarak belirmez.

Hafta sonları, resmi tatiller ve vekalet kadrosu

Hafta sonu ve tatil nöbeti personelin en çok fark ettiği bölümdür, bu yüzden adalet en az kapsama kadar önemlidir. Aylık görünümde döndürmek tüm ekipteki düzeni bir kerede gösterir; bu da dengesiz bir dizinin kimse dile getirmeden önce belirgin hale gelmesini sağlar.

Kısa süreli devamsızlık ters yönde işler. Açık vardiya olarak serbest bırakılan kadro, bir arama listesinde aşağı inmek yerine herkese aynı anda görünür; listeye eklenen düzenli bir vekil eczacı veya destek eczacısı ekibin herhangi bir üyesi gibi planlanabilir. Bir eczane çizelge sistemi telefon konuşmasını ortadan kaldırmaz ama çoğunu kaldırır.

Eczane zinciri genelinde çizelgeler

Elektronik tablonun sonunda kırıldığı yer çok şubeli yapıdır. Aynı cumartesi iki şubenin eksik, bir şubenin fazla personelli olması, her çizelge kendi dosyasında yaşarken kimsenin göremediği bir sorundur. Projeler ve filtreler grubun her şubeyi ayrı kurmasına ve yine de tüm ağdaki kadroyu incelemesine izin verir; bir şubede işe yarayan şablon boş ızgaradan yeniden kurulmak yerine bir sonrakinde kullanılır.

Merkez ofis de elektronik tablo klasörünün asla sunmadığı bir şey elde eder: her şube çizelgesinin güncel olduğu tek bir yer. Bir şubede serbest kalan kadro komşu şubedeki eğitimli personele önerilebilir; bu da ayrı ayrı çizelgeler kümesini tek bir personel havuzuna dönüştürür.

Aynı zamanda hastane veya klinik bir noktada personel bulunduran zincirler, zorunlu kadro ve noktalar arasında paylaşılan personelin tüm tasarımı belirlediği sağlık personeli planlama müşterilerimizle aynı planlama biçimiyle karşılaşır.

Reçete sistemleri nerede biter, çizelge nerede başlar

Arama sonuçları çok farklı iki ürünü karıştırıyor, bu yüzden açık konuşmakta fayda var. Eczane otomasyon yazılımı işin reçete tarafını ve çevresindeki klinik sistemleri yürütür ve Shifton bunların hiçbirini yapmaz. Shifton onun yanındaki iş gücü katmanıdır: kim çizelgede, kim o vardiyada bulunmaya yetkin, kim giriş yaptı, kaç saat çalışıldı ve bunun ne kadarı fazla mesaiydi.

Neredeyse her eczane ikisini birlikte kullanır ve ayrım nettir. Reçete platformu mesleki iş akışını üstlenir. Bir eczane personel planlama uygulaması çizelgeyi ve puantajı üstlenir. Yalnızca ikinci yarıya ihtiyaç duyan gruplar, genellikle beklediklerinden çok daha fazla el işini ortadan kaldırdığını görür.

Çalışılan saatler, molalar ve gecikmeler tek raporda

Personel mobil uygulamadan giriş ve çıkış yapar, böylece her vardiya planlanana karşı gerçek bir başlangıç, bitiş ve mola saklar. Çalışma saatleri raporu ardından dönemi kişi ve şube bazında serer: vardiya başlangıcı ve bitişi, vardiya süresi, mola süresi, geç kalınan saatler, erken çıkış, devamsızlık, çalışılan saatler, fazla mesai ve vardiya sayısı.

Bundan iki sonuç çıkar. Bordro bir görüşme yerine bir dosya alır ve tartışmalı bir saat bir dakikada çözülür, çünkü mesai kaydı ait olduğu vardiyaya bağlıdır. Eczane mesai takip yazılımı ancak çıktısı bu sınavı geçerse kullanmaya değer; mesai saati kaydı tam olarak bunun etrafında kurulmuştur. Rakamların başka bir yere gitmesi gerektiğinde QuickBooks, Zapier, Intercom ve Usedesk entegrasyon ekranından bağlanır.

Ekibinizin gerçekten kullanacağı eczane planlama sistemini seçmek

Benimsenmeyi alıcı değil personel belirler. Uygulamadaki çizelge her seferinde gerçek çizelge ise insanlar cumartesinin değişip değişmediğini sormak için şubeyi aramayı bırakır. Bu da değişikliklerin herkese aynı anda yayınlanması, uygunluk ve izin taleplerinin çizelgeyle aynı yerde işlenmesi ve kaydedilen saatlerin çalışılanla örtüşmesi demektir.

Nasıl kullanılacaksa öyle deneyin. Cumartesi nöbeti içeren tam bir ay kurun ve süresini ölçün. Bir açık vardiya serbest bırakın ve bildirimin ne kadar hızlı ulaştığını görün. Geç başlanan bir günü içeren bir haftanın saat raporunu çekin ve normal mesaiden ayrılmış olarak çıkıp çıkmadığını kontrol edin.

10 ekip üyesinin altında Shifton süre sınırı olmadan ücretsizdir ve bu, bağımsız eczanelerin çoğunu tek başına kapsar. Gruplar ve daha büyük şubeler çalışan başına aylık faturalanan ücretli planlara geçer; konum ve iş yeri konumu ise ücretli modül olarak sunulur. Amaç her iki durumda da aynı kalır: her açık saat doğru kişiyle kapatılsın ve kimsenin tartışmak zorunda kalmayacağı bir saat rakamı çıksın.