โปรแกรมจัดกะพนักงานธุรกิจอาหารและเครื่องดื่ม

ธุรกิจอาหารและเครื่องดื่มอยู่รอดหรือล้มเพราะต้นทุนแรงงาน นี่คือต้นทุนเดียวที่ผู้จัดการขยับได้เป็นรายชั่วโมง และแกว่งเร็วกว่ารายการอื่นใดในร้าน โปรแกรมบริหารธุรกิจอาหารและเครื่องดื่มในฝั่งกำลังคนมีอยู่เพื่อทำให้ความแกว่งนั้นคาดเดาได้ คือมีคนที่ใช่อยู่ในชั่วโมงที่ใช่ ครัวและหน้าร้านถูกครอบคลุมไปด้วยกัน และทุกชั่วโมงถูกบันทึกแม่นยำพอที่จะนำไปจ่ายได้เลยโดยไม่ต้องตรวจซ้ำอีกรอบ

สิ่งที่ทำให้ธุรกิจนี้จัดกะยากจริง ๆ คือรูปทรงของความต้องการ ยอดขายมาเป็นระลอกคลื่นไม่ใช่เส้นราบ และคลื่นก็ต่างกันไปตามรูปแบบร้าน โรงอาหารมีสองยอดและว่างเปล่าในช่วงระหว่าง ร้านกาแฟอัดแน่นที่ช่วงเช้า เคาน์เตอร์บริการด่วนเดินเรียบจนถึงคลื่นตอนเย็น ส่วนร้านอาหารจานด่วนมักมียอดสูงอีกครั้งในดึก พนักงานส่วนใหญ่ทำพาร์ตไทม์ เป็นนักศึกษาจำนวนมาก และเปลี่ยนหน้ากันเร็ว ขณะที่คนวางตารางมักยืนประจำจุดของตัวเองไปด้วยขณะทำ

โปรแกรมบริหารธุรกิจอาหารและเครื่องดื่มต้องทำอะไรได้บ้าง

ถ้าตัดรายการฟีเจอร์ออกไป งานที่ต้องทำนั้นสั้นมาก วางตารางทั้งสัปดาห์ให้เสร็จเร็ว วางจากโทรศัพท์ได้ถ้ามีแค่นั้นอยู่ในมือ คุมชั่วโมงให้อยู่ในเพดานและงบที่ตั้งไว้ก่อนที่อะไรจะถูกเผยแพร่ ส่งตารางที่เสร็จแล้วถึงมือคนที่ไม่เปิดอ่านอีเมล และยังยืนอยู่ได้เมื่อมีคนแจ้งลาป่วยก่อนเปิดบริการสองชั่วโมง

ระบบบริหารกำลังคนสำหรับธุรกิจอาหารและเครื่องดื่มที่ผ่านสี่ข้อนี้มีค่ามากกว่าระบบที่มีห้าสิบโมดูลซึ่งไม่มีใครเปิด นี่คือมาตรฐานที่ควรใช้ตัดสินโปรแกรมจัดกะสำหรับธุรกิจอาหารทุกตัว ไม่ว่าจะดูแลร้านเดียวหรือทั้งเครือ

ซอฟต์แวร์ด้านกำลังคน ไม่ใช่ระบบขายหน้าร้านหรือระบบสต็อก

คำเดียวกันถูกนำไปติดกับสินค้าสองประเภทที่ต่างกันมาก และควรแยกให้ชัดก่อนจะเริ่มคัดตัวเลือก ประเภทหนึ่งอยู่ฝั่งการค้า คือรับออร์เดอร์ เดินเงิน ติดตามสต็อก คิดต้นทุนอาหาร อีกประเภทหนึ่งอยู่ฝั่งคน คือใครทำงาน เมื่อไร กี่ชั่วโมง ในอัตราเท่าไร และเมื่อรวมกันแล้วสิ้นเดือนเป็นเท่าไร

Shifton อยู่ในประเภทที่สองอย่างชัดเจน ซอฟต์แวร์บริหารกำลังคนสำหรับธุรกิจอาหารและเครื่องดื่มครอบคลุมตารางกะ ช่วงเวลาที่ทำงานได้ กะว่าง การสลับกะ การลงเวลาเข้าและออก เวลาพัก อัตราค่าจ้างพิเศษ และรายงานที่เชื่อมชั่วโมงตามแผนเข้ากับชั่วโมงจริง มันไม่ได้คิดราคาอาหาร ไม่ได้สั่งของ ไม่ได้เดินระบบขายหน้าร้าน และไม่ได้ตั้งใจจะทำ ผู้ประกอบการส่วนใหญ่ใช้ระบบจากทั้งสองฝั่งอย่างละหนึ่ง และเครื่องมือด้านกำลังคนมักคืนทุนก่อน เพราะแรงงานเป็นทั้งรายการที่ใหญ่กว่าและเป็นรายการเดียวที่ยังแก้ได้ในบ่ายวันอังคาร

ครัวและหน้าร้านอยู่บนตารางเดียวกัน

หลังร้านกับหน้าร้านเดินคนละนาฬิกา งานเตรียมของเริ่มก่อนเปิดประตูนาน จุดส่งอาหารหนักที่สุดระหว่างช่วงบริการ ส่วนหน้าร้านต้องการคนตั้งแต่ลูกค้าคนแรกจนถึงคนสุดท้าย โปรแกรมจัดกะพนักงานครัวที่ไม่สนใจหน้าร้านจะสร้างตารางสองชุดที่ขัดกันเงียบ ๆ และช่องว่างนั้นจะโผล่ในวันที่ยุ่งที่สุดของสัปดาห์

การวางทั้งสองฝั่งในตารางเดียวช่วยขจัดปัญหานั้น คุณยังวางแผนแยกตามบทบาทหรือโปรเจกต์ได้ แต่ความครอบคลุมและชั่วโมงรวมยังเห็นอยู่บนหน้าจอเดียว และคุณกำหนดจำนวนขั้นต่ำของแต่ละตำแหน่งในทุกกะได้ จึงไม่มีช่วงไหนเปิดร้านทั้งที่คนไม่พอ พ่อครัว บาริสต้า พนักงานหน้าร้าน คนส่งของ และแม่บ้าน ต่างมีตำแหน่งของตัวเอง และกะว่างจะถูกเสนอเฉพาะกับคนที่ทำงานนั้นได้จริง

เพดานชั่วโมง ค่าล่วงเวลา และบรรทัดต้นทุนแรงงาน

ค่าล่วงเวลาแทบไม่เคยมาในรูปของการตัดสินใจ แต่มันสะสม กะที่ยืดออกไปอีกหนึ่งชั่วโมง การช่วยงานในวันเสาร์ การมาแทนที่ดันใครบางคนให้เกินสัปดาห์ตามสัญญา กว่ามันจะโผล่ในยอดค่าจ้าง เงินก็ออกไปแล้ว

การตั้งตัวเลขชั่วโมงสูงสุดต่อสัปดาห์ให้พนักงานแต่ละคน แล้วมองยอดสะสมข้าง ๆ ขณะวางตาราง จะสลับลำดับเรื่องทั้งหมด โปรแกรมจัดกะธุรกิจอาหารที่ดีจะเตือนสัปดาห์ที่กำลังจะเกินเพดานก่อนตารางถูกเผยแพร่ ไม่ใช่หลังปิดรอบเงินเดือน เมื่อรวมกับรายงานงบประมาณ นั่นคือจุดที่การประหยัดจริงอยู่ ไม่ใช่การตัดแบบรุนแรง แต่เป็นสิบห้าถึงยี่สิบชั่วโมงต่อเดือนที่ไม่มีใครตั้งใจจัดตั้งแต่แรก

คาเฟ่ โรงอาหาร เคาน์เตอร์ และหน่วยเคลื่อนที่

มีผู้ประกอบการไม่กี่รายที่อยู่กับสาขาเดียวได้นาน คาเฟ่แห่งที่สอง สัญญาโรงอาหาร หน่วยหนึ่งในศูนย์อาหาร รถพ่วงที่ออกขายวันหยุด แล้วการประสานงานก็เลิกเป็นเรื่องตารางกะและกลายเป็นเรื่องการจัดสรร หน่วยหนึ่งลูกค้าล้นขณะที่อีกหน่วยเงียบ และบาริสต้าที่ฝึกมาแล้วนั่งว่างอยู่ห่างไปสามช่วงถนน

การจัดกะหลายสาขานำทุกหน่วยมาไว้ที่เดียวกัน กะแต่ละกะพกสาขาที่สังกัดติดตัวไป คนที่ทำงานข้ามสองสถานที่จึงยังจบสัปดาห์ด้วยชุดชั่วโมงที่สะอาดชุดเดียว โปรแกรมจัดกะคาเฟ่ โปรแกรมบริหารโรงอาหาร และโปรแกรมจัดกะฟู้ดทรัค ไม่ได้เป็นคนละสินค้าจริง ๆ แต่คือเครื่องยนต์จัดตารางตัวเดียวกันที่ใช้กับขนาดต่างกัน เทมเพลตแสดงเรื่องนี้ชัดเจน สร้างสัปดาห์ที่ใช้ได้จริงหนึ่งครั้ง แล้วนำไปกางที่หน่วยใหม่แทนที่จะเริ่มจากตารางเปล่าเมื่อครัวเป็นส่วนหนึ่งของโรงแรม งานอาหารและเครื่องดื่มก็เป็นเพียงหนึ่งในหลายแผนก และการจัดกะพนักงานโรงแรมครอบคลุมแผนกที่เหลือ

การบันทึกเวลาที่ทนช่วงพีคได้

ใบลงเวลากระดาษเป็นจุดอ่อนที่รู้กันดีในธุรกิจอาหาร ชั่วโมงถูกปัดขึ้น ลายเซ็นหนึ่งครอบกะที่จริงแล้วเลิกเร็ว และกลางช่วงบริการก็ไม่มีใครมีเวลามาเถียงเรื่องสิบนาที ระบบลงเวลาที่ดีปิดช่องนั้นด้วยการบันทึกเวลาเริ่มและเลิกจริงของแต่ละกะเทียบกับแผน ตัวเลขที่คุณจ่ายจึงเป็นตัวเลขที่ทำงานจริง

รายละเอียดสำคัญกว่าพาดหัว เวลาพักถูกบันทึกที่ตัวกะเอง การมาสายและการเลิกก่อนเวลาปรากฏเป็นตัวเลขของตัวเองแทนที่จะถูกกลบในยอดรวม อัตราพิเศษสำหรับกะดึก วันหยุด หรือช่วงพีค ถูกคิดในจุดที่ควรคิด โบนัสและรายการหักผูกกับกะที่เกี่ยวข้อง เมื่อถึงรอบจ่ายเงินเดือน บันทึกไทม์ชีตหลังทุกชั่วโมงจะแสดงว่าใครแก้อะไรเมื่อไร ซึ่งยุติข้อโต้แย้งส่วนใหญ่ก่อนที่มันจะเริ่ม คุณดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ว่าการบันทึกเวลาทำงานป้อนตัวเลขเหล่านั้นอย่างไร

รายงานที่ตอบคำถามที่คุณถามจริง

รายงานที่มีประโยชน์ที่นี่ไม่ใช่รายงานที่ซับซ้อน เดือนที่แล้วแต่ละคนทำงานกี่ชั่วโมง และเป็นล่วงเวลากี่ชั่วโมง ต้นทุนแรงงานของแต่ละสาขาเท่าไร ใครกำลังจะไม่เหลือวันลา ใครมาสายเกินสองครั้ง ระบบบริหารกำลังคนสำหรับธุรกิจอาหารและเครื่องดื่มควรตอบคำถามเหล่านี้ได้ในไม่กี่คลิก และส่งออกคำตอบให้ฝ่ายเงินเดือนหรือบัญชี

รายงานชั่วโมงทำงาน วันลา ชั่วโมงขั้นต่ำ ยอดวันลาคงเหลือ โบนัสและรายการหัก งบประมาณและอัตราค่าจ้าง ต่างครอบคลุมคนละมุมของภาพเดียวกัน อ่านรวมกันแล้วจะบอกได้ว่าตารางที่คุณวางไว้คือตารางที่คุณจ่ายจริงหรือไม่ ซึ่งเป็นบททดสอบเดียวที่แท้จริงของโปรแกรมบริหารธุรกิจอาหารทุกตัว

เลือกระบบจัดกะสำหรับธุรกิจอาหารและเครื่องดื่ม

ทดสอบทุกแพลตฟอร์มด้วยวิธีที่ทีมจะใช้จริง ไม่ใช่วิธีที่เดโมแสดงให้ดู เปิดมันบนโทรศัพท์ที่เก่าที่สุดในร้าน เพราะนั่นคือเครื่องที่พนักงานช่วงสุดสัปดาห์พกอยู่ วางตารางเต็มหนึ่งสัปดาห์แล้วจับเวลาตัวเอง ส่งการเปลี่ยนแปลงหนึ่งครั้งแล้วดูว่าใช้เวลานานเท่าไรกว่าจะถึงมือทุกคน ถามว่าพนักงานต้องทำอะไรบ้างเพื่อสลับกะ เพราะถ้ามันยุ่งยากกว่าการพิมพ์ข้อความในกลุ่มแชท กลุ่มแชทจะชนะและระบบจะตายอย่างเงียบ ๆ

ดูรูปแบบราคาด้วย โปรแกรมจัดกะร้านกาแฟที่ซื้อมาให้ร้านเก้าคน กับแพลตฟอร์มที่สร้างมาเพื่อเครือที่ดูแลโรงอาหารสี่แห่ง แก้คนละปัญหากัน และการจ่ายเงินให้ระบบพยากรณ์ระดับองค์กรที่ไม่มีใครเปิด คือทางลัดที่สุดสู่การเลิกใช้เครื่องมือ รูปแบบธุรกิจที่มีจังหวะเฉพาะตัวถูกอธิบายแยกไว้ต่างหาก รวมถึงการจัดกะร้านอาหารและทีมจัดเลี้ยง

Shifton ดูแลฝั่งกำลังคนของธุรกิจอาหารและเครื่องดื่มตั้งแต่ต้นจนจบ ทั้งการจัดกะในมุมมองรายวัน รายสัปดาห์ และรายเดือน กะว่างและการสลับกะ ช่วงเวลาที่ทำงานได้และคำขอลา เทมเพลตที่ใช้ซ้ำได้ การกระจายกะอัตโนมัติ การพยากรณ์ความต้องการ ระบบลงเวลาพร้อมเวลาพัก โบนัสและรายการหัก และรายงานที่เปลี่ยนทั้งหมดนั้นเป็นตัวเลข พนักงานพกตารางไว้บน iOS และ Android และการแจ้งเตือนแบบพุชทำให้การเปลี่ยนแปลงถึงมือโดยไม่ต้องโทรหา

สำหรับทีมไม่เกินสิบคน แพ็กเกจฟรีรับงานทั้งหมดได้โดยไม่จำกัดเวลา ซึ่งเพียงพอสำหรับคาเฟ่แห่งเดียวหรือเคาน์เตอร์ขนาดเล็ก เกินจากนั้น โมดูลแบบเสียค่าใช้จ่ายจะเพิ่มการจัดการหลายสาขาแบบเจาะลึก การลงเวลาด้วยพิกัดตำแหน่ง และรายงานต้นทุนที่ละเอียดขึ้น ไม่ว่าคุณจะดูแลร้านกาแฟ โรงอาหาร เคาน์เตอร์บริการด่วน หรือหน่วยเคลื่อนที่ วิธีที่เร็วที่สุดในการตัดสินโปรแกรมจัดกะธุรกิจอาหารและเครื่องดื่ม คือลองวางตารางสัปดาห์หน้าในนั้นแล้วดูว่าใช้เวลานานแค่ไหน